Как подключить электронный документооборот и начать с ним работать

Что такое электронный документооборот

Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Используя ЭДО, вы мгновенно доставляете контрагентам и получаете от них первичку, договоры и письма, сдаёте налоговые отчёты, проводите платежи, подписываете документы с любого устройства, храните документы в электронном архиве и имеете доступ к ним с любого устройства.

Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки. Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.

В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде. В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в этой статье. Электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Кроме того, без ЭДО не получится поучаствовать в госзакупках.

Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Как работает ЭДО

Чтобы отправить электронный документ, нужно зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО или установить специальное программное обеспечение. Ещё понадобится квалифицированная электронная подпись — её можно оформить в инспекции ФНС или в любом аккредитованном удостоверяющем центре

Процесс обмена документами выглядит так.

  1. Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
  2. Подписываете файл электронной подписью.
  3. Отправляете контрагенту.
  4. Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
  5. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.

С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.  

Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель. 

Способы работы с ЭДО

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО. 

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

  • организовывать совместный доступ к документам;
  • формировать задания и планы;
  • определять процедуры и маршруты согласования;
  • сканировать и распознавать бумажные документы;
  • обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
  • выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
  • контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы. 

Этапы внедрения ЭДО

Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:

  • выбрать оператора ЭДО;
  • оформить электронную подпись;
  • внести изменения в учётную политику;
  • зарегистрироваться на сайте веб-версии программы ЭДО.

Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО. В качестве образца можно использовать наш типовой регламент и порядок электронного документооборота.

Как выбрать оператора ЭДО

На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют. При выборе оператора нужно обратить внимание на шесть основных параметров.

  1. Безопасность. Как организован доступ к сервису — по логину с паролем или по КЭП? Прошёл ли у оператора аудит безопасности системы? Где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора? 
  2. Интеграция. Возможность автоматического обмена данными с учётными системами.
  3. Интерфейс. Насколько удобно пользоваться сервисом, можно ли подключаться с мобильных устройств.
  4. Роуминг с другими операторами. Он понадобится, если ваши контрагенты пользуются другим сервисом.
  5. Техподдержка. Есть ли круглосуточная и насколько оперативно решают проблемы.
  6. Стоимость абонентского обслуживания. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. 

Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит. 

Как получить электронную подпись

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров. 

Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:

  • записаться на приём в ИФНС;
  • приобрести защищённый носитель (флешку) они есть в наличии у операторов ЭДО и у производителей;
  • подготовить пакет документов: паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации;
  • заполнить заявление на получение КЭП (в личном кабинете ФНС, если ЭП ранее уже получали, или непосредственно в ФНС, если оформляете впервые);
  • лично явиться в ИФНС и подписать документы;
  • передать носитель и получить ЭЦП. 

Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя. 

До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ. Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности. Подробно о том, как изменился порядок работы с электронными подписями с 1 июля 2021 года, мы рассказали в этой статье.

Изменения в учётной политике при переходе на ЭДО

Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:

  • участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
  • список документов, оформляемых в электронном виде;
  • тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
  • право подписи электронных документов с указанием должностей;
  • способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
  • порядок хранения электронных документов;
  • порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.