На чем можно и нужно сэкономить в кризис

В разгар ковидного кризиса в России закрылось более 500 тысяч организаций и ИП. В 2022 году предпринимателей ждут новые испытания. И чтобы избежать закрытия, нужны обоснованные управленческие решения – сокращение затрат для повышения финансовой устойчивости. Далее вы узнаете, на чем бизнесу можно сэкономить во время кризиса.

На чем можно и нужно сэкономить в кризис

Общий чек-ап затрат

Сегодня — лучшее время, чтобы наладить управленческий учет и посмотреть на свой бизнес с «высоты птичьего полета». С ним все затраты станут «как на ладони» и можно будет спланировать обдуманное сокращение расходов.

Составьте перечень фиксированных расходов и подумайте, какие перевести в переменные с привязкой к фактическим результатам. Часто зарплаты менеджеров привязывают к объему продаж, столяров — к объему изготовленных изделий и т. д. Даже аренда в торговых центрах частично привязана к объему продаж, обсудите ситуацию с арендодателем, чтобы уменьшить фиксированную часть и увеличить процент по переменной части.

Например, вы обнаружите, что платите 20 000 рублей в месяц за софт, который рассчитан на штат из 120 человек. Зачем такая подписка, если в компании работает 30 сотрудников? Лучше выбрать тариф на 50 пользователей за 7 тысяч — и вуаля, ежемесячно в копилку падает по 13 000 рублей.

Без управленческого учета в оптимизации затрат никуда. Кажется, что малому бизнесу хватит простых табличек в Excel и Google Таблицах. Но с ними составление отчетов отнимает много времени, так как нужно знать формулы, разбираться в финансовых отчетах и вручную вносить данные. Поэтому лучше сразу автоматизировать управленческий учет с сервисом КУБ24 ФинДиректор. Программа сама собирает данные, разносит оплаты по статьям расходов и подсвечивает неэффективные. Это упрощает принятие решение по сокращению затрат.

Оптимизация штата

В кризис многие компании в первую очередь сокращают штат и зарплаты. В b2b- и b2c-услугах фонд оплаты труда часто превышает 70% от выручки, поэтому решение кажется очевидным. Однако, все зависит от особенностей бизнеса и результатов предварительного анализа.

Мы подготовили отдельную статью, в которой рассказываем, что делать в кризис: сокращать или увеличивать расходы на сотрудников. Обязательно почитайте, чтобы не допустить ошибок.

Формирование запасов

Сосредоточьте усилия на популярных и рентабельных товарах:

  1. Определите скорость реализации продукции за последний год по данным из внутренней системы учета.
  2. Откажитесь от товаров, которые продаются в 2-3 раза медленнее среднего показателя.
  3. Избавьтесь от остатков неходового товара. Можете устроить акцию или распродажу, чтобы быстрее «разморозить» деньги.
  4. На полученные средства закупите ликвидные позиции, чтобы не остаться без запасов в ситуации, когда логистика сильно изменилась, особенно если у вас импортный товар.

Кроме наличия запаса ходовых товаров, у этого решения есть еще одно преимущество. В сложный период вы обойдете конкурентов, которые не задумались об этом заранее. Ваши позиции улучшатся, выручка увеличится и появится возможность рассмотреть другие варианты масштабирования.

Не забывайте, что некоторые мало маржинальные позиции формируют спрос на высокорентабельные товары. Например, магазины газонокосилок допродают к основным товарам насадки и прочие расходники с наценкой 200-300%. Убрав первое звено, предприниматель лишится сверхприбыли от второго.

У КУБ24 есть блок по анализу вашей товарной номенклатуры КУБ24 ФинДиректор Товары. Достаточно загрузить данные о продажах за 3-6 месяцев и вы получите рекомендации, что делать с каждой товарной позицией или категории товаров.

Управление дебиторкой

В кризис важен каждый рубль. Нужно иметь запас для форс-мажорных ситуаций или срочного ремонта оборудования. Поэтому особенно важным становится вопрос задолженностей контрагентов, которые «съедают» оборотный капитал и лишают предпринимателей резервов.

К тому же, нет гарантий, что кризис не приведет к банкротству контрагентов. Долги таких партнеров становятся безнадежными — по сути, вы теряете собственные деньги. Полноценное управление «дебиторкой» предусматривает регулярный анализ платежеспособности контрагентов. Своевременно обнаружив проблемы, вы перестанете отгружать товары в рассрочку и избежите непредвиденных убытков.

Систематизируйте управление «дебиторкой» и создайте четкий регламент для менеджеров и других сотрудников. За выполнение или нарушение правил разработайте систему поощрений и штрафов, чтобы повысить возврат долгов.

Об эффективном управлении дебиторской задолженностью мы рассказали в отдельной статье. Следование перечисленным советам полезно даже в стабильное время, что уж говорить о кризисном. Автоматизировать работу с должниками помогут отчеты в КУБ24, которые упростят вам сбор долгов.

Отказ от невыгодных направлений

Определение рентабельности отдельной продукции, направлений и проектов вскроет много интересного. Например, вы можете обнаружить товары, которые продаете в убыток. Или найдете клиента с рентабельностью всего 2-3% при среднем показателе в 10-15%.

Для этого считают рентабельность продаж по чистой или операционной прибыли. Сначала находят среднее значение для всего бизнеса, а затем спускаются к конкретным направлениям, проектам, клиентам и товарам. Чтобы сократить расходы и повысить эффективность бизнеса, отказываются от нерентабельных позиций.

Когда у компании десятки проектов и сотни клиентов, расчет рентабельности вручную занимает массу времени и при небольшой ошибке не дает реальной картины. КУБ24 считает все сам — рентабельность по всем направлениям, клиентам и товарам. Для этого достаточно загрузить информацию по платежам из банка и/или данные из 1С. Можно посмотреть рентабельность за интересующий период, сравнить между собой разные проекты, направления и клиентов. Доступные инструменты повышают вашу личную управленческую эффективность и упрощают планирование будущих периодов.

Изменение маркетинговой стратегии

Не все рекламные каналы одинаково эффективны. Окупаемость одного может быть 200%, а второго — 50%. В среднем предприниматель видит положительный результат, но лишает себя возможности расти. И снова на сцену выходит управленческий учет: расчет ROMI по каждому каналу привлечения клиентов позволяет исключать из маркетинговой стратегии невыгодные инструменты.

В кризис минимизируют вложения в каналы, направленные на «холодную» аудиторию — баннеры на отраслевых сайтах, выставки и прочее. Основные усилия бросают на «горячих» клиентов, которые приходят, например, через контекстную рекламу.

И нельзя забывать про тех, кто уже работал с вами. По данным Semrush, вероятность повторной продажи — 60-70%, в то время как первой — 5-20%. Причем в первом случае средний чек зачастую выше на 31%.

Пошаговый алгоритм:

  1. Загрузите данные по рекламным каналам в КУБ24.
  2. Рассчитайте ROMI по каждому каналу привлечения клиентов.
  3. Откажитесь от каналов, которые не окупаются.
  4. Перераспределите бюджет: выделите больше средств для рентабельных каналов.
  5. Продолжайте отслеживать показатели с помощью удобных графиков, чтобы своевременно корректировать стратегию.

Кстати, многие в кризис отказываются от поискового продвижения. Да, этот инструмент не дает быстрых результатов. Но он становится основой интернет-продвижения. SEO приносит результаты даже спустя несколько лет после окончания работ. Для минимизации расходов можно переключиться с дорогих высококонкурентных запросов на низкочастотные. Продвижение по ним требует минимум усилий и инвестиций.

Минимизация общехозяйственных расходов

На общехозяйственные расходы внимание обращают в последнюю очередь, потому что в месячном разрезе они минимальны:

  • бумага — 3 000 рублей;
  • кофе — 2 000 рублей;
  • печенье — 4 000 рублей;
  • фрукты — 5 000 рублей;
  • и другие.

В совокупности они могут достигать 150-200 тысяч рублей в месяц! И это отличный источник экономии средств и выделения бюджетов на более важные процессы.

Общехозяйственные расходы реально сократить на 40-50%:

  1. Составьте список общехозяйственных расходов.
  2. Выберите, какие статьи исключить полностью, а какие оставить без изменений.
  3. Продумайте варианты сокращения оставшихся расходов. Например, договоритесь с поставщиком воды для кулеров о скидке.

В КУБ24 расходы можно делить на категории. Предприниматели в режиме реального времени видят, сколько денег потрачено на общехозяйственные нужды. Поэтому не теряются даже маленькие суммы на бумагу, кофе и т. д.

Решения по наитию в кризис — проигрышный вариант. Любое сокращение затрат нужно начинать с их анализа. Начните принимать решения и планировать деятельность на основе данных — без эмоций и безосновательных предположений. Сделайте первый шаг — загрузите данные по бизнесу в КУБ24 и вы поймете, на чем можно «сэкономить миллион».