Пять шагов к эффективному управленческому учету

В июне 2021 года в «КУБ24 ФинДиректор» обратился предприниматель из Челябинска. Его компания работала шесть лет, имела хорошую репутацию и широкую клиентскую базу. Но в последний год прибыль снижалась от квартала к кварталу, и это не было последствием ковидного периода.

Пять шагов к эффективному управленческому учету

Весь контроль финансов сводился к бухгалтерскому учету и запутанным Excel-таблицам. Мы автоматизировали управленческий учет – спустя год прибыль выросла на 38%. Проблема крылась в неэффективном использовании рекламного бюджета, поддержке «убыточных» клиентов и воровстве в закупках.

На все вопросы ответили новые отчеты. Были найдены точки роста и смежные пути развития. Но управленческий учет – это не волшебная палочка. Ведение отчетов и анализ требуют времени, сил и компетенций. А ведь его еще нужно внедрить. Именно об этом сегодня и поговорим.

Зачем нужен управленческий учет?

По отчетам управленческого учета руководители оценивают эффективность предприятия, прогнозируют будущие периоды, планируют деятельность и находят точки роста.

Автоматизация и составление планов по текущим данным — это драйвер роста для вашего бизнеса. Как только перейдете с цифрами на «ты», прибыль начнет расти семимильными шагами.

Часто без системы отчетов складывается ощущение мнимого успеха. Например, в достатке денег, прибыльности и развитии. Но фактически дефицит средств покрывает поток новых клиентов, а бизнес терпит убытки.

Бухгалтерский учет оставляет без ответов многие вопросы. Пробелы заполняют управленческие отчеты. Внедрение системы требует времени и сил. И чтобы оптимизировать ваши затраты, мы предлагаем пошаговый алгоритм создания управленческого учета на предприятии.

Пять шагов к эффективному учету

1. Диагностика текущего учета

Начните с анализа текущей ситуации:

  • какие отчеты уже формируете;
  • кто несет ответственность;
  • какие данные используете.

По результатам диагностики составьте план, чтобы привести в порядок текущую систему. Она станет основой полноценного управленческого учета. 

Отчетами должны заниматься 1-2 человека – например, руководитель и финансист (экономист). В фирмах побольше задачу делегируют финансовому директору. 

Когда управленческий учет ведут три, пять и более лиц, конфиденциальная информация становится доступной всем. Это может навредить бизнесу – например, данные попадут к конкурентам или ваш сотрудник захочет вас пошантажировать.

Когда подготовите систему, разработайте бизнес-процесс. Зафиксируйте правила и порядок ведения отчетов. Это исключит разночтения и ошибки в отражении данных. Например, когда сотрудники по-разному учитывают накладные и прямые расходы.

2. Определение необходимых отчетов

Сначала постройте фундамент системы:

  1. Отчет о движении денежных средств – отражает денежные потоки организации. Упрощает планирование использования денег, предотвращает кассовые разрывы.
  2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) – демонстрирует финансовый результат.
  3. Управленческий баланс (УБ) – показывает соотношение активов и пассивов на конец выбранного периода.

Когда будет готов фундамент, займитесь расширением. Универсальных решений нет, все зависит от особенностей бизнеса. Главное, чтобы вспомогательные отчеты упрощали принятие управленческих решений.

Например, мы продаем аксессуары для автомобилей нескольким небольшим магазинам, которые платят нам 100% по предоплате. В этом случае отчет о дебиторской задолженности значения для нас не имеет. 

Мы сосредоточимся на контроле запасов сырья, готовой продукции и закупках, чтобы своевременно выполнять заказы клиентов. Ведь их у нас не много, и потеря каждого существенно отразится на финансовых результатах. 

Но если у вас много контрагентов, работаете в рассрочку, тогда отчеты по кредиторской и дебиторской задолженности играют важную роль. Поэтому обязательно прочитайте нашу статью про автоматизацию анализа долгов покупателей. 

3. Определение ключевых метрик

Сводите управленческие отчеты к показателям, которые обобщают данные и позволяют делать оперативные выводы о «здоровье» бизнеса.

Базовый набор:

  1. Чистая прибыль. Разница между доходами и расходами с учетом налогов. Ключевая метрика. Ваши действия должны быть направлены на его улучшение.
  2. Рентабельность. Отражает эффективность использования ресурсов. Соотношение прибыли и выручки.
  3. Стоимость привлечения клиента. Показывает затраты на одного покупателя – соотношение рекламных расходов и количества сделок. Отражает эффективность маркетинга. 
  4. Конверсия. Соотношение сделок и количества обращений в компанию. Полезен в А/Б-тестах, например, при доработке сайта или промоматериалов. 
  5. Средний чек. Соотношение выручки и количества продаж. Помогает прогнозировать и планировать будущие периоды. Упрощает моделирование различных ситуаций и разработку антикризисных планов.

Остальные метрики зависят от особенностей предприятия и сферы деятельности. Например, онлайн-сервисы следят за жизненной ценностью клиентов (LTV) и процентом незавершенных оплат. А производственные предприятия оценивают рентабельность активов.

Показатели помогают своевременно выявлять проблемы, а отчеты — находить причины проблем и планировать дальнейшие действия.

Малому и среднему бизнесу достаточно 5-7 ключевых метрик. Когда их становится 10-15, на менеджеров (или на вас лично) сваливается высокая нагрузка. Получается обратный эффект — снижается качество решений. Отсюда вытекает нерациональное использование ресурсов и невыполнение ключевых обязанностей.

4. Определение подхода в планировании

На основе отчетов и метрик планируйте бюджеты и платежный календарь, чтобы избежать перерасхода и кассовых разрывов. 

Раньше предприниматели составляли годовые планы, затем спускались к полугодиям, кварталам, месяцам и даже неделям. Сегодня долгосрочное планирование лишено смысла. В условиях высокой неопределенности 1-2 месяца – оптимальный горизонт планирования.

Бюджеты нужны для постановки задач командам. Для формирования пользуются двумя способами:

  • «Сверху». Руководитель составляет генплан и направляет руководителям подразделений, чтобы команды спланировали свою деятельность. 
  • «Снизу». Команды составляют бюджеты и направляют руководителю. На их основе он формирует генплан.

У обоих подходов есть плюсы и минусы. Первый оптимизирует временные затраты. Второй точнее, ведь люди на местах объективнее оценивают потребности для выполнения глобальных задач. Попробуйте оба на практике и остановитесь на том, который даст лучшие результаты.

5. Автоматизация учета 

Многие руководители ведут управленческие отчеты в Excel. Автоматизацией называют расчет показателей по формулам и суммирование доходов и расходов по статьям. Это действительно проще бумажных записей, но далеко от идеала.

Представьте, сколько времени нужно потратить, чтобы вести учет в разрезе отдельных проектов и клиентов:

  • отражать выручку и связывать расходы;
  • учитывать затраты на персонал;
  • рассчитывать прибыль или рентабельность;
  • сводить данные в единый отчет, чтобы найти «похитителей» прибыли.

И это еще не говоря о том, что таблицы получаются огромными. Обучение новых сотрудников работе с ними становится неподъемной задачей.

Ручной работы остается очень много. А если компания работает с десятками проектов и клиентов? Тогда учет становится неточным и поэтому просто нецелесообразным.

«КУБ24 ФинДиректор» автоматизирует управленческий учет по-настоящему. Руководителю остается принимать объективные решения на основе анализа, который делает КУБ24.

В сегодняшнем мире цифровизации, принимать решения только на основе своей бизнес интуиции, без учета текущих данных по компании и их анализа, ведет вас к проигрышу в борьбе с конкурентами. Важно быть среди первых на вашем рынке, кто начнет принимать решения, основываясь на цифры, факты и анализ.