Представьте, вы пришли в магазин за молоком, а на прилавках пусто. Решили купить сок, но и его нет. Продавец говорит, что товары закончились внезапно, новую партию привезут только завтра. Вернулись бы в такой магазин? Вряд ли.
Все из-за слабого управления запасами. Руководитель делает заказы по наитию, не учитывает сопутствующие факторы и не предлагает клиентам никаких альтернатив.
В эпоху высокой конкуренции и крупных ритейлеров потеря клиентов для магазина — непозволительная роскошь. Пора брать все в свои руки и переходить с управлением запасами на «ты».
Что такое товарный запас?
Для сферы услуг — это комплектующие и расходные материалы. Например, для мастера по ремонту смартфонов — дисплеи, аккумуляторы, кнопки блокировки и другие запчасти.
Запасы делят на несколько категорий:
- Текущие — то, что покупают регулярно. Например, в магазине подарков — атрибутика для дней рождения;
- Сезонные — продукция, которая актуальна в определенное время или под влиянием каких-то событий. Для магазина подарков — фейерверки в новогодний период;
- Страховые — товары, которые предлагают в качестве альтернативы, если закончились текущие. Они защищают от репутационных и финансовых потерь из-за невозможности обслужить клиентов.
Товарный запас измеряют в количестве, деньгах или днях. Если на складе 150 картонных колпаков дня дней рождения — это натуральная оценка. Посчитаем стоимость по закупочной или отпускной цене — определим запасы в денежном выражении. Если спрогнозируем, что 150 колпаков хватит на 14 дней продаж, оценим в днях.
Средний товарный запас — количество продукции на складе за неделю, месяц или квартал. Считают по формуле:
ТЗср = (ТЗ1 ТЗ2 ТЗ3 ... ТЗN) / количество дней в периоде,
где:
- ТЗср — средний товарный запас;
- ТЗN — товарный запас на конец дня.
Отслеживание среднего товарного запаса — первый шаг к эффективному управлению запасами, которое не допускает пустых полок в магазине.
Как эффективно управлять товарными запасами?
Существует множество методик управления товарными запасами: от простых до сложных. Первые требуют минимум усилий и вложений, вторые — существенной технической подготовки и инвестиций. Мы рассмотрим простой метод с оборачиваемостью и неснижаемым остатком.
Работа с оборачиваемостью увеличивает прибыль. По показателю вы можете оптимизировать товарный ассортимент, «разморозить» оборотные средства и вложить в перспективную продукцию.
Дополнительно это сократит складские расходы. Определив, по каким позициям нужно уменьшить объемы закупок, сократится площадь склада без вреда для магазина.
В нашем случае оборачиваемость нужно считать в днях:
Об = ТЗср х Д / ТО,
где:
- Об — оборачиваемость;
- ТЗср — средний товарный запас;
- Д — количество дней в периоде;
- ТО — товарооборот, объем реализованных товаров за месяц.
При определении неснижаемого остатка учитывают оборачиваемость товара, сроки поставок, запас времени на случай форс-мажоров и транспортные расходы. Считают показатель для каждой позиции.
Управление запасами по неснижаемому остатку на примере
Вернемся к колпакам в магазине подарков. Чтобы не остаться с пустыми полками, управлять запасами начнем с определения среднего товарного запаса. Воспользовались формулой, о которой говорили выше, и получили 211 штук.
Об = 211×30 / 317 ~ 20 дней.
Поставщик находится в соседнем городе, привозит товары раз в 3 дня. Учитывая возможность непредвиденных ситуаций, решаем, что на складе товара должно хватать на 4 дня.
По оборачиваемости делаем вывод, что мы неэффективно управляем товарным запасом. Он в 5 раз превышает разрыв между отгрузками. Нужно снизить показатель, чтобы «разморозить» оборотные средства и сократить складские расходы.
Если бы поставщик делал отгрузки раз в месяц, тогда потребовалось бы увеличить средний товарный запас.
Идем дальше.
Средний суточный объем продаж: 317 / 30 ~ 11 штук.
За 4 дня продаем 44 штуки. Это наш неснижаемый остаток, золотая середина. Когда объем товаров на складе приблизится к этому значению, сделаем заказ на отгрузку новой партии.
Инструменты для управления товарными запасами
Всю информацию в голове не удержишь, поэтому руководители пользуются доступными инструментами управления товарными запасами.
1. Блокнот и ручка.
Раньше учет вели в бумажных журналах. Этим методом можно воспользоваться и сегодня. Каждый день считайте остатки на складе и делайте заказы у поставщиков при достижении неснижаемого остатка.
Бумажный учет актуален для магазинов, в которых товарный ассортимент не превышает 10 позиций. В остальных случаях процесс становится слишком трудоемким. На него уходит все рабочее время, а до решения стратегических вопросов руки так и не доходят.
2. Excel.
Таблицы — улучшенная версия бумажного журнала. Они избавляют от расчета среднего товарного запаса, оборачиваемости и неснижаемого остатка. По специальным формулам показатели будут рассчитываться автоматически после внесения данных об остатках.
3. Программа по учету товара.
Сегодня множество программ, которые помогают вести учет товара. Но далеко не все помогают с расчетами неснижаемого остатка и другой аналитикой по товарам. Если вы уже используете какую-то программу, то менять ее — это нежелательное занятие.
Что в этом случае делать?
Автоматизация управления товарными запасами
Прогресс породил сервисы, которые автоматизируют управление товарными запасами по методу неснижаемого остатка. Например, в КУБ24 есть модуль «ФинДиректор Товары». Он самостоятельно считает показатели на основе ваших данных по продажам, закупкам, учитывает сезонность и всевозможные акции.
В модуле доступна интеграция с 1С и с ОФД. При каждом отпуске товара на кассе остаток в системе уменьшается автоматически. А при достижении неснижаемого значения система сигнализирует о необходимости отправить поставщику заказ на новую партию.
Модуль «ФинДиректор Товары» будет вам особенно полезен, если вы хотите увеличить маржу ваших магазинов.
КУБ24 проведет анализ данных за предыдущие периоды и на основе алгоритмов, учитывающих различную специфику по товарам, даст рекомендации как по каждому товару, так и по категории товаров.
Например повысить цену на 3%, или на 7%, сделать скидку на товар, рекламировать товар, использовать в акциях и т. д.
Ну и конечно рассчитает необходимый неснижаемый остаток, которому посвящена данная статья.
Программа КУБ24 проста в использовании и все загрузки данных можно сделать самостоятельно. Но если у вас возникнут вопросы, то техническая поддержка поможет вам или сделает это за вас. Также у КУБ24 есть финансовые консультанты, которые подскажут по рекомендациям и ответят на все вопросы по финансам и управлению товарами.
Использовать аналитику или нет?
Управление товарными запасами — важный процесс для розничного магазина. Без него высока вероятность остаться без товаров, потерять клиентов и главное потерять прибыль.
В современном мире использование аналитики для управления товарным ассортиментом позволяет вам быть умнее и оперативнее ваших конкурентов. Крупные сети уже давно используют аналитику, теперь все инструменты аналитики доступны и вам.
Чтобы управление занимало минимум времени, автоматизируйте процесс. Работайте в специальных сервисах, которые станут виртуальными помощниками: посчитают показатели и создадут заказы поставщикам!
КУБ24 ФинДиректор
Сервис по контролю и планированию денег бизнеса
Как автоматизировать управленческий учет без крупных затрат?
Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию сервиса:
Начать дискуссию