Как передать бухгалтерскую базу 1С на аутсорсинг

Многие клиенты «ПЭБ» признаются, что не хотят портить отношения со штатным бухгалтером — специалист долго проработал в компании, знает специфику бизнеса, а на новость об аутсорсинге бухгалтерии и дополнительном доступе в базу для других бухгалтеров реагирует не всегда спокойно.

Какие страхи чаще всего встречаются у наших клиентов:

• Штатный бухгалтер воспримет аутсорсинг, как угрозу и саботирует процесс — удалит или испортит данные в 1С, не передаст пароли, заблокирует доступ.

• Непонятно, как организовать переход и не остановить бизнес-процессы, взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.

• Страх потерять личный контроль над финансовыми потоками и документами.

Чтобы избежать проблем, можно поговорить с бухгалтером про перемены и перечислить ему актуальные причины изменения структуры учета:

• Компания выросла и нужен доступ к более широкой экспертизе — специалисты по кадровому праву, воинскому учету, IT-безопасности.

• У собственника есть желание автоматизировать рутину, уйти от зависимости в бухгалтерии от одного специалиста — это вопрос устойчивости бизнеса, а не недостатка доверия.

• Аутсорсинг не равно увольнение штатного бухгалтера, а может быть командой помощников.

• Составить локальный акт, где будут закреплены процедуры переходного периода, если бухгалтера решили уволить. Например, свериться с контрагентами, составить список доступов в учетные и отчетные программы: 1С, клиент-банк и прочие. 

Договоренности, которых удалось достичь в процессе разговора, можно закрепить в отдельном соглашении или акте-приема передачи:

• Прописать формат взаимодействия с командой аутсорсинга: внутренний аудитор, главный бухгалтер, старший специалист. Например, «Первая Экспертная Бухгалтерия» может прислать в подмогу как узкопрофильных специалистов, которые будут согласовывать действия с вашим бухгалтером, так и главного бухгалтера, который поможет штатному эксперту со сложными задачами.

• Установить совместный период использования базы, например, 1–2 недели или месяц.

• Разработать форму акта-приема передачи базы данных 1С, логинов, паролей, архивов.

• Зафиксировать задачи переходного периода с датами.

Запускаете новое направление бизнеса и хотите настроить программы автоматизации учета?

Настроим бухгалтерский и другой софт под ваши бизнес-задачи

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Организуем процесс перехода на аутсорсинг по безопасному сценарию — от вас достаточно только согласия, а о технической стороне вопроса позаботятся IT-специалисты «ПЭБ». Вот как это работает:

1. Делаем предаудит и диагностируем текущую ситуацию:

• Анализируем клиентскую учетную систему — версию, обновления, критические ошибки.

• Проверяем доступы к базе 1С, резервное копирование, наличие облачного хранилища.

• Оцениваем объем и сложность учетной информации. Это позволяет нам оценить риски и выбрать стратегию миграции.

2. Организуем резервное копирование и защиту данных, чтобы предупредить возможный саботаж со стороны действующего сотрудника. Что входит в этот блок мероприятий: 

• Многоуровневая защита от DDoS атак на стороне дата-центра и на стороне провайдеров подключенных каналов связи.

• Постоянный мониторинг аппаратно-программного комплекса используемых технологических решений.

• Ежедневное резервное копирование на 2 технологические площадки, которые разнесены географически.

• Гибридная модель резервного копирования, которая позволяет сохранить копии данных глубиной восстановления от 6 месяцев до 2 лет.

• Регулярная проверка целостности копий, чтобы обеспечить надежное хранение данных.

3. Переносим базу 1С на наш сервер или облако клиента, перезапускаем учет:

• Учитываем непрерывность бизнес-процессов.

• Делаем настройки безопасности: VPN, HTTPS, двухфакторную аутентификацию.

4. Настраиваем коммуникацию с клиентом:

• Клиентский веб-портал с доступом к отчетам, задачам, уведомлениям, документам.

• Мобильное приложение, где можно передавать документ с помощью фото, проверять статус задач, получать уведомления об уплате налогов и сдаче отчетности, общаться с ответственным бухгалтером, службой онбординга или поддержки клиентов.

В нашем случае бухгалтерию и все операции Настроим бухгалтерский и другой софт под ваши бизнес-задачи.не просто «будет вести другой бухгалтер», но учет стандартизируют и прокачают современными функциями — это поможет сэкономить на оплате труда штатных сотрудников. 

Например:

• Будем использовать технологию Service Desk для обработки задач. Так, обращения или поручения клиента проведут через программу автоматизации работы сервисной службы — попадут в учетную систему, где им назначат исполнителя, приоритет обработки и срок выполнения.

• Будем использовать RPA-технологии. Например, RPA-роботов для обработки типовых операций: загрузка банковских выписок, актов, счетов, УПД. А с помощью технологии OCR можно распознавать «первичку» — клиент просто загружает фото или скан, а система автоматически распознает и подставляет данные в 1С. Разумеется, работу роботов и технологий будут контролировать люди.

Специалисты «Первой Экспертной Бухгалтерии» на первой видеовстрече узнают у клиента о причинах передачи бухгалтерии на аутсорсинг, вникнут в особенности бизнеса. Достигнув договоренности, мы предложим вам универсальный чек-лист для перехода, который поможет вам понять — что и как мы будем делать. 

Чек-лист подходит для любого типа бизнеса, но можем сократить, расширить или изменить его с учетом потребностей вашей компании.

1. Аудит текущей учетной системы.

• Проверить, где и как хранится база 1С, например, локально, на сервере или в облаке.

• Составить список всех пользователей и ролей с доступом к 1С.

• Сделать резервную копию текущей базы. Лучше всего — несколько копий. 

• Проверить наличие архива первичных документов.

• Заключить договор с аутсорсинговой компанией, где будут прописаны условия конфиденциальности, защиты информации, ответственность и этапы внедрения.

2. Организация технической защиты.

• Создать «зеркальную» копию базы для работы в тестовом режиме.

• Отключить неконтролируемый удаленный доступ к серверу, это могут быть программы TeamViewer, AnyDesk.

• Ограничить полномочия текущего бухгалтера до уровня «без удаления». Например, можно поставить полномочия «только чтение/операции», без возможности уничтожения данных.

3. Миграция и запуск.

• Согласовать перенос базы 1С на сервер аутсорсера или работать на стороне клиента.

• Настроить права доступа для клиента.

• Запустить первичный учет и сверку остатков.

• Настроить работу через Service Desk и портал.

4. Автоматизация и обучение.

• Подключить OCR для обработки документов.

• Установить мобильное приложение для передачи документов и контроля задач.

• Провести инструктаж или обучение для сотрудников, которые будут взаимодействовать с аутсорсинговой компанией.

Хотите модернизировать бухгалтерский учет?

Поручим рутинные операции программам, поможем сэкономить на штате, наведем порядок в базе 1С

Начать экономить

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFJ7FT68