Самозанятые

Как оформлять договоры, акты и чеки с самозанятыми, чтобы легко пройти налоговую проверку

Рассказали про нюансы в документообороте с самозанятыми, о которых важно знать, чтобы не нарваться на проблемы с налоговой.
1,6 тыс. 317
Как оформлять договоры, акты и чеки с самозанятыми, чтобы легко пройти налоговую проверку
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Правила сотрудничества с самозанятыми

Самозанятые — это лица, которые уплачивают налог на профессиональный доход (НПД).

Сотрудничество с самозанятыми, как и с другими исполнителями по договорам ГПХ, должно носить сдельный характер, а не подменять собой трудовые отношения.

Это значит, что самозанятый оказывает заказчику конкретные услуги, не вовлекаясь в трудовые процессы, не подчиняется штатным сотрудникам и может сам выбирать, какие задачи и в каком объеме он выполнит.

Налоговые органы в любой момент могут организовать проверку сотрудничества компании с самозанятыми. Если сдельность подтвердить не получится — итогом проверки может стать переквалификация отношений в трудовые.

Исполнителя придется оформить в штат, уплатить НДФЛ, страховые взносы и пени за весь период сотрудничества. 

Во время проверки налоговая обязательно смотрит документы. Чтобы избежать санкций от налоговых органов, нужно придерживаться правил.

  • Заключать договор о сотрудничестве.

Гражданско-правовой договор — единственный документ, который заказчик подписывает с самозанятым перед началом сотрудничества. Исполнитель не подчиняется внутренним регламентам компании, поэтому все условия прописывают в договоре. 

  • Составлять письменные задания на каждую услугу.

Задания на каждую услугу подтверждают сдельность. Исполнитель не работает как штатный сотрудник, каждый раз вы обращаетесь к нему за чем-то конкретным. Если налоговая придет с проверкой, а компания не сможет подтвердить эту сдельность — есть большой шанс, что отношения с самозанятыми переквалифицируют в трудовые.

  • Следить за тем, что исполнители пишут в чеках.

Чек — единственный документ, который видит ФНС при начале сотрудничества с самозанятым и до проверки. Если допустить в чеке трудовую терминологию: слова «работа», «зарплата», «аванс» и подобные, то налоговая может прийти с проверкой. Исполнитель должен прописывать конкретные услуги, за которые получил вознаграждение. Это удобно делать на основании задания.

  • Подписывать акты об оказанных услугах.

Акт — документ, который еще раз подтверждает прозрачность сотрудничества с самозанятым. Он показывает, какой объем услуг оказал вам исполнитель, и за что именно он получил вознаграждение. 

Правила оформления договора

Документооборот с самозанятым начинается с составления и заключения договора. В нем закрепляют требования к предмету договора, права и обязанности сторон, порядок расчетов и ответственность.

Если услуга исполняется немедленно при заключении договора, то его заключение в письменной форме не требуется. Достаточно устной договоренности.

Уплата заказчиком вознаграждения за оказанные услуги и выдача чека самозанятым на данную сумму выступают подтверждением факта заключения договора (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). Во всех остальных случаях письменный договор нужно оформить.

С самозанятым заключают гражданско-правовой договор. В нем нужно учесть ряд важных моментов.

Исключите признаки трудового договора:

  • Сторонами сотрудничества выступают «Заказчик» и «Исполнитель», а не «Работодатель» и «Работник».

  • Исполнитель не подчиняется внутреннему трудовому режиму компании и самостоятельно распоряжается своим временем. 

  • Самозанятый может привлекать к выполнению задач третьих лиц с вашего письменного согласия. 

  • Исполнитель не принимает участия в непрерывном рабочем процессе. Предметом договора выступает конкретная услуга. 

  • Исполнитель получает вознаграждение, а не заработную плату. Нельзя предусматривать премии, штрафы, отпускные, компенсации за еду, бензин или за другие расходы. В договоре можно предусмотреть повышающие и понижающие коэффициенты.

Пропишите предмет договора:

  • Если планируете продолжительное сотрудничество — заключите рамочный договор и укажите, какие услуги исполнитель будет вам оказывать и как он будет получать задания.

  • Если договор на конкретную услугу — подробно пропишите, что нужно сделать, объем работ, этапы выполнения, сроки и другие нюансы.

Пропишите обязанности исполнителя:

  • сообщить заказчику о снятии с учета в качестве плательщика НПД или об утрате статуса самозанятого в течение суток;

  • выдать чек в течение трех дней после получения оплаты;

  • выплатить заказчику компенсацию за невыполнение оговоренных договором обязанностей.

Читайте также: Переквалификация договора ГПХ в трудовой: как ее избежать.

На платформе Консоль.Про вы можете заказать анализ рисков. Наши специалисты тщательно проверят объявления о поиске исполнителей, договор, акты, чеки, письменные задания и иные документы, например, презентации и информационные листы. Вы узнаете, как минимизировать риски при сотрудничестве с самозанятыми в вашем случае.

Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми

Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС

Задания самозанятому

Когда компания сотрудничает с самозанятым на постоянной основе — важно подтвердить, что исполнитель не работает на вас, а оказывает конкретные услуги.

Если заказчик пишет задание каждый раз, когда хочет получить от исполнителя результат — для налоговой это станет показателем сдельности отношений.

В задании пропишите:

  • на основании чего исполнитель получает задание: на основании договора такого-то от такого-то числа;

  • конкретную услугу, которую должен оказать самозанятый: написание одной статьи, доставка пяти пицц;

  • детали по этой услуге: объемом 4000 знаков, с такого-то на такой-то адрес;

  • точную стоимость услуги по этому заданию.

Следите за тем, чтобы у самозанятого была возможность отказаться от нового задания. Если такой возможности нет и самозанятый обязан брать любое задание заказчика, налоговая расценит это как трудовые отношения.

На основании правильно сформированного задания от заказчика самозанятый сможет корректно прописать информацию в чеке. Он заполнит графу «наименование услуги» информацией из задания. Эту же информацию он перенесет в акт. Для налоговой это станет лучшим доказательством того, что исполнитель не работает на вас, а оказывает услуги.

Задание можно выдавать исполнителю через мессенджер или через внутреннее приложение, если оно есть. Самый удобный способ формировать задания — через платформу для сотрудничества с внештатными исполнителями Консоль.Про. Так все документы по исполнителям будут составлены правильно и храниться в одном месте.

Закрывающие документы

Закрывающие документы по самозанятым — это:

  • акт об оказанных услугах;

  • счет на оплату;

  • чек самозанятого.

Акт об оказанных услугах

Фиксирует услуги, которые оказал самозанятый и доход, который он получил. При подписании акта стороны подтверждают, что не имеют друг к другу претензий.

Этот документ не относится к обязательным, но он еще раз доказывает сдельность и прозрачность сотрудничества для ФНС.

Пропишите в акте:

  • на основании чего происходит сотрудничество;

  • конкретные услуги, которые оказал исполнитель;

  • точную стоимость каждой услуги;

  • информацию о том, что стороны не имеют друг к другу претензий;

  • реквизиты сторон.

Счет на оплату

Счет на оплату — еще один необязательный документ. Но большинству компаний удобнее платить исполнителям по заранее выставленному счету, чем просто по реквизитам карты. 

В счете самозанятый указывает свои банковские реквизиты для перечисления вознаграждения, стоимость услуг или товаров, количество, а также срок, в течение которого нужно произвести оплату.

В счете, как и в других документах, важно не допускать трудовой терминологии. Исполнитель должен прописать, за какую именно услугу он планирует получить вознаграждение.

Если услуг оказано несколько — можно составить таблицу, в которой прописать список оказанных услуг.

Чек

Чек — обязательный документ, он важен и нужен обеим сторонам: исполнителю и заказчику.

Согласно ст. 14 закона № 422-ФЗ, самозанятый обязан сформировать и выдать чек после того, как получит деньги от клиента.

Сроки выдачи чека:

  • в момент расчета — при оплате наличными деньгами или с помощью банковской карты.

  • до 9 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли расчеты — при безналичных расчетах, например, оплата переводом на карту, через банк и другими способами.

А еще чек — единственный документ, который видит налоговая, оценивая ваше сотрудничество до проверки. Поэтому так важно формировать чеки правильно и без трудовой терминологии. Подробнее о том, как правильно формировать чеки, чтобы не получить штраф от налоговой, читайте здесь.

Итог: какими документами обменивается самозанятый с заказчиком и что важно учесть:

  1. Самозанятый подписывает с заказчиком договор и акт. 

  2. Самозанятый в одностороннем порядке формирует чек и счет на оплату.

  3. Заказчик формирует для самозанятого письменное задание.

  4. Во всех документах важно избегать трудовой терминологии и трудовых процессов.

  5. Если у компании будут правильно оформлены все из перечисленных документов — она сможет доказать налоговой, что сотрудничество с исполнителем носит сдельный характер.

  6. Вести правильный документооборот с самозанятыми проще всего через платформу Консоль.Про. Все документы вы будете подписывать онлайн, а чеки получать автоматически при каждой выплате. Попробуйте, как это работает, в бесплатной демоверсии.

Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми

Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8K4Nq6

Начать дискуссию

⚡️Итоги дня: депутаты хотят цирк без животных, Роналду оштрафовали за неприличный жест, а основатель Wildberries на первом месте в Forbes

Подготовили обзор главных событий дня. Всё самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

91

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

На продление программы материнского капитала выделят еще 600 млрд рублей

Татьяна Голикова с Минтрудом подсчитала, что на выплату материнского капитала будут нужны дополнительные 600 млрд рублей.

Брокер ВТБ начнет проводить сделки с ценными бумагами в выходные дни

В первую очередь в нерабочие дни инвесторы смогут управлять БПИФ денежного рынка «Ликвидность».

Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Трудовые отношения

Отпуск за свой счет: кому положен, когда его нужно согласовать с работодателем

Разберем, кто имеет право на неоплачиваемый отпуск, когда его нужно согласовать с работодателем, почему нельзя массово отправить работников в отпуска без содержания и за что суды взыскивают с работодателей внушительные суммы в качестве компенсаций за нарушение трудовых прав граждан. 

Отпуск за свой счет: кому положен, когда его нужно согласовать с работодателем

Алкогольным компаниям с уставным капиталом меньше 100 млн рублей перестанут выдавать лицензии

Чтобы получить лицензию на производство алкоголя, у компании должен быть уставный капитал не меньше 100 млн рублей. В этом капитале доля акционеров, зарегистрированных в офшорах, не должна превышать 25%.

За 6 лет появится минимум 100 индустриальных технопарков-кластеров

Такое поручение дал правительству В. Путин в ходе обращения к Федеральному Собранию 29 февраля.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Бесплатно с Исполнительное производство

Что делать бухгалтеру с исполнительным листом на сотрудника. Мини-курс

Регламент по работе с исполнительными листами очень строгий, и любые отклонения от него недопустимы. Поэтому при получении исполнительного документа повторите наш мини-курс.

Что делать бухгалтеру с исполнительным листом на сотрудника. Мини-курс

Кому можно сдавать упрощенную отчетность и кто должен проходить обязательный аудит

Пора готовиться к составлению годовой бухгалтерской отчетности. Нужно проверить, может ли ваша компания вести упрощенный учет и попадет ли бизнес под аудит.

🌺 Как заполнить декларацию по УСН, заявление на возврат денег с ЕНС и трудовой договор с дистанционщиком: разъяснения экспертов

Ежедневно наши эксперты готовят для вас статьи-разборы и мини-курсы о законопроектах, новых правилах, разъясняют действующие нормы НК и ТК, на примерах показывают, как заполнить декларацию, провести операцию в 1С и прикладывают образцы, бланки и другие полезные документы. Сегодня собрали топ таких разборов за неделю.

Налоговики не будут определять точные критерии дробления бизнеса

ФНС считает, что достаточно сложившейся правоприменительной практики по делам с искусственным дроблением, а в законе определять «дробленку» излишне и даже вредно.

РСВ

Вышли новые контрольные соотношения для РСВ

Налоговики сверят, сходится ли сумма взносов с суммой начислений, умноженной на тариф. По каждому работнику проверят превышение базы.

НДС

Четыре неоднозначные ситуации с исчислением и уплатой НДС

Налог на добавленную стоимость — один из самых проблемных в практике налогоплательщиков. Есть ситуации, которые вызывают вопросы даже у опытных бухгалтеров.

Иллюстрация: vwalakte/freepik
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Бухгалтеров шокируют на собеседованиях, а из профессии они уходят из-за высоких рисков и нервотрепки. 💃«Ночной бухгалтер» №1633

Бухгалтер и без того непростая профессия, но когда тебя не берут на работу из-з духов или знака зодиака, а собеседование проводит некомпетентный главбух, поневоле задумаешься — а тем ли я занимаюсь? На уход из профессии влияют и высокие риски (наравне с директором), и конфликты с руководством. Слушаем «глас народа» и про профновости, конечно, не забываем.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Для обрабатывающей промышленности увеличат базу расчета амортизации

Такое предложение сделал В. Путин 29 февраля в ходе выступления перед Федеральным собранием.

Бесплатно с ФСБУ Аренда

Как заполнить годовую отчетность-2023 при лизинге по шагам. Разница между налоговым и бухгалтерским учетами

Малое предприятие на общем налоговом режиме приобрело автомобиль в лизинг. Разберем по шагам, как при упрощенном учете лизинга (без дисконтирования) правильно заполнить отчетность.

Как заполнить годовую отчетность-2023 при лизинге по шагам. Разница между налоговым и бухгалтерским учетами

Что такое well-being и как эта система помогает бизнесу

Мы живем в мире с неопределенным будущим: от нагнетания глобальной катастрофы до радикального продления жизни. В этой парадигме well-being рассматривается как благополучие человека, общества и планеты в целом. Поэтому наше общее будущее зависит от вклада каждого человека и каждой компании в well-being.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
45

Уведомлять о ведении бизнеса станет проще: создаётся единый реестр

Правительство утвердило постановление об упрощённом порядке подачи уведомлений о предпринимательской деятельности

Взносы на травматизм платят до 15 числа в СФР и не включают в уведомление по ЕНП

В уведомление по ЕНП идут налоги и взносы с авансовой системой уплаты, которые администрирует ФНС. КБК этих налогов начинается на 182.

Инвестиции

Путин: вложения бизнеса в науку должны вырасти не менее чем в 2 раза

Такую задачу обозначил президент в ходе обращения к Федеральному собранию 29 февраля.

Интересные материалы

Цифра дня. Про стандартный вычет

Налоговый вычет на второго и каждого последующего ребенка будет увеличен в два раза.

Цифра дня. Про стандартный вычет
199