Самозанятые

Примеры безопасных формулировок в первичных документах с самозанятыми, которые помогут пройти любую проверку

При проверке законности сотрудничества с самозанятыми налоговая смотрит не только на фактический характер отношений, но проверяет и документы. Неправильные формулировки в них могут стать одной из причин переквалификации правоотношений в трудовые. Грамотное составление документов, напротив, поможет подтвердить гражданско-правовой характер сотрудничества.
Примеры безопасных формулировок в первичных документах с самозанятыми, которые помогут пройти любую проверку
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Какие документы оформляют с самозанятым

В документообороте между заказчиком и самозанятым участвуют такие виды документов:

  • Договор. В письменном виде стороны заключают договор практически всегда. Исключения есть в двух случаях: если обе стороны сделки с суммой не больше 10 000 рублей, — физлица, или если сделка осуществляется в момент совершения (ст. 159 ГК).

  • Задание. Задание оформляют, когда с исполнителем заключен рамочный договор и все услуги в нем прописаны тезисно. В этом случае на каждую конкретную услугу, которую заказчик поручает самозанятому, нужно составить отдельное задание.

  • Чек. Это обязательный от самозанятого документ, который исполнитель должен выдавать по закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ. На основании чека заказчик подтверждает не только сотрудничество с исполнителем, но и расходы, которые снижают налогооблагаемую базу. 

  • Акт выполненных работ или оказанных услуг. Этот документ защищает и заказчика, и исполнителя. Он доказывает, что услуги оказаны в полном объеме, у сторон нет замечаний друг к другу по оплате или качеству услуг. Если претензии есть, их также фиксируют в акте.

Рассмотрим, какие формулировки нужно использовать в документах, чтобы они не послужили основанием для переквалификации отношений с самозанятым в трудовые.

Общие требования к документам

Отношения между заказчиком и плательщиком налога на профдоход носят гражданско-правовой характер и регулируются нормами Гражданского законодательства. Если налоговая заподозрит, что под таким сотрудничеством скрываются фактически трудовые отношения, есть риск их переквалификации. Тогда заказчику придется уплатить не только налоги и взносы за исполнителя, но и штраф, а также пени за просрочку. 

Поэтому важно следить за тем, что во взаимодействии с исполнителем таких признаков нет. В общем случае, в документах:

  • Указывайте конкретный результат оказания услуг и их объем. Например: не просто «услуги по дизайну», а «разработка концепции и верстка 2 макетов рекламных каталогов продукции заказчика». Если сотрудничество с самозанятым длится несколько месяцев, обычно заключается рамочный договор. Тогда конкретные услуги нужно указать в задании.

  • Избегайте терминов, которые используются в трудовых отношениях. Например, таких как «работник», «сотрудник», «работодатель», «график работы», «оклад», «заработная плата», «смена», «отпуск», «замечание», «выговор», «больничный», «декрет».  

  • Используйте гражданско-правовые термины:«исполнитель», «подрядчик», «заказчик», «сроки оказания услуг», «стоимость услуг», «штраф», «взыскание» и т.д.

  • Избегайте указывать должность исполнителя. Например, вместо «исполнитель оказывает услуги редактора» нужно написать «написание и редактирование 20 текстов для блога заказчика».   

Примеры безопасных формулировок в разных документах с самозанятым

Договор

1. В договоре укажите:

  • предмет договора — он определяет, какие конкретно услуги должен оказать исполнитель и в каком объеме. Если договор рамочный, то детально услуги можно указать в задании;

  • стоимость услуг, способ и порядок оплаты;

  • условия оказания услуг;

  • ответственность сторон;

  • порядок разрешения споров: составление претензии, арбитраж, судебное разбирательство;

  • реквизиты сторон.

Вот как можно сформулировать предмет договора:

1.1. Исполнитель обязан по поручению Заказчика оказать услуги следующего вида: ______________ (далее — Услуги), а Заказчик обязан принять и оплатить данные Услуги.

1.2. Конкретный список Услуг, их количество и стоимость указаны в Заданиях. Задания — неотъемлемая часть Договора. 

1.3. Перечень услуг, которые должен совершить Исполнитель в рамках указанной деятельности, объем услуг, результат услуг и сроки оказываемых Услуг указываются в Заданиях, направляемых Исполнителю по электронной почте. 

1.4. Исполнитель может отказаться от выполнения задания в течение 3 (трех) рабочих дней после его получения, направив Заказчику ответное сообщение.

2. В договор добавьте условие, что исполнитель — плательщик налога на профдоход. Эту фразу можно добавить в преамбулу или предмет договора. Например:

«Исполнитель применяет налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Заказчик не является налоговым агентом Исполнителя и не производит удержание суммы налога из вознаграждения Исполнителя». 

3. Избегайте упоминаний о рабочем месте, выдаче материалов, инвентаря, инструментов, техники, о соблюдении трудового распорядка и режима рабочего времени. Что касается имущества, его можно передать в аренду — для этого нужно оформить акт приема-передачи с указанием стоимости имущества.

В договоре пропишите формулировку, которая касается рабочего времени:

«Исполнитель самостоятельно составляет порядок и график выполнения работ. Он вправе посещать служебное помещение Заказчика в часы работы организации, но в удобное для Исполнителя время».

4. Стоимость услуг определяется их количеством и качеством. Не включайте условие о получении исполнителем оплаты 2 раза в месяц вместе со штатными сотрудниками. В отношении стоимости услуг можно использовать такую формулировку:

«Окончательная стоимость предоставленных услуг формируется из стоимости каждой отдельной услуги и их общего количества, фиксируется в акте приема-передачи оказанных услуг».

5. Дополните договор пунктом о том, что исполнитель должен предупредить заказчика об утрате статуса самозанятого или отказа от использования НПД.

Подойдет такая формулировка:

«При утрате Исполнителем права на применение налогового режима «Налог на профессиональный доход» Исполнитель обязан уведомить Заказчика в течение 2 (двух) рабочих дней с даты утраты такого права или отказа от применения режима НПД».

Или:

«Доход Исполнителя, получаемый им по настоящему Договору, является объектом налогообложения налога на профессиональный доход, вследствие чего он не облагается НДФЛ. При смене режима налогообложения Исполнителя он обязан уведомить об этом факте Заказчика посредством отправки сообщения по электронной почте в течение 1 (одного) рабочего дня».

6. Часто при сотрудничестве с самозанятыми заказчик для обмена документами использует ЭДО. Порядок применения электронной подписи и обмена электронными документами тоже фиксируют в договоре. Например:

«Стороны договорились, что для осуществления переписки в целях исполнения Договора используют отправку документов и сообщений в электронном виде по ТКС с применением электронной цифровой подписи (ПЭП). 

Стороны могут использовать ЭДО для обмена любыми документами, включая договоры, приложения, акты, уведомления». 

Консоль.Про самостоятельно оформит на платформе самозанятых, с которыми вы сотрудничаете, и сформирует им и организации-заказчику простую электронную подпись (ПЭП). С помощью нее можно подписывать онлайн все документы, необходимые для сотрудничества.

7. Пропишите в договоре условия обработки персональных данных самозанятого. Этот пункт не имеет отношения к переквалификации, но за отсутствие согласия исполнителя на обработку своих ПД компания может получить большой штраф — до 700 тысяч рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Добавьте такое условие:

«В рамках исполнения Договора Исполнитель передает Заказчику свои персональные данные (далее — ПД). Полный список ПД указан в разделе «Реквизиты сторон». Срок передачи ПД равен сроку, который нужен для осуществления Договора.

Заказчик может собирать, записывать, систематизировать, хранить, уточнять, извлекать, использовать, удалять и уничтожать ПД Исполнителя. 

Заказчик обязан обеспечить конфиденциальность и защиту ПД в соответствии с требованиями законодательства.

Стороны обязаны соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность ПД при их обработке».

Задание

Задание подтверждает сдельный характер отношений с самозанятым. Это может быть часть договора или приложение к нему — жестких требований к составлению задания нет. В нем важно отразить:

  • задачи, которые выполняет исполнитель;

  • требования к результату, который должен получить заказчик;

  • сроки.

Например, если исполнитель должен подготовить отчеты для бухгалтерии, в задании указывают количество отчетов, их названия, сроки сдачи. Ниже — пример, как можно сформировать задание для копирайтера:

Перечень услуг

Ед. изм.

Цена за ед.

Стоимость работ

Написание статьи для блога компании «Современные технологии автоматизации торговли». Отразить в статье:

  • учетные системы;

  • кассовые программы;

  • оборудование;

  • онлайн-кассы.

1

4000

4000

Написание постов для телеграм-канала компании на тему «Технологии в торговле» 

10

1000

10000

Сроки выполнения Задания:

Начало — ____________________ г.

Окончание — ____________________ г.

Подробно о том, как и зачем оформлять задания к договору с самозанятым, — в статье.

Чек от самозанятого

Наименование товара, работ или услуг в чеке тоже привлекает внимание ФНС. В нем не должно быть признаков трудовых отношений между сторонами (например, «выполнение обязанностей дизайнера») и расплывчатых формулировок («написание текстов» или «услуги по доставке»). Также стоит избегать формулировки «оплата по счету №___».

В чеке исполнителю нужно указать конкретное наименование услуг, которые он оказывает, и их объем. Пропишите определенный результат — к примеру, «комплектование 500 заказов» вместо «комплектовка заказов».  

Акт оказанных услуг

Что нужно указывать в акте и как его составлять, рассказывали в этой статье.

В акт добавляют реквизиты договора, к которому он оформлен. Пример формулировки услуг в акте:

«В соответствии с Договором Исполнитель по Заданию № от «» _____ 202_ г. в срок с «__» _____ 202_ г. по «__» _____ 202_ г. оказал, а Заказчик принял следующие услуги:»     

№ п/п

Услуга и ее объем

Результат услуги

Количество, в ед.

Стоимость, руб.

Доставка

заказа по адресу:

ул. Октябрьская, 8

Доставленный по верному адресу заказ без повреждения содержимого и упаковки.

1

1000

Итого:

1000

Еще в акте нужно указать общую сумму и отсутствие (или, наоборот, наличие) замечаний к объему, сроку и качеству услуг.

«1. Итоговая сумма, которая подлежит оплате по данному Акту, равна ____ (________) рублей.

2. Исполнитель передает Заказчику по данному Акту исключительные права на использование объектов интеллектуальной собственности, созданных Исполнителем в рамках настоящего Договора.

3. Услуги выполнены в полном объеме и надлежащем качестве. Заказчик не имеет претензий к качеству и объему оказанных Исполнителем услуг».

Сотрудничайте с самозанятыми через платформу Консоль.Про. На платформе есть готовые шаблоны документов с внештатниками, составленные юристами. Можно массово подготовить документы сразу на всех исполнителей и подписать их. Если заказчик хочет использовать собственные шаблоны, специалисты Консоль.Про проверят их и помогут выявить риски переквалификации.

Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми

Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией

Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KNaMS

Начать дискуссию

Инвестиции

Элементарные 19%. Свежие облигации: элемент лизинг на размещении

Кто на рынке всех смелее? Можно даже не сомневаться — это лизинговые компании. За деньгами инвесторов снова идёт Элемент Лизинг, а в качестве козыря в рукаве — девятнадцатипроцентный купон. При нём также есть ежемесячный купон и амортизация. Выглядит вполне интересно, посмотрим, что внутри.

Элементарные 19%. Свежие облигации: элемент лизинг на размещении

В России растет число патентных поверенных

Квалификационные экзамены Роспатента успешно сдали 95 человек с начала 2024 года и 179 человек за 2023 год.

🍒 Зарегистрирован первый региональный бренд новых регионов РФ

Федеральная служба по интеллектуальной собственности (Роспатент) выдала первое свидетельство об исключительном праве на региональный бренд в новых регионах России. Им стало географическое указание «Мелитопольская черешня».

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Земельный налог начисляют по данным Росреестра. ФНС: к нему и претензии

Налоговая база по земельному налогу – это кадастровая стоимость, внесенная в ЕГРН. Она применяется с 1 января года, являющегося налоговым периодом.

Налоговый терроризм, уплата взносов предпринимателем-пенсионером, налоговая помощь Трампа Байдену в обзоре

События дня. Налоговые события.

Обзоры для бухгалтера

Знакомство с экспертами Клерк.Консультаций: Надежда Камышева

Мы начинаем вести серию заметок о наших экспертах. Сегодня рассказываем о самом опытном эксперте — Надежде Камышевой, которая уже более 20 лет помогает бухгалтерам решать их рабочие вопросы.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

На 6 рублей в 6-НДФЛ могут быть отклонения. Богатым инвесторам обещают вернуть больше НДФЛ. 🙏«Ночной бухгалтер» № 1728

Не стоит волноваться, если при умножении дохода на ставку рассчитанный налог в 6-НДФЛ не сойдется с реальным. Чем больше сотрудников, тем больше может быть разбег.

На 6 рублей в 6-НДФЛ могут быть отклонения. Богатым инвесторам обещают вернуть больше НДФЛ. 🙏«Ночной бухгалтер» № 1728
IT-компании

Свыше 18 тысяч IT-компаний продлили аккредитацию. Но это не все

2 тысячи компаний в сфере IT решили не подавать заявление на продление аккредитации. Они перестали соответствовать критериям.

Миграционный учет

Мигрантам предлагают носить цифровые браслеты

Чтобы следить за перемещениями мигрантов внутри РФ, власти хотят надеть на них цифровые браслеты и заставить приезжих проходить дактилоскопическую регистрацию.

Налог на имущество

Долги по налогу на имущество сократились на 31%

19 млн россиян закрыли долги по налогам после введения ЕНС.

Бесплатно с Уведомление по ЕНП

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в июле 2024 года

В июльском уведомлении не будет взносов. В него войдет НДФЛ и квартальные авансовые платежи по другим налогам.

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в июле 2024 года

ФАС признала недобросовестной конкуренцией копирование упаковки бренда «AXE»

Производителю запретили выпускать дезодоранты и гели для душа «EXXE» в упаковке, которая копирует фирменный стиль бренда «AXE».

6-НДФЛ

Как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ

В статье расскажем, как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ, как правильно заполнить расчет и не допустить ошибок.

Как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ
Маркетплейсы

Что такое оборачиваемость товаров и как ее рассчитать

Продавцу важно правильно управлять товарными запасами: вовремя привозить поставки на склад, закупать не слишком большие, но и не маленькие партии. Справиться с этой задачей помогает расчет оборачиваемости товаров. Рассказываем, о чем говорит этот показатель и как его посчитать.

Что такое оборачиваемость товаров и как ее рассчитать

Повышение утильсбора будет поэтапным до 2030 года

Минпромторг сообщил, что продолжает анализировать поступающие предложения по индексации утилизационного сбора.

Ценные бумаги

Что такое депозитарий и какова его роль на рынке ценных бумаг

В этом материале рассказываем, зачем нужен депозитарий, какова его роль в инвестициях и как проверить его надежность.

Что такое депозитарий и какова его роль на рынке ценных бумаг
Лицензирование

На Госуслугах можно будет получить лицензию на дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию

Роспотребнадзор утвердил Административный регламент по предоставлению государственной услуги лицензирования деятельности оказания услуг по дезинфекции, дезинсекции и дератизации.

Кредитные карты

Россияне стали брать больше денег по кредитным картам

Рост ключевой ставки ЦБ не ослабил спрос на кредитные карты. Клиенты стали чаще пользоваться беспроцентным периодом при оформлении таких продуктов.

🥳 Успейте купить онлайн-курсы по 3 290 рублей в честь Дня рождения школы «Клерка»! Акция действует до 22 июля

22 июля нашей школе пять лет! Мы хотим разделить этот праздник с вами, поэтому устраиваем суперакцию на онлайн-курсы. До понедельника, 22 июля, вы можете купить курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, ВЭД, работе на УСН и зарплате всего за 3 290 рублей.

Интересные материалы

Обучение для бухгалтеров

🎂 Суперакция в честь Дня рождения школы «Клерка»! Онлайн-курсы по 3 290 рублей

Какой же праздник без подарков? 22 июля мы отмечаем наш первый юбилей — 5 лет школе «Клерка»! До понедельника, 22 июля, вы можете купить курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, ВЭД, работе на УСН и зарплате всего за 3 290 рублей. Успейте воспользоваться выгодным предложением!

🎂 Суперакция в честь Дня рождения школы «Клерка»! Онлайн-курсы по 3 290 рублей