PDF универсален — это базовый формат для оформления договоров, отчетов и других документов. В статье собрали 7 простых и универсальных способов, как сделать файл ПДФ.
Для подготовки электронных документов используются программы, реже — онлайн-сервисы и мобильные приложения. Чтобы выбрать удобный вариант, изучите инструкции.
Как создать PDF-файл на компьютере
Есть несколько вариантов создания PDF-файлов: с нуля, на основе готовых документов, сканов или веб-страниц.
Через программу с нуля
Небольшие пояснения и сопроводительные письма часто готовят непосредственно перед отправкой. В таких случаях удобнее начать с пустого листа.
Как сделать PDF-файл на примере программы PDF Commander:
1. Откройте программное обеспечение, создайте пустой PDF.
2. В разделе «Редактор» выберите опцию «Текст» и кликните на нужное место на странице.
3. Наберите текст на клавиатуре. Если потребуется, добавьте еще поля. Разместите каждый блок на листе. Во вкладке «Свойства текста» задайте межстрочный интервал, шрифт, стиль, кегль, выравнивание. Выделите фразы курсивом, полужирным, подчеркните или зачеркните при необходимости. Готовый текст можно редактировать в любой момент.
4. Вернитесь во вкладку «Редактор», нажмите «Добавить изображение», выберите скан или логотип. Отрегулируйте размер и разместите картинку.
5. Экспортируйте ПДФ-документ. В меню «Файл» кликните по строке «Сохранить как», укажите имя и путь.
Можете сразу заверить документ с помощью электронной подписи. PDF Commander поддерживает добавление УКЭП и проверку сертификата.
Через слияние фото и сканов
Если данные существуют только на бумаге, можно их отсканировать, а затем объединить несколько картинок в один PDF-файл. Перед сохранением проверьте качество: на сканах должны быть хорошо различимы подписи, печати и другие реквизиты.
Как создать ПДФ-файл на компьютере из картинок на примере PDF Commander:
1. Выберите создание PDF из изображений и отметьте нужные картинки.
2. Перейдите во вкладку «Страницы». Здесь вы сможете добавить недостающий лист со сканера или компьютера, отредактировать ориентацию, выровнять размер, устранить перекос и настроить правильный порядок страниц.
3. Загрузите новый ПДФ-файл на ПК. В разделе «Файл» щелкните «Сохранить как» и выберите место.
Через объединение скачанных файлов
Если ПДФ-документы подготовлены в отдельных файлах, их можно объединить. Это особенно удобно при сборке комплектов для аудитора или банка, когда важно сохранить определенный порядок страниц.
Как сделать ПДФ-файл на компьютере из нескольких документов на примере PDF Commander:
1. На главном экране выберите объединение.
2. Загрузите ПДФ-файлы.
3. Задайте порядок. Если PDF-документы расположены не в той последовательности, перетащите их мышью в нужное место. Еще можно воспользоваться стрелками.
В комплектах для проверки обычно сначала размещают основную часть (например, договор), а затем приложения, акты, счета и другие подтверждающие материалы. Чтобы упростить навигацию, добавьте закладки с названиями разделов — это ускорит проверку и снизит количество уточняющих запросов.
4. Отметьте галочкой настройки, например «Подогнать ширину страниц», чтобы все листы стали одинаковыми по размеру.
5. Щелкните «Объединить файлы». После загрузки новый ПДФ-документ откроется в редакторе.
PDF Commander доступен на Windows и Linux. Для работы ПО не нужен интернет, что важно при подготовке документов с персональными данными или коммерческой тайной.
Скачать PDF Commander сейчас
Установите программу, чтобы открыть любой PDF-файл и сразу начать работу с ним. Редактируйте, защищайте от копирования или сразу выводите документ на печать. Скачайте редактор PDF – это бесплатно!
Через Word, Excel и другие офисные программы
Если уже готовы отчеты в форматах Word или Excel, их можно просто сохранить в PDF. Это один из самых быстрых способов подготовить файл к отправке, печати или хранению.
PDF сохраняет исходное форматирование, однако перед сохранением используйте предварительный просмотр: при конвертации в Excel часть таблицы может выйти за поля, а в Word — измениться расположение рисунков и колонтитулов.
Как сделать формат ПДФ в Microsoft Word:
1. Откройте документ в текстовом редакторе.
2. Перейдите в интерфейс «Файл».
3. Нажмите «Сохранить как».
4. Укажите папку для сохранения.
5. В поле «Тип файла» выберите PDF.
6. Нажмите «Сохранить».
В OpenOffice:
1. Откройте договор в ПО.
2. Нажмите «Файл» («File») → «Экспорт в PDF» («Export as PDF»).
3. Впишите имя, выберите папку и щелкните «Сохранить».
В Google Документах:
1. Зайдите в документ.
2. Щелкните «Файл».
3. Наведите курсор на опцию «Скачать» → «Документ PDF».
Через печать в PDF (Print to PDF)
Можно воспользоваться виртуальным принтером Microsoft Print to PDF или встроенным аналогом на macOS. После сохранения этим способом документ становится статичным: при дальнейшей работе с PDF обновить данные автоматически или изменить параметры выгрузки уже не получится. Поэтому перед экспортом убедитесь, что готова окончательная версия.
Как сформировать ПДФ через виртуальный принтер:
1. Откройте документ.
2. Нажмите «Файл» → «Печать».
3. В меню печати выберите виртуальный принтер.
4. При необходимости настройте параметры печати.
5. Нажмите «Печать».
6. Укажите имя и папку для сохранения.
Через онлайн-сервис
Онлайн-редакторы удобны для разовых задач или работы с любого устройства, например, ПК или планшета независимо от операционной системы. Однако безопасность данных требует особого внимания: перед загрузкой учитывайте внутренние правила компании, не всеми данными можно делиться со сторонними сервисами.
Как создать файл PDF на компьютере на примере PDF Maestro:
1. В меню «Инструменты» выберите конвертацию из Microsoft Word.
2. Кликните «Начать редактирование» и добавьте файл или просто перенесите ярлык в окно.
3. Нажмите «Конвертировать».
4. Щелкните по кнопке «Скачать файл».
В PDF Maestro можно конвертировать в PDF не только Word, но и любой файл Excel, PowerPoint, PNG, HTML и другие форматы, в том числе изображения.
Через сохранение веб-страницы
Встроенные инструменты браузера позволяют вычленить содержимое сайта в том виде, в котором оно отображается на экране. Это полезно, когда нужно зафиксировать действующую редакцию оферты, разъяснение ведомства или подготовить материалы для внутреннего архива.
Как сделать документ в ПДФ-формате из веб-страницы:
Откройте сайт в браузере.
Нажмите сочетание клавиш Ctrl + P.
Выберите виртуальный принтер.
При необходимости настройте параметры: диапазон страниц, ориентацию листа, масштаб.
Щелкните «Печать», укажите имя и папку для его размещения.
Подведем итоги
Какой инструмент для создания PDF-документов выбрать:
Нужно быстро подготовить пояснение, сопроводительное письмо или титульный лист — сделайте их с нуля в PDF-редакторе.
Есть бумажные чеки, акты или договоры — отсканируйте их и сохраните в один PDF-файл.
Требуется собрать комплект для аудитора, банка или ФНС — объедините несколько файлов.
Документ уже подготовлен в Word, Excel или другой офисной программе — воспользуйтесь встроенным экспортом в PDF-формат. Это самый простой вариант.
Программа не поддерживает сохранение в ПДФ, но позволяет печатать — вам поможет виртуальный принтер.
Нужно быстро конвертировать без установки дополнительного ПО — воспользуйтесь онлайн-сервисом.
Нужно сохранить информацию с сайта в неизменном виде — задействуйте встроенную функцию браузера.
Реклама: ИП Мелешников Алексей Алевтинович, ИНН 760403875115, erid: 2W5zFGjMCBK
Начать дискуссию