Самое главное:
О заключении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем нужно уведомить МВД не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора.
С 1 сентября 2026 года используется форма из приложения № 7 к приказу МВД № 290.
Уведомление формируется отдельно на каждого иностранного сотрудника.
Перед отправкой важно проверить не только персональные данные, но и сведения о работодателе, договоре и месте работы.
В Мигрантекс часть этой работы можно перенести в единый процесс: кадровое событие связывается с данными сотрудника и отчетностью МВД.
Бесплатно составьте уведомление в МВД за несколько минут!
Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:
Что нужно для уведомления
Главная проблема ручного заполнения — данные находятся в разных источниках. Часть сведений берется из документов иностранца, часть — из трудового договора, часть — из реквизитов компании.
Перед формированием уведомления стоит проверить:
Что проверить | Откуда брать данные |
ФИО, дата рождения, гражданство | Документы иностранца |
Паспортные данные | Документ, удостоверяющий личность |
Основание для работы | Патент, разрешение на работу или иной документ |
Сведения о договоре | Трудовой договор или ГПД |
Срок договора | Договор |
Сведения о работодателе | Карточка организации |
Регион работы | Условия трудоустройства |
С 1 сентября 2026 года уведомления о заключении договора подаются по новой форме МВД. Для срочного договора указывается период его действия, для договора на неопределенный срок предусмотрена отметка «Бессрочный».
Как составить уведомление быстрее
При ручном процессе специалист сначала открывает личное дело сотрудника, затем договор, документы компании и форму МВД. После этого одни и те же сведения переносятся в уведомление и перепроверяются.
В Мигрантекс этот процесс можно связать с кадровым событием.
Если сведения и документы сотрудника уже внесены в его профиль в Мигрантекс, их не нужно каждый раз заново собирать из разных источников. Для отчетности МВД создается черновик, который специалисту остается проверить и подготовить к подаче. В системе отчеты можно просматривать и выгружать в Excel.
Важно: Мигрантекс помогает подготовить и контролировать уведомление, но сам факт подачи в МВД остается отдельным действием работодателя.
Как правильно подать уведомление в МВД
По приказу № 290 уведомление можно:
представить непосредственно в МВД;
направить заказным письмом с уведомлением о вручении;
подать в электронной форме через Госуслуги.
Уведомление оформляется отдельно на каждого иностранца.
И здесь появляется еще одна важная задача — сохранить подтверждение подачи.
Недостаточно иметь заполненный файл в папке. При проверке компании важно подтвердить, что уведомление действительно было направлено в установленный срок.
В Мигрантекс к отчетности можно привязать статус и сохранить подтверждение отправки. В результате кадровое событие, подготовленное уведомление и доказательство его подачи остаются в одной истории сотрудника.
Получите чек-лист порядка приема на работу иностранного гражданина
Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:
Что будет за ошибку или пропущенный срок
Ответственность по ч. 3 ст. 18.15 КоАП может наступить не только при полном отсутствии уведомления, но и при нарушении порядка, формы или срока его подачи.
Где совершено нарушение | Должностное лицо | Юридическое лицо |
Большинство регионов России | 35 000–50 000 ₽ | 400 000–800 000 ₽ либо приостановление деятельности на 14–90 суток |
Москва, Санкт-Петербург, Московская и Ленинградская области | 35 000–70 000 ₽ | 400 000–1 млн ₽ либо приостановление деятельности на 14–90 суток |
Если нарушения допущены по нескольким иностранным сотрудникам, ответственность может наступать отдельно в отношении каждого иностранца.
Итог
Уведомление должно быть связано с кадровым событием, которое стало основанием для его подачи. Для работодателя важно сохранить всю цепочку:
оформление сотрудника → подготовка уведомления → проверка → подача → подтверждение отправки.
Такой подход позволяет в любой момент восстановить историю действий по иностранному сотруднику и подтвердить соблюдение срока при внутреннем аудите или проверке МВД.
Разбор кейсов при найме иностранных сотрудников: прочесть.
Практические рекомендации, как работать с трудовыми мигрантами: изучить.
Реклама: ООО «МИГРАНТЕКС», ИНН 7728333706, erid: 2W5zFJ6Kfbx
