Почему юридическому департаменту нужны перемены
ПАО «Ростелеком» — крупнейший телеком-провайдер России и один из клиентов ПравоТех, решившихся на комплексную цифровизацию юридической функции. Рассказываем, какого эффекта удалось достичь бизнесу, благодаря автоматизации рутинных процессов, и что потребовалось изменить в привычном положении дел.
Как понять, что юр. отделу нужны перемены
Есть стереотип: юридический отдел — это статья расходов, необходимая для защиты от рисков. Специалисты этой службы «живых» денег компании не приносят, в отличии, например, от сейлз-менеджеров и маркетологов. Так ли это на самом деле?
При грамотном построении внутренних процессов юристы могут не только предотвращать проблемы, но и приносить эффективно прибыль. Это возможно через эффективное управление контрактами, успешное взыскание долгов и оптимизацию налогов. Остается только выяснить, где взять дополнительные ресурсы и время, чтобы разгрузить инхаус-специалистов от рутинных процессов.
Своим опытом автоматизации юридической функции делится Александр Смирнов, вице-президент по правовым вопросам ПАО «Ростелеком».
«В штате нашей компании одновременно трудятся более 400 юристов. На их долю приходится:
от 45 000 заседаний в год;
около 200 000 договоров, которые необходимо проверить, отредактировать, согласовать.
Естественно, такой объем внутренней нагрузки и сложности управления масштабным правовым блоком не мог не отражаться на эффективности его работы.
До цифровизации мы выявили некоторые проблемы:
информация хранилась разрозненно;
сотрудники между собой не делились опытом и практикой;
юротдел не успевал за увеличением нагрузки;
постоянно увеличивалось количество рутины;
отсутствовала система оценка работы юристов.
В какой-то момент стало очевидно: чтобы поддерживать растущий бизнес меньшими силами и ресурсами, нужна цифровизация. Мы неизбежно к ней пришли бы, оставалось только выбрать, что именно будем закупать: точечные legal tech-продукты (например, конструктор договоров, сервис проверки контрагентов) или комплексное решение. Выбрали второй вариант и не пожалели!»/
ПравоДепартамент — это комплексное решение для бизнеса от ИТ-компании «ПравоТех». Платформа помогает автоматизировать юридическую функцию на всех этапах — от претензии до исполнительного производства.
Как «ПравоТех» изменил юридическую функцию ПАО «Ростелеком»
«Для того, чтобы изменить будущее к лучшему, нужно исправить ошибки прошлого в настоящем», — Александр Смирнов, вице-президент по правовым вопросам ПАО «Ростелеком».
Цифровая трансформация правового блока ПАО «Ростелеком» проходила в несколько этапов и затронула сразу четыре направления:
консультации сотрудников других отделов;
ведение судебных дел;
договорная работа;
претензионная работа.
Консультации других подразделений
Основная задача заключалась в том, чтобы перевести юридическую поддержку коллег из смежных подразделений преимущественно в письменный формат, минимизировать телефонные переговоры, которые отнимали много времени и не давали всегда результата.
Для реализации выстроили новый процесс:
Сотрудник оставляет заявку в чат-боте — как показывает практика, уже на этапе формулирования и отправки запроса часть задач сама снимается. Чат-бот предполагает максимально доступное общение, простым языком можно изложить проблему юристу, никаких служебных записок и лишней бумажной документации.
Заявка передается в общую систему учета.
Система назначает ответственного. Сотрудник-инициатор видит, с кем непосредственно общается, юристы перестают быть блэк-боксом для бизнеса.
Юрист проводит консультацию в установленные сроки и фиксирует результат.
Сотрудник оценивает консультацию — по шкале рейтинга от 1 до 5.
Таким образом, был создан портал юридического самообслуживания, где сотрудники других отделов ПАО «Ростелеком» в несколько кликов оставляют заявки на правовые консультации и оперативно получают ответы.
Интересно, что сайт legai.rt.ru общедоступен, зайти на него можно и с внешних серверов. Но для внутреннего пользования (авторизированных пользователей) функционал, конечно, шире.
Кроме того, в рамках цифровой трансформации юридической службы ПАО «Ростелеком» внедрили роботизированные консультации. AI-бот консультирует по самым частым вопросам, например, по договорной работе, оказанию услуг связи, предоставлению учредительных документов.
Какого эффекта добилась компания:
Запросы не теряются. Все обращения передаются в систему, и по каждому назначается ответственный юрист.
Составлен рейтинг оценки сотрудников. Самые успешные юристы решают более сложные задачи. Это влияет на уровень дохода инхаус-специалиста и взаимодействие с заказчиком — чем выше рейтинг, тем дольше может готовиться ответ.
Избавление от рутины. Правовой блок не тратит время на типовые вопросы, а фокусируется на сложных кейсах.
Повышение качества обслуживания. Чат-бот консультирует 24/7 или информирует о статусе запроса моментально.
Договорная работа
Значительным изменениям подверглась и работа с договорами. После цифровой трансформации правового блока юристы настроили интерактивные шаблоны договоров, которые исключают механические ошибки.
Все контракты защищены: основной текст недоступен для редактирования, а ручной ввод данных сведен к минимуму — для большинства полей информация подтягивается автоматически. Это позволяет согласовать договор в один клик.
Для автоматизации подготовки договоров компания использует конструктор документов от ПравоТех Doc.one.
Договор собирается по принципу конструктора Lego. Справа от текста расположено дополнительное поле с уточняющими вопросами. Как только сотрудник выбирает подходящий вариант ответа, нужная информация «подтягивается» в текст автоматически. На выходе получается контракт, который уже не нужно согласовывать с юристами, он считается типовым, то есть буквально «перескакивает» этап юротдела в общекорпоративной системе одобрения.
Какого эффекта добилась компания:
исключены ошибки в тексте договоров;
согласование за один день;
постоянная поддержка актуальности контрактов;
время на составление договоров сократилось в 12 раз.
ПравоДепартамент
Платформа для управления юридическими процессами: автоматизируйте работу на всех этапах — от претензии до исполнительного производства
Претензионно-исковая часть работы
ПАО «Ростелеком» обслуживает 46 млн абонентов мобильной связи (совместно с Теле2) и 10,8 млн пользователей платного ТВ. Так как взаимодействие чаще всего идет с физлицами, объем претензионной и судебного нагрузки соответствующий.
Рассказываем, как ПравоТех облегчил этот сектор рутины:
Автоматизирована претензионная работа. Теперь, чтобы составить претензию, юристу нужно всего пару минут. Благодаря интеграции с внутренними системами и внешними источниками система автоматически добавляет в документ необходимую информацию.
Судебные дела ведутся в карточках, которые гибко настроены под специфику «Ростелекома». Информация в них заполняется автоматически — из внешних источников (кад.арбитр, порталы судов общей юрисдикции) или корпоративных документов. Например, вносятся реквизиты ответчика при составлении иска / отзыва на иск.
Система рассчитывает вероятность исхода дела, ставит задачи ответственным юристам и распределяет дела.
Какого эффекта добилась компания:
Претензии всегда соответствуют требованиям.
Юристы могут сосредоточиться на разрешении споров.
Всего около 7 минут уходит на заполнение информации по судебному делу.
Правовой блок экономит около 40% времени на претензионно-исковой рутине.
В результате цифровизации юридического блока ПАО «Ростелеком» при ИТ-поддержке ПравоТех получился действительно уникальный продукт: теперь в единой системе можно вести судебно-претензионную работу, составлять и согласовывать договоры, проводить юридические консультации и многое другое.
Каждый из сотрудников компании имеет доступ к системе юридического самообслуживания и может получить правовую помощь максимально быстро!
С какими сложностями столкнулся ПАО «Ростелеком» при внедрении цифрового решения
Не будем питать иллюзий: сотрудники юротдела могут встретить решение о цифровизации юридической функции без восторга, и даже косвенно препятствовать / оттягивать ее воплощение.
С чем обычно связаны их страхи / возражения:
«Чат-бот никогда не заменит живого человека, и квалифицированную консультацию может подготовить только специалист!».
«Зачем исправлять то, что и так работает?».
«У нас нет времени осваивать новые программы и перестраивать рабочие схемы».
«Нас всех уволят?».
Страх потери работы, как правило, самый распространенный. На втором месте — нежелание тратить и так драгоценное время юриста на освоение новых программ и перестройку всех рабочих процессов. Если уже привык давать консультации по телефону, а теперь придется заполнять какие-то карточки, письменно давать ответ коллегам, соблюдать сроки и следить еще за собственным рейтингом. Многие юристы действительно могут воспринять новшества в штыки.
Задача руководства донести главную идею преобразования: цель цифровизации — не сокращение штата юридического отдела, а переключение компетенций сотрудников на решение более сложных и креативных задач, в недостатке которых у юристов нет проблемы.
На примере ПАО «Ростелеком», увольнять действительно никого не пришлось. Но рутинная работа была оптимизирована, а освободившееся время юристы смогли вложить в развитие бизнеса и улучшение его финансовых показателей.
Если вы не готовы к покупке индивидуального ИТ-решения, попробуйте возможности платформы ПравоДепартамент. Это единое пространство для совместной работы юристов, где каждый может контролировать свои дела в автоматическом режиме: делегировать, смотреть нагрузку, работать с коллегами над проектом.
Свяжитесь с ПравоТех и мы расскажем, как настроить систему под задачи вашей компании.
Наделяем (юристов) силой технологий
Мы создаем системы, которые освобождают людей от рутины и дают им возможность заниматься любимым делом
Реклама: АО «Право.ру», ИНН: 7708095468, erid: LjN8K1RFK
Начать дискуссию