Какой эквайринг выбрать для отеля

Для гостиничного бизнеса нужны способы приема безналичной оплаты от клиентов, в том числе через интернет. При этом важно, чтобы клиент мог внести предоплату для подтверждения брони, отменить ее в случае изменения планов или получить возврат за неиспользованные услуги. Все эти функции обеспечивает интернет-эквайринг. 

В нашем материале рассказываем:

• что такое эквайринг и почему он необходим для гостиничного бизнеса;

• какие платежные решения существуют на рынке;

• как выбрать эквайринг для отеля и настроить прием платежей через интернет. 

Эквайринг — это услуга, которая позволяет бизнесу принимать от клиентов безналичную оплату разными способами: картами, электронными кошельками, балансом телефонов, через Pay-сервисы. Услугу предоставляют банки и небанковские кредитные организации (НКО), а также посредники — платежные агрегаторы.

Эквайринг бывает нескольких видов:

• Торговый и мобильный — позволяют бизнесу принимать безналичную оплату на торговой точке или в любом другом месте при непосредственном контакте покупателя и продавца. 

• Интернет-эквайринг — позволяет бизнесу принимать платежи через интернет без непосредственного контакта покупателя и продавца. 

• Куайринг — позволяет бизнесу выставлять клиентам счета через QR-коды как при продажах на торговых точках, так и при онлайн-торговле. 

При любом виде эквайринга в процессе задействовано множество сторон:

• Покупатель, который оплачивает товар или услугу любым безналичным способом.

• Продавец, который реализует товар или услугу и принимает от покупателя деньги на свой расчетный счет.

• Эквайер, который предоставляет бизнесу пакет услуг, в том числе организует безопасный перевод денег с карточного счета покупателя на расчетный счет продавца.

• Банк-эмитент, выпустивший карту покупателя, который разрешает или отклоняет эту операцию.

• Платежная карточная система, например МИР, которая проверяет транзакцию. 

Эквайринг упрощает работу бизнеса: деньги поступают на расчетный счет моментально, система работает круглосуточно и без выходных, а покупатели получают еще один способ оплаты. 

Для гостиничного бизнеса подходят все разновидности эквайринга, разберем их на примерах.

В этом случае продавец получает оплату при непосредственном общении с покупателем. Например, человек приехал на поезде в какой-либо город, и у него еще 7 часов до пересадки на другой поезд. Внутри железнодорожного вокзала или рядом с ним может быть гостиница. Вместо того чтобы находиться 7 часов в зале ожидания вокзала, он может снять номер, чтобы поесть, переодеться, поспать. В этом случае он заходит в гостиницу и узнает на ресепшене, есть ли свободный номер. Если номер есть, он платит картой или наличными. 

Для организации приема безналичных оплат продавцу нужен один из видов специального оборудования: 

• Онлайн-касса с подключенным к ней эквайринговым терминалом, который также называют POS-терминалом.

• Смарт-терминал — переносной аппарат, который совмещает в себе функции онлайн-кассы и POS-терминала.

• Онлайн-касса, интегрированная со смартфоном, на которое установлено специальное эквайринговое приложение.

POS-терминал удобен для ресепшена, смарт-терминал — для ресторанов или баров в отеле, а мобильный эквайринг через смартфон — для мини-отелей и хостелов. 

Например, семья собирается в отпуск и хочет заранее забронировать отель на четыре места. Отец семейства находит сайт отеля, выбирает номер и дату, вводит данные карты в форму оплаты и подтверждает платеж с помощью кода из пуш-уведомления или СМС. Для оплаты ему нужен только доступ в интернет, смартфон и данные карты. Кроме того, он может отсканировать QR-код с сайта отеля и расплатиться через банковское приложение без ввода реквизитов карты.

Для организации оплат таким способом отелю нужно физическое оборудование, но потребуется провести интеграцию, например встроить в сайт отеля платежную форму от эквайера. 

Это вид эквайринга, который позволяет покупателям расплачиваться с помощью банковского приложения в смартфоне. Очередность шагов такая:

1. Покупатель сканирует смартфоном QR-код, который предоставляет ему продавец, и выбирает банковское приложение, с помощью которого хотел бы оплатить. Либо он сразу заходит в нужное приложение у себя на смартфоне, там выбирает опцию «Оплата по QR» и сканирует код. 

2. В своем банковском приложении он сразу попадает на страницу подтверждения оплаты, где указано, кому уйдут деньги, — название гостиницы. Кроме того, там может быть указана сумма, но если ее нет, покупатель вводит ее вручную.

3. Клиенту остается подтвердить платеж, нажав на кнопку «Оплатить». Либо деньги спишутся сразу, либо банк попросит дополнительно подтвердить платеж, например с помощью кода из пуш-уведомления или СМС.

Для организации приема оплат таким способом отелю нужно настроить вывод QR-кода на экран кассового оборудования, либо распечатать и разместить изображение на ресепшене, либо опубликовать его на сайте. 

В большинстве случаев куайринг не только удобен для покупателей, но и выгоден для продавцов, так как проходит через СБП — Систему быстрых платежей. Эта система разработана совместно с Центробанком, который установил для эквайеров лимиты на комиссии:

• 0,2% для ЖКХ.

• 0,4% для услуг городской, пригородной и транспортной инфраструктуры, телевидения и услуг почтовых отделений, потребительских, медицинских и товаров повседневного спроса, а также благотворительных фондов.

• 0,7% для остальных.

Комиссия по СБП практически всегда ниже, чем при оплате любыми другими способами. Она может быть выше установленных Центробанком лимитов только в том случае, если вы заключили договор не с участником СБП — банком или НКО, а с посредником — агрегатором или платежным сервисом, который не является участником СБП. В этом случае сервис вправе взять комиссию еще и за свои услуги. 

После оплаты покупатель получает два чека: эквайринговый и кассовый. Они могут быть как электронными, так и бумажными, в зависимости от того, как клиент платит: через интернет или лично. Два разных чека выдаются потому, что в отелях, гостиницах и хостелах любой вид эквайринга обычно работает в связке с онлайн-кассой.

Онлайн-касса — это аппарат, который выполняет сразу несколько функций. 

Если отель или гостиница использует торговый или мобильный эквайринг, понадобится физическая онлайн-касса. Она может подключаться к эквайринговому терминалу или уже содержать в себе эту функцию. 

Если отель использует интернет-эквайринг, ему необязательно приобретать физическую онлайн-кассу. Вместо этого можно использовать облачную. 

Облачная онлайн-касса — это аппарат, который умеет формировать только электронные кассовые чеки, а бумажные печатать не умеет. Такой аппарат находится вне места расчета с покупателем, так как покупка происходит через интернет. И именно поэтому бизнес может не покупать сам аппарат, а арендовать его у партнера. 

При аренде облачной кассы вы пользуетесь ей как услугой. Сам аппарат находится в дата-центре партнера, где его обслуживают работники: своевременно заменяют фискальный накопитель, чинят, если сломается, обеспечивают бесперебойный интернет и электропитание, а также помогают с регистрацией и перерегистрацией в налоговой. Кроме того, часто партнер предлагает бесплатный договор с ОФД.

Пользуясь облачной онлайн-кассой как услугой, продавец получает доступ ко всем необходимым функциям через личный кабинет. 

Онлайн-касса обязательна практически для всего бизнеса в России. Исключения составляют только те категории бизнеса, которые прописаны в статье 2 закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». 

Согласно статье 2 закона № 54-ФЗ, отель может не применять онлайн-кассу, если он расположен в отдаленной или труднодоступной местности. Причем бизнес не может самостоятельно решить, что местность, в которой он работает, является отдаленной или труднодоступной. Этот статус присваивают местные власти, а списки таких местностей публикуют в постановлениях и размещают на официальных ресурсах в интернете. 

Если же ваш бизнес не подходит под исключения в законе, то онлайн-кассу применять обязательно. За работу без кассы, согласно статье 14.5 КоАП, грозит административная ответственность:

• для юрлица — штраф в размере от ¾ до одного размера суммы, прошедшей мимо кассы, но не менее 30 000 рублей;

• для должностного лица или ИП — штраф в размере от ¼ до ½ суммы, прошедшей мимо кассы, но не менее 10 000 рублей. 

А при повторном нарушении и если выручка, прошедшая мимо кассы, в совокупности достигнет 1 миллиона рублей, бизнесу грозит приостановление деятельности до 90 суток, а должностному лицу — дисквалификация на срок от года до двух лет. 

Что касается обязательности эквайринга, то здесь нужно опираться на статью 16.1 закона «О защите прав потребителей». В этой статье сказано, что если бизнес заработал более 20 миллионов прибыли за прошлый год, то в следующем отчетном году он обязан предоставлять клиентам возможность безналичной оплаты. Но если точек несколько и на одной из них годовая выручка не превышала 5 миллионов, то конкретно на этой точке он может обойтись без эквайринга. 

Если бизнес по закону обязан предоставлять клиентам способы безналичной оплаты, но не делает этого, то, согласно статье 14.8 КоАП, ему грозит административная ответственность:

• для юрлица — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;

• для ИП или должностного лица — штраф от 15 000 до 30 000 рублей. 

Любое эквайринговое решение, которое вы выбираете, должно подходить под особенности гостиничного бизнеса, ведь он отличается от большинства других сфер. Обычно, покупая товар или заказывая услугу, клиент совершает разовый платеж. А в отелях процесс оплаты устроен сложнее. Здесь расчеты связаны с рядом функций:

• Предоплата и бронирование. Гость оплачивает проживание заранее, чтобы закрепить бронь.

• Холдирование. При заселении отель блокирует на карте сумму, которая гарантирует оплату проживания и возможные дополнительные расходы. Но списывает он эту сумму, только когда посетитель съезжает. 

• Доплаты за услуги. Во время проживания гость может решить воспользоваться рестораном, мини-баром, спа или другими сервисами. Все эти расходы приплюсуются к общему чеку. 

• Возвраты. В отелях возникают ситуации, когда гость отменяет бронирование, сокращает срок проживания или не пользуется заранее оплаченными услугами, а потом ждет возврата разницы. 

Платежное решение должно быстро и прозрачно добавлять новые расходы к основному счету, оформлять возвраты, учитывать разницу и легко возвращать клиенту деньги за невостребованные услуги. Кроме того, для гостиниц и отелей важна интеграция с онлайн-кассой, каналами бронирования и PMS — Property Management System. 

PMS — это программа, которая минимизирует ручной труд, помогая вести все дела, связанные с гостями:

• Бронировать номера — видеть, какие свободны, а какие уже заняты.

• Хранить данные о гостях — знать, кто заезжает, на сколько дней, какие у него пожелания.

• Вести расчеты — сколько нужно оплатить за проживание, какие были дополнительные услуги, сколько осталось к оплате.

• Формировать отчеты для администрации и бухгалтерии.

При интеграции эквайринга с PMS, онлайн-кассой и каналами бронирования платежи сразу фиксируются в системе, возвраты проходят без задержек, а данные синхронизируются во всех сервисах. Это исключает ошибки в расчетах и повышает доверие к отелю.

При выборе эквайринга владельцу гостиницы, отеля или хостела стоит обращать внимание на следующие моменты:

1. Размер комиссий за транзакции и наличие дополнительных сборов. Эквайеры предлагают бизнесу различные тарифы — это пакеты услуг, в которых прописана плата. Тариф может включать: 

• только комиссию — небольшой процент от суммы каждой транзакции;

• только ежемесячный платеж — фиксированную сумму, которую платит продавец независимо от того, пользуется ли он всеми услугами пакета;

• комиссию плюс ежемесячный платеж;

• дополнительные комиссии за возвраты или отмены переводов. 

Чтобы выбрать выгодный тариф, изучите предложения на сайте эквайеров. Часто они предлагают отраслевые пакеты, заточенные под разные сферы деятельности, в том числе и под гостиницы и отели. Иногда прямо на сайте есть калькулятор, в котором можно выбрать ваш вид бизнеса и оборот, а система выдаст один или несколько выгодных тарифов. 

2. Условия подключения и обслуживания. Чтобы подключить торговый или интернет-эквайринг, нужно подписать с эквайером договор. Одни банки, НКО и агрегаторы могут сделать это онлайн, а другие требуют личного визита в офис. Набор запрашиваемых документов тоже может быть разным. Кроме того, некоторые эквайеры требуют, чтобы сайт или социальные сети соответствовали определенным стандартам. 

3. Скорость перечисления денег на расчетный счет. При торговом и интернет-эквайринге деньги могут зачисляться на расчетный счет не сразу, а на следующий день или дольше — до трех дней. Некоторые эквайеры предлагают дополнительную платную услугу по мгновенному зачислению денег. Многие организации не проводят финансовые операции ночью, в выходные и праздники. 

При куайринге, когда эквайер подключен к СБП напрямую, деньги зачисляются на счет мгновенно, а система работает круглосуточно и без выходных.

4. Предоставление множества способов оплаты, в том числе поддержка международных карт и валют. Гости приезжают из разных стран и привыкли к разным методам оплаты — от кредитных карт до мобильных кошельков, QR-кодов, банковских переводов. Предоставляя выбор, вы сохраняете лояльность клиентов.

PayAnyWay — платежный сервис от компании Монета. С его помощью отель может:

• принимать платежи на сайте, по ссылке или QR-коду;

• использовать API и SDK для интеграции с сайтом, PMS или мобильным приложением;

• автоматизировать фискализацию чеков с помощью аренды облачной онлайн-кассы от партнеров сервиса;

• управлять выводами, возвратами и уведомлениями через личный кабинет.

Ниже расскажем по шагам, как настроить эквайринг для отеля на примере PayAnyWay.  

• Подготовка и регистрация. Изучите договор, тарифы и требования к сайту. Если у вас еще нет регистрации, то зарегистрируйтесь в системе PayAnyWay, а потом в личном кабинете заполните все необходимые поля профиля.

• Оформление договора и создание расширенного счета. После регистрации отправьте заявление о присоединении к оферте и создайте расширенный счет в личном кабинете. Настройте параметры счета, а если возникнут сложности, обратитесь в поддержку, которая работает круглосуточно. 

• Интеграция с сайтом / системой бронирования. Подключите модуль PayAnyWay для вашей платформы: CMS, CRM, PMS. Это можно сделать самостоятельно или доверить службе поддержки. Кроме того, в системе есть готовые SDK для мобильных приложений, если отель использует их мобильное приложение для гостей. 

• Настройка фискализации. В конце можно настроить фискализацию — готовую интеграцию с облачной онлайн-кассой одного из 17 партнеров.

• Тестирование и запуск. Активируйте тест-режим и проведите тестовую оплату: убедитесь, что перевод, уведомления, фискализация и возвраты работают корректно. Потом отключите тестовый режим и запустите прием платежей. 

Подключение обычно происходит в течение одного дня после регистрации, без необходимости предоставлять документы лично — все онлайн. А готовые интеграции с популярными системами и конструкторами сайтов ускоряют настройку. 

PayAnyWay предлагает для отелей и гостиниц все необходимые функции: предоплату, бронирование, холдирование, доплаты за услуги, возвраты. Кроме того, сервис поддерживает сплитование — разделение платежей между компаниями-юрлицами. Это удобно, если клиент покупает тур. В этом случае деньги с одного платежа уходят разным юрлицам: авиакомпании, туроператору, отелю. 

Гости выбирают отели не только по расположению или сервису, но и по тому, насколько просто оплачивать проживание. Онлайн-эквайринг превращает оплату из формальности в часть гостевого опыта: быстро, безопасно, привычно. Для гостиничного бизнеса это означает меньше потерь на этапе брони и больше довольных клиентов, которые захотят вернуться снова.

Реклама: ООО «МОНЕТА ЛАБС», ИНН: 1683001376, erid: 2W5zFK1TXx4