Перевод сделок в электронный формат

С 27 мая 2022 вступил в силу обновленный формат электронного договора (приказ ФНС РФ от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@).

С какой целью введен электронный формат договоров?

Налоговики подталкивают компании к цифровизации. Так, уже канули в лету те времена, когда налогоплательщики ксерокопировали тоннами документы, а потом подшивали пачки документов, истребуемых при камеральной налоговой проверке.

Сейчас все выглядит иначе. Налогоплательщику приходит по ТКС требование от налоговиков, например, в части объяснения расхождений по НДС. В этом случае компании предоставляют формализованный ответ.

Многие компании уже давно наладили электронный документооборот. А с учетом подорожания бумаги, большая часть контрагентов обменивается счетами-фактурами и накладными в электронной форме. В таком случае при ответе на запрос налоговикам, компания вообще не распечатывает и не сканирует документы — подписанные документы в электронном виде направляются по ТКС.

Недавно налоговиками был разработан формат электронного договора, благодаря использованию которого можно сократить бумажный документооборот между контрагентами. Электронный формат договоров также позволит компаниям безболезненно направлять электронный формат при истребовании налоговиками документов. Электронный формат договора заменит его бумажный вариант.

Сам документ — это единый файл обмена, его должны подписать стороны сделки. Электронный формат налоговиков имеет название — PDF/A-3.

Каких документов касается обновленный электронный формат?

Этот же формат будет использоваться для заключения:

• договоров;
• соглашений;
• контрактов;
• спецификаций;
• дополнительных соглашений к договорам;
• протокола разногласий либо оферты. В этом случае обменный файл подписывается одной стороной.

Налоговики предоставили компаниям возможность выбора формата. В любом случае используемый компаниями электронный XML-формат либо PDF/A-3-формат позволит без проблем направить документы налоговикам при их запросе.

Понятно, что если между контрагентами не налажен ЭДО, то и договорные документы не будут созданы в электронном формате. Поэтому компаниям, ориентированным на цифровизацию своих бизнес-процессов, прежде всего, нужно внедрить ЭДО.

Что нужно сделать, чтобы использовать формат налоговиков?

Сейчас компании могут обмениваться сканами договоров через ЭДО. Такая возможность есть у всех операторов ЭДО. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью.

При использовании формализованного формата не нужно сканировать, а потом загружать в программу скан договора и подписывать его КЭП. Налоговиками, в свое время, были разработаны две схемы перехода компаний на ЭДО.

Не вдаваясь в детали, обозначим этапы процесса ЭДО:

• оценка используемой информационной системы и составление реестра документов для обмена в электронном формате;
• анализ цифровизации основных контрагентов компании: подключены или нет к ЭДО, выбранный ими оператор ЭДО;
• выбор оператора ЭДО, тарифного плана и заключение соглашения с ним;
• техническая реализация ЭДО: настройка процесса обмена документами;
• подписание с контрагентами соглашений об использовании ЭДО.

Соглашение можно составить в электронной форме и направить по ТКС контрагенту.

Отметим, что цифровизация процессов компании — это вопрос времени. Так, в разработке у налоговиков несколько форматов электронных документов: транспортной накладной, авансового отчета, отчета комиссионера или агента, путевого листа, гарантийных писем, отчета о выполнении НИОКР и пр.

А к 2024 году ЭДО будет являться обязательным для всех участников рынка. Налоговиками еще в 2020 году была разработана Концепция развития ЭДО, в которой прописан порядок его внедрения.

Подведем итоги

На сегодняшний день при заключении договоров компании обмениваются неформализованными документами. Большинство компаний предпочитают бумажный вариант договора с оригиналами подписей и печатями, если, конечно, контрагент не отказался от ее использования.

Утвержденный формат позволит бизнесменам сократить время на подписание, согласование и изменение условий договоров, сделает проще их передачу налоговикам.

Переведенные в один из двух электронных форматов договоры имеют такую же юридическую силу, что и бумажные договоры. А значит они могут использоваться в случае судебных баталий, в иных государственных органах.