Зачем бухгалтеру цифровой помощник?

Зачем бухгалтеру цифровой помощник?

Речь в статье пойдет о том, какую пользу приносят программные роботы, решающие бухгалтерские рутинные задачи. Однотипные операции, которые выполняет человек за компьютером, легко перекладываются на так называемых цифровых сотрудников, которые по сути являются программами, имитирующими работу человека в информационных системах (любая корпоративная программа), офисных приложениях (Word, Excel) и web-ресурсах (сайты, электронная почта).

В бухгалтерии подобной работы много — от ввода первички и обработки электронной почты до построения консолидированной отчетности из нескольких систем.

Экономия FTE — самый понятный эффект от роботизации. Но не будем забывать и о других составляющих эффективности роботов — таких как, исключение ошибок, связанных с человеческим фактором, возможность непрерывной работы, ускорение бизнес-процессов и повышение их надежности. Кроме этого, роботизация позволяет получать новые необходимые инструменты для работы бухгалтера, без изменения или перевнедрения существующей учетной системы. Все эти факторы сложно выразить в денежном эквиваленте, но они существенны.

О каждом из них расскажем в нашей статье на примере конкретных роботов, разработанных на платформе Lexema-RPA.

Начнем с самого распространенного, типового робота.

Обработка первичных документов

Что делает робот:

  1. Формирует поток входящих первичных бухгалтерских документов — сканирование в потоковом режиме, скачивание pdf-файлов из ЭДУ или с определенного адреса электронной почты компании. Распознает содержание с помощью сервиса ABBYY.
  2. Классифицирует тип первичных документов (Торг-12, счет-фактура, УПД, Акт выполненных работ и т.д.), запускает в зависимости от разных сценариев процесс по их обработке.
  3. Распознает реквизиты документов и находит соответствие в корпоративных справочниках. На этом этапе подключается искусственный интеллект, ведь наименования во входящих документах и в учетной системе компании не всегда совпадают. Робот ищет соответствия и подбирает коды.
  4. Создает и заполняет данными документ в учетной системе компании.
  5. Привязывает скан-образ к документу учетной системы.
  6. Сохраняет скан-образы в Архиве компании, если такой существует, либо сам выступает в качестве архива первичных документов с разграниченными правами доступа к ним.

Экономия FTE:

Сразу отметим, что подобный робот необходим в компаниях с действительно большим потоком входящих бухгалтерских документов — от 5 тысяч в месяц. Для этого количества и произведем расчет. Примем, что стоимость сотрудника со всеми налогами и накладными расходами 50000 руб. Конечно, это условная сумма и нужна нам просто для примера, при необходимости её можно заменить на конкретную зарплату в вашей компании.

На обработку одного входящего документа в среднем требуется 5 минут, тогда в месяц на 5000 штук — 72 дня, это 4 FTE или (помним про условную зарплату в 50000 руб.) 200000 рублей. Такую сумму тратит компания ежемесячно на обработку 5000 входящих документов.

При роботизации процесса на этом участке работы будет задействован лишь один сотрудник с контролирующей функцией. Стоимость робота по обработке первички, реализованного на платформе Lexema-RPA, составляет примерно 360000 рублей, с учетом затрат на лицензию, разработку, тестирование, тех. поддержку. Экономит он 3 FTE в месяц, или 150 000 руб. Понятно, что окупится он через 360 000 : 150 000 = 2,4 месяца.

Следующий робот разработан для ООО «Газпром бурение».

Формирование и согласование исходящих счетов-фактур

Роботизации подлежал процесс формирования и согласования исходящих счетов-фактур в 1С на основании Excel-форм КС-2, КС-3, полученных от кураторов договоров. Состоял это процесс из трех этапов:

  1. Кураторы договоров отправляли файлы Excel КС-2, КС-3 на электронную почту в бухгалтерию.
  2. Бухгалтеры на основании этих писем вносили данные в Расход товаров и услуг и Исходящий счет-фактуру в учетной системе 1С, сохраняли счет-фактуру в файл Excel и отправляли обратно кураторам на согласование.
  3. Кураторы получали по электронной почте первичные документы и согласовывали их.

Такой же процесс запускался, когда требовалось внести изменения в уже существующих документах.

Программный робот взял на себя задачу бухгалтера.

Что делает робот:

  1. Получает по электронной почте от кураторов Excel файлы КС-2, КС-3.
  2. Проверяет полученные файлы на корректность (наличие необходимых реквизитов, соответствие сумм).
  3. Заполняет в 1С документы Расход товаров и услуг, Исходящий счет-фактуру.
  4. Сохраняет счет-фактуру в Excel файл.
  5. Сохраняет этот файл в папку и отправляет его по электронной почте бухгалтеру и куратору.

Если требуется корректировка уже созданных в 1С Исходящего счета-фактуры и Расхода товаров и услуг, то робот на входе получает их номера и даты, новые КС-2 и КС-3. На основании этих данных находит документы в учетной системе, правит их и отправляет новые отчеты адресатам.

Ускорение бизнес-процесса:

До роботизации процесс формирования и согласования исходящих счетов-фактур занимал порядка двух рабочих дней. Теперь эта работа делается за 20 минут. Это существенное ускорение приводит к повышению оборачиваемости процессов, быстрее выставляются счета и поступают деньги на счет компании.

Еще один пример — робот для ПАО «ОДК-УМПО».

Формирование резервов по сомнительным долгам

Бухгалтер проверяет организации на благонадежность. Оценка финансового состояния проводится на основании показателей финансовой устойчивости. Данные бухгалтерских балансов организаций берутся из облачного сервиса Спарк. Эта задача отнимала огромное количество времени, поскольку список контрагентов у ПАО «ОДК-УМПО» внушительный. Робот взял на себя выполнение этой рутинной задачи.

Что делает робот:

  1. Считывает ИНН из Excel файла, который передает бухгалтер.
  2. Открывает в браузере облачный сервис Спарк.
  3. Последовательно вводит каждый ИНН и скачивает данные из балансов организаций.
  4. Вносит данные балансов в Excel-таблицу и рассчитывает показатели финансовой устойчивости.

Повышение надежности процесса:

Кроме очевидной экономии времени бухгалтера данный робот исключает ошибки, связанные с человеческим фактором. Обрабатывается большой объем информации, по каждой организации совершается расчет финансовых показателей, программа работает по четкому отлаженному алгоритму, не допуская опечаток и ошибок.

Последний кейс, который мы рассмотрим в нашей статье:

Формирование консолидированной оборотно-сальдовой ведомости

Этот робот просто незаменим в организациях с холдинговой структурой, где в каждом подразделении работает своя учетная система. Разрабатывать общую надстройку над всеми программами может быть сложно по техническим или финансовым причинам. Бухгалтеры вынуждены собирать сводную отчетность вручную в Excel.

Что делает робот:

  1. По указанному бухгалтером счету формирует в каждой учетной системе ОСВ и выгружает отчет в Excel.
  2. Объединяет все отчеты, учитывая все аналитики, в одну сводную таблицу.

Интеграция информационных систем:

Самый главный эффект от данного робота — объединение данных из разрозненных программ. Для интеграции не требуется перевнедрения программного обеспечения холдинга.