9 программ для распознавания текста: что выбрать для работы с договорами, актами и счетами

Нужно срочно взять реквизиты из скана, а цифры не копируются. Приходится перепечатывать данные вручную и проверять цифры по несколько раз. Разбираемся, как облегчить работу бухгалтерии, кадровых и юридических отделов с помощью современных программ.

Отсканированные договоры, акты и счета — это не документ, а картинка с изображенными на ней буквами и цифрами. Вы не сможете запустить поиск по содержимому, чтобы найти важную информацию или скопировать реквизиты. Если не хотите тратить время на ручной перенос данных, скан-копию нужно перевести в редактируемый вид. В статье разберем топ-9 программ для распознавания текста и расскажем, как выбрать софт под конкретные сценарии использования.

Прежде чем устанавливать софт на компьютер, проверьте его базовые возможности. От них зависит, насколько удобно вам будет работать с документами.

• Наличие русского языка. Понятный интерфейс позволяет быстрее освоить ПО без чтения инструкций. Также важно, чтобы инструмент оптического распознавания (OCR) корректно считывал кириллические символы — это предотвратит ошибки в фамилиях, адресах, названиях компаний.

• Полноценная работа с PDF. При переходе на ЭДО необходима возможность открывать файлы без предварительного конвертирования. Также удобно, если помимо функции OCR софт оснащен другими инструментами, позволяющими сразу внести правки в содержимое, объединить несколько файлов в один и уменьшить его вес перед отправкой по почте или архивированием. 

• Пакетный режим. При большом документообороте выручает возможность одновременно обрабатывать несколько PDF-файлов в автоматическом режиме.

Подготовили обзор самых популярных инструментов. Рассмотрим решения для различных масштабов бизнеса: от профессиональных редакторов до мобильных и онлайн-решений.

Кому подойдет: малый и средний бизнес, бухгалтеры, кадровые специалисты, юристы

Количество языков: более 100 

Отечественная программа для сканирования и распознавания текста позволяет оцифровывать документы и сразу преобразовывать их в редактируемый формат с возможностью поиска по ключевым словам. В PDF Commander предусмотрено два режима OCR: стандартный — для изображений хорошего качества, и на базе ИИ-технологий — для размытых сканов и рукописных заметок. Для работы с таблицами и колонками текста есть функция сегментирования, которая предупреждает смешение разных строк и граф. 

Преимущества:

• есть встроенный редактор для улучшения качества изображений после сканирования;

• доступна функция сжатия PDF-файлов по стандартным настройкам и произвольно;

• можно преобразовывать в PDF изображения, файлы DOC, XLS и другие форматы;

• оснащен полным комплектом инструментов для создания и редактирования ПДФ;

• позволяет сравнивать версии до и после правок;

• можно заверять ПДФ-документы КЭП, устанавливать защиту, удалять и корректировать метаданные;

• работает в автономном режиме без подключения к интернету.

Ограничения:

• в бесплатной программе под Linux нельзя сохранить результат редактирования.

Сценарии использования. Извлечение реквизитов из счетов, перенос цифр из сканов прошлых отчетов, проверка и сравнение разных редакций договоров, защита от несанкционированных правок.

Скачать PDF Commander сейчас

Установите программу, чтобы открыть любой PDF-файл и сразу начать работу с ним. Редактируйте, защищайте от копирования или сразу выводите документ на печать. Скачайте редактор PDF – это бесплатно!

СКАЧАТЬ БЕСПЛАТНО

Кому подойдет: средний и крупный бизнес, бухгалтерии с большим документооборотом, архивные службы

Количество языков: более 190

Программа для распознавания текста со сканера использует продвинутые технологии OCR, благодаря которым точно считывает символы на разных языках, корректно обрабатывает таблицы и не сбивает структурные разделы. Позволяет одновременно загружать в OCR-модуль несколько ПДФ-файлов, что ускоряет обработку больших архивов. При импорте сканов ПО автоматически улучшает их качество.

Преимущества:

• позволяет редактировать PDF без сторонних приложений;

• конвертирует файлы в Word, Excel и другие форматы;

• есть возможность добавлять комментарии и закладки;

• предусмотрена настройка прав доступа и защита паролем;

• можно интегрировать в корпоративную сеть через платформу ABBYY FlexiCapture.

Ограничения:

• нет возможности оплаты подписки российскими картами, продажа бизнес-лицензий в РФ официально заблокирована;

• не поддерживает отечественные ОС Linux;

• ограниченная функциональность при работе с КЭП — не позволяет добавлять несколько подписей в один ПДФ-файл и проверять сертификаты;

• нет функции создания PDF-документов с нуля.

Сценарии использования. Перевод рабочих архивов в цифровой вид, подготовка отчетности, сверка различных редакций PDF-документов, работа с кадровыми данными.

Кому подойдет: малый и средний бизнес, юристы, бухгалтеры, специалисты по документообороту

Количество языков: более 20

Популярная программа для распознавания отсканированного текста точно обрабатывает сложные макеты, включая встроенные таблицы и смешанные блоки. Оснащена функцией проверки: автоматически запускается поиск ошибок в словах и фразах, результат корректируется. Софт поддерживает пакетную загрузку. Подходит для нечетких и «шумных» сканов.

Преимущества:

• есть инструменты для любых операций с файлами в формате PDF — создание, правка, конвертация, настройка структуры, аннотации и др.;

• поддерживает создание и заполнение интерактивных форм;

• позволяет организовать командную работу через облако;

• интегрируется с другими сервисами Adobe. 

Ограничения:

• не продается официально в России;

• недоступно OCR-распознавание сканов на арабском, хинди, турецком, казахском и ряда других языков стран ШОС/БРИКС;

• не поддерживает российские сертификаты ЭЦП;

• нет версии под российские ОС.

Сценарии использования. Подготовка и согласование договоров, работа с формами, согласование с коллегами и клиентами, а также редактирование и конвертация ПДФ.

Кому подойдет: малый бизнес, бухгалтеры, специалисты без доступа к настольному ПО

Количество языков: более 100

Российский сервис предлагает набор мини-приложений для работы с ПДФ-документами, в том числе инструмент OCR для распознавания текста с экрана, не уступающий десктопным программам. После преобразования данных в редактируемую форму в PDF Maestro можно продолжить работу: упорядочить страницы, разбить на части, добавить или извлечь изображения, сжать и т. д. 

Преимущества:

• бесплатный доступ без регистрации;

• позволяет конвертировать графические форматы JPEG, GIF и PNG в PDF, чтобы извлекать текст из изображений;

• автоматическое удаление данных после сессии;

• используется защищенное соединение при загрузке.

Ограничения:

• нет функций полноценного редактирования, заполнения форм;

• отсутствует поддержка электронной подписи.

Сценарии использования. Экспресс-подготовка к отправке с объединением нескольких файлов, конвертацией в другой формат и уменьшением их объема.

Кому подойдет: малый и средний бизнес, офисные сотрудники, бухгалтеры, издательства.

Количество языков: более 130

Программа быстро обрабатывает многостраничные документы с сохранением структуры, считывает таблицы, печати и штрихкоды. Позволяет улучшить изображения без стороннего софта: в Readiris есть встроенные инструменты для устранения искажений перспективы, коррекции яркости и контраста, цветового баланса.

Преимущества:

• поддерживается импорт в JPG, PNG, TIFF, PDF и экспорт в текстовые и табличные форматы или электронные книги;

• способен определять электронные адреса и сохранять ссылки в кликабельном виде;

• позволяет объединить отдельные страницы в общий файл;

• можно преобразовывать результат в аудиоформаты;

• с помощью дополнительного модуля IRISmart (АЙРИСмарт) позволяет автоматизировать повторяющиеся операции.

Ограничения:

• для скачивания бесплатной пробной версии требуется заявка с указанием персональных данных;

• у пользователей РФ могут возникнуть сложности с оплатой;

• возможна замена кириллических букв латинскими, выглядящими одинаково;

• пакетная обработка есть только в корпоративном тарифе, недоступном в РФ. 

Сценарии использования. Перевод в электронный вид журнальных статей и макетов с многоколоночной версткой, обработка старых бумажных архивов.

Кому подойдет: средний и крупный бизнес, компании с большим объемом документов, архивные отделы

Количество языков: более 120

Программа для распознавания сканированного текста, ориентированная на автоматизацию. Поддерживает настройку потоковых задач и работу с большими массивами файлов. У сканов со сложной структурой сохраняет логическую разметку. Позволяет загружать исходники с жесткого диска, из облака. Есть возможность развернуть ПО на внутреннем сервере компании.

Преимущества:

• поддерживает импорт напрямую со сканера, цифровых камер, мобильного телефона;

• интегрируется с облачными хранилищами Live SkyDrive (Лайв СкайДрайв), Evernote, Dropbox и др.;

• позволяет импортировать данные, а после обработки отправлять их контрагентам через Microsoft Outlook (Майрософт Аутлук).

Ограничения:

• англоязычный интерфейс;

• в базовой версии нет поддержки русского — требуется загрузка словарей;

• не предлагается бесплатная ознакомительная версия.

Сценарии использования. Интеграции OCR в бизнес-процессы компании и автоматизация оцифровки деловых архивов.

Кому подойдет: средний и крупный бизнес, финансовые отделы, компании с большим потоком первички

Количество языков: более 40

Программа для распознавания текста с картинки с использованием ИИ-моделей. Сервис анализирует содержимое ПДФ-документов и позволяет выделить фрагменты и структурные блоки. Nanonets можно обучить работать по шаблону со счетами, актами, накладными.

Преимущества:

• можно настроить автоматическое копирование из конкретных полей — суммы, даты, реквизиты;

• интегрируется с учетными системами через программные интерфейсы (API);

• поддерживает различные экспортные форматы, в том числе JSON, CSV/Excel, HTML.

Ограничения:

• нет локальной версии — работает только в веб-версии или через внедрение ключей API;

• оплатить подписку можно только зарубежными картами;

• сложные настройки автоматизации операций.

Сценарии использования. Ускоренное извлечение и структурирование данных из счетов и первички, обработка входящего потока PDF-файлов, оптимизация бизнес-процессов за счет автоматизации рутинных операций.

Кому подойдет: малый бизнес, выездные сотрудники, пользователи смартфонов

Количество языков: более 50

Программа для распознавания текста с PDF на смартфоне. Позволяет извлекать данные прямо с камеры или из фото, с внутреннего хранилища и из облака. За счет использования ИИ-технологий хорошо справляется с рукописными текстами, мелкими и нестандартными шрифтами, нечеткими изображениями.

Преимущества:

• доступно на iOS и Android;

• можно считать данные с камеры в режиме реального времени;

• если не требуется импорт из облака, работает в офлайн-режиме.

Ограничения:

• нет русскоязычного меню;

• без подписки заблокирована обработка многостраничных PDF-документов;

• пользователи Android не могут приобрести полную версию из-за блокировки платежной системы Google.

Сценарии использования. Быстрое извлечение информации с фотографий, сканов, чеков, визиток, когда нет доступа к компьютеру.

Кому подойдет: малый бизнес и фрилансеры

Количество языков: более 100

Когда под рукой нет компьютера с установленным OCR-приложением, в качестве бесплатной программы для распознавания текста с фото можно использовать сервисы Google. Загрузите файл в облачный диск и откройте его через Google Docs (Гугл Документы): приложение оснащено встроенной OCR-функцией, которая включается автоматически.

Преимущества:

• бесплатное использование при наличии аккаунта;

• интеграция с другими Google-сервисами;

• автоматическое сохранение в облаке.

Ограничения:

• часто «слетают» шрифты, структурные разделы, возможны ошибки при обработке многоязычных ПДФ;

• не поддерживает файлы больше 10 МБ;

• не различает символы на сканах в низком разрешении — сохраняет их в виде картинки.

Сценарии использования. Для экспресс-задач, когда нет возможности воспользоваться специализированными решениями.

После завершения OCR-распознавания проверьте результат на базовых действиях:

• выделите и скопируйте отдельные фрагменты PDF-документа;

• выполните поиск по ключевым словам;

• оцените структуру: сохранились ли абзацы, заголовки и таблицы;

• проверьте точность: нет ли замены символов и ошибок.

PDF Commander — проверенный российский PDF редактор

Один из лучших PDF-редакторов для бизнеса. Позволяет шифровать информацию, менять метаданные, ставить штампы, подписывать документы с помощью факсимиле или ЭЦП. Можно проверить цифровую подпись.

скачать бесплатно

При выборе программы для распознавания русского текста важно ориентироваться на конкретные функции, необходимые для ваших целей. Когда работать со скан-копиями приходится разово, нет смысла устанавливать дорогостоящий софт: для простых задач подходят онлайн-сервисы и мобильные решения.

При большом потоке материалов, содержащих чувствительные данные, необходим надежный инструмент, работающий локально — на ПК или во внутренней сети. Критически важно, чтобы в нем применялись современные алгоритмы OCR и поддерживался русский язык «из коробки». Не торопитесь сразу покупать лицензию: обязательно протестируйте пробную версию, чтобы убедиться, что софт подходит для ваших задач. Это сэкономит вам время и деньги, а также поможет оптимизировать работу.

Реклама: ИП Мелешников Алексей Алевтинович, ИНН 760403875115, erid: 2W5zFGM1yC5