График отпусков на 2023 год. Особенности составления

Благодаря графику работник может заранее спланировать свой отдых, а работодатель сможет правильно выстроить бюджет на персонал, а также продумать, кем заменить отдыхающих сотрудников. Для работодателя это гарантия, что все сотрудники не уйдут в отпуск одновременно, а будут уходить последовательно, имея возможность заменить отсутствующих коллег.

На 2023 год график отпусков нужно утвердить до 16 декабря 2022 года – за 2 недели до начала нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК).

Отпуск для новых сотрудников

Первый раз право на отпуск возникает через шесть месяцев работы. Работник может уйти отдыхать на две недели. Но по согласованию с руководителем отпуск может быть предоставлен и ранее, и даже авансом.

Принятых в течение календарного года новых сотрудников работодатель может не вносить в уже утвержденный график. Либо может в течение года выпустить дополнительный график отпусков, в котором будет информация только по новым сотрудникам. Дополнительный график прикладывается к основному.

Кто решает, когда отдыхать

При составлении графика отпусков учитываются интересы сотрудников и особенности рабочего процесса.

Например, есть компании, где ярко выражена сезонность работ/услуг. Это могут быть компании, занимающиеся строительством, укладкой асфальта, облагораживанием территории. Для таких компаний зимний период – спокойная пора, когда отпустить сотрудника в отпуск можно без потерь для рабочего процесса. Летом же наступает горячая пора, когда каждый сотрудник на вес золота, и если кто-то уходит в отпуск, то его обязанности перераспределяются на коллег.

В таких компаниях, как правило, летом взять 28 дней отпуска практически нереально, но 7-14 дней вполне можно. А вот в период с поздней осени по раннюю весну (пока еще «не сезон») можно взять отпуск без ограничений в рамках тех дней, что накопились у работника (за полный месяц работы сотруднику полагается 2,33 дня отпуска).

Например, этим летом отдыхают три менеджера, которые уже работают в компании 5 лет и более, а в следующем году летние отпуска достаются следующим менеджерам, которые раньше отдыхали в другие сезоны.

График отпусков – это гарантия для работника, что в запланированный период времени ему будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Что включают в график отпусков

В графике отпусков отражается период отпуска и его продолжительность.

Например, менеджер по продажам Петров Геннадий в 2023 году будет отдыхать так: с 1 февраля 2023 года на 14 календарных дней – первая часть отпуска, с 18 апреля 2023 года на 7 календарных дней – вторая часть отпуска, с 20 июня 2023 года на 7 календарных дней – третья часть отпуска.

Если за 2022 год (или года ранее) не были использованы все полагающиеся дни отпуска, то их отражают также в графике отпусков на 2023 год и планируем отгулять.

Не включать работника в график отпусков нельзя. Например, когда он не планирует отдыхать в 2023 году, а просит перенести отпуск на 2024 год. Это будет нарушением со стороны работодателя.

Перенос отпуска по инициативе работника

Работник имеет право по личным или семейным обстоятельствам перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, но этот перенос должен быть согласован с руководителем. Работник пишет заявление о переносе отпуска, а работодатель издает приказ и вносит изменение в график отпусков.

Отпуск может быть перенесен также по инициативе работника в случаях, когда он не был своевременно уведомлен о его начале, когда не были своевременно выплачены отпускные (за три дня до начала отпуска), в случае наступления нетрудоспособности в период отпуска (именно нетрудоспособность самого работника, а не уход за заболевшим родственником).

Отпуск может быть сразу продлен на период листка нетрудоспособности или перенесен на другой согласованный период. Работодатель издает приказ о переносе отпуска и вносит корректировки в график отпусков.

Исключения

Совместители

По ст. 286 ТК отпуск совместителей должен предоставляться работнику одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Работодатель сотрудников-совместителей перед составлением графика отпусков должен запросить у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

Однако это право, а не обязанность работника брать сразу отпуск на основном месте работы и на работе по совместительству. Он может взять ежегодный отпуск на каждом месте работы и в абсолютно разные периоды, если ему так удобно, и данные периоды согласованы с работодателями.

Сотрудники-мужчины, когда жена ждет ребенка

Согласно ст. 123 ТК сотрудник (мужчина) может написать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск, который должен быть предоставлен ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Сотрудники, которые могут уйти отпуск раньше

Статья 122 ТК говорит нам о том, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Но есть особые категории работников, которые могут уйти в отпуск раньше (то есть, даже если не отработали 6 месяцев в компании):

• женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет

Родители троих и более детей в возрасте до 12 лет имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время (ст. 262.2 ТК).

Работодатель должен учитывать и этот момент при составлении графика отпусков.

Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих

Эти категории работников также имеют приоритетное право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2023 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Форма для графика отпусков

Обычно кадровые специалисты при оформлении графика отпусков используют старую привычную форму Т-7 (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Это необязательно, можно разработать свой бланк.

На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска работников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Данные в графы 7, 8 и 9 вносятся в течение года (рукописно) по мере ухода работников в отпуск.

Работодатель может внести в форму Т- 7 дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Как правило, график отпусков хранится в отделе кадров (копии могут быть направлены в бухгалтерию, руководителям структурных подразделений, выложены на внутреннем сайте компании).

ТК обязывает работодателя известить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК). Специалист отдела кадров направляет работнику уведомление о начале отпуска, с которым работник знакомится под роспись.

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска несвоевременно, то есть позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок.

Штраф

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП) – предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц и предпринимателей в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц – от 30 000 до 50 000 руб.