Если бухгалтер ошибся, стоит ли сразу искать замену?

Если бухгалтер ошибся, стоит ли сразу искать замену?

Иногда в соцсетях появляются такие посты: «Мы работали с бухгалтером три-пять-десять лет, а вчера мне пришли пени на три рубля / заблокировали счет / списали по 1000 руб. с каждого счета. Я недовольна бухгалтером, порекомендуйте, кто у вас?»

И в ответ, кого только не рекомендуют:

✅ онлайн-сервисы,

✅ надомников-фрилансеров,

✅ аутсорсинг,

✅ тех, кто не бухгалтер даже вообще.

Почему искать другого бухгалтера в такой ситуации — опрометчивое решение, рассказывает генеральный директор Профдело Татьяна Никанорова.

1. Ошибаются все

Помните, как Доктор Хаус говорил: «Все врут»? И был прав. Точно также я вам говорю: «Все ошибаются». Ошибаются и глупые, и умные, и люди, и машины, и онлайн-сервисы, и онлайн-бухгалтерии, и люди, которые настраивали эти онлайн-бухгалтерии и сервисы. Безошибочных нет.

Если смириться с тем, что ошибаются все, то из этого вылезает очень интересная парадигма — нет такого бухгалтера или сервиса, который работает безупречно. А это значит, что важным становится другое — не то, что бухгалтер не ошибается, а то, как он реагирует на ошибки, как он их исправляет.

👉 Пример из практики.

Однажды на консультацию ко мне пришел предприниматель, который использовал онлайн-бухгалтерию. Ему все нравилось: это было удобно, быстро и недорого. И всё бы ничего, только вот через три года работы что-то там то ли сбойнуло, то ли алгоритмы неверно отработали, то ли клиент напутал... но не уплатил он вовремя налог и не сдал вовремя отчетность. Пришлось заплатить штраф.

Предприниматель был сильно огорчен и хотел отказываться от онлайн-сервиса в пользу живого бухгалтера. Я его переубедила.

Дело в том, что:

  • обороты этого предпринимателя были невелики;
  • вести учет самому его не напрягало;
  • сервис обходился ему дешевле, чем бухгалтер;
  • а ошибаются все.

Поэтому, на мой взгляд, резона менять бухгалтера нет. Предпринимателю необходимо выучить, в какие сроки на УСН нужно платить налог и сдавать отчет, вбить эти даты в свой календарь и контролировать сервис.

А можно ли не контролировать? Да, можно. И тогда вы априори смиряетесь, что могут быть потери или штрафы. Оцените их размер, точно ли из-за 1000 руб. стоит городить огород? А если цена вопроса намного больше — тогда да, городить огород стоит. Обязательно.

2. Если вы не нашли ошибки в работе вашего бухгалтера, это не означает, что их нет

Я часто слышу: «Мы уже 10 лет работаем с бухгалтером Х, никаких проблем!». Это прекрасно, если оно так и есть, но, к сожалению, это всего лишь совпадение. Проблемы от нашей доблестной ФНС могут приплыть и при хорошем бухгалтере, и не приплыть при плохом. Если вы не проводите ежегодный экспресс-аудит, то вы не знаете как реально обстоят дела, и когда вам прилетят проблемы.

👉 Был у нас такой случай.

Пришел к нам на консультацию клиент, юрлицо. Бухгалтер работала с ним довольно долго, лет десять. Пришел с каким-то простым вопросом, который не могла решить его бухгалтер. Он нам ее очень хвалил, говорил, что она у него прекрасный опытный специалист, защитница его, перед налоговой его отстаивает и налоги ему экономит.

Мы порадовались за клиента, редко встретишь такое отношение к бухгалтеру. В процессе консультации потребовалось взять какую-то информацию из базы 1С. Договорились, что клиент запросит информацию у бухгалтера. И на этом клиент пропадает недели на две.

Мы ему пишем, уточняем ситуацию. И выясняется вот что: оказывается, у бухгалтера нет баазы 1С. Вот вообще, в принципе... ни 1С, ни какой-то другой базы нет. И дать нужную информацию бухгалтер не может.

На наши вопросы как же организован учет и сдача отчетности, бухгалтер очень невнятно поясняет, что базы 1С нет, так как директор не хочет за нее платить, а отчетность она делает вручную в Сбисе. А данные для отчетности откуда берет? Ну как откуда, из банка. Да, вручную на калькуляторе считает и подставляет цифры в бланк отчетности.

На этом месте бухгалтеры должны прослезиться. Десять лет! Никакого учета вообще! Данные в отчетность берутся в прямом смысле с потолка! Директор, кстати, не в курсе, что он «жадина такая» не хочет покупать 1С.

Некоторые могут догадаться, что бухгалтер была в возрасте и просто боялась не освоить новую программу. Клиент перешел на бухобслуживание к нам, что сильно расстроило бухгалтера. И ее копилка, наверняка, пополнилась историей, как она «отдала лучшие годы для этого директора, он денег на программу жалел, зарплату платил ей маленькую, а потом пришли аутсорсеры, наговорили про неё гадостей директору и ее уволили».

3. «За одного битого двух небитых дают»

Я только с возрастом стала понимать эту поговорку. В юности мне казалось: зачем нужен битый и немощный, когда есть два свеженьких. кто согласится вообще битого брать?

Сейчас я предпочитаю работать именно с «битыми», то есть с людьми, которые прошли на личном опыте через проблемы, ошибки и получили опыт, как с ними справляться. Это намного эффективнее.

Если ваш бухгалтер ошибся, но ответственно исправил ошибку — это прекрасно! В следующий раз он не сделает такую ошибку. А свежий человек, даже опытный, может вновь споткнуться в том же месте.

👉 У нас был такой случай, сейчас расскажу.

Одному клиенту мы назначили прекрасного опытного бухгалтера. К сожалению, бухгалтер заболела ковидом, потом, слава мирозданию, выздоровела, но последствия остались на некоторое время.

Вы многие знаете, как ковид влиял на наше состояние и на мозги. Многие отмечали, что стали «тупеть»: реакции стали медленнее, мозг работает медленнее.

Наш бухгалтер уже выздоровела, но работать было трудновато. А работа была непростая, программа у клиента была заведена еще до нас, и старые ошибки тянулись из года в год. Каждое начисление зарплаты нужно было вручную исправлять, потому что заполнялось оно неверно. Бухгалтер пропустила одно исправление и направила расчет с ошибкой.

Клиентка ошибку заметила и указала бухгалтеру, ошибку тут же поправили. Ошибка никакого вреда не принесла: ни морального, ни материального... сотруднику выплатили все как положено. Но если бы вдруг нет, мы разумеется компенсировали бы убытки. Однако клиентка сочла эту ситуацию неприемлемой и строго потребовала «решить вопрос». От греха подальше зарплатницу ей заменили. Тоже на очень грамотного специалиста.

Но что бы вы думали? В следующий месяц новый специалист делает точно такую же ошибку. В том же месте. Ее предупредили, она проверила, но, к сожалению, не до конца. Гнев клиентки представляете? Я его прочувствовала лично.

Если бы мы оставили первого бухгалтера, этой повторной ошибки можно было бы избежать — специалист 1000 раз бы сам себя проверил в этом месте. Но, к сожалению, эмоции клиентки требовали от нас совершить какие-то активные действия, кроме извинений и компенсации за моральный вред.

Так что, если ваш бухгалтер ошибся, на мой взгляд, это не самое страшное. Страшно, когда бухгалтер ведет учет «с потолка», не желает обучаться новым программам, не изучает новинки законодательства — ведь это всё может подставить компанию на гораздо большие штрафы.

В бухгалтерии, к сожалению, предприниматель никогда не увидит реальных проблем, если не проведет аудит. А то, что цепляется с поверхности — это такие мелочи, реально, и всё поправимо.

Но может быть у вас другое мнение? Поделитесь в комментариях!