Как предпринимателю вести платежный календарь, не тратя на него всё своё время

Как предпринимателю вести платежный календарь, не тратя на него всё своё время

Даже прибыльные компании могут оказаться без денег из-за кассовых разрывов. Под этим термином специалисты финучета понимают ситуации, когда платить зарплату, аренду или налоги нужно сейчас, а деньги придут завтра, 10-го числа или через неделю. Избежать таких «неловких моментов» владельцу бизнеса помогает платежный календарь.

График платежей организации или платежный календарь можно вести по-разному. Его главная задача — отражать планируемые расходы и доходы. Проще говоря, это план на будущее, в который внесены все ваши обязательные платежи и поступления с указанием дат. Такой документ позволит понять, когда на счетах компании не хватит денег и заранее принять меры.

Грамотно составленный платежный календарь дает возможность не только избежать кассовых разрывов, но и анализировать расходы по отдельным проектам, иметь представление об остатках на счетах в каждый день месяца.

Простейший платежный календарь можно составить в Excel, но это потребует определенных действий:

  1. Соберите информацию о том, кто и когда вам должен заплатить. Получить ее можно у бухгалтерии и отдела продаж.
  2. Систематизируйте данные о планируемых кредитах и займах. Это не доходы, но поступления денег, которые тоже нужно учитывать.
  3. Составьте список расходов с датами. Отметьте дни выплаты зарплаты и размер зарплатного фонда, укажите даты оплат подрядчикам и других регулярных платежей. Не забудьте об аренде, налогах и взносах.
  4. Внесите в документ остатки на счетах в начале периода, с которого вы будете вести платежный календарь и занесите планируемые платежи и выплаты. Настройте формулы, которые будут увеличивать и уменьшать остатки на нужном счете в соответствии с движением денег.
  5. Проанализируйте расходы. Часть из них привязаны к конкретным датам, а часть можно перенести. Проверьте, что у вас не возникает минусовых остатков — они показывают, что денег на оплату расходов в эти дни вам не хватит.

Однако вести платежный календарь самостоятельно в Excel больше нескольких месяцев подряд удается далеко не всем предпринимателям. Для того, чтобы он показывал актуальные данные, обновлять их нужно ежедневно — вносить фактические поступления и выплаты, передвигать и удалять плановые, посвящая этому часы, которые можно было бы потратить на расширение компании, внедрение новых идей или просто отдых.

Чем крупнее бизнес, тем больше это занимает времени. Одна неверная цифра или формула исказит картину, а найти ошибку — задача не из легких. Еще печальней ситуация, когда ошибка в расчетах осталась незамеченной — цифры, которые покажет платежный календарь, не будут соответствовать действительности и могут стоить бизнесмену дорого.

Часто руководители компаний, устав от ежедневной кропотливой работы над платежным календарем, делегируют задачу сотрудникам. Это решение освободит время руководителя, но потребует материальных затрат. Ведь для этой цели нужен работник, которому можно доверить все финансовые данные о компании, который разберется в банковских выписках и выгрузках 1С, а также умеет работать с Excel. К тому же, никто не гарантирует, что сотрудник не допустит ошибки.

Избавить от громоздкой работы и автоматизировать часть процессов владельцу бизнеса могут помочь инструменты управленческого учета. Но большинство из них решают задачу формирования стандартных финансовых отчетов — Движения денежных средств, Отчета о прибылях и убытках и Баланса. Платежный календарь в них частично автоматизирован, но вносить плановые операции, а порой и переводить в фактические их придется вручную.

Создать платежный календарь без лишних финансовых и временных затрат позволяет сервис «КУБ24 ФинДиректор». Его основное преимущество — синхронизация с 1С. После этого каждый выставленный счет будет вноситься в платежный календарь в виде планируемого платежа на последний день отсрочки. Выплаты планируются, когда бухгалтер вносит в 1С акты, накладные или УПД от поставщиков. Остатки на счетах и фактические платежи подгружаются напрямую из банков или из банковских выписок.

Есть возможность разнести платежи по проектам и статьям доходов и расходов, чтобы видеть полную картину. Платежный календарь в «КУБ24 ФинДиректор» позволяет с легкостью анализировать доходы и расходы по кошелькам и направлениям деятельности. На его организацию компании понадобятся считанные минуты, а в результате предприниматель получит на 100% автоматизированный Платежный календарь с полным и подробным прогнозом финансовой ситуации. Кроме того, сервис исключает возможность ошибок в расчетах, вероятность которых велика при ведении платежного календаря в Excel.