Управление запасами в магазине: автоматический расчет неснижаемого остатка

Управление запасами в магазине: автоматический расчет неснижаемого остатка

Представьте, вы пришли в магазин за молоком, а на прилавках пусто. Решили купить сок, но и его нет. Продавец говорит, что товары закончились внезапно, новую партию привезут только завтра. Вернулись бы в такой магазин? Вряд ли.

Все из-за слабого управления запасами. Руководитель делает заказы по наитию, не учитывает сопутствующие факторы и не предлагает клиентам никаких альтернатив.

В эпоху высокой конкуренции и крупных ритейлеров потеря клиентов для магазина — непозволительная роскошь. Пора брать все в свои руки и переходить с управлением запасами на «ты».

Что такое товарный запас?

Товарный запас — это количество товаров на вашем складе и в торговом зале, которые могут купить клиенты.

Для сферы услуг — это комплектующие и расходные материалы. Например, для мастера по ремонту смартфонов — дисплеи, аккумуляторы, кнопки блокировки и другие запчасти.

Запасы делят на несколько категорий:

  1. Текущие — то, что покупают регулярно. Например, в магазине подарков — атрибутика для дней рождения;
  2. Сезонные — продукция, которая актуальна в определенное время или под влиянием каких-то событий. Для магазина подарков — фейерверки в новогодний период;
  3. Страховые — товары, которые предлагают в качестве альтернативы, если закончились текущие. Они защищают от репутационных и финансовых потерь из-за невозможности обслужить клиентов.

Товарный запас измеряют в количестве, деньгах или днях. Если на складе 150 картонных колпаков дня дней рождения — это натуральная оценка. Посчитаем стоимость по закупочной или отпускной цене — определим запасы в денежном выражении. Если спрогнозируем, что 150 колпаков хватит на 14 дней продаж, оценим в днях.

Средний товарный запас — количество продукции на складе за неделю, месяц или квартал. Считают по формуле:

ТЗср = (ТЗ1 ТЗ2 ТЗ3 ... ТЗN) / количество дней в периоде,

где:

  • ТЗср — средний товарный запас;
  • ТЗN — товарный запас на конец дня.

Отслеживание среднего товарного запаса — первый шаг к эффективному управлению запасами, которое не допускает пустых полок в магазине.

Как эффективно управлять товарными запасами?

Существует множество методик управления товарными запасами: от простых до сложных. Первые требуют минимум усилий и вложений, вторые — существенной технической подготовки и инвестиций. Мы рассмотрим простой метод с оборачиваемостью и неснижаемым остатком.

Оборачиваемость — это скорость прохождения товаром цикла «деньги — товар — деньги». Иными словами, как быстро предприниматель возвращает вложенные средства.

Работа с оборачиваемостью увеличивает прибыль. По показателю вы можете оптимизировать товарный ассортимент, «разморозить» оборотные средства и вложить в перспективную продукцию.

Дополнительно это сократит складские расходы. Определив, по каким позициям нужно уменьшить объемы закупок, сократится площадь склада без вреда для магазина.

В нашем случае оборачиваемость нужно считать в днях:

Об = ТЗср х Д / ТО,

где:

  • Об — оборачиваемость;
  • ТЗср — средний товарный запас;
  • Д — количество дней в периоде;
  • ТО — товарооборот, объем реализованных товаров за месяц.
Неснижаемый остаток — это минимальный объем товаров, который должен быть на складе для бесперебойной работы. Когда остатки приближаются к неснижаемой отметке, вы делаете заказ на отгрузку новой партии. В противном случае останетесь без товаров и разочаруете клиентов.

При определении неснижаемого остатка учитывают оборачиваемость товара, сроки поставок, запас времени на случай форс-мажоров и транспортные расходы. Считают показатель для каждой позиции.

Управление запасами по неснижаемому остатку на примере

Вернемся к колпакам в магазине подарков. Чтобы не остаться с пустыми полками, управлять запасами начнем с определения среднего товарного запаса. Воспользовались формулой, о которой говорили выше, и получили 211 штук.

За январь продали 317 колпаков. Считаем оборачиваемость:

Об = 211×30 / 317 ~ 20 дней.

Поставщик находится в соседнем городе, привозит товары раз в 3 дня. Учитывая возможность непредвиденных ситуаций, решаем, что на складе товара должно хватать на 4 дня.

По оборачиваемости делаем вывод, что мы неэффективно управляем товарным запасом. Он в 5 раз превышает разрыв между отгрузками. Нужно снизить показатель, чтобы «разморозить» оборотные средства и сократить складские расходы.

Если бы поставщик делал отгрузки раз в месяц, тогда потребовалось бы увеличить средний товарный запас.

Идем дальше.

Средний суточный объем продаж: 317 / 30 ~ 11 штук.

За 4 дня продаем 44 штуки. Это наш неснижаемый остаток, золотая середина. Когда объем товаров на складе приблизится к этому значению, сделаем заказ на отгрузку новой партии.

Инструменты для управления товарными запасами

Всю информацию в голове не удержишь, поэтому руководители пользуются доступными инструментами управления товарными запасами.

1. Блокнот и ручка.

Раньше учет вели в бумажных журналах. Этим методом можно воспользоваться и сегодня. Каждый день считайте остатки на складе и делайте заказы у поставщиков при достижении неснижаемого остатка.

Бумажный учет актуален для магазинов, в которых товарный ассортимент не превышает 10 позиций. В остальных случаях процесс становится слишком трудоемким. На него уходит все рабочее время, а до решения стратегических вопросов руки так и не доходят.

2. Excel.

Таблицы — улучшенная версия бумажного журнала. Они избавляют от расчета среднего товарного запаса, оборачиваемости и неснижаемого остатка. По специальным формулам показатели будут рассчитываться автоматически после внесения данных об остатках.

В интернете доступны бесплатные шаблоны, которые вы легко адаптируете для своего магазина. Но и этот метод требует времени — как минимум, придется вручную считать остатки на складе. И никто не отменял человеческий фактор. Из-за одной опечатки можно остаться без важного товара в самый неподходящий момент.

3. Программа по учету товара.

Сегодня множество программ, которые помогают вести учет товара. Но далеко не все помогают с расчетами неснижаемого остатка и другой аналитикой по товарам. Если вы уже используете какую-то программу, то менять ее — это нежелательное занятие.

Что в этом случае делать?

Автоматизация управления товарными запасами

Прогресс породил сервисы, которые автоматизируют управление товарными запасами по методу неснижаемого остатка. Например, в КУБ24 есть модуль «ФинДиректор Товары». Он самостоятельно считает показатели на основе ваших данных по продажам, закупкам, учитывает сезонность и всевозможные акции.

В модуле доступна интеграция с 1С и с ОФД. При каждом отпуске товара на кассе остаток в системе уменьшается автоматически. А при достижении неснижаемого значения система сигнализирует о необходимости отправить поставщику заказ на новую партию.

Модуль «ФинДиректор Товары» будет вам особенно полезен, если вы хотите увеличить маржу ваших магазинов.

КУБ24 проведет анализ данных за предыдущие периоды и на основе алгоритмов, учитывающих различную специфику по товарам, даст рекомендации как по каждому товару, так и по категории товаров.

Например повысить цену на 3%, или на 7%, сделать скидку на товар, рекламировать товар, использовать в акциях и т. д.

Ну и конечно рассчитает необходимый неснижаемый остаток, которому посвящена данная статья.

Программа КУБ24 проста в использовании и все загрузки данных можно сделать самостоятельно. Но если у вас возникнут вопросы, то техническая поддержка поможет вам или сделает это за вас. Также у КУБ24 есть финансовые консультанты, которые подскажут по рекомендациям и ответят на все вопросы по финансам и управлению товарами.

Использовать аналитику или нет?

Управление товарными запасами — важный процесс для розничного магазина. Без него высока вероятность остаться без товаров, потерять клиентов и главное потерять прибыль.

В современном мире использование аналитики для управления товарным ассортиментом позволяет вам быть умнее и оперативнее ваших конкурентов. Крупные сети уже давно используют аналитику, теперь все инструменты аналитики доступны и вам.

Чтобы управление занимало минимум времени, автоматизируйте процесс. Работайте в специальных сервисах, которые станут виртуальными помощниками: посчитают показатели и создадут заказы поставщикам!