Почему архив не приносит пользы: 5 ошибок в архивации документов, которые совершают почти все

Архив компании может занимать десятки шкафов, сотни стеллажей или несколько тысяч коробов и при этом не выполнять свою главную функцию. Если нужное дело невозможно быстро найти, срок хранения определён неправильно, документы не подготовлены к передаче в архив, а порядок работы с ними существует только «в голове» одного сотрудника, архив превращается из рабочего инструмента в источник постоянных рисков.

На практике проблемы начинаются задолго до того, как документы физически попадают на архивное хранение. Ошибки возникают при формировании дел, определении сроков хранения, составлении описей, организации доступа и даже при принятии решения о том, какие документы можно уничтожить.

При этом архивирование документов — это не просто складывание бумаг в коробки. Для организации важно одновременно обеспечить сохранность документов, соблюсти установленные сроки хранения и создать систему, которая позволит быстро получить нужное дело, когда оно понадобится.

Разберём пять распространённых ошибок при архивации и посмотрим, как выстроить процесс так, чтобы архив действительно помогал компании, а не создавал дополнительную нагрузку.

Одна из самых распространённых проблем — документы физически перемещаются в архив, но полноценной системы их организации не создаётся.

Например, сотрудники складывают закрытые дела в коробки по принципу «документы за 2024 год», «старые договоры», «кадры» или «бухгалтерия». Через несколько лет такая система перестаёт работать: один и тот же тип документов оказывается в разных местах, названия дел отличаются, а найти конкретный документ можно только после просмотра большого количества коробов.

Правильная архивация документов начинается с формирования дел и их учёта. Для этого используются номенклатура дел, описи и другие учётные формы, предусмотренные организацией архивной работы.

Правила, утверждённые приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77, устанавливают порядок и требования к организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в организациях. В частности, Правила предусматривают учёт находящихся на архивном хранении документов, включая документы по личному составу, а также описи дел и электронных документов.

Представим ситуацию: юридическому отделу понадобился договор с контрагентом, заключённый несколько лет назад. Если документы сформированы в дела и учтены, сотрудник может определить нужный период, найти соответствующую опись и установить местонахождение дела. Если же документы просто сложены в коробки, поиск превращается в ручную проверку. Чем больше архив, тем выше затраты времени на такую работу.

Кроме того, отсутствие системного учёта затрудняет контроль состава документов и сроков их хранения. Компания может не понимать, какие документы у неё находятся, за какой период они сформированы и какие действия с ними необходимо выполнять дальше.

Архивирование документов должно включать не только физическое размещение, но и систематизацию. Перед передачей документов в архив стоит:

• проверить формирование дел;

• определить состав документов каждого дела;

• привести названия дел к единой системе;

• проверить сроки хранения;

• сформировать необходимые описи;

• обеспечить учёт единиц хранения;

• определить место размещения документов;

• организовать возможность быстрого поиска и выдачи.

Для больших объёмов документации имеет смысл использовать специализированную архивную обработку, особенно если компания не располагает собственным архивом или квалифицированными сотрудниками.

Вторая проблема — отсутствие полноценной подготовки документов к архивному хранению.

На первый взгляд кажется безопасным сохранить всё. Но на практике такой подход приводит к быстрому росту архивных объёмов, усложняет поиск и увеличивает расходы на хранение. В архиве могут годами находиться дубли, черновики, рабочие копии, документы, утратившие значение.

Обратная ошибка ещё опаснее: значимые документы могут быть уничтожены только потому, что сотрудник посчитал их «старыми» или «ненужными».

Поэтому подготовка документов к архивному хранению предполагает не механическое перемещение всех бумаг в архив, а их предварительную обработку и оценку в соответствии с установленными требованиями.

Правила, утверждённые приказом Росархива № 77, предусматривают организацию комплектования и проведения экспертизы ценности документов. Сроки хранения устанавливаются на основании законодательства, иных нормативных правовых актов и соответствующих перечней архивных документов.

Компания постепенно получает архив, в котором невозможно определить:

• какие документы обязательны к хранению;

• какие имеют постоянный срок хранения;

• какие должны храниться определённое количество лет;

• какие документы можно подготовить к уничтожению после истечения срока;

• где находятся оригиналы, а где копии.

В результате архив растёт быстрее, чем необходимо, а поиск документов становится сложнее. При этом решение об уничтожении документов нельзя принимать только на основании возраста документа — необходимо определить его вид, содержание и применимый срок хранения.

Для эффективной архивации документов в организации необходимо выстроить процесс ещё на этапе завершения делопроизводства:

1. Сформировать дела в соответствии с установленными правилами.

2. Определить сроки хранения документов.

3. Провести необходимую экспертизу ценности.

4. Оформить документы для передачи на архивное хранение.

5. Составить описи.

6. Отделить документы, срок хранения которых истёк, и провести процедуру их выделения к уничтожению.

Особое внимание следует уделять документам, для которых сроки хранения устанавливаются специальным законодательством. Именно поэтому универсального правила «хранить все документы пять лет» не существует.

Не уверены, какие документы можно уничтожить, а какие — нет? Закажите экспертизу ценности документов в ОСГ — специалисты определят сроки хранения и подготовят документы к дальнейшей работе.

Это одна из наиболее опасных ошибок при архивации документов.

Иногда в компании появляется простое внутреннее правило: «документы храним пять лет, потом уничтожаем». Но срок хранения зависит от конкретного вида документа и требований, которые к нему применяются.

Общий правовой фундамент в этой сфере устанавливает Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 17 закрепляет обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения.

Для организации хранения документов применяются Правила, утверждённые приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77. Они предусматривают, что сроки хранения устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов и перечней архивных документов с указанием сроков хранения.

Одним из основных документов для определения сроков хранения управленческой документации является Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Возьмём бухгалтерскую документацию. Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает, что первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская отчётность и аудиторские заключения должны храниться в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года.

Это не означает, что для любого документа компании действует именно пятилетний срок.

С кадровыми документами ситуация также сложнее, чем распространённое правило «хранить всё 75 лет». Конкретный срок зависит от вида документа и применяемых норм, а для ряда документов имеет значение дата их окончания в делопроизводстве.

Поэтому формулировки вроде «кадровые документы — 75 лет» или «договоры — 5–10 лет» без уточнения конкретного вида документа могут вводить в заблуждение.

Слишком раннее уничтожение документов может привести к ситуации, когда компании понадобится подтвердить факт трудовых отношений, исполнение обязательств, историю операции или содержание конкретного решения, а оригинала уже не будет. Но и бессистемное хранение документов «на всякий случай» создаёт проблему: компания несёт затраты на размещение и обработку документов, которые уже не обязана хранить.

Необходимо создать единый порядок определения сроков хранения:

1. Определить виды документов, которые формируются в компании.

2. Сопоставить их с действующими перечнями и специальными нормативными требованиями.

3. Зафиксировать сроки хранения в рабочих документах компании.

4. Контролировать окончание сроков хранения.

5. Не уничтожать документы автоматически только потому, что они стали «старыми».

Такой подход позволяет одновременно снизить объём архивных документов и уменьшить риск преждевременного уничтожения значимой информации.

Даже идеально систематизированные документы могут быть повреждены, если условия хранения не соответствуют требованиям.

На практике архив иногда размещают в помещении, которое осталось свободным после переезда отдела, в подсобной комнате или в другом помещении без оценки его пригодности для длительного хранения документов.

Проблема заключается не только в температуре или влажности. Для сохранности документов необходимо учитывать целый комплекс факторов: состояние помещения, пожарную безопасность, защиту от несанкционированного доступа, оборудование для хранения и риски повреждения или утраты.

Правила, утверждённые приказом Росархива № 77, предусматривают комплекс мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии и минимизацию рисков их порчи или утраты. В частности, архивные помещения должны соответствовать установленным требованиям и быть оснащены необходимыми средствами защиты и оборудованием для хранения документов.

Поэтому утверждение «архив нельзя хранить в подвале» само по себе слишком упрощает вопрос. Важен не только формальный тип помещения, а его соответствие требованиям к организации архивного хранения.

При организации архива следует учитывать:

• состояние помещений;

• оборудование для размещения документов;

• защиту от пожара;

• охранную сигнализацию;

• условия, необходимые для сохранности документов;

• защиту от повреждения и утраты;

• порядок доступа сотрудников;

• систему учёта и контроля выдачи документов.

Для электронных документов появляются дополнительные задачи: обеспечение сохранности, поддержание юридической значимости в течение установленного срока хранения, разграничение прав доступа и организация приёма-передачи электронных архивных документов. Эти вопросы также предусмотрены Правилами № 77.

Таким образом, современная архивация документов — это уже не только работа с бумажными коробами. Архивная система должна учитывать и физические, и электронные документы.

Хотите узнать, сколько стоит профессиональное архивное хранение? Запросите расчёт на архивное хранение документов в ОСГ — ответим в течение дня.

Даже правильно оформленные документы постепенно превращаются в хаос, если никто не отвечает за соблюдение установленного порядка.

В компании может быть несколько подразделений, которые самостоятельно передают документы в архив. Один сотрудник хранит договоры, другой — кадровые документы, третий — бухгалтерские материалы. При этом единой системы передачи, учёта и поиска может не существовать.

Проблема проявляется особенно заметно, когда сотрудник, который «знает, где всё лежит», увольняется.

Приказ Росархива № 77 предусматривает возможность возложения обязанностей по организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов на конкретного работника — лицо, ответственное за архив. При этом для организаций создание архива является правом, а не общей обязанностью, в отличие от государственных органов и органов местного самоуправления.

Это важное различие: компании не обязательно создавать отдельное структурное подразделение, но процесс организации хранения должен быть управляемым.

В компании должны быть понятны ответы как минимум на несколько вопросов:

• Кто принимает документы на архивное хранение?

• Какие документы передаются?

• Когда осуществляется передача?

• Как оформляется передача и учёт?

• Где находится конкретное дело?

• Кто может получить его во временное пользование?

• Как контролируются сроки хранения?

• Что происходит, когда срок хранения заканчивается?

Если на эти вопросы нет единого ответа, архив зависит от отдельных сотрудников, а не от системы.

Как исправить. Необязательно создавать большой штат архивных специалистов. В зависимости от объёма документации компания может распределить функции внутри организации либо привлечь специализированного исполнителя. Главное — закрепить порядок работы с документами и сделать его независимым от одного человека.

Для крупных объёмов документов особенно важны единая система учёта, идентификация мест хранения, регламент выдачи и возврата дел, а также контроль сроков хранения.

Есть несколько признаков, которые говорят о том, что существующая система архивирования документов уже не справляется с задачами бизнеса:

• сотрудникам сложно найти конкретное дело;

• поиск документа занимает часы или дни;

• документы разных подразделений хранятся вперемешку;

• отсутствует актуальная опись;

• неизвестно точное количество архивных коробов;

• невозможно быстро определить срок хранения конкретного документа;

• документы уничтожаются без понятной процедуры;

• сотрудники самостоятельно решают, что отправлять в архив;

• нет единого ответственного за процесс;

• архив занимает всё больше офисного пространства;

• документы хранятся в разных местах без единой системы учёта.

Каждый такой признак по отдельности не означает, что компания нарушает требования законодательства. Но их сочетание показывает, что процесс архивирования требует системной проверки.

Не всегда необходимо начинать всё с нуля.

Первый шаг — провести аудит существующего массива документов. Нужно определить объём архива, состав документов, периоды их формирования, состояние учёта и наличие описей.

Затем документы можно разделить по видам и срокам хранения, проверить формирование дел и привести систему учёта к единому принципу.

Отдельно стоит проанализировать документы, сроки хранения которых уже истекли. Их нельзя просто выбросить: необходимо провести предусмотренные законодательством и локальными процедурами действия по выделению документов к уничтожению.

После обработки архива важно закрепить новый порядок. Иначе через несколько лет проблема возникнет снова.

Поэтому качественная архивация документов — это не разовая уборка помещения, а управляемый процесс, который должен быть встроен в общий документооборот компании.

Самостоятельная организация архива может быть рациональным решением для компании с небольшим объёмом документации и понятной структурой документооборота.

Но по мере роста бизнеса увеличивается и количество документов. Одновременно усложняется контроль сроков хранения, формирование дел, поиск и физическое размещение архивных материалов.

В такой ситуации можно рассмотреть передачу части или всего комплекса работ специализированной организации. Правила № 77 прямо предусматривают возможность для организаций заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов.

При выборе такого формата важно заранее определить, какие именно операции передаются исполнителю: подготовка документов, архивная обработка, транспортировка, физическое хранение, поиск и выдача, сканирование, уничтожение документов по завершении сроков хранения или полный комплекс работ.

Если свести всё к практическому алгоритму, система может выглядеть следующим образом:

1. Провести аудит. Определить, какие документы накоплены, где они находятся, в каком состоянии находится учёт и какие проблемы возникают при поиске.

2. Систематизировать документы. Сформировать дела и привести их к единой системе организации.

3. Проверить сроки хранения. Использовать действующие нормативные требования и соответствующие перечни, а не универсальный срок для всех документов.

4. Подготовить документы к архивному хранению. Провести необходимые процедуры обработки, оформления и учёта.

5. Организовать условия хранения. Обеспечить помещения, оборудование, защиту и режим доступа, соответствующие требованиям.

6. Создать систему поиска. Каждая единица хранения должна быть идентифицирована и учтена так, чтобы сотрудник мог определить её местонахождение без перебора всех коробов.

7. Контролировать сроки. Регулярно проверять документы, срок хранения которых подходит к концу, и проводить необходимые процедуры.

8. Закрепить ответственность. Определить сотрудников или подразделения, отвечающие за конкретные этапы архивного процесса.

Такой подход превращает архивирование из «складирования старых документов» в управляемую систему работы с информацией.

Если собственных ресурсов недостаточно, часть работ можно передать специализированному оператору.

ОСГ работает в сфере архивного хранения и обработки документов с 1998 года. Компания располагает сетью из 50 специализированных архивных центров в России, хранит и обрабатывает более 12 млрд документов в четырёх стран, а общий объём хранения составляет 22 млн архивных коробов.

Комплекс услуг включает архивное хранение и обработку документов, конфиденциальное уничтожение, сканирование и создание электронного архива.

При организации хранения применяются механизмы идентификации и учёта: каждому месту хранения присваивается штрихкод, используются немаркированные снаружи короба, контроль доступа и обязательства сотрудников о неразглашении конфиденциальной информации. Для транспортировки документов у компании есть собственный автопарк.

Такой формат позволяет передать специализированному исполнителю не отдельную операцию, а комплекс задач — от подготовки документов и их перемещения до хранения, поиска и дальнейшей обработки.

Хотите проверить, есть ли в вашем архиве эти ошибки? Эксперты ОСГ проведут бесплатный аудит архивного фонда и покажут, что можно исправить. Оставьте заявку на архивную обработку документов — и получите рекомендации по оптимизации хранения и обработки документов.

Проверьте свой архив на 5 ошибок

Узнайте, какие ошибки есть в вашем архиве

Эксперт ОСГ проверит состав документов, сроки хранения и систему учёта. Вы получите отчёт с рекомендациями — без обязательств

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить аудит

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «ОСГ РЕКОРДЗ МЕНЕДЖМЕНТ ЦЕНТР», ИНН 7713635976, erid: 2W5zFJ3FRfP