Сравниваем документы в Р7 офис: как сэкономить время и избежать ошибок

Функция сравнения текстовых документов в редакторе Р7 офис — инструмент, который в некоторых случаях может сэкономить огромное количество времени и избежать ненужных трудозатрат. Рассмотрим процесс на примере гипотетической ситуации согласования договора на поставки между двумя вымышленными предприятиями. Одна сторона подготовила проект, отдала на согласование другой стороне, другая сторона его серьёзно отредактировала. Но не в режиме отслеживания изменений, так что определить «на глаз», где оригинальный текст почти не тронут, а где содержание радикально поменялось, крайне сложно.

Чтобы упростить сверку, откроем в Р7 офис исходный документ и перейдём на вкладку «Совместная работа». Здесь нас интересует кнопка «Сравнить», что расположена в правой части панели.

Согласованный файл, допустим, нам прислали по электронной почте, так что он у нас хранится локально — на компьютере. Поэтому выберем опцию «Документ из файла», нажав на стрелочку под иконкой кнопки.

Альтернативный вариант — загрузка документа по ссылке. Он пригодится, если вам документ передали в виде прямой ссылки на скачивание.

Итак, выбираем для сравнения наш файл и ждём пару секунд, пока он прогрузится и редактор найдёт все разночтения. А в результате видим документ именно так, как будто правки вносились в режиме отслеживания изменений — правки контрагента отображаются другим цветом. Их можно просматривать, переходить от одного к другому — это кнопки «К предыдущему» и «К следующему» на вкладке «Совместная работа», а также принимать или отклонять, по одному или «оптом».

Также доступны разные режимы отображения: можно, к примеру, сравнить, как выглядел документ до начала сравнения, и как он будет выглядеть, когда мы закончим и все нужные изменения будут приняты, а ненужные — отклонены. За это отвечает кнопка «Отображение».

Для примера выбран вариант «Изменённый документ», который показывает наш договор таким, как будто все изменения были приняты. При этом доступно редактирование. Но рядом есть и режим «Просмотр», при выборе которого документ блокируется для изменений. Также можно взглянуть на исходный вариант документа, как будто все изменения были отклонены.

По умолчанию же у на будет включён режим «Исправления и выноски». На выносках располагается информация о том, кто изменение внёс (в нашем случае это контрагент), а также в чём оно, собственно, состоит. Плюс кнопки для оперативного принятия и отклонения.

Однако если выноски скорее мешают (допустим, вы и без того точно знаете, кто эти изменения вносил), можно выбрать вариант «Только исправления» — и выноски пропадут.

Важный момент: исходный документ может содержать изменения, которые вносились в режиме отслеживания. Если вы будете сравнивать его с версией после редактирования другими участниками процесса, эти изменения будут приняты — чтобы не создавать путаницы. Редактор об этом должным образом предупредит.

Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFJYSCED