Воинский учёт в 2026 году: что бухгалтеру нужно знать, чтобы избежать штрафов и претензий

Если раньше многие компании ограничивались формальным ведением документов, то теперь этого уже недостаточно. Разбираемся, кто обязан вести воинский учет, как правильно организовать процесс и какие изменения нельзя игнорировать в 2026 году.

Воинский учет выходит на новый уровень контроля

С 2024 года в России поэтапно внедряется Реестр воинского учета, который существенно меняет порядок взаимодействия работодателей с военными комиссариатами. По мере развития системы военкоматы получают возможность оперативно видеть, какие организации своевременно передают сведения о военнообязанных сотрудниках, а какие допускают нарушения.

Это означает, что вероятность выявления ошибок значительно возрастает, а компаниям стоит уже сейчас проверить состояние своего воинского учета и привести документы в порядок.

Кто обязан вести воинский учет

Воинский учет обязателен практически для всех организаций независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Работодатели обязаны учитывать всех граждан Российской Федерации, подлежащих воинскому учету, за исключением отдельных категорий, предусмотренных законодательством. Среди них — граждане, освобожденные от воинской обязанности по состоянию здоровья, проходящие военную службу, женщины без военно-учетной специальности, отдельные категории сотрудников силовых ведомств, а также лица, постоянно проживающие за пределами России.

При этом специалисты рекомендуют особенно внимательно проверять сотрудников, выехавших за границу на длительный срок. На практике встречаются ситуации, когда гражданин уведомил военкомат о выезде, однако фактически с учета не был снят.

Еще один важный момент — обязанность вести воинский учет распространяется именно на организации. Индивидуальные предприниматели вести воинский учет своих работников не обязаны.

Кто отвечает за воинский учет в организации

Формально ответственность за организацию воинского учета всегда несет руководитель компании. Однако непосредственно ведением учета занимается специально назначенный сотрудник.

Количество ответственных зависит от численности военнообязанных работников.

Для небольших организаций законодательство предусматривает особый порядок: обязанности по ведению воинского учета должен выполнять работник, оформленный по отдельному трудовому договору как совместитель. Простого приказа о назначении ответственного уже недостаточно — эта позиция подтверждается и разъяснениями Роструда.

Именно поэтому работодателям важно заранее проверить не только наличие приказов, но и правильность кадрового оформления специалиста, отвечающего за воинский учет.

Как правильно организовать воинский учет

Полноценная организация воинского учета начинается задолго до заполнения карточек сотрудников.

Работодателю необходимо:

• назначить ответственного работника;

• оформить его трудовой договор;

• издать приказ об организации воинского учета;

• согласовать документы с военным комиссариатом;

• оборудовать место хранения документации;

• поставить организацию на учет;

• ежегодно составлять план работы по воинскому учету;

• вести отдельное делопроизводство;

• сформировать картотеку работников;

• определить порядок передачи дел на время отсутствия ответственного сотрудника.

На практике именно отсутствие системного подхода чаще всего становится причиной нарушений при проверках.

Работодатель обязан проверять документы уже при приеме на работу

Одной из первых обязанностей работодателя становится проверка документов воинского учета кандидата.

Сегодня необходимо не только убедиться в наличии военного билета или приписного удостоверения, но и внимательно проверить:

• подлинность документов;

• наличие необходимых отметок;

• сведения о постановке на учет;

• мобилизационные предписания;

• актуальность данных.

Кроме того, работодатель вправе запросить выписку из Реестра воинского учета, если представленные документы вызывают сомнения или содержат признаки нарушения.

Особое внимание следует уделять мужчинам старше призывного возраста, которые продолжают предъявлять приписное удостоверение, а также сотрудникам, снятым с учета при переезде без последующей постановки по новому месту жительства.

Учетные карточки требуют постоянного обновления

Основным документом работодателя остается карточка по форме № 10.

Она оформляется на каждого военнообязанного сотрудника и должна постоянно актуализироваться.

Любые изменения — семейного положения, образования, должности, подразделения, места жительства или состояния здоровья — необходимо своевременно отражать в учетной документации.

Дополнительно работодателю необходимо регулярно сверять сведения с военным комиссариатом и поддерживать картотеку в актуальном состоянии.

Именно устаревшие сведения сегодня становятся одной из самых распространенных причин претензий во время проверок.

Какие сведения необходимо передавать в военкомат и почему больше нельзя откладывать отчетность

Одной из ключевых обязанностей работодателя остается своевременное взаимодействие с военными комиссариатами. Причем речь идет не только о ежегодной отчетности, но и о постоянной передаче сведений о кадровых изменениях.

Работодатель обязан сообщать о приеме и увольнении военнообязанных сотрудников, изменении их персональных данных, выявлении граждан, не состоящих на воинском учете, а также регулярно проводить сверку учетных данных с военкоматами.

После полноценного запуска электронного Реестра воинского учета контроль за полнотой этих сведений станет значительно проще для государства. Военкоматы смогут сопоставлять информацию, поступающую от различных ведомств, и быстро выявлять работодателей, которые нарушают требования законодательства.

Какие документы находятся под особым контролем

Воинский учет невозможно вести без правильно оформленного комплекта документов. Именно их наличие и корректность проверяют сотрудники военкоматов и надзорных органов.

К числу основных документов относятся:

• карточка учета организации (форма № 18);

• ежегодный План работы по воинскому учету;

• карточки работников по форме № 10;

• сведения о приеме и увольнении военнообязанных сотрудников;

• уведомления об изменении персональных данных работников;

• сведения о гражданах, которые обязаны состоять на воинском учете, но не состоят на нем;

• документы по ежегодной сверке данных с военными комиссариатами.

Особое внимание сегодня уделяется не только наличию документов, но и соблюдению сроков их оформления и направления.

Форма № 18 и План работы — документы, без которых не обходится ни одна проверка

Форма № 18 остается одним из ключевых документов воинского учета организации. Она содержит сведения о компании и состоянии воинского учета и подается при постановке организации на учет, а затем ежегодно.

Не менее важен План работы по воинскому учету. Именно он подтверждает, что организация системно выполняет обязанности по ведению учета, а не оформляет документы только перед проверкой.

План ежегодно согласовывается с военным комиссариатом и становится своеобразной «дорожной картой» работы ответственного сотрудника.

Электронный Реестр воинского учета меняет привычную работу

Переход к электронному взаимодействию становится главным изменением последних лет.

Работодателям постепенно предстоит отказаться от привычного бумажного обмена информацией и работать через личный кабинет Реестра воинского учета. Именно через него организации будут передавать сведения о военнообязанных сотрудниках, изменениях их данных и другой обязательной отчетности.

Для многих компаний это становится новой задачей, поскольку необходимо разобраться не только с нормативными требованиями, но и с технической стороной работы в системе.

Почему бухгалтеры массово выбирают обучение именно сейчас

Воинский учет уже давно перестал быть исключительно кадровым вопросом. Сегодня его ведение тесно связано с кадровым делопроизводством, отчетностью, электронными сервисами и работой в 1С, поэтому все чаще именно бухгалтеры становятся ответственными за это направление.

Чтобы избежать дорогостоящих ошибок, многие специалисты проходят курс «Воинский учет в организации: ведение, заполнение документов и работа в 1С».

Программа ориентирована на практику и помогает быстро разобраться в новых требованиях без необходимости самостоятельно изучать десятки нормативных документов. Слушатели получают:

• пошаговый алгоритм организации воинского учета;

• готовые шаблоны документов;

• инструкции по работе с электронным Реестром воинского учета;

• практику ведения учета в 1С:ЗУП;

• разбор типичных ошибок работодателей и способов их избежать.

Курс особенно востребован сейчас, поскольку законодательство продолжает активно меняться, а проверки становятся значительно жестче. Кроме того, на обучение действуют хорошие скидки, поэтому многие бухгалтеры предпочитают пройти подготовку заранее, чем впоследствии устранять нарушения и платить штрафы. Подробнее ознакомиться с программой можно здесь:

Записаться

Москва переходит на централизованный воинский учет

Для работодателей Москвы действуют особые правила.

Передача отчетности осуществляется через портал mos.ru, а функции окружных военкоматов централизованы. Теперь постановка организаций на учет, прием отчетности, сверки и проверки проводятся через единый Отдел контроля воинского учета.

Кроме того, изменился порядок направления сотрудников для постановки на учет и внесения изменений в сведения — теперь этим занимается Единый центр воинского учета.

Работодателям, работающим в столице, важно учитывать эти особенности при организации внутреннего документооборота.

Штрафы выросли в разы — цена ошибки достигает сотен тысяч рублей

За последние годы ответственность работодателей существенно ужесточилась.

Сегодня штрафы предусмотрены практически за каждое нарушение требований воинского учета:

• непредставление сведений о приеме или увольнении военнообязанного сотрудника;

• несвоевременное уведомление военкомата;

• неуведомление работника о полученной повестке;

• непредставление списков по запросу военного комиссариата;

• отказ предоставить сотруднику возможность явиться в военкомат.

Размер санкций для организаций может достигать 400–500 тысяч рублей, а должностные лица рискуют получить штраф до 50 тысяч рублей за каждое отдельное нарушение.

При этом срок давности составляет три года, а наказание может назначаться по каждому выявленному эпизоду.

Почему проверки станут еще жестче

Одним из самых значимых изменений 2026 года становится усиление надзора со стороны прокуратуры.

Если раньше основную роль в контроле играли военные комиссариаты, то теперь проверки приобретают системный характер. Надзорные органы будут оценивать организацию воинского учета в целом: наличие ответственных лиц, локальных документов, полноту сведений, соблюдение сроков отчетности и корректность ведения документации.

Особое внимание ожидаемо будет уделяться работодателям с большим количеством сотрудников, однако требования законодательства одинаковы для организаций любого масштаба.

Чек-лист: что проверить уже сегодня

✔ Назначен ли ответственный за воинский учет и оформлен ли с ним трудовой договор.

✔ Есть ли действующий приказ об организации воинского учета.

✔ Актуальны ли карточки работников по форме № 10.

✔ Подготовлен ли План работы по воинскому учету.

✔ Представляется ли форма № 18 в установленные сроки.

✔ Настроен ли порядок передачи сведений в военкомат.

✔ Организовано ли хранение документов и ведение журналов.

✔ Готова ли организация к работе через электронный Реестр воинского учета.

✔ Проверены ли сроки направления сведений о приеме, увольнении и изменении данных работников.

В заключении отметим, что воинский учет окончательно перестал быть второстепенной кадровой процедурой. Сегодня это полноценное направление внутреннего контроля, за которым внимательно следят военкоматы, трудовая инспекция и прокуратура. Ошибки в документах, пропущенные сроки и отсутствие выстроенной системы способны обернуться для компании серьезными финансовыми потерями.