Контур.Сайн: удобный сервис ЭДО для работы с самозанятыми и физлицами

Однако работа с бумажными документами лишает обе стороны гибкости в процессах. Даже в рамках одного города договор или акт редко удается подписать быстро: печать, курьер, ожидание подписи, возврат оригиналов, подшивка в архив. Любая ошибка в документах — и все приходится переделывать и перепроверять.

Для сотрудников это большая боль. Всем хочется управиться с документами так же быстро, как отправить сообщение в рабочем чате. Для этого есть Контур.Сайн — сервис, в котором можно подписывать документы с самозанятыми и физлицами любой электронной подписью. Договор или акт можно подписать онлайн за 10–15 минут, даже если исполнитель находится на другом конце страны. Документы сразу закрепляются в системе, и остаются юридически значимыми. В этой статье — подробно о возможностях сервиса, выгодах для бизнеса и тарифах.

Контур.Сайн — это сервис ЭДО (электронного документооборота) между бизнесом и самозанятыми или физическими лицами. В нем можно:

• загружать документы без утвержденного формата (договора, акты, счета, накладные, допсоглашения, приложения, NDA, согласия);

• подписывать их любой электронной подписью— ПЭП, НЭП или КЭП;

• обмениваться ими с контрагентами онлайн.

Документы, подписанные КЭП или НЭП в Сайне, нельзя изменить. Сервис ведет протоколы: кто, когда и во сколько отправил и подписал файл. Так можно быть уверенным, что документ не отредактируют, а его подлинность всегда можно проверить.

Электронная подпись имеет такую же силу, как у подписи от руки, если соблюдены требования закона. Это закреплено в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст. 6) и Гражданском кодексе РФ (ст. 160).

В Сайне можно использовать три вида подписи:

— ПЭП — простая подпись. Не требуют доплаты и формируется прямо в сервисе.

— НЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Ее можно докупить, она создается с помощью криптографических инструментов и за счет этого более надежна, чем ПЭП.

Для признания документов, подписанных ПЭП или НЭП, равнозначными подписанным собственноручной подписью, необходимо заключение соответствующего соглашения между сторонами документооборота.

В Контур.Сайне это условие уже учтено: соглашение включено в оферту сервиса, и пользователи соглашаются с ним автоматически при регистрации.

— КЭП — усиленная квалифицированная подпись, самый надежный вид подписи. Она придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Если организации ведут ЭДО, подписывая документы КЭП, юридическая сила таких документов признается автоматически согласно 63-ФЗ. Если у вас есть действующий сертификат КЭП, вы можете использовать его для регистрации и для работы в сервисе.

Внештатники работают удаленно, и бумажный документооборот в таких условиях только усложняет сотрудничество. Документы постоянно теряются из виду: пока они путешествуют между сторонами, невозможно проконтролировать, где они и что с ними. В итоге сроки согласования проекта затягиваются, а с ними и оплата работы.

С Сайном все проще. Например, дизайнер-фрилансер прислал макет. Вы согласовали работу, теперь нужно подписать акт и передать в бухгалтерию. Бухгалтер видит подписанный акт в сервисе и может сразу проводить выплату. Все действия занимают несколько минут.

Документы не потеряются: их можно найти по фильтрам в любой момент.

С Контур.Сайном документы подписываются быстрее, затраты на обмен — снижаются в разы, а риски в чем-то ошибиться — минимальны. Вот чем сервис полезен бизнесу:

Скорость

Можно подписывать любые неформализованные документы за 10–15 минут — даже с исполнителями из других регионов.

Экономия

Не нужны курьеры, бумага, печать и папки для архивов, ведь все — в электронном виде. Оплачиваются только исходящие документы, входящие бесплатны.

Безопасность

Все исполнители проходят регистрацию и подтверждают личность в случае использования ПЭП, а также проходят идентификацию перед получением НЭП. Сервис проверяет корректность подписей и действие сертификатов. В протоколе фиксируются дата, время и участники — это надежное доказательство на случай споров или проверок.

Доступность и безопасность

Документы хранятся в системе, их легко найти и переслать при необходимости.

В Сайне можно подписывать и хранить неформализованные документы:

• договоры оказания услуг;

• договоры аренды;

• техзадания и приложения;

• акты выполненных работ;

• накладные и счета;

• согласия на обработку персональных данных;

• NDA и другие соглашения.

Формализованные документы с юридическими лицами — например, счета-фактуры или универсальные передаточные документы (УПД) не получится подписать в сервисе. Та же ситуация с кадровыми документами (приказы, заявления) и документами, которые можно подписывать только от руки или для них нужно заверение от нотариуса — например сделки, подлежащие регистрации в Росреестре.

Если у вас много сотрудников и внештатных исполнителей, используйте дополнительные опции для бизнеса — они упростят взаимодействие с контрагентами и ускорят работу с документами:

• подключайте сервис к 1С или CRM;

• делите сотрудников по отделам и настраивайте права доступа;

• проверяйте ЭП на соответствие подписанному документу — кто и когда подписал, каким сертификатом и от какого удостоверяющего центра;

• отправляйте документы без подписи или платите за документы вместо отправителя.

Подробнее о дополнительных возможностях сервиса и ценах — на сайте.

Внедрить электронный документооборот проще, чем кажется. Сервис устроен так, чтобы любой пользователь смог наладить обмен документами без долгого обучения и сложных настроек — и всего за несколько минут.

Сначала нужно подтвердить личность, чтобы использовать электронную подпись.

— Для использования ПЭП сервис попросит загрузить скан или фото паспорта и заполнить данные: ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Система проверит, что паспорт действителен, а ИНН совпадает с паспортными данными. Если все корректно — личность подтверждается, и можно подписывать документы.

— Для создания НЭП сначала проверяются паспортные данные, а затем Сайн запросит подтверждение личности через портал Госуслуг.

Загрузите договор, акт, счет, накладную или допсоглашение. Поддерживаются все распространенные форматы — pdf, doc, rtf, tiff и прочие. Можно выбрать двустороннее или одностороннее подписание.

Одностороннее подписание удобно использовать в случаях, когда ваша подпись или подпись получателя не нужна. Например, если вы отправляете согласие на обработку персональных данных или подобные документы, их подписывает только получатель.

Поставьте подпись — это займет пару кликов. После этого отправьте документ получателю.

Ссылку на документ можно скопировать и отправить в мессенджер или на электронную почту. Если отправитель — физическое лицо, а получатель — организация, можно включить обратную тарификацию: тогда оплата за отправку спишется с организации.

Подписанные файлы сохраняются в архиве, их легко найти и скачать. Сервис работает в браузере и доступен с любого устройства — удобно подписывать документы даже с телефона. Сайн поддерживает интеграцию с 1С и по API: можно обмениваются прямо в привычных системах, без лишних загрузок и выгрузок.

Для самозанятых есть специальный безлимитный пакет за 2 990 ₽ в год. Для бизнеса доступны разные пакеты исходящих документов под любой объем работы.

Подробнее о тарифах — на сайте.

Также есть более надежные сертификаты НЭП — с усиленной защитой, но оформляются они быстрее и проще, чем КЭП. Сертификаты можно докупить отдельно и получить прямо в Сайне: от 550 ₽ за штуку (стоимость снижается при покупке пакета сертификатов). Срок действия сертификата — год с момента выдач

Мы разобрались, что электронный документооборот — не про технологии ради технологий, а про удобство в работе. С Контур.Сайном ЭДО можно мягко внедрить в процессы — начните хотя бы с одного документа и сразу почувствуете разницу.

Сколько стоит сервис?

Для бизнеса пакеты начинаются от 3990 ₽ за 100 исходящих документов. Для самозанятых есть безлимит за 2990 ₽ в год.

А если у исполнителя нет подписи?

В Сайне можно сформировать ПЭП или получить НЭП без визита в удостоверяющий центр. Если у исполнителя есть КЭП, ее тоже можно использовать.

Можно ли отправить документ без своей подписи?

Да, для этого в сервисе есть функция отправки без подписи — удобно, например, для согласий на обработку персональных данных.

Что будет с документами, если перестать пользоваться сервисом?

Перед отключением можно скачать все документы из архива и сохранить их у себя.

Подойдет ли сервис, если у нас в штате нет системного администратора?

Да, для настройки Контур.Сайна не нужны технические навыки. Интерфейс простой, а при регистрации сервис подскажет, как выпустить подпись и загрузить первый документ.

Как использовать Контур.Сайн вместе с нашими учетными программами?

Сайн поддерживает интеграцию с 1С и по API. Документы можно сразу подтягивать в привычные программы.

16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620, erid: 2W5zFGw555i

620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А