Кадровый аудит в организации: виды, методика, ошибки при проведении и результаты

Кадровая документация – это зона рисков, которую большинство компаний недооценивают вплоть до момента, когда на пороге не появится трудовой инспектор или бывший работник с иском.

По данным электронного портала Роструда, в 2025 году работниками было подано 285 075 жалоб на работодателей, а количество работников, права которых восстановлены в результате выданных предписаний – 134 940.

Кадровый аудит позволяет выявить и устранить широкий спектр нарушений в сфере труда до того, как они приведут к таким негативным последствиям как: штрафы, трудовые споры, претензии со стороны контролирующих органов.

Кадровый аудит – это инструмент диагностики правильности оформления трудовых отношений, состояния кадрового делопроизводства и соответствия локальных нормативных актов требованиям трудового законодательства. Проще говоря, это комплексная проверка, насколько ваша компания защищена от претензий со стороны работников и контролирующих органов.

Важно понимать, что кадровые нарушения влекут последствия сразу в нескольких плоскостях.

• Административная ответственность. Нарушение трудового законодательства, государственных нормативных требований охраны труда, обязательств по коллективному договору, а также незаконное привлечение к трудовой деятельности иностранных граждан может повлечь привлечение работодателя и его должностных лиц к административной ответственности. Размеры штрафов достигают сотен тысяч рублей в зависимости от состава правонарушения, а при повторных нарушениях возможна дисквалификация руководителя.

• Налоговые риски. Ненадлежащее оформление трудовых отношений ставит под сомнение правомерность включения расходов на оплату труда в налоговую базу по налогу на прибыль, а также правильность исчисления НДФЛ и страховых взносов.

• Трудовые споры. Ошибки при оформлении трудового договора или кадровых документов, отсутствие локальных актов или нарушение порядка увольнения – прямой путь к судебным разбирательствам, которые работодатель весьма часто проигрывает.

• Уголовная ответственность. За наиболее грубые нарушения в области трудовых прав и охраны труда наступает уголовная ответственность. УК РФ предусматривает уголовную ответственность за невыплату зарплаты свыше трех месяцев (ст. 145.1 УК РФ), за нарушения требований охраны труда, которые привели к тяжелым травмам или смерти людей (ст. 143 УК РФ), за нарушение правил безопасности при проведении работ (ст. 216–219 УК РФ). Санкции за преступления в зависимости от их тяжести варьируются от штрафов до реальных сроков лишения свободы на несколько лет.

  В 2025 году Следственным комитетом России было возбуждено 590 уголовных дел в отношении должностных лиц работодателей за невыплату зарплаты. По данным Судебного департамента при Верховном Суде РФ, в 2025 году за нарушения требований охраны труда и правил безопасности при ведении работ было возбуждено и передано в суды 1402 уголовных дела.

• Смена руководства или HR-директора. Новый менеджмент принимает на себя ответственность за ошибки предшественников. Аудит фиксирует состояние дел «на входе» и нивелирует риски ответственности нового руководителя кадровой службы или директора, которые являются должностными лицами.

• Серьёзные изменения законодательства. Поправки в ТК РФ, новые требования к форме кадровых документов, изменения в правилах ведения трудовых книжек и т.п. – каждое из этих событий требует актуализации внутренней документации.

• Подготовка к проверке трудовой инспекции. С начала 2025 года введены новые индикаторы риска, по которым Роструд назначает внеплановые проверки, в числе которых долгосрочное сотрудничество с самозанятыми, выплата зарплаты ниже МРОТ, снижение уровня оплаты труда, отсутствие сведений о проведении спецоценки условий труда (СОУТ). Мораторий на плановые проверки, действующий до 2030 года, не распространяется на внеплановые проверки. Это означает, что Роструд вправе инициировать внеплановую проверку в любое время при срабатывании соответствующих индикаторов.

• Трудовой спор с работником или группой работников. Анализ документации перед подачей иска или возражений в суд – обязательный шаг: именно кадровые документы становятся главными доказательствами в трудовых спорах.

• Масштабирование бизнеса или реструктуризация. Открытие нового подразделения, слияние компаний, массовый набор персонала – моменты, когда типовые ошибки тиражируются в промышленных масштабах.

• Due diligence. Покупатель бизнеса принимает на себя все накопленные трудовые риски своего предшественника. Кадровый аудит в составе комплексной проверки позволяет оценить эти риски до покупки бизнеса.

Стоимость кадрового аудита

Оценка состояния дел в кадровом делопроизводстве Минимизация рисков трудовых споров и штрафов Конкретные рекомендации по устранению ошибок

Узнать стоимость

В зависимости от целей и охвата выделяют несколько форматов проверки.

По объёму вопросов:

• Комплексный аудит – полный аудит кадрового делопроизводства, всех участков: трудовые договоры, трудовые книжки, локальные нормативные акты, документы по охране труда, специальная оценка условий труда (СОУТ), воинский учёт, отчетность. Рекомендуется при первичном аудите или смене руководства.

• Тематический аудит – проверка конкретного участка. Например, только трудовых договоров или только порядка оформления увольнений. Применяется для оперативной диагностики конкретного риска.

• Аудит в рамках конкретного спора (оперативный аудит) – целевая проверка документации, связанной с конкретным работником или ситуацией (спорное увольнение, конфликт по вопросам премирования и т.д.).

По субъекту проведения:

• Внутренний аудит – проверка кадров силами собственных специалистов HR-службы или юридического отдела. Подходит для текущего мониторинга, однако имеет существенные ограничения (о них – ниже).

• Внешний аудит – привлечение к проверке независимой аудиторско-консалтинговой компании. Обеспечивает объективность, экспертизу и конфиденциальность результатов.

По охвату периода:

• Ретроспективный аудит – проверка документации за прошлые периоды (как правило, за 3 года, соответствующих сроку исковой давности по трудовым спорам).

• Текущий аудит – проверка актуального состояния документации.

По способу проведения:

•      Сплошной аудит – детальная проверка абсолютно всех кадровых документов компании и процессов управления персоналом за определенный период.

•      Выборочный аудит – проверка наиболее рискованных отдельных кадровых документов и процессов, которые вызывают наибольшие опасения.

На этом этапе определяется состав проверяемых вопросов, объём выборки, период проверки и перечень запрашиваемых документов. Всё это фиксируется в техническом задании (ТЗ), которое становится неотъемлемой частью договора оказания услуг по проведению кадрового аудита. Правильно составленное ТЗ – гарантия того, что аудит решит конкретные задачи, а не ограничится формальным анализом.

Трудовой договор – основной документ, определяющий права и обязанности сторон. Проверяется:

• наличие всех обязательных условий (место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, условия труда на рабочем месте по результатам СОУТ и др.);

• соответствие условий договора фактической деятельности работника;

• правомерность применения срочных трудовых договоров;

• наличие дополнительных соглашений к изменённым условиям;

• корректность оформления договоров о материальной ответственности.

Особое внимание уделяется договорам с работниками, имеющими особый статус: совместители, дистанционные работники, работники с ненормированным рабочим днём, несовершеннолетние, иностранные работники, высококвалифицированные работники и т.д.

С 2020 года работодатели обязаны вести электронные сведения о трудовой деятельности работников.

Проверяется:

• своевременность и корректность подачи сведений в СФР;

• правильность ведения бумажных трудовых книжек для работников, не перешедших на электронный формат;

• корректность записей о приёме, переводе, увольнении (соответствие формулировок ТК РФ);

• наличие журнала учёта трудовых книжек.

ЛНА – это внутренние правила компании, которые должны соответствовать трудовому законодательству и фактически выполняемым работам в организации. Проверяется наличие и содержание таких документов как:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

• Положение об оплате труда и премировании;

• Положение о защите персональных данных;

• Положение о командировках;

• График отпусков;

• Штатное расписание;

• Должностные инструкции работников,

• Иные ЛНА в зависимости от специфики деятельности работодателя.

Ключевой вопрос касаемо ЛНА: ознакомлены ли с ними работники. Отсутствие доказательств ознакомления обесценивает даже идеально составленный локальный акт.

Это наиболее объёмный блок. Проверяются приказы о приёме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, привлечении к дисциплинарной ответственности; табели учёта рабочего времени; личные карточки работников; графики сменности; документы по охране труда и СОУТ.

Кадровый аудит целесообразно совмещать с проверкой правильности удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов. Это позволяет выявить риски переквалификации гражданско-правовых договоров в трудовые, проверить корректность налогового учёта расходов на персонал и правомерность применения льгот (при их наличии).

По итогам аудита составляется детализированный отчёт с перечнем выявленных нарушений, оценкой их возможных последствий (размер штрафов, вероятность проигрыша в суде) и конкретным планом действий по их устранению – так называемой «дорожной картой». Отчёт является строго конфиденциальным документом и предназначен исключительно для заказчика.

Многие компании предпринимают попытки провести кадровый аудит своими силами. Это разумный подход для текущего мониторинга, однако при подготовке к серьёзным рискам он часто даёт ложное ощущение безопасности.

Разберём наиболее частые ошибки.

1. Проверка «по верхам» без анализа содержания документов

Наличие трудового договора само по себе не означает его соответствия закону. Типичная ситуация: договор есть, но в нём отсутствует условие о режиме рабочего времени, нет ссылки на ПВТР, не указан класс условий труда по СОУТ. Формально – документ существует, фактически – административное нарушение.

2. Игнорирование изменений законодательства

Трудовое законодательство меняется регулярно. Шаблоны трудовых договоров и ЛНА, разработанные 3–5 лет назад, нередко содержат устаревшие нормы. При этом применение недействующих редакций закона само по себе является нарушением.

3. Отсутствие проверки листов ознакомления

Работодатель может иметь идеальные локальные акты, приказы и уведомления, но, если работники не ознакомлены с ними надлежащим образом, то в суде эти документы не сработают. Это одна из наиболее распространённых причин проигрыша работодателей в трудовых спорах.

4. Недооценка рисков по самозанятым

С 6 января 2025 года длительное сотрудничество с самозанятыми стало официальным индикатором риска для внеплановой проверки трудовой инспекцией. Работодатель, привлекающий более 35 самозанятых, которые получают от него более 90% своего дохода и работают дольше трёх месяцев, автоматически попадает в зону повышенного внимания проверяющих. Самостоятельный аудит без юридической экспертизы эти риски, как правило, не выявляет.

5. Конфликт интересов при внутренней проверке

HR-специалист, которому поручено проверить собственную работу, объективно не заинтересован в том, чтобы в его работе были выявлены нарушения. Кроме того, он может не обладать достаточной юридической квалификацией для оценки рисков с учётом актуальной судебной практики и разъяснений контролирующих органов.

6. Отсутствие приоритизации нарушений

Самостоятельный аудит нередко сводится к составлению длинного списка всего «плохого» без оценки реальной вероятности и тяжести последствий. В результате компания тратит ресурсы на устранение малозначимых недочётов, упуская из виду критические риски.

7. Нет контроля устранения нарушений

Даже качественно проведённый аудит теряет ценность, если по его итогам не обеспечен мониторинг выполнения рекомендаций. Профессиональный внешний аудитор, как правило, включает в свои услуги контроль устранения выявленных проблем.

Профессиональный кадровый аудит – это не просто проверка, а инвестиция в управляемость и безопасность бизнеса. По итогам компания получает:

• Детализированный отчёт с перечнем нарушений, оценкой рисков и планом их устранения. Каждое нарушение сопровождается ссылкой на норму закона и оценкой возможных санкций.

• «Дорожную карту» – пошаговый план приведения кадрового делопроизводства в порядок с указанием приоритетности действий.

• Актуализированные шаблоны документов – формы трудовых договоров, ЛНА, приказов, соответствующие действующему законодательству и реальным практикам компании.

• Разрешение текущих спорных ситуаций – юридическое заключение по конкретным проблемным случаям (спорные увольнения, оформление работников с особым статусом, переход на ЭДО и другие варианты).

• Снижение налоговых рисков – при совместном проведении с проверкой по правильности начисления и удержания НДФЛ и страховых взносов.

Ряд категорий работодателей сталкивается с кадровыми рисками значительно чаще, например, это:

• Компании без собственной HR-службы или с небольшим кадровым отделом. Кадровый учёт нередко ведётся бухгалтером «по совместительству» – без специальной подготовки и понимания актуальных требований закона.

• Компании, активно работающие с самозанятыми. В свете новых индикаторов риска внеплановых проверок трудовой инспекцией это одна из наиболее уязвимых категорий.

• Крупные предприятия с разветвлённой структурой. Типовые ошибки при большом штате тиражируются быстро – одна неверная форма трудового договора может воспроизводиться сотни раз.

• Компании, готовящиеся к проверке трудовой инспекции или уже получившие уведомление о предстоящем надзорном мероприятии.

• Бизнес на этапе смены собственника или топ-менеджмента – для разграничения ответственности и понимания унаследованных рисков.

• Организации в процессе трудового спора – для оценки перспектив и подготовки линии защиты в суде.

При выборе подрядчика рекомендуем обращать внимание на следующие критерии:

• Наличие в команде юристов, специализирующихся на трудовом праве, а не только кадровых специалистов – именно юристы умеют оценивать риски с учётом актуальной судебной практики.

• Опыт работы с налоговой составляющей кадровых вопросов (НДФЛ, страховые взносы, гражданско-правовые vs трудовые договоры).

• Практика ведения трудовых споров – компания, которая регулярно защищает интересы работодателей в судах, знает нюансы, на которые обращают внимание судьи, а не только трудовые инспекторы.

• Конфиденциальность – отчёт по кадровому аудиту должен быть строго конфиденциальным документом, предназначенным только для заказчика.

• Контроль исполнения рекомендаций – профессиональный аудитор не ограничивается выдачей отчёта, а сопровождает устранение нарушений.

Стоимость кадрового аудита

Оценка состояния дел в кадровом делопроизводстве Минимизация рисков трудовых споров и штрафов Конкретные рекомендации по устранению ошибок

Узнать стоимость

Аудиторская компания СТЕК (auditstek.ru) проводит кадровый аудит с привлечением юристов, специализирующихся на трудовом праве, и аудиторов – при необходимости подключаем специалистов по налогообложению. Это позволяет оценивать кадровые риски в полном объёме: от трудовых споров до налоговых последствий.

Что входит в наши услуги:

• Разработка ТЗ и плана кадрового аудита под конкретные задачи компании.

• Проверка трудовых договоров, локальных актов, документов кадрового делопроизводства.

• Детализированный конфиденциальный отчёт с оценкой рисков и «дорожной картой» устранения нарушений.

• Контроль выполнения рекомендаций.

• Возможность совместить кадровый и с налоговый аудит по НДФЛ и взносам со скидкой.

Аудиторская компания СТЕК входит в ТОП-20 крупнейших аудиторско-консалтинговых групп России по рейтингу RAEX. Мы специализируемся на решении задач любой сложности в области кадрового учета: приведение всех документов в соответствие с законодательством, разработка документов по аттестации персонала, премированию, оформление проблемных увольнений, оформление работников с особым статусом и др.

Реклама: НОЧУ ДПО «ЦПП «СТЕК», ИНН 7718089470, erid: 2W5zFGnKAk1