Проблемы согласования документов в дистанционных командах
Даже когда вся команда работает в офисе, процесс согласования документов считается не самой простой процедурой. Как правило, каждый подлежащий согласованию документ проходит несколько стадий проверки и одобрения, подвергается обсуждению и изменениям. Свою роль играет и человеческий фактор: в процессе согласования в документе могут появиться ошибки, а сама процедура нередко затягивается во времени.
При удаленном формате работы все риски многократно возрастают. Отсутствие эффективной процедуры влияет и на скорость, и на качество согласования, а в конечном итоге и на результаты работы компании. В частности, компаниям приходится сталкиваться с такими проблемами как:
отсутствие прозрачности процесса согласования;
конфликт версий документа;
нарушение конфиденциальности;
задержка обратной связи.
Поговорим о них подробнее. Одна из самых распространенных проблем — «непрозрачность» процесса. Отследить, на какой стадии находится документ на данный момент, кем были внесены изменения, а также обеспечить соблюдение регламента, становится невозможно. Потеря прозрачности в процессе согласования приводит к тому, что участники процедуры избегают ответственности и в целом создает условия для различных злоупотреблений.
Появление несогласованных версий — еще одна проблема, возникающая из-за параллельной работы нескольких сотрудников, одновременно редактирующих один документ. В результате появляется несколько версий, отличающихся набором правок. Несогласованность версий приводит к ошибкам и замедлению рабочего процесса, а иногда и к возникновению правовых рисков. Кроме того, возрастает нагрузка на сотрудников.
Нередко компаниям приходится сталкиваться и с нарушением конфиденциальности. Передача документов по незащищенным каналам приводит к раскрытию конфиденциальной информации. При отправке документов через мессенджер или почтовый сервис нужно быть готовым к тому, что доступ к ним может получить не только адресат, но и злоумышленники.
И, конечно, ожидаемо возникают сложности с коммуникацией. Отсутствие реакции на отправленный документ тормозит всю дальнейшую работу, а если это происходит на постоянной основе, длительное согласование документации негативно сказывается на эффективности работы компании в целом.
Как маршруты согласования помогают соблюдать регламент даже без физического офиса
Обеспечить качественное и быстрое согласование невозможно без структурирования процесса, соблюдения регламента и тщательного контроля за ходом движения документов и внесением изменений. Решить эту задачу позволяет автоматизация согласования: она одинаково эффективна для компаний, использующих различные форматы работы — традиционный офисный, гибридный или удаленный.
Согласовать документы быстро и без ошибок поможет сервис «Листоход». Благодаря маршрутам согласования проверка документации и принятие решения происходит эффективно и без затягивания сроков. Система гарантирует прозрачность процесса на каждом из этапов. За счет этого минимизируются риски потери данных, возникновения конфликта версий и появления в документе недостоверной информации. А для защиты документации сервис «Листоход» использует шифрование, поэтому пользователи могут быть уверены в высоком уровне безопасности даже при удаленной работе.
Итак, автоматизация предусматривает создание маршрутов движения документов. Они обеспечивают последовательное прохождение всех этапов, а сам маршрут представляет собой порядок, по которому документ проходит согласование.
Одно из главных преимуществ автоматизации в том, что она делает процесс согласования максимально эффективным вне зависимости от того, как работает команда — в офисе или на удаленке. Главное — задать последовательность этапов, и документ в автоматическом режиме отправится участникам процесса в определенном порядке. Благодаря этому исключается вероятность нарушения регламента: каждый сотрудник знает, когда ему нужно доработать или утвердить документ.
Уведомления, дедлайны и контроль версий: как это работает в дистанционной команде
Инструмент | Что это? | Особенности | Результат |
Уведомления | Моментальные уведомления на электронную почту участникам процесса обо всех значимых событиях: запросах на согласование, новых комментариях к своим документам, удалении и добавлении пользователя, завершении процесса и других действиях. | Пользователям системы «Листоход» доступна гибкая настройка уведомлений: сотрудники могут выбрать, о каких именно событиях они хотят получать информацию. Если система интегрирована с Битрикс24, уведомления также отправляются в центре уведомлений Битрикс24. | Даже если сотрудник работает вне офиса, он своевременно получает информацию о событиях в системе и поставленных перед ним задачах. |
Установление дедлайнов | Инструмент для установления конкретного срока, к которому должна быть выполнена задача. В сервисе «Листоход» срок можно установить на весь маршрут или на каждый этап. | Система контроля в сервисе «Листоход» отслеживает выполнение каждой задачи и напоминает сотрудникам о дедлайнах. Автоматическая эскалация передает задачу руководителю, если исполнитель не укладывается в срок. | Установление дедлайнов помогает организовать работу всех участников согласования, расставить приоритеты и своевременно завершить выполнение задачи. |
Контроль версий | Инструмент, позволяющий отслеживать изменения в документах и при необходимости возвращаться к предыдущим версиям. | Все версии документа доступны в любой момент. | Позволяет избежать путаницы с различными версиями и обеспечивает сохранность информации. |
Настраиваем цепочку согласования для удаленных сотрудников
Указываем название маршрута, добавляем его описание.
Выбираем схему согласования маршрута: последовательную (отправка документа следующему участнику только после его согласования предыдущим) или параллельную (одновременная отправка документа на согласование всем участникам).
Добавляем количество этапов и указываем участников процесса с назначением их ролей: Исполнить, Согласовать или Ознакомиться.
Устанавливаем сроки (для каждого этапа или на весь маршрут).
Сохраняем маршрут.
Обратите внимание: сервис «Листоход» позволяет сохранять созданные маршруты согласования для дальнейшего использования. Причем в сохраненные маршруты при необходимости можно вносить изменения.
Сервис «Листоход» доступен из любой точки мира: система ориентирована на работу с удаленными сотрудниками независимо от их местонахождения. Процесс согласования документов идентичен для всех участников процесса. «Листоход» дает возможность согласовывать документацию так же, как если бы сотрудники находились в офисе.
Как руководитель может проконтролировать согласование документов удаленными сотрудниками
Автоматизация делает процесс согласования максимально прозрачным: в любой момент можно отследить, на каком этапе находится документ, какие изменения были внесены, соблюдаются ли сроки. В сервисе «Листоход» также предусмотрены три вида отчетов для руководителей: о нарушениях регламента согласования, о несогласованных документах и о статистике использования системы.
Оправданы ли затраты на автоматизацию согласования с точки зрения финансов
Автоматизация согласования — это не только ускорение бизнес-процессов, повышение производительности и минимизация рисков, но и экономия. Затраты на бумагу, печать и, главное, на логистику являются достаточно существенными. Если же вместо отправки бумажных версий документов (например, при помощи курьерской службы) вы решите пользоваться мессенджерами, электронной почтой и другими незащищенными каналами, существенно возрастают риски раскрытия конфиденциальной информации. И это также в конечном итоге ведет к финансовым убыткам.
Автоматизация согласования позволяет избежать всех этих расходов и убытков. Тем более что она является достаточно экономичным решением и не требует дополнительных затрат на внедрение.
Существует ли риск потери актуальной версии документа
При так называемом «ручном» согласовании участники команды могут параллельно редактировать разные версии одного и того же документа. В результате определить, какая редакция является актуальной, становится невозможно.
Сервис автоматизации согласования полностью решает эту проблему: документ направляется участникам процесса в заданном порядке, а все изменения отображаются в системе. Также можно в любой момент просмотреть историю изменений.
Получите бесплатную консультацию
Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании
Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:
Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFG67RzQ
Начать дискуссию