Как составить номенклатуру дел бухгалтерии на 2024 год по новым правилам

До 1 января нужно утвердить номенклатуру дел на следующий год. Она нужна для организации архивного хранения документов. С 1 сентября 2023 года номенклатуру дел составляют по новой форме и новым требованиям из приказа Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Рассказываем, что изменилось и как организовать хранение дел в бухгалтерии.
6,4 тыс. 1,6 тыс.
Как составить номенклатуру дел бухгалтерии на 2024 год по новым правилам
Иллюстрация: Академия «Регламент»

По каким правилам вести архив бухгалтерии

В бухгалтерском и налоговом учете образуется большое количество документов, которые нужно упорядочить и хранить по требованиям Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для этого создают архив. Это место, где накопленные документы подшиты по делам — отдельным папкам в соответствии с их видом и сроком хранения.

Архив может быть бумажным и электронным. Цифровые документы хранят в системе хранения электронных документов (СХЭД). Она может быть как частью системы электронного документооборота компании, так и отдельным хранилищем.

Бюджетные организации обязаны создавать собственные архивы. Коммерческие организации и ИП имеют право отдать архивную деятельность на аутсорсинг. Но и они должны сохранять документы в процессе текущей деятельности (ч. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ).

В каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию, нужно назначить сотрудников, ответственных за подготовку к передаче дел в архив. Это те работники, которые будут систематизировать документы по папкам, следить за сроками их использования и хранения.

Подготовка первичных учетных документов для передачи в архив — одна из трудовых функций бухгалтера по профстандарту 08.002 «Бухгалтер». Можно включить эту работу в должностную инструкцию всех работников или назначить одного ответственного.

Приглашаем пройти пробное бесплатное онлайн-занятие курса «ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт». Автор — генеральный директор Академии «Регламент» Алексей Иванов, известный читателям «Клерка» как Переводчик с бухгалтерского. В курсе он простым языком на практических примерах разбирает нюансы бухгалтерского учета аренды и дает готовые решения для внедрения в работу.

ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт

Бесплатное пробное занятие курса Академии «Регламент»

Сделайте шаг к победе над ФСБУ!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы откроем вам доступ

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Для чего нужна номенклатура дел

Номенклатура дел — это список папок, где подшиты бумажные или размещены электронные документы. Дело — это единица хранения архивных документов. Оно содержит записи одного вида или тематики, с одинаковым сроком хранения.

Пример 1.

В одно дело можно объединить документы по проведению годовой инвентаризации: протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости. У них одинаковый срок архивного хранения — 5 лет. Подшейте в папку в твердом переплете оригиналы документов по инвентаризации в хронологическом порядке. 

Пример обложки дела

По тематическим папкам документы проще найти и сохранять, чем сваливать все в одну коробку. Номенклатура дел облегчает поиск. По ней же формируют описи документов для их передачи в архив.

Номенклатура дел организации состоит из номенклатур структурных подразделений. Поэтому правила ее составления должны знать все руководители департаментов, отделов, служб.

Каждая организация ежегодно утверждает номенклатуру дел на следующий год до 1 января (п. 11 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77).

Номенклатура дел бухгалтерии может включать:

  • документы первичного учета;

  • документы по личному составу — приказы, личные карточки;

  • служебные записки;

  • переписку с внешними организациями;

  • протоколы комиссий;

  • положение о бухгалтерии, должностные инструкции.

В номенклатуре дел указывают сроки хранения каждого вида документов в соответствии с перечнем Росархива, требованиями нормативных актов к этим документам. Инструкция по применению перечня Росархива утверждена приказом от 20 декабря 2019 г. № 237.

Как отразить в номенклатуре дел бухгалтерии первичные документы

Первичка может поступать в бухгалтерию в виде электронных документов или на бумажных носителях. Все оригиналы нужно сохранять в том же виде, в каком они были изначально сформированы. То есть не распечатывайте электронные документы или не сканируйте бумажные для хранения в архиве. Это требование закреплено в ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Налоговая инспекция при проверке или суды всегда могут запросить оригиналы. Если вы перевели первичку в другой формат, ее могут не принять как доказательство (письмо Минфина от 31 июля 2023 г. № 03-03-06/1/71588).

При сшиве первички в дела ориентируйтесь на п. 11 инструкции из приказа Минфин от  1 декабря 2010 г.  № 157н:

  1. Бумажные документы сшейте в дело в конце каждого отчетного периода — месяца, года, квартала. Размещайте их в папках в хронологическом порядке. На обложке каждого дела в числе прочего обязательно укажите регистр бухгалтерского учета, к которому относится первичная документация, период, номер тома. Например, «Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за январь 2024 года».

  2. Электронные документы, принятые к учету, вносите в реестр электронных документов к соответствующему регистру. Реестр формируйте с той же периодичностью, с которой формируете журналы операций на бумаге — операционный день, месяц или квартал. Электронные реестры храните в отдельных папках.

В законодательстве о бухучете нет требований о том, как именно брошюровать дела с бумажными документами — сшивать отдельным томом по виду документов и периоду или подшивать непосредственно к журналу операций. Минфин рекомендует организациям самостоятельно выбрать способ и закрепить его в учетной политике (письмо от 28 апреля 2020 г. № 02-07-05/34707).

Учитывайте, что в бухучете нет требований подшивать всю первичку именно в один том. Для архивного хранения объем папки с бумажными документами не может превышать 250 листов (п. 51 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77). Соответственно, к какому-то регистру у вас будет относиться всего один том, а к какому-то — несколько.

Главное, чтобы при выбранном способе хранения документов всегда можно было быстро найти оригиналы и понять, к какому именно регистру и за какой период они относятся. В номенклатуре в качестве заголовков дел указывайте названия папок с бумажными документами или электронными реестрами.

Как составить и утвердить номенклатуру дел бухгалтерии

С 1 сентября 2023 года применяются формы из приложений 1 и 2 к Правилам ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. Номенклатуру бухгалтерии заполняйте по образцу для структурного подразделения — приложение 2. В приложении 1 приведена сводная форма для организации.

Заполнение номенклатуры бухгалтерии

В заголовке укажите название организации и название структурного подразделения по штатному расписанию. 

В строке «Название раздела» укажите направление деятельности бухгалтерии, к которому относятся документы. Это может быть, например, бухгалтерский учет, налогообложение, учет и оплата труда. Ориентируйтесь на разделы перечня Росархива.

В номенклатуре структурного подразделения названия разделов — это направления деятельности. А вот в сводной номенклатуре компании названиями разделов могут быть наименования отделов и служб.

Графа «Индекс дела» содержит номера дел. Их указывают на обложках бумажных папок или в названиях папок в электронном хранилище. Обычно индекс дела формируют из кода делопроизводства структурного подразделения — например, для бухгалтерии в компании утвержден код 02, и порядкового номера папки. К папкам с электронными документами добавьте к индексу ЭД. Так будет понятно, что это цифровое дело.

Графа «Заголовок дела» отражает, какие именно документы хранятся в этой папке. Например, «Первичная документация к журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за январь 2024 года».

По формату документов в номенклатуре может быть три типа дел:

  • бумажные;

  • электронные;

  • гибридные — содержащие бумажные и электронные документы.

Укажите в графе «Примечание», в каком формате хранится документ; название носителя информации.

Заголовки дел, которые содержат наименования баз данных информационных систем (ЗУП, «Парус» и др.), уточняйте по составу содержащихся в них документов. Например, ЗУП: табели учета рабочего времени.

Графа «Количество томов (частей)» отражает, сколько дел у вас образуется за год. Эту графу заполняйте в конце года по факту. 

Графа «Срок хранения и № статьи по перечню» заполните по перечню Росархива. Перечень разделен на разделы по направлениям деятельности: бухучет, нормирование труда, статотчетность. Также к нему есть указатель по видам документов: акты, протоколы. Найдите в перечне свой документ и спишите номер пункта, срок хранения.

Пример 2.

ООО «БРИЗ»

Отдел бухгалтерского и налогового учета

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2024 год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Документы бухгалтерского учета (название раздела)

02-01-ЭД

Акты о приемке материалов 

5 лет

п. 277

В электронном виде

Диск С / Бухгалтерия / ТМЦ / 2024 /… 

02-02

Годовая бухгалтерская отчетность за 2024 год

Постоянно

п. 268

В бумажном виде:

Годовой отчет-2024

В электронном виде:

Диск С / Бухгалтерия / Годовой отчет/ 2024 /…

02-03

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

5 лет

п. 288

В бумажном виде:

Переписка ФНС - 2024

Документы по личному составу

02-04

Табели учета рабочего времени бухгалтерии

5 лет

п. 402

В бумажном виде:

Табели-2024

Начальник отдела 

бухгалтерского и налогового учета Иванова И.И. Иванова 19.12.2023

Утверждение номенклатуры

Номенклатуру дел структурного подразделения утверждает руководитель этого подразделения. Если в отделе есть своя комиссия, которая проводит экспертизу ценности документов, то она согласовывает ее перед подписанием.

Номенклатуру дел бухгалтерии на следующий год передайте в отдел, ответственный за архивное делопроизводство, для формирования номенклатуры дел компании. 

Чтобы отчитаться по накопленным документам за текущий год, составьте итоговую опись электронных документов за текущий год по образцу в приложении 12 к Правилам ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77. В ней отразите фактическое количество дел, которые сформированы за год. Например, в декабре 2023 года вы сдаете в отдел делопроизводства номенклатуру дел бухгалтерии на 2024 год и опись за 2023 год.

Номенклатура организации утверждается директором или уполномоченным лицом. Перед этим ее проверяет экспертная комиссия организации.

Как сдавать дела в архив

Все архивные документы по срокам хранения бывают:

  • временные — до 10 лет включительно;

  • постоянные — свыше 10 лет.

Временные документы храните в бухгалтерии в течение всего срока. Период нужно считать с начала года, следующего за годом их завершения делопроизводством. Например, акт приемки материалов от 30 декабря 2023 года надо хранить пять лет с 1 января 2024 года, а аналогичный акт от 2 января 2024 года — с 1 января 2025 года. 

Если у вас нет возможности копить документы в бухгалтерии в течение всего срока, то сдайте их в архив организации. Оформите это приказом или распоряжением директора.

По истечении срока хранения временных документов уничтожьте их в порядке, описанном в п. 31 Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77.

Документы постоянного хранения передавайте в архив организации. Это нужно сделать не раньше чем через 1 год и не позже чем через 3 года после года их завершения в делопроизводстве. 

К документам постоянного хранения, например, относятся табели учета рабочего времени «вредников», должностные инструкции. Их нужно сохранять до 75 лет.

Документы передаются в архив организации по описи, составленной в соответствии с утвержденной номенклатурой. Правила формирования дел приведены в разделе VI Правил ведения архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77.

Как накажут компанию за отсутствие номенклатуры дел

Росархив может проверить ведение архивного делопроизводства в организации. И первое, что он попросит, это номенклатура дел.  

Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов установлена ст. 13.20 КоАП РФ. Это предупреждение или штраф:

  • на физическое лицо — от 1 000 до 3 000 рублей;

  • на должностное лицо — от 3 000 до 5 000 рублей;

  • на юрлицо — от 5 000 до 10 000 рублей.

Наказание может быть жестче, если нарушить правила хранения документов, установленные законодательством. Например, ООО «потеряет» протоколы собрания участников. В этом случае применяется ст. 13.25 КоАП РФ, по которой штрафы достигают до 300 000 рублей.

Кроме Росархива, проверить архив бухгалтерии могут налоговая инспекция или Роскомнадзор. Они не будут привлекать к ответственности за отсутствие номенклатуры, но могут наказать за отсутствие каких-то документов или нарушение правил их хранения.

ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт

Онлайн-курс Академии «Регламент»: лекции Алексея Иванова, домашки, разборы, сертификат гособразца

Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8KTAqw

Комментарии

1
  • хотелось бы посмотреть как: "Росархив может проверить ведение архивного делопроизводства в организации". Даже не слышала (не читала) о таких проверках.

Отпуска

Перенос выходных дней не обязывает сотрудника выходить из отпуска раньше

29 апреля – понедельник, но это будет нерабочий день. Зато суббота, 27 апреля – рабочий.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Экспорт

Начинается отбор заявок на субсидии экспортерам

С 22 апреля стартует отбор заявок на компенсацию послепродажного обслуживания продукции за границей.

Дети должны всего добиваться сами. Или нет?

Интересное исследование нашла. Каждый девятый родитель в России готов содержать ребенка всю жизнь. При этом каждый шестой считает, что дети должны всего добиваться сами. Как вы считаете, не подрывает ли эта готовность помогать всю жизнь самостоятельность ребенка? Проведем свой опрос.

Дети должны всего добиваться сами. Или нет?
23
Лучшие спикеры, новый каждый день
НДС

🙉 Бухгалтеры находят несуществующие счета-фактуры компании в чужих книгах покупок

Бухгалтеры при сверке НДС через сервис операторов ТКС сталкиваются с таким явлением: совершенно посторонние компании заявляют вычет НДС по покупкам, которые они якобы делали в организации.

Налоговая бесплатно получает доступ ко всем камерам

Чтобы доказать свою позицию в отношении компаний, налоговики могут запросить доступ к камерам наружного наблюдения. Так они узнают, действительно ли велась хозяйственная деятельность и каким образом.

72

За курсом доллара следят только 23% россиян

Жители страны стали меньше интересоваться новостями с валютной биржи.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Первый ход — Е2-Е4, а там… Хаос при формировании уведомления на аванс УСН

Если в ЛК ФНС царит хаос, то при интеграции с этим самым кабинетом что-то где-то и когда-то упорядочится? Я одна задаю этот вопрос?

38

Как налоговики выбирают компании для проверок

Узнайте, окажется ли ваш бизнес под вниманием налоговиков, и что нужно сделать, чтобы защитить свои права.

Бесплатно с Фиксированные взносы ИП

Ликбез по фиксированным взносам-2024: вопрос-ответ

Как теперь платить фиксированные взносы, как уменьшать на них налог, нужно ли уведомление и заявление о зачете?

Ликбез по фиксированным взносам-2024: вопрос-ответ
7
4 тыс.

КС РФ: третейские суды вправе рассматривать споры о недвижимости

Конституционный Суд подтвердил право третейских судов рассматривать споры о недвижимости с учетом соблюдения при этом публичного порядка РФ.

Как подписать договор с физическим лицом с помощью простой электронной подписи

Сегодня стало гораздо проще и удобнее подписывать договоры с физическими лицами благодаря использованию простой электронной подписи (ПЭП). Это современное решение позволяет ускорить процесс заключения сделок и сделать его более удобным, а также придает юридическую значимость документу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Ретейлеры хотят разобраться с мошенниками, которые специально портят технику

Продавцы электроники просят власти разобраться с «потребительским экстремизмом»: когда покупатели преднамеренно ломают устройства и приносят в суд недостоверные заключения о браке.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как уведомить МВД о работе с самозанятым иностранцем: подробная инструкция

Ваша компания может сотрудничать с самозанятыми иностранцами — закон это позволяет. Но взаимодействовать с ними придется по-особенному. В чем трудности и как их решать?

Как уведомить МВД о работе с самозанятым иностранцем: подробная инструкция
УК РФ

😕 Коллеги не понимают, как собственники бизнеса много лет могут не замечать, что их обманывает бухгалтер

В Краснодарском крае будут судить бухгалтера, которая тратила деньги со счета ИП, обналичивала, оплачивала счета за якобы материалы, брала кредиты на имя бизнесмена. Но наши читатели, коллеги-бухгалтеры недоумевают — как так?

177

Искусственный интеллект помогает решать задачи архивного хранения электронных документов

В современном мире информация является одним из самых ценных ресурсов. Ее правильное хранение и обработка становятся ключевыми задачами для организаций и предприятий, которые применяют электронный документооборот.

Искусственный интеллект помогает решать задачи архивного хранения электронных документов

Стало проще получить усиленную квалифицированную электронную подпись

Оформить Госключ теперь можно в МФЦ или отделениях банков.

108

💻Популярные интернет-бухгалтерии: какую выбираете вы? Опрос

Без онлайн-сервисов уже невозможно представить работу бухгалтера. И вовсе не обязательно быть привязанным к компьютеру, чтобы вести учет. Все можно делать в интернете. Поделитесь, о каких сервисах вы слышали, а какими реально пользовались или пользуетесь сейчас. Получится ли интрига — кто лидирует на рынке? ;)

Экспорт

Какие будут меры поддержки в новом нацпроекте по экспорту

Новый нацпроект по экспорту будет рассчитан до 2030 года.

Россияне, живущие за границей, получат полный доступ к Госуслугам: из каких стран

С 1 июля 2024 года МИД начнет в экспериментальном режиме подтверждать учетные записи российский пользователей портала Госуслуги, которые живут за границей. Также они смогут оформить электронные подписи.

Интересные материалы

Технологии ДРТ по проверке контрагентов — надежная защита вашего бизнеса от претензий налоговых органов

Уверенность в благонадежности своих контрагентов — важный этап на пути к прозрачности бизнеса и сохранению спокойствия при прохождении налоговых проверок.

Технологии ДРТ по проверке контрагентов — надежная защита вашего бизнеса от претензий налоговых органов