10 лучших программ для организации работы отдела бухгалтерии: от постановки задач до контроля

Бухгалтерский отдел тонет в задачах, документы теряются, дедлайны горят — и все это при том, что каждая ошибка стоит денег и нервов. Знакомо? Такие ситуации решаются не переработками, а правильными инструментами. В подборке собрали 10 программ для разных задач.

попробуйте PDF Commander

порядок в документах бухгалтерии без Adobe

скачать бесплатно

Контрагенты присылают акты и счета в PDF. Их приходится распечатывать, подписывать вручную и сканировать снова. PDF Commander убирает этот круговорот: электронная подпись добавляется прямо в файле, документ остается цифровым и сразу готов к отправке. Штампы «Оплачено», «Копия верна» и другие проставляются на всех страницах разом. 

Преимущества:

• конвертация PDF в десятки других форматов;

• распознавание текста на сканах с помощью ИИ;

• встроенный каталог штампов и возможность добавить собственные;

• есть готовые шаблоны документов.

Стоимость корпоративной лицензии: от 2800 руб./год за пользователя или бессрочная лицензия — от 4900 руб. за место.

Когда отчетность уходит в ФНС, СФР и Росстат, это обычно означает 3 разных кабинета и набора паролей. Контур.Экстерн собирает все это в одном месте: формирование, проверка и отправка деклараций в любые ведомства без переключения между системами. Сервис проверяет отчет на ошибки прямо при заполнении, а в начале каждого месяца автоматически сверяет расчеты с бюджетом по ЕНС. 

Преимущества:

• интеграция с 1С: отчеты загружаются напрямую из базы;

• встроенный календарь отчетности с дедлайнами по каждой организации;

• удобная проверка контрагентов;

• подробные и понятные справочно-информационные материалы.

Стоимость корпоративной лицензии: от 6900 руб./год для Москвы, остальные регионы могут отличаться по цене.

Битрикс24 КЭДО переводит большинство кадровых документов в электронный формат: подписание идет через приложение Госключ от Минцифры, сертификат электронной подписи предоставляется бесплатно. Данные для заполнения подтягиваются из 1С автоматически, и бухгалтер сразу видит подписанный документ в своей базе. 

Преимущества:

• для удобства есть мобильное приложение;

• КЭДО встроено в единую платформу, задачи, чаты и документы в одном месте;

• интеграция с другими продуктами Битрикс 24;

• есть функция совместного редактирования;

• можно настроить маршруты согласования.

Стоимость корпоративной лицензии: от 2490 руб./мес.

Бухгалтер тратит время не только на цифры, но и на рутину: надо скопировать реквизиты контрагента, подставить нужные формулировки, проверить склонения. Комбинатор превращает любой документ в умный шаблон: данные подтягиваются из ваших CRM-систем или по ИНН через сервис DaData, числа и суммы считаются по формулам, а слова склоняются автоматически. ИИ сам подбирает формулировки в зависимости от условий, поэтому одна и та же версия договора меняет текст для физлица и юрлица, для оплаты с НДС и без. 

Преимущества:

• готовый документ выгружается в PDF, DOCX или RTF, форматирование при этом сохраняется;

• один шаблон заменяет десятки похожих документов;

• интеграция с Битрикс24 и 1С, данные берутся напрямую из карточки сделки или базы.

Стоимость корпоративной лицензии: от 36 000 руб./год.

Бухгалтеру, который ведет несколько небольших компаний или ИП на УСН, не всегда нужна тяжелая учетная система. Контур.Эльба рассчитана именно на такие случаи: сервис сам рассчитывает налоги, заполняет декларации и отправляет их в ФНС, СФР и Росстат через интернет. Банковские выписки подгружаются автоматически через интеграцию с банками, поэтому вручную переносить операции не нужно. Первичка формируется по шаблонам, а сервис следит за оплатой и напоминает должникам. 

Преимущества:

• распознает входящие УПД, акты и накладные через мобильное приложение;

• новым ИП первый год на тарифе Премиум предоставляется бесплатно;

• учитывает доходы на маркетплейсах;

• есть видеоблог про налоги, в котором все объясняется понятно и просто;

• техподдержка на связи 24/7.

Стоимость корпоративной лицензии: от 4 900 руб./год.

Перед проведением оплаты или подписанием договора с новым поставщиком бухгалтер обязан убедиться в его благонадежности. Сервис ФНС «Прозрачный бизнес» собирает данные из государственных реестров в одном окне. По ИНН или названию компании можно за секунды узнать суммы уплаченных налогов, задолженность, правонарушения, численность сотрудников и применяемый налоговый режим. Отдельно показывается, зарегистрирован ли адрес компании как массовый и не находится ли руководитель в реестре дисквалифицированных лиц. 

Преимущества:

• официальные государственные данные без посредников и платных сервисов;

• отметка о подключении контрагента к ЭДО — сразу понятно, можно ли обмениваться электронными документами;

• повышение уровня прозрачности на рынке;

• можно быстро сравнить несколько контрагентов.

Стоимость: бесплатно.

Когда штатный бухгалтер уходит в отпуск, или компания растет быстрее, чем успевает нанимать сотрудников, учет начинает проседать. Кнопка берет бухгалтерию под ключ: команда сервиса ведет налоговый и бухгалтерский учет, готовит и сдает отчетность в ФНС, СФР и Росстат, рассчитывает зарплату и кадровые документы. Все задачи и документы собраны в едином приложении, банк подключается напрямую.

Преимущества:

• полный учет без штатного бухгалтера;

• позволяет увидеть актуальную сумму налога в любой момент, а не только перед отчетностью; 

• ежедневный расчет налога с детализацией по операциям прямо в приложении.

Стоимость корпоративной лицензии: от 3500 руб./месяц.

Когда штатный бухгалтер уходит, забирая с собой базу 1С, компания остается без учета и с риском блокировки счета. Фингуру страхует именно такие ситуации: финансовая ответственность за ошибки составляет 1 млн руб. Бесплатный возврат базы данных прописан в договоре. За каждым пользователем сервиса закрепляется команда из четырех специалистов: ассистент и по бухгалтеру по первичке, налогам и зарплате. 

Преимущества:

• цена считается по числу операций, а не по фиксированному пакету;

• работает с УСН, ОСНО, ЕСХН, НКО и ВЭД;

• консультации по вопросам налогообложения;

• быстрая подготовка платежек и актов.

Стоимость корпоративной лицензии: от 6 100 руб./месяц для ИП, от 12 200 руб./месяц для ООО.

Компании, которые давно работают в 1С, периодически сталкиваются с проблемой: нужен IT-специалист, чтобы поставить обновления на каждый рабочий компьютер. Небо убирает эту зависимость: сервис дает доступ к привычным программам 1С — Бухгалтерии, Зарплате и управлению персоналом и другим. Вся работа ведется в облаке, ничего устанавливать не надо. Бухгалтер открывает привычную 1С с любого устройства, обновления приходят автоматически, а если рабочий ПК сломался, или сотрудник работает удаленно — доступ к базе остается. Она хранится в России, данные не нужно переносить или конвертировать. 

Преимущества:

• возможно использование до 10 баз, 1 аккаунт закрывает учет нескольких юридических лиц;

• встроенные сервисы 1С: Контрагент (проверка партнеров) и 1С:Сверка входят в тарифы без доплат;

• есть расчет зарплаты и кадровый учет.

Стоимость корпоративной лицензии: от 6 000 руб./год.

ИП на упрощенке тратит на налоговую рутину в среднем несколько часов каждый квартал. Онлайн-бухгалтерия Точка берет этот процесс на себя: сервис сам рассчитывает налоги с учетом уплаченных взносов, формирует декларацию и КУДиР и отправляет их в ФНС без электронной подписи на флешке. Для селлеров предусмотрена автозагрузка отчетов с Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета. Возможно добавление личного бухгалтера, который присылает ежемесячные отчеты, следит за изменениями в законодательстве и сам выходит на связь с ФНС. 

Преимущества:

• «Копилка на налоги» резервирует деньги с каждого поступления и платит налоги в срок без участия предпринимателя;

• страхование ошибок сервиса на 100 млн руб.;

• учет продаж с маркетплейсов через автозагрузку отчетов по API;

• отправка отчетности в ФНС через код из смс.

Стоимость корпоративной лицензии: от 13 900 руб./год.

Универсального инструмента для бухгалтерии не существует, каждый закрывает свои задачи. Но можно сделать комплект из нескольких:

• PDF Commander нужен всем, кто создает документы, обрабатывает сканы, вносит правки, проставляет штампы и подписи.

• Контур.Экстерн закрывает отчетность во все ведомства из одного окна. 

• Для компаний с удаленными сотрудниками подойдет Битрикс24 КЭДО: кадровые документы подписываются через телефон без бумаги и личного присутствия.

Остальные инструменты из подборки подключаются по необходимости, в зависимости от размера компании, налогового режима и того, насколько бухгалтер готов отдать рутину автоматике или аутсорсу.

Реклама: ИП Мелешников Алексей Алевтинович, ИНН: 760403875115, erid: 2W5zFHKVD93