ЭДО

Что такое электронный документооборот: кому и для чего нужен ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это современный способ обмена документами, который существенно ускоряет процесс их отправки и получения. Оригиналы таких документов формируют и хранят в электронном виде. Их можно использовать в любых правоотношениях, за исключением случаев, когда закон предписывает составлять документ исключительно на бумаге.
Что такое электронный документооборот: кому и для чего нужен ЭДО
Иллюстрация: Vitaly Gariev/pexels

Что такое ЭДО

Электронный документооборот включает:

  • создание электронных документов;

  • возможность их отправки, обработки и получения;

  • хранение документов в электронном формате;

  • проверку документов на соответствие установленным форматам.

Подлинность электронного документа подтверждается электронной подписью (ЭП), после чего он становится равным бумажному документу, подписанному собственноручно (ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Подписанный документ передается по зашифрованным каналам связи, что обеспечивает конфиденциальность и защиту информации.

ЭДО можно организовать:

  1. Для ведения делопроизводства внутри собственной организации.

  2. Для передачи данных внешним получателям — поставщикам, покупателям, клиентам.

  3. Для отправки документов контролирующим госорганам — ФНС, СФР, Росстату и другим.

Схематично работу ЭДО между компаниями можно представить так:

  • Отправитель создает оригинал документа в электронном формате, подписывает его своей ЭП и направляет контрагенту.

  • Получив документ, контрагент одобряет его, подписывает своей ЭП и пересылает отправителю, либо сообщает причину, по которой документ не может быть одобрен и подписан, направляет свои замечания, рекомендации и т.п.

  • К отправителю поступает подписанный документ или замечания контрагента, в ответ на которые он вносит исправления в уже созданный документ или составляет новый и отправляет его контрагенту.

ЭДО можно совмещать с привычным бумажным документооборотом, но не в отношении одного и того же документа. Так, если одна сторона подписывает электронный договор своей ЭП, то и другая сторона должна действовать так же. Другой договор можно составить на бумаге, и тогда обе стороны должны будут подписать его собственноручно.

Комфортно заменить бумажный документооборот электронным поможет «Платформа ЭДО». Это доступный и удобный сервис с бесплатной API-интеграцией и автоматическим роумингом.

Получить помощь и консультацию можно у технической поддержки сервиса или партнера компании в вашем регионе

Получить консультацию:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

А в личном кабинете «Платформы ОФД» вы можете заказать квалифицированную электронную подпись (КЭП) без визита в ФНС.

Кому нужен ЭДО

Организации и ИП могут с помощью ЭДО обмениваться документами с контрагентами, покупателями, госорганами, а также вести свой внутренний документооборот.

Крупным компаниям, у которых количество документов достигает от сотен до нескольких тысяч в месяц, без ЭДО не обойтись — он помогает существенно экономить средства и время на их создание и отправку.

Электронный документооборот подойдет также для малого и среднего бизнеса с небольшим объемом исходящей документации, особенно при наличии у них нескольких подразделений или крупных контрагентов, которые работают исключительно через ЭДО.

Некоторые категории компаний применять ЭДО обязаны, это:

  • бюджетные учреждения;

  • участники системы госзакупок;

  • импортеры товаров;

  • участники систем ЕГАИС, «Меркурий», «Честный ЗНАК»;

  • участники грузоперевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Преимущества ЭДО

У электронного документооборота есть много неоспоримых преимуществ перед бумажным:

  • Ускорение процесса обмена документами. Даже если отправитель и получатель находятся в разных городах или странах, на передачу данных уходят считанные минуты. Что немаловажно — ЭДО может функционировать круглосуточно и позволяет работать с документацией без привязки к офису. Благодаря этому в разы повышается скорость согласования и подписания документов, на которые раньше уходили дни или недели.

  • Данные надежно защищены. Документ передается в зашифрованном виде по защищенным каналам связи — кроме отправителя и получателя никто не имеет доступа к передаваемой информации.

  • Возможность отслеживания статуса документа. Передав документ, отправитель может получать уведомления о каждой стадии, пройденной документом — о его получении, подписании и т.д. Также возможность онлайн-контроля за работой своих сотрудников с документами получает руководитель.

  • Интегрирование используемых компанией учетных систем с ЭДО. Это позволяет просматривать, подписывать и отправлять договоры, счета, другие документы прямо из бухгалтерских, кадровых и т.п. программ учета.

  • Быстрый поиск нужного документа. Все документы, созданные, отправленные и полученные за период использования ЭДО, хранятся в электронной базе системы. В отличие от бумажного документа, который придется долго искать в архивных папках, электронный находится за пару секунд.

  • Снижение затрат на бумагу, картриджи, обслуживание оргтехники, на содержание архивов и т.п.

Как внедрить ЭДО

Чтобы начать работу с электронным документооборотом:

  • Определите, какие документы нужно перевести в электронный формат.

  • Выберите наиболее подходящий вам сервис ЭДО. Например, Платформа ЭДО.

  • Подключитесь к выбранному оператору ЭДО, предварительно выбрав оптимальный тариф и заключив с ним договор.

  • Приобретите квалифицированные электронные подписи (КЭП) для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.

  • Настройте и внедрите систему электронного документооборота.

Переходить на электронный документооборот удобно с сервисом «Платформа ЭДО». Это простой и оперативный обмен документами между организациями, возможность просмотра, подписания и отклонения документов через 1С, работа со всеми популярными типами документов.

Электронный документооборот «Платформа ЭДО» стал еще удобнее для бухгалтеров и предпринимателей — пользователей программы 1С.

Обновления улучшили пользовательский интерфейс. В чем суть изменений? 

  • Стали удобнее кнопки.

  • Расширились возможности фильтрации и сортировки списков документов.

  • Стала проще и функциональнее отправка неформализованных документов.

  • Увеличилась площадь табличной части, чтобы пользователю было доступно больше документов на экране.

Подробнее, что изменилось:

1. Доработаны фильтры документов на вкладках «Входящие/Исходящие»:

  • Улучшены кнопки. 

  • Дополнительные фильтры перенесены в общую строку над таблицей с документами и приведены к единому виду (гиперссылки).

  • Добавлена кнопка «Сбросить» для быстрого сбора фильтров.

  • Появилась возможность добавления / удаления неиспользуемых пользователем колонок в табличной части интерфейса обработки.

2. Реорганизованы кнопки действий над документами на всех вкладках.

3. Обновлен интерфейс отправки неформализованных документов. Функциональность кнопки «Выгрузить неформализованный документ» разделена на две части: 

  • Создать неформализованный документ.

  • Загрузить неформализованный документ.

4. Добавлена сортировка входящих и исходящих документов (ПКМ — Сортировка).

5. Реализовано создание документов в 1С на основании входящих актов сверки для БП 3.0.

6. Добавлена возможность указания типа, наименования, номера и даты для неформализованных документов.

7. В настройках добавлена ссылка для скачивания последней версии обработки.

Новый интерфейс доступен в Обработках 1С, начиная с версии 1.0.4.5.4.

Скачать обработку, а также инструкцию к ней, можно в «подвале» личного кабинета «Платформа ЭДО» или в разделе ЭДО на сайте «Платформы ОФД».

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8Jx1Y1

Начать дискуссию

⚡ У бухгалтеров будет меньше времени на сдачу ЕФС-1

Сейчас подраздел 1.1 ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) сдают до 25 числа следующего месяца. Но есть случаи, когда сдать отчет надо на следующий день. Таких случаев будет больше.

Ипотека

Начали повышать ставки тем, кто второй раз пользуется льготной ипотекой

Банки ужесточают условия для нарушителей правила «одна льготная ипотека в одни руки».

Практика Конституционного Суда по налогам за второе полугодие 2023

Рассматриваются ключевые решения КС по налоговым вопросам.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Заявлений в колледж через Госуслуги уже больше, чем за весь прошлый год: самые популярные места и специальности

Более 600 тыс. заявлений в колледж подали абитуриенты с помощью Госуслуг. Это уже на 100 тыс. больше, чем за весь прошлый год.

Общество

Принят закон, упрощающий проведение общих собраний СНТ

Совет Федерации одобрил разработанный при участии Росреестра закон, по которому дачникам, садоводам и огородникам станет проще проводить общие собрания членов СНТ и ОНТ.

1

Директора–руководили в разные периоды, в их действиях нет группы лиц по предварительному сговору

Суд первой инстанции осудил двух руководителей налогоплательщика, управлявших им в разные периоды, по части 2 ст. 199 УК, в том числе, по пункту «а», за уклонение от уплаты налогов по предварительному сговору группой лиц.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Известны итоги Статистического диктанта-2024

В этом году число написавших статистический диктант увеличилось вдвое в сравнении с 2023 годом и составило 33 933 человек.

Число МСП в гостиничном бизнесе на Кавказе выросло вдвое за 3 года

Гостиничный бизнес демонстрирует наибольший рост среди всех сфер, в которых работают малые и средние предприятия (МСП) Северо-Кавказского федерального округа (СКФО).

Общество

Росреестр разработал методическое пособие по социальной догазификации

Для садоводов и огородников Росреестр разработал методические рекомендации по бесплатной догазификации СНТ.

Ужесточат контроль за содержанием пестицидов в готовой продукции

Руководитель Роскачества Максим Протасов в ходе заседания госкомиссии по противодействию незаконному обороту промышленной продукции предложил повысить эффективность контроля за содержанием пестицидов и агрохимикатов в том числе в части их контроля в готовой продукции.

Инвестиции

Как застройщики дают ипотеку под 5,9%? Недвижка дорожает, конец дивидендного сезона, рост акций, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Массовые льготные ипотеки под 8% всё, зато у застройщиков теперь можно взять под 5,9%! Ессссстессссна, есть нюанс. Зато это помогает толкать цены на квартиры снова вверх. Закончились обвалы акций и облигаций, ждём новую ключевую ставку, тыкаем палкой доллар. И ни слова про хомяка. Собрал самые интересные новости недели и упаковал их в этот пост. Го!

Как застройщики дают ипотеку под 5,9%? Недвижка дорожает, конец дивидендного сезона, рост акций, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Немного о том, как правильно дробить бизнес. Часть 2: важные организационно-технические моменты деятельности группы компаний

Попробуем сформулировать основные  рекомендации организационного (стратегического и тактического)  характера, соблюдение которых  поможет отбить как минимум 90% обвинений налоговиков в умышленном дроблении с целью незаконной оптимизации налогов.

Детские пособия

Почти 500 тысяч семей получили пособие при рождении ребенка

В течение шести месяцев с момента рождения ребенка у семей есть возможность подать заявление на единовременное пособие. Размер выплаты составляет больше 24 тысяч рублей.

Общество

Опубликован рейтинг регионов по органической продукции

Роскачество представило обновленный рейтинг субъектов РФ по количеству сертифицированных производителей органической продукции по итогам первого полугодия 2024 года.

Торговый сбор

Мастерская по ремонту телефонов не платит торговый сбор

Под торговый сбор подпадает деятельности, связанная с розничной, мелкооптовой и оптовой куплей-продажей товаров через объекты стационарной и нестационарной торговой сети, а также через товарные склады.

Инвестиции

Элементарные 19%. Свежие облигации: элемент лизинг на размещении

Кто на рынке всех смелее? Можно даже не сомневаться — это лизинговые компании. За деньгами инвесторов снова идёт Элемент Лизинг, а в качестве козыря в рукаве — девятнадцатипроцентный купон. При нём также есть ежемесячный купон и амортизация. Выглядит вполне интересно, посмотрим, что внутри.

Элементарные 19%. Свежие облигации: элемент лизинг на размещении

В России растет число патентных поверенных

Квалификационные экзамены Роспатента успешно сдали 95 человек с начала 2024 года и 179 человек за 2023 год.

🍒 Зарегистрирован первый региональный бренд новых регионов РФ

Федеральная служба по интеллектуальной собственности (Роспатент) выдала первое свидетельство об исключительном праве на региональный бренд в новых регионах России. Им стало географическое указание «Мелитопольская черешня».

5
Земельный налог

Земельный налог начисляют по данным Росреестра. ФНС: к нему и претензии

Налоговая база по земельному налогу – это кадастровая стоимость, внесенная в ЕГРН. Она применяется с 1 января года, являющегося налоговым периодом.

Интересные материалы

Продление льгот, уплата взносов предпринимателем-пенсионером, налоговая помощь Трампа Байдену в обзоре

События дня. Налоговые события.