Как выбрать сервис для работы с ЭПД в 2026 году

Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) — это часть масштабной государственной политики по переводу всех участников транспортно-логистической деятельности на электронный документооборот. 

Изменения, внесенные законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, затронули перевозчиков, экспедиторов, отправителей и получателей груза: все они обязаны будут с 1 сентября 2026 года использовать ЭПД для оформления ряда документов в электронном виде:

• транспортных накладных;

• авиационных и железнодорожных накладных;

• заказов (заявок);

• экспедиторских документов.

Часть документов изменения не затронут: их по-прежнему можно будет оформлять на бумаге в утвержденных Минтрансом случаях. Но доля бумажных документов будет незначительной по сравнению с количеством электронных форм.

До 1 мая 2026 года экспедиторы и другие участники транспортной сферы должны зарегистрироваться в системе «ГосЛог» и перейти на обмен электронными перевозочными документами в ГИС ЭПД.

Примечание: участники перевозок направляют документы в ГИС ЭПД не напрямую, а через аккредитованных операторов (ИС ЭПД). Минтранс ведет реестр операторов ЭПД.

Участники обмена ЭПД:

Как это выглядит на практике — на примере ЭТрН:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из главных документов, подлежащих обязательному применению с 1 сентября 2026 года. Участники перевозок должны будут оформлять ее в электронном виде и направлять в ГИС ЭПД через уполномоченный сервис. Стороны подписывают документ КЭП, НЭП, или УНЭП Госключ. Это могут делать как сами руководители, так и их уполномоченные сотрудники (при наличии МЧД).  

• Регистрация в системе «ГосЛог» и переход на ЭПД особенно важны для экспедиторов, которые были «невидимы» в бумажной версии транспортной накладной. Изменения в законе № 87-ФЗ устранили этот недостаток: введено требование об обязательном или опциональном отражении экспедиторов в ЭТрН.  

Электронный документооборот (в том числе транспортный ЭДО) постепенно внедряется в разные сферы бизнеса.

Плюсы перехода на ЭПД:

По данным Минтранса, электронные документы повышают эффективность и прозрачность в транспортной сфере, выводят из тени недобросовестных перевозчиков и представителей бизнеса. Унификация электронных форм снижает вероятность ошибок и число нарушений. 

Цель государства — вывести грузоперевозки на международный уровень. Не исключено, что в перспективе ГИС ЭПД будет синхронизирована с аналогичными системами стран БРИКС.   

Транспортный электронный документооборот

Обменивайтесь с партнерами транспортными накладными, путевыми листами и другими перевозочными документами онлайн в сервисе Логистика от Контур.Диадока

Подключиться

1. Изучите существующие бизнес-процессы. На старте важно понять, с какими документами работает компания, какие сотрудники задействованы в документообороте и как он устроен, какие проблемы существуют.

2. Выберите оператора. Для обмена нужен оператор, включенный в реестр Минтранса и имеющий право на работу с транспортными документами (сервис Логистика от Контур.Диадока входит в этот перечень). 

3. Подберите подходящий способ работы. Есть различные варианты — например, интеграция с помощью API, веб-версия, модуль для 1С, решение для SAP, мобильное приложение, коннектор.

4. Получите электронные подписи и МЧД. Руководителям, сотрудникам бухгалтерии, логистам нужна квалифицированная ЭП, а для кладовщиков и водителей достаточно простой ЭП. Уполномоченным сотрудникам понадобится МЧД. 

5. Проинформируйте контрагентов. Для работы с ЭПД их должны использовать все участники цепочки, поэтому обсуждение перехода с контрагентами — обязательный этап. Может потребоваться корректировка договоров.

6. Разработайте памятки и инструкции для сотрудников. 

7. Обучите персонал.

К ГИС ЭПД имеют доступ только уполномоченные органы и операторы документооборота. Участники перевозок взаимодействуют с федеральной платформой через операторов (ИС ЭПД). Разберем, какие критерии учитывать при выборе сервиса для работы с ЭПД.

Минтранс ведет реестр операторов ИС ЭПД, которые вправе оказывать услуги по передаче сведений в госсистему. СКБ Контур — оператор ЭДО и аккредитованный Минтрансом оператор ИС ЭПД. 

Позволяет обмениваться электронными формами в режиме «одного окна» разными способами. В Логистика от  Контур.Диадока есть несколько вариантов для работы с ЭПД:

• Модуль 1С — подтягивает данные из 1С при оформлении перевозочных документов. Сервис Логистика от Контур.Диадока устанавливается на типовые (в виде расширения) и нетиповые (как подсистема) конфигурации 1С. Автоматизируйте работу с ЭПД с помощью настройки роботов: система будет самостоятельно оформлять и отправлять электронные формы, без вмешательства оператора.   

• Веб-сервис — позволяет оформлять ЭПД в браузере. Данные хранятся на защищенных серверах Контура.

• Интеграция по API — интерфейс встраивается в учетную систему. Для подготовки документов не нужно переключаться между вкладками. Данные для формирования ЭПД подтягиваются из учетной системы.

• Коннектор — отдельное приложение на ПК или сервере пользователя. Данные синхронизируются между учетной системой и сервисом Логистика на базе Контура.

• Интеграционный комплекс SAP — подписание документов доступно в двух форматах: на сервере или рабочих местах. 

Приложение для работы с ЭПД ускоряет процесс подписания документов, прием и передачу груза. В Логистике есть мобильное приложение для водителей:

• подписание документов о приемке и передаче груза простой электронной подписью (ПЭП);

• защита от случайного подписания;

• учет ГСМ;

• отправка QR-кода в мессенджеры или на электронную почту;

• отслеживание технических и медицинских осмотров;

• чат поддержки.

Все документы — на экране смартфона. Работайте с ЭПД в удобном интерфейсе. 

У участников транспортной деятельности не должно возникать трудностей при обмене ЭПД, даже если контрагент работает в другом сервисе. 

В сервисе Логистика от Контур.Диадока настроен роуминг с ключевыми операторами — Такском, Тензор, Астрал и др. Подключение к роумингу занимает от 1 до 5 дней.

Сервис оператора ЭПД должен поддерживать актуальные форматы документов, утвержденные ФНС. В Логистике доступны электронные формы документов: 

• Транспортная накладная — подтверждает факт коммерческой перевозки товара на грузовом автомобиле и предназначена для учета услуг.

• Путевой лист — для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. 

• Заказ (заявка) — предварительное соглашение между грузоотправителем и перевозчиком.

Команда Контура берет на себя ответственность за возможные ошибки и помогает пользователям быстро решать проблемы. Сотрудники помогут внедрить решение, настроить и подключить контрагентов. 

В Диадоке работают 1,5 млн клиентов. Роуминг настраивается оперативно — вы можете работать с контрагентами, которые пользуются другими ИС ЭПД. Без роуминга документооборот запускается еще быстрее. 

Рекомендация: проведите тест-драйв системы, чтобы оценить все достоинства и понять, что сервис действительно вам подходит. В течение 90 дней пользуйтесь 10 бесплатными документами. На время пробного периода вы получите доступ ко всем функциям веб-версии системы. 

Транспортный электронный документооборот

Обменивайтесь с партнерами транспортными накладными, путевыми листами и другими перевозочными документами онлайн в сервисе Логистика от Контур.Диадока

Подключиться

Да, формы ЭПД унифицированы, их утверждает ФНС. Если есть необходимость указать какие-то дополнительные сведения, для этого предусмотрены свободные поля.

При условии, что участники процесса поставили подписи под ЭПД, он имеет такую же юридическую значимость, как и бумажный аналог и для участников сделки, и для третьих лиц. 

Нет, водитель может предъявлять QR-код сотрудникам ГИБДД и Ространснадзора на экране смартфона или планшета. Требование предоставить бумажную копию нарушает закон.

Обмениваться бумажными экземплярами можно только до 1 сентября 2026 года. После партнеру в любом случае придется подключиться к электронному документообороту. Чтобы не оказаться в ситуации, когда сотрудничество придется приостановить, лучше заранее обсудить с партнером переход на ЭПД. 

При внедрении сервиса Логистика от Контур.Диадока сотрудники сервиса помогут на каждом из этапов — от получения ЭЦП до настройки обмена с партнерами. А благодаря размещению серверов в РФ сервис гарантирует стабильную работу.

16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А. erid: 2W5zFJPUimE