АО «НПО «ДОМ ФАРМАЦИИ» проводит исследования лекарственных препаратов и тестирует их безопасность перед клиническими испытаниями на людях. В компании работает больше 200 сотрудников в 20 подразделениях, одновременно ведется от 70 до 100 научных исследований.
«Когда вы ходите в аптеку, вы понимаете, что лекарства там оказываются не случайно: они должны быть безопасными и эффективными. Это изучается, в том числе на этапе доклинических исследований на лабораторных животных. Этим мы и занимаемся», — Кирилл Крышень, заместитель директора по науке
Проблема: Excel не справляется с объемом проектов
До внедрения системы управление исследованиями строилось на таблицах Excel. В работе одновременно находилось 8 файлов, которые вели разные подразделения.
Основные сложности:
Актуальность информации. Статусы проектов меняются в течение дня, поддерживать актуальное состояние в таблицах невозможно без постоянных уточнений.
Координация подразделений. В каждом исследовании участвуют 3–4 отдела: научные лаборатории, ветеринарная служба, патоморфологический отдел, архив и т.д. Чтобы понять текущий статус проекта, нужно было обзвонить руководителей всех задействованных подразделений и сверить их версии таблиц.
Отсутствие прозрачности. Невозможно было быстро ответить на простой вопрос «На каком этапе находится конкретное исследование?» без личных звонков и уточнений.
«Мне было достаточно тяжело координировать работу нескольких отделов. Нужно было каждый день собирать информацию. Я понял: нужен инструмент, где все будет в едином пространстве и в режиме онлайн», — Кирилл Крышень, заместитель директора по науке.
Выбор системы: 6 месяцев тестирования
Поиск подходящего решения занял около полугода. Команда протестировала более 6 систем и даже составила таблицу с критериями отбора.
Критерии выбора были такими: во-первых, система должна входить в Реестр российского ПО Минцифры, а значит — хранить данные на российских серверах. Во-вторых, стоимость лицензий должна оставаться приемлемой при масштабировании и подключении большого количества сотрудников. А еще были важно наличие рабочего мобильного приложения, гибкая настройка процессов и простой интерфейс без долгого обучения, чтобы не надо было тратить год времени на отладку процессов и обучение всех сотрудников.
«Я пробовал бесплатные версии и когда начал работать в Projecto, понял: это то, что мне нужно»
В результате после пробного периода было принято решение внедрять Projecto в работу.
Автоматизируйте процессы и задачи
Попробуйте полный функционал Projecto от 14 дней бесплатно
Как настраивали процессы
Внедрение новой системы заняло несколько месяцев. При этом самой трудоемкой частью оказалась не настройка Projecto, а перестройка привычных процессов внутри компании.
Первая сложность — сопротивление сотрудников. Раньше в организации не использовали подобные системы, поэтому часть персонала продолжила вести Excel параллельно с новой системой, а некоторые делают это до сих пор.
«Люди привыкли работать по-своему, и это нормально. Когда сотрудник много лет ведет таблицы, сложно за неделю убедить его отказаться от привычного инструмента. Но когда он начинает видеть, что нужную информацию можно найти за пару кликов, а не искать по нескольким файлам и перепискам, отношение постепенно меняется»
Вторая сложность — настройка единого шаблона исследования. Несмотря на общую структуру работ, у разных подразделений были свои представления о статусах, сроках и порядке согласований. Первые версии шаблона несколько раз дорабатывали уже в процессе использования.
На обсуждение и унификацию процессов ушло больше времени, чем на техническую настройку системы. Часть процессов автоматизировать так и не удалось — они остались в ручном режиме.
Как организовали работу в Projecto и настроили автоматизацию
Несмотря на различия между исследованиями, большинство проектов проходит через одинаковый набор этапов:
Прохождение биоэтической комиссии (подтверждение соответствия эксперимента требованиям гуманного обращения с лабораторными животными).
Подготовка плана исследования.
Проведение экспериментальной части.
Патоморфологический анализ (передача образцов в лаборатории для анализа изменений тканей и органов).
Подготовка отчета.
Согласование результатов с заказчиком.
Передача проекта в архив.
Поэтому, чтобы не создавать структуру каждого проекта вручную, в компании разработали единый шаблон исследования.
Теперь в «ДОМЕ ФАРМАЦИИ» настроили автоматизацию через функцию «Процессы» в Projecto:
При создании проекта из шаблона автоматически выставляются сроки задач.
Назначаются ответственные и наблюдатели без ручного ввода.
Проект автоматически переходит на следующий этап при выполнении условий.
Участники получают уведомления об изменениях.
В результате создание нового исследования занимает несколько минут.
Какие результаты получили
Пока проектов немного, Excel остается удобным инструментом. Таблицы действительно работают неплохо, когда в работе одновременно находится 5-10 проектов, а координирует их один человек.
Но когда одновременно запускаются десятки проектов, а в процесс вовлечены разные подразделения, основная сложность возникает уже не с планированием, а с получением актуальной информации.
В случае с «ДОМОМ ФАРМАЦИИ» переход от 8 Excel-таблиц к единой системе превратил управление 70+ параллельными проектами из постоянной ручной синхронизации в прозрачный контролируемый процесс.
Руководитель тратит на контроль проектов 20 минут в день вместо 2 часов
Получение статуса любого исследования занимает 3 минуты без созвонов
Создание нового проекта — 5 минут вместо ручной сборки
«Самое главное — это понимание происходящего в исследовании или статуса проекта в любой момент времени. Мне не нужно никому звонить и выяснять это отдельно. Я могу зайти в проект и потратив там 3 минуты времени, сразу узнать, что конкретно происходит»
Система управления проектами обеспечивает:
Централизованное хранилище информации по всем проектам
Автоматизацию типовых процессов
Прозрачность статусов и сроков
Сокращение времени на координацию и контроль
Если в вашей компании Excel тоже перестал справляться с управлением проектами, попробуйте Projecto: тестовый период с полным функционалом от 14 дней бесплатно.
Реклама: ООО «Проджекто», ИНН 1660363595, erid: 2W5zFG6D8VX
Начать дискуссию