Досудебная претензия: образец, сроки, как написать

Досудебная претензия — это письмо с требованием уладить спор и предупреждением пойти в суд в противном случае.

Досудебный порядок разрешения конфликтов позволяет сократить число судебных процессов, так как тяжбы вредят репутации компаний и чреваты издержками. В суд идут, только когда иначе договориться не удалось. 

Подать письмо-претензию могут друг другу организации, ИП и физлица-самозанятые. 

Есть ряд деловых отношений и сфер, когда попытка разрешить конфликт с помощью досудебной претензии обязательна.

Например: 

• возникли споры о взыскании средств по договорным отношениям (оплата счета, аванс, частичное взыскание);

• спорные моменты по госконтрактам;

• досудебная претензия по договору аренды или найма;

• споры в сферах грузоперевозок;

• споры в области защиты прав на товарный знак и других исключительных прав.

Компании вправе установить собственный порядок разрешения деловых споров прямо при заключении договора. 

Пример 1. Компании А и Б договорились о поставке запасных частей для промышленного оборудования. Поставщик Б не уложился в срок, из-за чего производитель А понес убытки. Организация А пишет в адрес Б претензию с требованием погасить сумму ущерба плюс неустойку.

Пример 2. Арендатор В не оплатил аренду в пользу Г. Руководство Г направило В письмо с условием погасить задолженность и угрозой расторжения договора.

Пример 3. Компания Д подала заявление на выплату страховки после ДТП с участием корпоративного транспорта. Страховая задерживает выплату, ссылаясь на дополнительные проверки. Компания Д направила досудебную претензию в страховую компанию с требованием выплатить возмещение, так как срок рассмотрения истек.

Есть исключения, где соблюдение досудебного порядка не обязательно, в т.ч. когда процессуальным законодательством закреплены особенности их рассмотрения:

• дела о банкротстве (вступление в реестр);

• корпоративные споры (оспаривание решений);

• об установлении фактов, имеющих юридическое значение;

• конфликты, связанные с деятельностью судов (подача искового заявления после отмены судебного приказа).

Пример. Миноритарный акционер компании не согласен с решением общего собрания акционеров увеличить уставной капитал. Он считает действия незаконными, так как его доля размоется. Несогласный вправе обратиться в суд напрямую для признания решения недействительным.

В российском законодательстве нет формы или требований к тексту претензии. Тем не менее это письмо — «спусковой крючок» к официальному судебному разбирательству, его обязательно изучит судья на соответствие исковым требованиям. Досудебная претензия должна быть похожа по сути и по форме на исковое заявление.

Далее рассмотрим основные блоки претензии.

Вот информация, которую следует отразить в начале документа:

• полное название компании, включая организационно-правовую форму (ООО, ПАО, НКО и др.) либо ФИО (для ИП);

• ОГРН/ОГРНИП и/или ИНН (для однозначной интерпретации);

• контактные данные: юридический адрес контрагента с почтовым индексом, электронный адрес, номер телефона;

• все перечисленные данные, но уже для адресанта-заявителя;

• номер и дата исходящего письма (по журналу исходящих);

• название документа (досудебная претензия / претензия).

Если в споре участвуют несколько сторон, можно указать данные дополнительных участников в шапке письма для копий.

В начале письма кратко изложите факты, которые предшествовали спору. Рекомендуем делать это в хронологической последовательности. 

Укажите реквизиты (дата, номер, тип соглашения, общая сумма или объем поставки) и пункты договора, которые были нарушены. 

Опишите чуть подробнее, что именно пошло не так: нарушен срок, доля брака превышает допустимый по договору, поставка не в том объеме и др.

Если инцидент имел негативные последствия, осветите их. 

Допустим:

• из-за сорванных сроков производитель не уложился в требования по другому контракту и потерпел убытки (рассчитайте точную сумму);

• из-за услуги, которую оказали не должным образом, компанию оштрафовали государственные органы;

• вследствие ошибочного отключения от интернета провайдером офис был на сутки отключен от сети и понес ущерб из-за простоя;

Ни один пункт не должен был голословным. Каждое утверждение будьте готовы подтвердить документально. 

Примеры таких документов: 

• протокол осмотра и заключение внутреннего или стороннего эксперта (для оценки ущерба);

• фото-, аудио- и видеоматериалы;

• первичная бухгалтерская документация (акты, накладные);

• смета работ;

• акт сверки;

• банковские выписки (для подтверждения оплаты или отсутствия перевода) и т.д. 

Оформите копии документов и перечислите их в приложении. Часть из них наверняка есть у контрагента, но подготовка пакета скорее всего ускорит процесс.

После описания ситуации укажите желаемые сроки и порядок рассмотрения досудебной претензии, с учетом  информации отраженной в договоре. Также сделайте ссылки на соответствующие статьи нормативного правового акта подкрепляющие Ваши доводы.

Как правило, требования касаются: 

• финансов — вернуть уплаченные деньги, оплатить счет за поставку или услуги, возместить ущерб, заплатить неустойку или штраф по договору

• определенных действий от контрагента — заменить товар, часть поставки, привезти дополнительные объемы продукции, исправить недочеты, выполнить оставшиеся услуги по договору и т.д.

В заключительной части обозначьте срок рассмотрения досудебной претензии. Стандартный период ответа — 30 дней — обговорен в Гражданском кодексе. Но если в договоре прописаны меньшие сроки, например 14 дней, можно ориентироваться на них.

Срок нужно указать, чтобы избежать недоразумения, когда контрагент ответил, а судопроизводство уже инициировано.

Обозначьте одним предложением намерение обратиться в суд, если указанные требования не будут выполнены.

Письмо с требованиями важно доставить по всем правилам, чтобы в суде к истцу не было вопросов.

Вот несколько способов отправить требования контрагенту.

Отправить досудебную претензию следует заказным письмом на юридический адрес, с уведомлением о вручении и с описью вложения.  

Чек с почты и уведомление нужно сохранить. Это докажет суду, что письмо отправлено и получено.

Вариант для компаний, имеющих физические офисы в том же городе или хотя бы регионе.

Уместно отразить в договоре более быстрый способ коммуникации при спорах — перечислить электронные адреса для требований.

Если вы отправите только электронное письмо, а пункта об официальной переписке по электронной почте или в мессенджерах в договоре нет, суд может посчитать, что досудебное урегулирование не прошло по всем правилам.

Для подавляющего большинства рассматриваемых дел срок исковой давности — три года. В отдельных случаях этот срок ниже (например, есть всего полгода, чтобы предъявить требования в сфере железнодорожных перевозок). Если в договоре прописаны иные сроки, после которых подать претензию нельзя, следует придерживаться их.

Так, в спорах по договорам поставки логично направить претензию не откладывая, пока в наличии доказательная база. А для договоров аренды необходимости торопиться нет.

После подачи претензии следует выждать разумный срок: 30 дней по ГК или менее (по договору). 

Дальнейший ход событий зависит от решения контрагента. Возможны три ситуации:

1. Контрагент согласился с требованиями в полном объеме и исполнил их (оплатил счет с неустойкой, вернул деньги, исправил недочеты в работах).

2. Вы так и не получили ответа или получили четкий отказ удовлетворить требования. Досудебный порядок полностью исполнен, можно идти в суд с исковым заявлением.

3. Контрагент частично соглашается с требованиями, просит рассрочку платежа, спорит с размером компенсации и т.д. В этой ситуации вы либо идете на переговоры, либо в суд, если ваши требования окончательные.

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFJGVrAc