Изменения УПД с 1 апреля 2025 года: какой формат больше нельзя использовать

Универсальный передаточный документ, или УПД, упрощает работу бухгалтера. Рассказали о том, как его применять с учетом изменений в законодательстве, и какие нюансы с 1 апреля становятся обязательными.
7,1 тыс. 1,3 тыс.
Изменения УПД с 1 апреля 2025 года: какой формат больше нельзя использовать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

УПД — это специально разработанная форма для упрощения бухгалтерского и налогового учета, которая регистрирует передачу имущественных прав, факт отгрузки товаров, факт выполнения работ или оказания услуг.

УПД — необязательная для заполнения форма. Но если бухгалтерия решила ее использовать, это право следует закрепить в учетной политике компании, а также разработать и утвердить шаблон.

Какие документы заменяет УПД

Универсальный передаточный документ сочетает в себе черты товарной накладной и счет-фактуры.

Универсальный передаточный документ предложила использовать налоговая в качестве замены части налоговой и первичной документации, информация в которых дублируется. УПД предлагается заменить там, где это удобно, такие формы (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@):

  • счет-фактура;

  • товарная накладная (ТОРГ-12);

  • накладная на отпуск материалов (М-15);

  • акт приема-передачи основных средств ОС-1;

  • акт приемки-сдачи выполненных работ;

  • акт оказанных услуг.

Форма, которую разработала налоговая, всего лишь рекомендованная и может быть трансформирована под нужды бизнеса, если добавить дополнительные реквизиты к существующим. 

Когда и кто оформляет УПД

УПД заполняет уполномоченное лицо: бухгалтер или руководитель организации. 

Перечислим сферы применения УПД:

  • продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ;

  • посреднические, агентские услуги;

  • распределение активов внутри структуры организации.

УПД используют в двух вариантах:

  • как счет-фактуру и накладную одновременно: актуально для организаций, которые работают с НДС;

  • как накладную или акт — для операций, не облагаемых НДС.

Какой из них применяют, ясно из статуса, который указывают при заполнении: 1 — для комбинации счета-фактуры и накладной; 2 — для накладной и акта. Одна и та же организация имеет право использовать оба статуса в разных ситуациях.

Фактический статус документа покупатель определяет самостоятельно по наличию или отсутствию в нем обязательных реквизитов для счетов-фактур и первичных документов (п. 5—6 ст. 169 НК, п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Если УПД используют как счет-фактуру, форму заполняют в течение 5 дней с момента отгрузки продукции или выполнения работ (п. 3 ст. 168 НК). УПД в качестве первички следует сформировать при совершении операции или сразу после. Разница между датами отгрузки и формирования документа возможна, но не должна превышать сутки.

Преимущества и недостатки универсального передаточного документа

Бухгалтеры-практики отмечают плюсы УПД:

  • Экономия времени. Раньше на одну операцию требовалось оформить несколько документов, например счет-фактуру и товарную накладную либо накладную по форме М-15. Теперь достаточно одного.

  • Варианты использования. Единый бланк, заполненный в двух вариантах, может решить разные задачи, например, быть актом выполненных работ и документом об отгрузке товара. 

  • Оформление сопутствующей операции. УПД удобен, когда услуга и изделие оформлены в одном документе. Например, если оборудование привозят и сразу же подключают.

  • Снижение издержек. С применением УПД в документообороте число «бумажек» снизилось. Хранить такую документацию также проще.

Некоторые отмечают и минусы применения этого типа документа:

  • Поправка на регион. Если вы работаете с контрагентами в нескольких регионах страны, будьте готовы к тому, что партнеры попросят переделать документ. Так, в Башкирии, в отличие от всей страны, принята обязательная графа 10б, где нужно указать регион происхождения товара.

  • Контрагенты отказываются принять УПД. Случаются откровенные случаи самоуправства со стороны партнеров и налоговиков. Например, не принимают УПД, оформленный по доверенности, а кто-то «по старинке» предпочитает работать с оригинальными документами, не принимая УПД. Обычно мотивируют тем, что работают «как правильно».

Изменения в законе

С 9 февраля 2024 для УПД вводится отдельный формат для счета-фактуры, объединенного с УПД.

В нем отражают все данные первичных учетных документов: 

  • функции комитента и комиссионера; 

  • дополнительные сведений при передаче объектов основных средств; 

  • дополнительные сведения по подакцизным топливным товарам; сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД); 

  • признаки наличия в документе товара, подвергающегося отдельному контролю (в рамках прослеживаемости, маркировки и т п). 

С 1 апреля 2025 использование нового формата становится обязательным.

Как заполнить УПД

Формы заполнения

Бухгалтер оформляет УПД в бумажном или электронном варианте. 

Обычно бумажную УПД оформляют, когда:

  • первичный документ направляют контрагенту, например с водителем;

  • УПД выступает в роли первички;

  • в документе отражены разные типы прав или операций, например на имущество и услуги.

УПД на бумаге подписывают стороны, участвующие в операции. 

Чаще всего используют электронные УПД в файле XML. В этих случаях:

  • документ заполняет только отправитель, или продавец, с информацией исключительно о себе;

  • в форме содержатся данные о продавце и покупателе (получателе) товаров, работ или услуг.

Отправка электронных УПД экономит время. Достаточно сформировать документ, заверить электронной подписью и отправить контрагенту.

Подписывать электронный документ может только руководитель организации или уполномоченное лицо по действующей доверенности.

Подхватим ваш учет на любом этапе или поможем настроить бухгалтерию с нуля

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, налоговый и кадровый учет за предыдущие 1,5 года и возьмем ответственность за проверенный период, как будто учет вели мы

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Правила заполнения УПД 

По сути, УПД — это счет-фактура с дополнительными реквизитами. Следовательно, при заполнении следует руководствоваться актуальными правилами оформления счета-фактуры.

Строка

Рекомендации

Статус «1»

Статус «2»

Верхний левый угол, статус документа

«1»: УПД используется как счет-фактура и передаточный документ для нужд налогообложения.

Наличие реквизита «5а» критично.

«2»: УПД как первичный документ (накладная, акт)

1

Проставляется номер, порядковый по журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур, и дата документа

«Счет-фактурная» часть УПД

2 (2а, 2б)

Полное и краткое наименование продавца, полный юридический адрес и реквизиты (ИНН/КПП)

3 и 4

Реквизиты грузополучателя и грузоотправителя — в случае поставок.

Если продавец отправляет груз, в строке 3 напишите «Он же».

Если УПД оформляется на услуги или работы, поставьте прочерки.

Строку 4 можно не заполнять

5

Если работа выполнена или груз поставляется по предоплате или авансу, внесите реквизиты платежного поручения.

Если нет — прочерк.

Можно не заполнять

Соответствует строке 1, если товары не относятся к прослеживаемым.

Заполняются реквизиты документа для прослеживаемых товаров.

Можно не заполнять

6 (6а, 6б)

Полное и краткое наименование покупателя, полный юридический адрес и реквизиты (ИНН/КПП)

Можно не заполнять

7

Название и код валюты. 

Стандартно: «Российский рубль, 643».

Можно записать иностранную валюту, только если такие расчеты отражены в договоре. 

8

Заполняется, если договору присвоен уникальный идентификатор госконтракта. 

Если нет — прочерк.

Графы 1–14 счета-фактуры

А

Номера строк по порядку

Б

Код для:

  • товара (артикул);

  • работ (ОКВЭД);

  • услуг (ОКУН).

Заполняют, если компания претендует на налоговые льготы.

Наименование товаров, описание услуг, работ или переданных имущественных прав 

Код вида товаров для экспорта в страны ЕАЭС (по справочнику ТН ВЭД). 

Если нет — прочерк

2, 2а 

Код единицы измерения. 

Например, для штук — 796. 

В строке 2а расшифровка — «шт.»

Можно не заполнять

3

Количество, объем товара или услуг.

Если не поддается подсчету — прочерк.

Можно не заполнять

4

Стоимость единицы товара, без НДС

Можно не заполнять

5

Общая стоимость, без НДС

Можно не заполнять

6

Если реализуете подакцизные товары, заполняете сумму акциза.

Если нет — формулировка «Без акциза».

Можно не заполнять

7

Ставка НДС или «Без НДС»

Не заполняется

8

Сумма НДС (без округления) или «Без НДС»

Не заполняется

9

Общая стоимость с НДС

Не заполняется

10, 10а, 11

Для импортных товаров: страна происхождения, код по ОКСМ, регистрационный номер таможенной декларации (11).

Для отечественных товаров, работ и услуг: прочерки.

В респ. Башкортостан заполняется графа 10б: регион происхождения товара.

Не заполняется

12, 12а, 13, 14

Заполняют для прослеживаемых товаров

Поле для подписей

Подписывают руководитель организации и уполномоченный сотрудник (главбух)

Строка 9 счета-фактуры

Строка «Всего к оплате»

Суммарные показатели по графе 5, графе 8 и графе 9 счета-фактуры

Суммарные показатели по графе 5 и графе 9 счета-фактуры

Передаточная часть УПД

Строки продавца

«Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)»

Основание передачи или получения — реквизиты договоров, спецификаций, соглашений, поручений и т. п.

«Данные о транспортировке и грузе»

Заполняется, если дополнительно составляют транспортную накладную

«Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал»

Должность, ФИО и подпись отправителя или того, кто сдает работу 

«Дата отгрузки, передачи (сдачи)»

Дата отгрузки или сдачи

«Иные сведения об отгрузке, передаче»

Заполняют, если есть дополнительные сопроводительные документы

«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»

Должность, ФИО и подпись ответственного за оформление. В случае дублирования данных достаточно ФИО и должности.

«Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комиссионера (агента))»

Наименовании компании или ИП, номер ИНН/КПП (грузоотправитель или подрядчик)

«М.П.»

Печать продавца (необязательно)

Строки покупателя

«Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял»

Должность, ФИО и подпись получателя груза или того, кто принял работы

«Дата получения (приемки)»

Дата получения или приемки

«Иные сведения о получении, приемке»

Заполняют, если есть дополнительные документы

«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»

Должность, ФИО и подпись ответственного за факт хозяйственной жизни. Если совпадает с грузополучателем, достаточно ФИО и должности.

«Наименование экономического субъекта — составителя документа»

Наименовании компании или ИП, номер ИНН/КПП (получатель груза или услуги)

«М.П.»

Печать покупателя (необязательно)

Если оформляете бумажный УПД, укажите число листов документа в специальном поле слева под табличной частью.

Скачать Бланк УПД без реквизитов прослеживаемости.

Скачать Бланк УПД с реквизитами прослеживаемости.

Скачать Образец УПД со статусом «1». Реализация непрослеживаемых товаров.

Скачать Образец УПД со статусом «2». Организация на УСН реализует прослеживаемые товары.

Проверьте нас в деле

Каждому новому клиенту дарим месяц бесплатного обслуживания

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KZdLU

Комментарии

2

Как собрать доход по отчетам в Яндекс Маркете?

Здравствуйте, кто работает с Яндекс маркетом, как доход собрать по отчётам, могли бы схему описать, благодарю 🙏

14

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Воинский учет

Воинский учет: что сдавать, штрафы и новые правила с 5 августа и 1 октября 2023 года + формы

Разбираем азы воинского учета — какую отчетность и в какие сроки сдавать (с учетом свежих изменений 2023 года), какие штрафы грозят за нарушения, что с повестками призывникам.

Воинский учет: что сдавать, штрафы и новые правила с 5 августа и 1 октября 2023 года + формы
39
44,4 тыс.

Что не так с предстоящим повышением налогов в России?

В России происходит слом самой философии бюджетно-налоговой политики, последовательно выстраивавшейся с начала нынешнего века

Лучшие спикеры, новый каждый день

В Крыму временно запретили работать иностранцам по патентам

Работодателям на полгода запретили нанимать иностранных сотрудников, которые могут работать по патентам. Ограничения затронули 35 видов экономической деятельности.

Интернет и IT

Число DDos-атак на российские компании увеличились в три раза

Только за первые четыре месяца 2024 года специалисты по кибербезопасности справились с 512 DDos-атаками.

Россия договорилась с Белоруссией о признании цифровых подписей

Предпринимали из Белоруссии смогут использовать национальные электронные цифровые подписи как квалифицированные подписи в России. Это позволит бизнесменам участвовать в госзакупках.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Малый и средний бизнес получил нефинансовую поддержку на 78 млрд рублей

Минэкономразвития оценило стоимость нефинансовой поддержки, которую предприниматели могут получить в центрах «Мой бизнес».

Операторов кикшеринга могут заставить платить налоги в бюджет города

Власти Петербурга предложили операторам услуг по краткосрочной аренде самокатов разделить доходы, полученные в разных регионах, и платить налоги в бюджет городов, где этот сервис представлен.

У бухгалтеров пошли вопросы по заполнению 6-НДФЛ, а налоговики требуют с них пояснений. 🧾«Ночной бухгалтер» № 1664

Новый-старый отчет с кучей сроков уплаты вызывает у бухгалтеров вопросы, которые решают «всем миром». Налоговики продолжают слать требования, сравнивая уведомления и расчет. Объяснения, что в уведомлениях ошибка и верны данные отчетов их не устраивают. А еще вас ждут бухгалтерские байки, гороскоп и мем дня.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Сотрудникам запретят работать сверх графика больше 120 часов в год

Сейчас в законе нет ограничений по часам переработки в режиме ненормированного рабочего дня. Депутаты собираются это исправить и защитить права сотрудников на отдых.

Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером

Временные прошлогодние правила по взносам 1% стали постоянными.

Как теперь уменьшать налог по УСН на взносы ИП: разъяснения ФНС с примером
Инвестиции

Инвесторы готовы обменять заблокированные активы на десятки миллиардов рублей

Банки и фонды из США, ЕС и Великобритании готовы выкупить у российских инвесторов замороженные иностранные активы.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Кредитование

Льготные кредиты для бизнеса — 2024

Происходящие в последнее время события значительно влияют на многие сферы нашей жизни, одной из которых является бизнес, испытывающий серьезные трудности, в частности, малый и средний бизнес, который нуждается в особой поддержке. Для этих целей предусмотрены различные программы и льготы. Подробнее о действующих и планируемых мерах поддержки мы расскажем далее.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
324

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме

У самурая, как известно, нет цели — есть только путь. Но в бухгалтерской компании все иначе: здесь есть и четкая цель, и продуманный путь к ее достижению. Свой путь есть и у клиента, который решает доверить свои финансовые дела профессионалам. Расскажем об этом пути подробнее: как бесшовно принять клиента на обслуживание и какие важные нюансы нужно учесть.

На пути к эффективному партнерству: как начать работу с новым клиентом в бухгалтерской фирме
Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: нейросеть создает кино, животных теперь можно перевозить в салоне самолета, а гольф добавят в школьную программу

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

74
НДС

За передачу прав на демоверсию программу не надо платить НДС, если она есть в реестре российского ПО

Передача исключительных прав на программы для ЭВМ, включенные в единый реестр российского ПО, а также прав на использование таких программ, освобождены от НДС.

Онлайн-кассы

Как пункты выдачи заказов должны формировать чеки ККТ

Интернет-магазин может принимать деньги от покупателей по безналу с применением ККТ, установленной вне места нахождения покупателя. При этом в чеке будет реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) будет значение «1» – предоплата 100%.

69
РСВ

Организации без зарплаты тоже должны сдавать РСВ

В НК не предусмотрено освобождение от сдачи нулевого РСВ в зависимости от численности работников, видов деятельности и т.д. Все организации должны сдавать РСВ.

Бесплатно с Налоги, взносы, пошлины

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Какой порядок расчета пени по налогам применяется в 2024 году и на какую ставку рефинансирования ориентироваться налогоплательщику, рассказываем в мини-курсе.

Как считают пени по налогам в 2024 году. Мини-курс

Интересные материалы

Кадры

Каждый пятый соискатель исчезает после оффера

В 2024 году главной проблемой работодателей стала нехватка подходящих кандидатов на рынке труда. Стоимость закрытия вакансий существенно выросла вместе с зарплатными ожиданиями будущих сотрудников.

191