Какие документы можно подать в ФНС на бумаге, а какие только в электронном виде

Какие документы можно подать в ФНС на бумаге, а какие только в электронном виде

Налоговики постепенно переводят взаимодействие с налогоплательщиками в электронную форму. ЭДО удобен и позволяет компаниям и ИП не терять время на беготню с тоннами бумаг. При этом некоторые документы и сегодня налоговики примут на бумаге, а другие — только в электронном виде. Расскажем подробнее.

Какие документы можно направить в ФНС на бумаге

Налогоплательщики могут сдавать на бумаге налоговые декларации (расчеты), если такое право дает им Налоговый кодекс.

Так, есть общий критерий для сдачи отчетности на бумаге: если среднесписочная численность персонала компании (ИП) не превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК).

По такому принципу налогоплательщики могут сдавать декларации по УСН, ЕСХН, налогу на прибыль и другим налогам.

Для некоторых расчетов установлены особые правила.

Например: компания (ИП) вправе подать форму 6-НДФЛ на бумаге, если численность физлиц, которые получили от нее доходы в налоговом периоде, меньше 10 человек (п. 2 ст. 230 НК). Аналогичное требование установлено для расчета по страховым взносам (п. 10 ст. 431 НК).

Если налогоплательщик не обязан отчитываться только электронно, то и ответ на требования налоговиков (например: контролеры провели камеральную проверку декларации и направили требование о представлении пояснений) он может подать лично или направить почтой на бумажном носителе.

Какие документы в ФНС нужно подавать только электронно

Некоторые виды отчетности на бумаге подать нельзя.

Так, все юридические лица сдают только электронным способом бухгалтерскую отчетность.

Только электронно сдается декларация по НДС. Исключение установлено лишь для налоговых агентов, которые не являются плательщиками или освобождены от исполнения обязанностей плательщика НДС (п. 5 ст. 174 НК).

Пояснения к декларации НДС тоже должны быть направлены только электронным способом. Если отправить пояснения на бумаге, то налоговики сочтут их непредставленными и оштрафуют налогоплательщика.

Исключительно в электронной форме сдается и отчет об операциях с прослеживаемыми товарами.

Виды и форматы электронных документов

Документы, которые участвуют в ЭДО между налоговиками и налогоплательщиками могут быть формализованными и неформализованными.

Формализованные — это документы с расширением xml, которые создаются по формату, утвержденному ФНС.

Например: пояснения к декларации по НДС направляют в ФНС по формату, который утвержден приказом ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-15/682@.

Неформализованные — это любые документы, для которых формат не утвержден. Такие документы могут быть направлены в ФНС в скан-образах удобного пользователю формата: pdf, jpg, png и т. д.

Например: в таком виде можно приложить к формализованным пояснениям скан-образ договора с контрагентом или платежного поручения.

При этом опись, которая сопровождает неформализованные документы, направляется по утвержденному формату: КНД 1184002 (приказ ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).

Как правило, работа с электронными форматами не требует особых усилий от налогоплательщика. Он просто заполняет готовые шаблоны в сервисе оператора ЭДО, причем, умный сервис всегда подскажет по шагам, как правильно заполнить тот или иной документ или сформировать контейнер с файлами для отправки скан-образов.

Обменивайтесь документами с налоговой службой через сервис Онлайн-спринтер. Работать в нем легко и удобно. А если у вас возникнут вопросы, то наша поддержка на связи 24/7. Работайте в сервисе бесплатно целый месяц и оцените его преимущества.

Процедура обмена электронными документами

Порядок взаимодействия с налоговиками по ЭДО жестко регламентирован. Процедура обмена цифровыми документами подробно изложена в приказе ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@ (далее — Приказ).

Обмен документами осуществляется по ТКС через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика на портале налоговой службы. Направляемые в ФНС электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью юрлица (ИП) или его представителя.

При взаимодействии с налогоплательщиками по ЭДО налоговики используют дополнительные технические документы (подп. 1-5 п. 3 Приказа):

  • подтверждение даты отправки электронного документа;
  • квитанция о его приеме;
  • уведомление об отказе в приеме электронного документа;
  • извещение о получении электронного документа. Оно формируется на каждый электронный и технологический документ, из числа тех, что перечислены выше;
  • информационное сообщение о представительстве в отношениях, если документ подписан представителем налогоплательщика.

Технические документы направляются в строго утвержденные сроки. Несоблюдение сроков может привести к неприятным последствиям.

Если налогоплательщик, который обязан отправлять отчетность электронно, получил по ТКС (через оператора ЭДО):

  • требование о представлении документов, пояснений;
  • уведомление о вызове в инспекцию,

и в течение 6 дней не направил в ФНС квитанцию о его приеме — ему могут заблокировать счет.

Поэтому важно ежедневно проверять поступление документов в личном кабинете сервиса (ЛК на портале налоговой службы). Этот момент налоговики отдельно отметили в п. 5 Приказа.

По некоторым электронным документам налоговики выпускают отдельные разъяснения. Например, приказом ФНС от 07.09.2021 № ЕД-7-8/795@, который вступил в силу с 1 января 2022 года, установлен новый порядок направления требования об уплате налога.

Теперь такое требование считается полученным, если с даты его направления прошло 6 дней, даже если квитанция о приеме от налогоплательщика не поступила. За неотправку квитанции о приеме требования об уплате налогов в установленный срок, счет не блокируют. Но и отсрочить исполнение требования не получится. Даже если направить квитанцию позже, срок исполнения требования начнет «тикать» по истечении шести дней с даты его отправки..

Ранее, до вступления в силу нового приказа, если от налогоплательщика не поступала квитанция, налоговики отправляли требование почтой. Теперь такой обязанности у них нет.

Налогоплательщики должны не только обмениваться документами с ФНС по установленным правилам, но и обеспечить хранение всех отправленных и принятых электронных документов, включая технологические.

О том, как организациям и ИП правильно хранить электронные документы вы можете узнать из нашей базы знаний.

 

Курсы повышения квалификации для бухгалтера с дипломом

Последние мероприятия для бухгалтеров

Добавить

Последние вопросы бухгалтеров из сервиса «Консультации»

Подключить