Клерк.Ру

ЭДО-инициативы государства. Как будет работать и что нужно знать предпринимателям

Все серьезно. К 2024 году почти весь документооборот в стране должен стать электронным. Это позволит предпринимателям ежегодно экономить миллиарды рублей. Правительство подготовило фундаментальные правовые изменения в работу с документами.

Рассказываем, к чему нужно готовиться предпринимателям.

Российский кабмин на прошлой неделе одобрил законопроект об электронном документообороте (ЭДО), который будет регламентировать порядок перевода бумажных документов в электронные с сохранением их юридической силы.

Как заявил журналистам министр экономического развития Максим Решетников, помимо юридической составляющей, решается еще одна важная задача: создаются правила для долгосрочного хранения электронных документов и для бизнеса, и для органов власти всех уровней.

«Мы исходим из того, что этот законопроект — один из фундаментов цифровой трансформации документооборота в стране», — цитирует министра РИА Новости.

О неизбежном переводе документооборота в России на электронные «рельсы» в последнее время говорили часто и на всех уровнях. Так в конце прошлого года на сайте Федеральной налоговой службы появилось сообщение об утверждении Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности.

Исходя из содержания документа, изменения могут затронуть все направления деятельности хозяйствующих субъектов, в том числе внутренние бизнес-процессы деятельности с обеспечением прослеживания выполненных процедур подписания электронных документов.

К примеру, ожидается расширение утвержденного формата документов для ЭДО. В перечень должны попасть:

  1. Договоры с контрагентами и приравненные к ним документы, в том числе заказ-наряды, заявки на участие в торгах, оферты, акцепты.
  2. Акты сверки взаимных расчетов
  3. Транспортные и расходные накладные
  4. Ценовые спецификации
  5. Заказы и их подтверждения
  6. Счета на оплату
  7. Документы при возврате товара
  8. КС-2 (форма акта о приемке выполненных работ в строительстве)
  9. КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат)

В концепции также прописан порядок хранения электронных документов оператором ЭДО.

Он должен будет обеспечить:

  1. Хранение документов, подтверждающих полномочия лица (в момент подписания), подписавшего документ.
  2. Хранение программного обеспечения для визуализации документов
  3. Возможность предоставления документа из информационной системы оператора ЭДО или ТС в адрес третьей стороны.
  4. Полную ответственность за хранение документа после его успешной передачи оператору ЭДО или ТС.
  5. Передачу документов при ликвидации оператора ЭДО или ТС на хранение другим операторам.

Планы государства на ближайшее время

Авторы концепции считают, что в случае ее успешного внедрения в электронную форму будет переведено 95 процентов выставляемых хозяйствующими субъектами счетов-фактур. А также 70 процентов формируемых хозяйствующими субъектами транспортных и товарных накладных.

С 2022 года: увеличение общего количества электронных документов, направляемых хозяйствующими субъектами друг другу в электронной форме, не менее, чем на 20 процентов в год

С 2023 года: снижение количества истребуемых бумажных документов в рамках мероприятий налогового контроля не менее, чем на 10 процентов в год.

Реализация концепции даст:

  • Сокращение затрат хозяйствующих субъектов на обработку и хранение бумажных документов по итогам внедрения электронного документооборота;
  • Повышение прозрачности осуществляемых хозяйствующими субъектами сделок;
  • Переход на использование информации и записи в информационной системе государственных органов вместо документов, представляемых хозяйствующими субъектами.

Но главное: переход на ЭДО позволит сэкономить триллионы рублей. Так, по оценке ФНС, в 2019 году в России в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП, которые сгенерировали не менее миллиарда документов. Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов по приблизительным оценкам ежегодно составляют 6 миллиардов человекочасов, а общие затраты оцениваются в 3,5 триллиона рублей — это 3,4 процента от ВВП страны за 2018 год.

К слову, крупные розничные сети уже начали постепенно отказываться от традиционных бумажных кассовых чеков на электронные. Пока — по желанию самих клиентов, которым присылает электронный чек оператор фискальных данных.

Маркированные товары — в первую очередь

Оператор системы маркировки ЦРПТ ранее предупредил, что с 2022 года участники рынка маркированных товаров будут обязаны перейти на ЭДО: производители, импортеры и продавцы начнут использовать только электронные накладные и передавать данные о движении товаров с помощью электронного документооборота.

Кроме того, участники оборота получат возможность подавать информацию об отмене электронных документов, об использовании продукции для собственных нужд или безвозмездной передаче маркируемых товаров.

В ЦРПТ пообещали оказать максимальную поддержку процесса перехода на ЭДО в сотрудничестве с партнерами — операторами электронного документооборота.

Ведь основная задача системы Честный ЗНАК — прослеживаемость продукции на каждом этапе — обеспечивается за счет передачи электронных накладных и других документов (УПД) по цепочке от производителя до розничного магазина, включая всех поставщиков.

Отслеживать статус документов на стороне ЦРПТ, проводить помарочную сверку товаров, следить за корректностью чеков, делать аналитику по продаже маркированной продукции — все это можно сделать в режиме одного окна с помощью сервиса «Учёт марок».

Выбирайте надежного оператора ЭДО

Работа с электронным документооборотом предполагает выбор специализированного оператора — список компаний постоянно растет. Например, в официальном перечне операторов ЭДО от ФНС сегодня содержатся почти 80 компаний.

Для перехода на ЭДО необходимо подключиться к выбранному сервису оператора и подобрать подходящий тариф, если хотите быть инициатором документооборота (вы как контрагент А отправляете документ контрагенту B). Входящие документы в ЭДО, как правило, бесплатны.

Выбирая оператора, важно учитывать:

  • интеграцию с внутренними ИТ-системами. Например, с решениями 1С, с ОФД, с электронной отчетностью и другими сервисами
  • работу с системой маркировки товаров
  • поддержку роуминга с другими операторами
  • работу с ЭЦП (электронной подписью) от разных УЦ (удостоверяющих центров)
  • простой и интуитивной понятный интерфейс

Как начать пользоваться ЭДО и задать вопросы по теме — здесь

 

Пост написан компанией
Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.
Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка»
Создать блог