Перевозка

Как упростить учет в логистике

Грамотная организация логистических процессов, оперативный документооборот и автоматизация на всех этапах грузоперевозок сводят к минимуму рутинные операции, позволяют бухгалтеру вовремя и корректно отражать в учете факты ФХД.
Как упростить учет в логистике
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Особенности учета в логистике

Логистика — это сложносоставная система мер и процессов по организации эффективного движения ресурсов. Поэтому и учет в логистике сложный, в нем есть много нюансов:

  • Любая отправка транспорта в рейс требует заключения договора-заявки на услуги по перевозке, подготовки путевого листа, доверенности, иногда нужны пропуска. Подписание договора занимает от нескольких часов до нескольких дней.

  • Часто для отправки одного груза компания вынуждена заключить несколько договоров: непосредственно на перевозку, а также на сопутствующие услуги — страхование, погрузку, разгрузку. 

  • Важно правильно заполнять товаросопроводительную документацию, чтобы у водителя не возникало проблем на дороге при проверках сотрудниками ГИБДД и при прохождении таможенных постов. Плюс несоответствие отгруженного товара позициям в накладной или УПД затрудняет, а часто делает невозможной приемку товара. Водитель вынужден возвращать груз отправителю.

  • Если во время транспортировки товар испортился или потерял товарный вид, бухгалтеру придется вносить изменения в отгрузочные документы.

  • Скорость оборота денег напрямую зависит от скорости документооборота, а он в свою очередь от дальности перевозки, если стороны не используют ЭДО. Получатель груза не оплатит товар, пока не получит накладную и не сверит фактическую поставку с заявленными в накладной позициями.

  • Возврат подписанных получателем груза бумажных документов растягивается на очень длительное время, так как часто после разгрузки водитель не возвращается к отправителю груза, а выполняет другие заказы. Соответственно, бухгалтер вынужден отражать отгрузки в учете задним числом, торопясь, и сдвигая приоритеты, что увеличивает число бухгалтерских ошибок. 

  • Водители часто теряют, пачкают и путают документы. Их восстановление занимает время, что также приводит к несвоевременному отражению в учете, ошибкам и авралу.

Чем крупнее организация, тем больше у нее документооборот, и тем сложнее отследить движение бумажного документа. Да и с электронными могут возникать сложности. Потерять или упустить из виду документ — частое явление, когда у компании много контрагентов, так как легко не заметить нужное письмо в общем потоке. А если организация использует несколько операторов ЭДО, также нужно помнить, на какой платформе с каким партнером осуществляется документообмен.

А когда что-то идет не по плану, бухгалтеру, логисту и другим ответственным за это направление работникам приходится звонить, писать электронные письма перевозчику, кладовщикам, бухгалтерам грузополучателя, подключать административный ресурс, чтобы разобраться, на каком этапе товаро- и документооборота произошел сбой. Ситуация усложняется, когда отправитель и получатель расположены в разных часовых поясах или рабочие графики заинтересованных подразделений обеих сторон не соответствуют.

Как упростить учет в логистике

Оптимизировать и упростить учет в логистике помогут автоматизация и цифровизация всех процессов, которые составляют логистическую цепочку. А свести к минимуму ошибки в бухгалтерском и налоговом учете, а также проводки задним числом можно только при условии, что отгрузочные и сопроводительные документы поступают в бухгалтерию сразу после того, как получатель примет товар и подпишет документы. Поэтому введение электронного документооборота в грузоперевозках поможет убить двух зайцев одновременно. 

MasterTMS позволяет автоматизировать документооборот и освободить время логистов и бухгалтеров для других задач. Создание, подписание и отправка договоров-заявок, доверенностей, накладных и прочих документов происходит буквально за пару кликов. А интеграция с учетными программами компании через API позволит избежать ошибок при переносе данных: номенклатура, контрагенты, адреса погрузки и доставки пересылаются автоматически.

В системе MasterTMS отображается информация о:

  • запланированных и завершенных перевозках, о машинах в рейсе;

  • доверенных перевозчиках и тех, что ждут аккредитации;

  • грузах, сотрудниках, адресах и прочее.

Все документы по каждой перевозке легко доступны — их можно быстро подписать, отправить, а при необходимости «поднять». Так же быстро  сформировать отчеты и акты сверки.

Цифровое решение MasterTMS системно решает задачи, которые возникают при организации грузоперевозок: от диспетчеризации и дозагрузки полупустого транспорта мониторинга и маршрутизации с помощью искусственного интеллекта.

Кроме того, улучшить корпоративную логистику и сократить на нее расходы помогает разыгрывание рейсов на аукционах в MasterTMS. Недавно мы проанализировали 10 000 заявок, размещенных грузовладельцами в нашей системе, и посчитали экономию, которую они получили, благодаря использованию аукционов на понижение цены. Компании смогли сэкономить более 10 млн рублей. Исследование показало: размещение заявок на аукционах позволяет сократить транспортные расходы в среднем на 9%. В отдельных случаях стоимость заявок снижалась даже на 40%.

MasterTMS делает гибкую систему, которая легко подстраивается под нужды компаний из разных отраслей экономики. Это единое окно работы для бухгалтеров и финансистов, логистов и диспетчеров, перевозчиков и водителей. Заказать презентацию решения можно здесь.

Система управления грузоперевозками с функциями финмониторинга, учета и управления

Получите продукт, настроенный под ваши потребности:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ТН ЦИФРОВАЯ ЛОГИСТИКА», ИНН: 9702036830, erid: LjN8JwfHh

Начать дискуссию

«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее

Компании, которые обмениваются бумажными документами с контрагентами, знают, сколько головной боли это приносит. Сначала нужно подготовить документы у себя, потом отправить их курьером или почтой и ждать, пока их доставят. А потом бывает и так, что документы не возвращают, и приходится проходить весь путь заново. С такой проблемой к нам обратилась Валерия Шентова. Рассказываем, как при помощи СБИС мы помогли наладить документооборот. 

«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как бухгалтеру уйти в «аут». Как стартовать, где искать клиентов, на чем зарабатывать

Тема аутсорсинга стала популярной еще в пандемию, но и сейчас бухгалтерский аутсорс сохраняет свою актуальность, как у бухгалтеров, так и у предпринимателей. Расскажем, как не допустить ошибок при выходе из найма.

Как бухгалтеру уйти в «аут». Как стартовать, где искать клиентов, на чем зарабатывать
Проверки

С проверяющими можно будет заключить соглашение

Сенаторы обсудили подготовку изменений в федеральный закон «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в РФ» в части регулирования перехода на риск-ориентированный подход при проведении контрольных и надзорных мероприятий».

Лучшие спикеры, новый каждый день

Как бухгалтеру перестать бояться технологий и начать их использовать

Приходилось ли вам ощущать себя несовременным в мире, где ежедневно появляются новые устройства, программы и облачные сервисы? Страх новых технологий присущ людям разных профессий и возрастов. Бухгалтеры тоже сталкиваются с этой проблемой. Рассказываем, как перестать бояться технологий и обратить их себе на пользу.

Как бухгалтеру перестать бояться технологий и начать их использовать

Как оплачивать сверхурочную работу по новым правилам: изменения с 1 сентября 2024 года

В апреле 2024 года опубликовали закон, по которому оплата за сверхурочную работу должна включать компенсационные и стимулирующие выплаты. Закон начнёт работать 1 сентября 2024 года, но есть рекомендации применять новый порядок расчёта уже сейчас.

Как оплачивать сверхурочную работу по новым правилам: изменения с 1 сентября 2024 года

Открытые данные ФНС о компаниях теперь открыты намного меньше времени

ФНС сократила срок хранения открытой информации об организациях с года до одного месяца.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

ФНС утвердила регламент проверок на НДФЛ выигрышей до 15 000 рублей

Налоговики будут контролировать выплаты выигрышей, а также проверять данные физлиц, которые получили меньше 15 000 рублей от операторов лотерей.

Маркировка для розницы и требования по ККТ, ОФД. Ответы на популярные вопросы 

Разбираем распространенные вопросы, которые задают розничные продавцы маркированной продукции.

Маркировка для розницы и требования по ККТ, ОФД. Ответы на популярные вопросы 

Ликвидация ООО 2024: порядок правильной ликвидации общества с ограниченной ответственностью

Процедура ликвидации ООО не составит сложности, если придерживаться правильного порядка закрытия компании. Настоящая статья расскажет поэтапно о процедуре добровольной ликвидации и обратит ваше внимание на возможные «подводные камни», возникающие в процессе.

Ликвидация ООО 2024: порядок правильной ликвидации общества с ограниченной ответственностью

Европейский бизнес, работающий в РФ, хочет участвовать в обсуждении налоговых изменений

В Госдуме началось детальное обсуждения совершенствования налогового законодательства и изменений в НК.

Определена дата больших парламентских слушаний по изменениям в НК

23 мая в Госдуме пройдут большие парламентские слушания по совершенствованию налогового законодательства РФ.

Впервые на рынке появился биржевой фонд для инвестиций в IT

«Тинькофф Капитал» запустил биржевой фонд, инвестирующий в акции публичных технологических компаний России.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Разработки исследовательских центров по искусственному интеллекту применяет бизнес

12 исследовательских центров, созданных при поддержке правительства, представили результаты своей работы за 2023 год.

ВЭД

Новые сложности с оплатой грузов из Китая

Бизнес не сможет получить отсрочку оплаты за перевозимые по железной дороге грузы из Китая. Товары не отправят в РФ до тех пора, пока деньги не поступят в КНР.

Для бизнеса сделают выгодными вложения в НИОКР

По мнению президента Торгово-промышленной палаты (ТПП) РФ Сергея Катырина, совершенствование налогового законодательства должно стимулировать инвестиции бизнеса в научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР).

Как бухгалтеру автоматизировать работу с клиентами

Надоело тратить часы, чтобы собрать всю информацию по клиенту, удобно ее структурировать и оформить каждый документ? Мы расскажем как автоматизировать эту работу и выполнять все эти действия в 2 клика.

Как бухгалтеру автоматизировать работу с клиентами

Глава комитета ГД по налогам объяснил, что значит «справедливая налоговая система»

Совершенствование налоговой системы — это важная часть работы над национальными проектами, отметил председатель комитета Госдумы по бюджету и налогам Андрей Макаров.

НДФЛ

По приказу ФНС 2023 года справку о доходах и удержанном НДФЛ за 2023 год не выдают

ФНС разъяснила, по какой форме работодатель должен выдать Справку о доходах и суммах налога физического лица (форма по КНД 1175018) за 2023 год в случае обращения за ней работника после 9 апреля 2024 года.

Воронка продаж: зачем нужна и как построить

Практически любая сделка происходит примерно так. Клиент видит информацию о товаре или услуге — допустим, в рекламе Яндекса. Переходит по объявлению, если предложение на сайте интересно, звонит или оставляет заявку. Дальше за дело берется менеджер или сам собственник в зависимости от размера компании. 

Воронка продаж: зачем нужна и как построить

Интересные материалы

Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС

Представительские расходы — неотъемлемая часть бизнеса, особенно в контексте ведения деловых переговоров и привлечения новых клиентов. Однако, их оформление и учет могут стать камнем преткновения, который приведет к серьезным проблемам с налоговой службой. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учитывать, чтобы избежать неприятностей.

Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС