Что съедает время бухгалтера

Бухгалтеры, работающие в режиме аврала, для многих руководителей компаний — привычное зрелище. Однако постоянная спешка — не показатель героической работы, а путь к выгоранию сотрудников и убыткам компаний. В интересах бизнеса — постараться разгрузить бухгалтеров, чтобы дать им время заняться действительно важными делами.

Почему вечно занятой бухгалтер — это плохо

Нехватка времени у бухгалтера вредна для компании. Именно на этих сотрудниках лежат стратегические задачи, связанные с финансовой деятельностью. Бухгалтер занимается:

• вопросами налоговой оптимизации, чтобы фирма тратила меньше,
• финансовой аналитикой для составления прогнозов развития компании,
• поиском новых способов сокращения расходов для предприятия.

Так что бухгалтерия, которая работает до позднего вечера и даже не заикается об отпусках — тревожный симптом. Он означает, что у работников не хватает времени на стратегическое планирование, а также на прокачку собственных навыков и оптимизацию бухучета — бизнес все больше отстает от конкурентов. Чем больше загружен сотрудник, тем больше он выгорает, устает и чаще ошибается в отчетах.

Польза загруженного под завязку сотрудника для фирмы — это еще один распространенный миф о бухгалтерах.

Три воронки, пожирающих время бухгалтера

Чтобы освободить ценного сотрудника, необходимо разобраться, куда уходит его время. Называют три основных фактора, которые вводят бухгалтера в состояние цейтнота.

1️⃣ Рутинные задачи

Это головная боль любого работника — мелкие ежедневные дела, которые незаметно в течение дня сжирают рабочее время. В отношении бухгалтерии рутина — настоящий убийца времени. Проверить, подтвердить, проследить, выписать, пересчитать, подписать — офис уже закрывается.

Решение. Многие ежедневные операции бухгалтер может автоматизировать с помощью подходящих программ. Подробнее о них мы рассказали в статье «3 бухгалтерские задачи, которые можно автоматизировать».

2️⃣ Сбор и выдача документации

Бухгалтерия колоссальное количество времени проводит в погоне за справками от сотрудников, возвращенными договорами от клиентов и другими бумагами, а также за выдачей документов по требованиям работников. Все нужно срочно, каждый бланк отнимает время, и иногда в конце рабочего дня становится понятно, что все время бухгалтер занимался только этим.

Лайфхак: сейчас можно не стоять за справками в бухгалтерию.

В 1С: Кабинет сотрудника персонал может в личном кабинете сформировать электронную заявку на справку НДФЛ с места работы и получить ее прямо из программы.

Решение. В первую очередь необходимо точно определить регламент обращений в бухгалтерию — пусть это будет пара часов в день, чтобы вереница сотрудников не растягивалась с утра до вечера. В свою очередь бухгалтерам нужно установить строгие сроки сдачи первичной документации из продакт- и других отделов. Чтобы к конкретному числу все бумаги были в бухгалтерии.

3️⃣ Ответы на вопросы

К бухгалтеру часто обращаются сотрудники с вопросами об условиях получения пособий, заполнения документов. Консультирование занимает много времени. К тому же часто специалист отвечает на одни и те же вопросы.

Решение. Определите срок и в течение этого времени соберите список вопросов, которые вызывают затруднения чаще всего. Потратьте время на составление инструкций и разместите их в свободном доступе для персонала — это заметно уменьшит очередь в бухгалтерию и сэкономит время.

Если все перечисленные способы не помогли, и бухгалтер все равно ничего не успевает — возможно, вы ошиблись в выборе специалиста.

Коллеги, а что отбирает ваше время? Как решаете проблему или хотели бы решить — поделитесь идеями в комментариях.