Вы считаете себя хорошим руководителем? Проверьте эти 5 признаков

Если бухгалтер ждет вашего одобрения по каждому счету, даже на еженедельную закупку воды для кулера, менеджер не может отправить договор без согласования, а сотрудники каждые полчаса уточняют, что делать дальше, значит, компания слишком сильно зависит от одного человека.

Хороший руководитель не контролирует каждое действие, он выстраивает процессы так, чтобы сотрудники понимали порядок работы и могли принимать решения в рамках своих полномочий.

В итоге управленец подключае тся только там, где действительно требуется его участие, а не отвечает на десятки однотипных вопросов каждый день вроде: «Что ответить подрядчику?» или «Где последний вариант договора?».

Представьте конец квартала. Бухгалтерия готовит отчетность, отдел продаж закрывает сделки, чтобы дотянуть результаты до премии, юрист согласовывает новые договоры. Менеджер уверен, что счет должен выставить бухгалтер, бухгалтер ждет подписанный договор от юриста, а юрист считает, что у него в приоритете другие задачи. В итоге клиент ждет, деньги не поступают, виноватых найти невозможно, но все недовольны. 

Размытая ответственность — большая боль многих команд. В процессе работы постоянно появляются десятки вопросов, суть которых сводится к одному: кто должен это делать?

• Кто должен подготовить новые документы для контрагента? 

• Кто согласует договор и в каком порядке? 

• Кто отправляет закрывающие документы? 

• Кто контролирует оплату без просрочек?

Если ответы на эти вопросы каждый раз приходится выяснять заново, неизбежны задержки, ошибки и взаимные претензии. В хорошо организованной компании каждый сотрудник понимает какие задачи находятся в его зоне ответственности и к кому идти для решения по смежным вопросам.

Это особенно важно перед сдачей отчетности, аудитами и налоговыми проверками, когда цена ошибки может быть особенно высокой и привести к штрафам.

Если собственник или директор весь день подписывает документы, отвечает в чатах и ищет нужный файл среди десятков переписок, времени на развитие компании просто не остается.

То же касается главного бухгалтера: вместо анализа финансов и оптимизации процессов приходится вручную напоминать сотрудникам о сроках, искать документы и контролировать исполнение поручений.

Хороший руководитель постепенно избавляется от операционной рутины благодаря понятным регламентам, делегированию и автоматизации процессов. Ведь практика показывает, что чем меньше времени уходит на постоянные согласования, тем больше остается на стратегические задачи.

Ошибки в бухгалтерии, просроченные документы или задержки по задачам редко возникают внезапно. Чаще сотрудники замечают проблему заранее, но боятся сообщить о ней руководителю, чтобы не пришлось остаться крайним.

В здоровой рабочей атмосфере люди спокойно говорят:

• что не успевают выполнить задачу;

• что допустили ошибку;

• что нужна помощь коллег;

• что сроки придется скорректировать.

Это позволяет решить проблему до того, как она приведет к штрафам, конфликтам с клиентами или срыву важных проектов.

Во многих компаниях задачи ставят на планерках, переписки ведут в личке в Телеграме, документы ищут в почте, а списки составляют в Excel. В результате никто не видит полной картины, кроме самого руководителя, да и он не уверен, что помнит про все дедлайны.

Перед сдачей отчетности главный бухгалтер просит сотрудников прислать акты. Один отправляет документ в Telegram, второй — по электронной почте, третий загружает его в облако, а четвертый говорит, что уже отправлял неделю назад. Вместо работы с отчетностью приходится тратить время на поиск документов и выяснение, какая версия актуальна. 

В такой ситуации руководителю приходится вручную выяснять статус каждой задачи, бухгалтерии — искать, куда делась последняя версия договора, а сотрудникам — вспоминать, где именно обсуждалось нужное поручение, к какому решению пришли и в какие сроки надо закончить задачу.

Специализированная система управления избавляет от этих проблем. В одном месте находятся задачи, документы, обсуждения, сроки и ответственные. Руководитель видит загрузку сотрудников и статус проектов без постоянных созвонов и переписок, а бухгалтерия быстро находит нужные документы и контролирует исполнение связанных задач.

Например, в Projecto можно одновременно вести проекты, хранить документы, согласовывать их внутри системы, ставить задачи и отслеживать сроки. А еще общаться внутри безопасного корпоративного мессенджера без риска потерять аккаунт или столкнуться с ограничениями сервиса. Это особенно удобно для компаний, где руководителям и бухгалтерии важно работать с одной актуальной информацией, а не собирать ее по разным сервисам.

А еще Projecto помогает снизить риски для бизнеса. Документы, задачи и переписка хранятся в одной защищенной системе, права доступа можно настроить для каждого сотрудника, а данные размещаются в российских дата-центрах. Это особенно важно для компаний, которые работают с финансовыми документами, персональными данными и коммерческой информацией.