Все об МЧД: Для чего нужна машиночитаемая доверенность и как ее получить

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это документ в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора или ИП. С сентября 2024 года такая подпись требуется всем компаниям или ИП, которые подают документы онлайн через представителей. 

МЧД сильно упрощает процесс электронного документооборота, делая его безопаснее и быстрее, но не заменяет бумажную доверенность. Отличий, как минимум, несколько: 

• Это электронный файл, а не бумажный документ, подписанный вручную живым человеком. Соответственно и выглядит он так, как если бы его читал не человек, а машина. 

• МЧД сложно подделать. По крайней мере пока это никому не удавалось.  

• Это еще один шаг к автоматизации. Актуальность и содержание каждой зарегистрированной МЧД можно проверить в любой момент, зная ее уникальный номер, ИНН доверителя и доверенного лица. Быстро.

Сложности есть, разумеется, но их не так много. Вот некоторые из них:

1. Необходимо однократно разобраться в процессе, чтобы почувствовать все преимущества.

2. Разные площадки требуют свой формат МЧД. Перед участием в закупке следует уточнить требования к МЧД в разделе Помощь или позвонить в службу поддержки ЭТП. 

3. Нужно быть осторожным и соблюдать правила безопасности. В МЧД зашифрованы персональные данные, не стоит ими делиться с непроверенными лицами. МЧД должна хранится в информационной системе (ЭДО), а при изменении полномочий ее нужно обязательно отозвать. Любые нарушения, связанные с переходом на МЧД, могут повлечь за собой штрафы, вплоть до приостановки деятельности.

Несмотря на ряд неудобных моментов, ускорение процесса работы с электронными документами перекрывает все минусы.

Цифровизация закупок не стоит на месте. Более того, нужно быть готовым к регулярным нововведениям:

• С 1 марта 2025 года, например, вступила в силу новая универсальная форма машиночитаемой доверенности по формату версии 003 (ЕМЧД). Формат 002, напротив, уже считают устаревшим, и выпустить новые МЧД уже не получится.

• С 10 января 2025 года для сдачи налоговой отчетности начал действовать формат 5.03, заменив собой старые форматы 5.01 и 5.02.

Нельзя. Сейчас без МЧД можно обойтись лишь во внутреннем документообороте, но к закупкам такой документооборот не относится.

Руководитель ООО или ИП может обойтись без МЧД, если он собственноручно и самолично обрабатывает всю электронную документацию, без привлечения бухгалтера или других помощников. Однако, даже в небольших компаниях такое встречается редко.

Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана

Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — все в одной системе!

Попробовать

Если у вас есть свой тендерный бизнес и хотя бы один сотрудник, работающий на площадке от имени организации, придется оформить МЧД. Благо, это не так сложно, как кажется. 

Внедрение такой доверенности проходит в несколько этапов:

1. Подготовка. Выясните сколько сотрудников участвуют в тендерах. Для оформления доверенности им всем нужно иметь личный сертификат КЭП. Квалифицированная электронная подпись должна быть и у руководителя организации. 

2. Выберите платформу для создания МЧД. Это может быть государственный сервис (ФНС, СБИС) или коммерческое предприятие (HRlink). 

3. Заполните доверенность онлайн. В первую очередь понадобится информация о руководителе организации и данные сотрудника. Также нужно будет указать срок действия доверенности, список полномочий и возможность передоверия.

4. Сохранить уникальный номер МЧД (GUID) и скачать XML-файл МЧД. Не забудьте запомнить название папки и путь к сохраненному файлу.

5. Активировать доверенность. Руководитель должен подписать МЧД каждого сотрудника своей КЭП. КЭП физлица не подойдет. Подпись может в форматах .sig, .p7s или .sgn. 

6. Передать доверенность сотруднику.

МЧД выдается на любой срок, указанный в документе. Если такой срок не указан, то по умолчанию доверенность действует 1 год с момента выдачи. МЧД можно отозвать и раньше установленного срока.  

При работе с машиночитаемой доверенностью могут происходить ошибки. Ниже перечислим самые распространенные:

• Не совпадают ФИО доверенного лица в МЧД и подписи. Это может произойти из-за наличия пробелов, различия в написании е и е и прочих опечаток. Рекомендуется переоформить доверенность. 

• СНИЛС или ИНН в сертификате и в доверенности различаются. Скорее всего значение элемента «ТипПред» в XML-файле доверенности указано неверно. Придется также переоформить МЧД.

• Подпись не квалифицирована. Сертификат ЭП может быть просрочен или отозван. Стоит проверить сертификат электронной подписи, которым подписана МЧД. 

• Не указаны все полномочия. Стоит отозвать некорректную доверенность и выпустить новую, указав нужные полномочия представителя. 

• МЧД оформлена, но не зарегистрирована. Такое могло произойти, если портал, на котором вы пытаетесь зарегистрировать доверенность, недоступен из-за технических работ. Применять незарегистрированную МЧД можно только в случае согласия контрагента. 

• Доверенность не найдена. Это может произойти, если документ подписан с использованием МЧД, но доверенность существует только на бумаге или в распределенном реестре. Решением будет получить от контрагента подходящую МЧД и загрузить ее в программу. Можно также самостоятельно проверить правильность подписания или запросить у контрагента документ с другой подписью. 

Не смотря на то, что МЧД еще и года нет, ее внедрение уже сильно упростило процесс электронного документооборота в госзакупках: 

• Стало проще проверять полномочия контрагентов — человек тут попросту стал не нужен. 

• Стало легче работать с торговыми площадками (ЭТП). Доверенность достаточно загрузить в ЕИС, а ЭТП повторно ее уже не запрашивает.

• Сотрудник может самостоятельно заключать сделки на ЭТП.

А вы уже пользуетесь МЧД? Приходилось сталкиваться с какими-то сложностями? Поделитесь. 

Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана

Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — все в одной системе!

Попробовать

Реклама: ООО «Бизнес Технологии», ИНН 7325121949, erid: 2W5zFHQ8dnx