Документы есть, а бумаги нет
Проблему может решить подключение электронного документооборота (ЭДО). Количество бумажных документов будет стремиться нулю, т. к. благодаря ЭДО можно создавать, хранить, отправлять и согласовывать документы в электронном виде. Юридическую силу электронным документам придает квалифицированная электронная подпись, такое право закреплено в 63-ФЗ.
Кому подходит ЭДО
Очевидно: чем больше объем бумажной работы, тем быстрее окупится ЭДО. Для подключения к электронному обороту потребуется решить всего две задачи:
- выбрать программу;
- приобрести и установить на компьютер сертификат ЭЦП.
Но даже организациям с небольшим документооборотом можно рассмотреть ЭДО в качестве временной меры для сбережения финансов в период дефицита.
Запоминайте и используйте следующий лайфхак. Крупные сервисы уже давно предлагают воспользоваться ЭДО в течение пробного периода, например Контур.Диадок, А2В, СЭД ТЕЗИС. Также можно поработать на бесплатных версиях, но с ограниченным функционалом от ELMA, Аврора, FreshDoc, для старта и на время кризиса этого будет достаточно.
Кроме перехода на полное ЭДО часть документов можно уже сейчас перевести в электронный формат. Например, с контрагентами, если они уже подключились к нему.
Документы для внутреннего пользования допустимо печатать на черновиках.
Как обойти дефицит чековой ленты
Розничная торговля оказалась на грани полной остановки из-за дефицита кассовой ленты. Закон 54-ФЗ обязывает печатать чеки. Но есть варианты:
- Используйте поблажки от ФНС.
Внимание, это временная мера! ФНС разрешает не выдавать бумажный чек, если нет такой возможности. Но при этом продажа должна быть по-прежнему зафиксирована на онлайн-кассе. В качестве оправдания продавец должен иметь при себе договор на покупку кассовой ленты или письмо от контрагента, доказывающее проблемы с поставкой.
- Электронные чеки.
Бумажный чек не понадобится, если покупатель согласен получить электронный чек по SMS или на email. Для проверки электронных чеков уже с прошлого года функционирует специальное приложение «Мои чеки онлайн» от ФНС. Покупатель с электронным чеком имеет те же права, что и с бумажным. При необходимости он сам может его распечатать и предъявить для оформления возврата товара.
Все продавцы могут перейти на электронные чеки за исключением торговых точек, находящихся в удаленных регионах и работающих автономно. Если отправить электронный чек невозможно, то нужно выдать чек на бумаге.
В Кассе МойСклад можно выбрать, печатать чек или нет. Такой функционал доступен для всех устройств. Важно получить согласие покупателя и его контактные данные (адрес электронной почты или номер телефона), после чего можно отключать печать бумажных чеков.
Отключить печать бумажного чека в десктопной версии приложения можно самостоятельно в пару кликов:
1. Добавьте в чек нужные товары.
2. Укажите наименование покупателя.
3. Нажмите «Итого» — вы попадете на экран оплаты.
4. В разделе «Электронный чек» укажите предпочтительный вариант получения чека «На телефон» или «На email»:
5. Если на покупателя заведена карточка с данными номера телефона или email, то они загрузятся автоматически. Если нет — заполните вручную.
6. Рядом с полем ввода номера телефона или email появится кнопка «Печатать бумажный чек». Обратите внимание, что по умолчанию она всегда включена. Чтобы отключить печать, переместите ее в следующее положение:
Если контакты не заполнены, то касса не позволит отключить печать чека, так как это приведет к невыполнению требований 54-ФЗ.
Обратите внимание продавцов на кнопку «Печатать бумажный чек», т. к. этот режим нужно выключать при каждой продаже без использования бумажного чека. Услуга по отправке электронного чека по SMS может быть платной — заранее уточните этот вопрос у своего оператора фискальных данных.
7. После оплаты покупатель получит чек на указанный телефон или email.
Дефицит и сокращение дальнейших расходов на бумажную продукцию поможет решить ЭДО, а взамен бумажных чеков используйте электронные без нарушений законов.
Бесплатная кассовая программа МойСклад:
- Подходит для любого устройства (ноутбука, планшета, смартфона) на Windows, Android, Linux и iOS есть офлайн режим.
- Совместима с проверенным моделями ККТ: АТОЛ, ШТРИХ-М и Viki Print.
- Соответствует законам об онлайн-кассах и маркировке.
- Простая во внедрении и использовании. Есть помощь в настройке и поддержка 24/7.
- Позволяет указывать наименование товара в чеке, удобно управлять ценами и создавать товар по штрихкоду.
МойСклад — мультисервис для бизнеса
Объединяйте все бизнес-процессы: производство, складской учет, продажи. Попробуйте, это бесплатно!
Начать дискуссию