Разобрались, что делать, если посадочный талон уже не найти.
Зачем нужен посадочный талон
Письмо Минфина от 18.12.2019 № 03-03-06/3/99069 говорит о том, что для признания расходов на проезд в командировку и обратно нужны документы, которые подтвердят факт осуществления указанных расходов и их обоснованность. Это необходимо в целях налогообложения.
Поэтому если сотрудник летит в командировку на самолете, то помимо других документов расходы на перелет подтвердит посадочный талон с отметкой о прохождении досмотра в аэропорту.
Раньше правило было более строгим, а после появления электронных посадочных талонов и иных подтверждающих документов, Минфин смягчил требования.
Это связано с тем, что в налоговом кодексе нет строгого перечня документов, которые могут подтвердить произведенные расходы. Соответственно, налогоплательщики не ограничены в том, как именно учитывать соответствующие расходы. Поэтому для обоснования расходов и налогообложения прибыли в командировке подойдет любой документ, который напрямую или косвенно подтвердит факт совершенного перелета.
Что это значит? Компаниям проще требовать с сотрудников посадочные талоны, поскольку это привычный и бесплатный способ обоснования расходов. Однако, в случае утери талона, подтвердить факт использования авиабилетов можно другим способом без проблем с налоговой впоследствии.
Какие документы могут заменить привычный посадочный талон
Электронный талон со штампом о досмотре
Когда появилась возможность зарегистрироваться онлайн на рейс, сотрудник может вовсе не иметь привычного посадочного талона, а только электронный вариант.
Если штамп получить нельзя, можно получить от перевозчика или его представителя справку с информацией о полете.
Справка о полете от авиакомпании
Справка может помочь и при утере посадочного талона. Правда, эта услуга платная — стоимость справки зависит от авиакомпании.
В среднем, придется потратить дополнительные 500 — 1 000 рублей. Однако, справки могут выдать только российские авиакомпании. Если компания не зарегистрирована в России, она не сможет выдать вам чек, поскольку не подчиняется российскому законодательству. В этом случае, можно запросить у продавца справку о стоимости билета — она тоже подойдет.
Другие документы, которые косвенно могут подтвердить факт перелета
В ситуации, когда нет ни талона, ни справки, согласно письмам Минфина от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906, от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32040 подойдут другие бумаги, которые косвенно или напрямую могут подтвердить факт совершенного перелета.
Например, приказ о командировке или отчет о выполненной работе. Сейчас законодательство стало более гибким, однако, есть риск, что подобные документы все-таки не учтут. К примеру, бухгалтерия может оштрафовать сотрудника.
Справки, которые можно заказать в сервисах для командировок
Сервисы для организации командировок предоставляют возможность заказать справки, которые подтвердят факт перелета в соответствии с российским законодательством.
Как это работает в личном кабинете Smartway
- Когда перелет будет совершен, в разделе «Поездки» появится кнопка «Заказать справку».
- После заказа справка будет мгновенно оформлена и доступна в личном кабинете.
- Оригинал справки сервис отправит вместе с закрывающими документами.
Если сотрудники летают в длительные командировки или на вахты, ждать посадочные талоны может быть долго и неудобно для бухгалтера. Таким компаниям Smartway предлагает вместо справок выгружать отчет по всем перелетам за период.
Многие компании предпочитают предзаказывать справки, чтобы не ждать возвращения сотрудников из командировок и не собирать с них посадочные талоны. Функция экономит время и нервы как командированных работников, так и бухгалтеров, чтобы высвободить ресурсы на более приоритетные задачи.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста
Оставьте заявку и получите доступ!
Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.
Начать дискуссию