Отчетность в военкомат: полный гайд

Сразу уточним, что индивидуальных предпринимателей все это не касается — воинский учет обязаны вести только организации, хотя иногда военкоматы на местах пытаются спрашивать отчетность по работникам и с ИП. Знайте — это незаконно.

Индивидуальный предприниматель подает сведения в военкоматы только о себе, если он военнообязанный. То есть как обычный гражданин без привязки к статусу ИП. Поэтому все рекомендации в статье мы будем давать только для организаций.

А вот каких-то послаблений для малого бизнеса в части воинского учета нет, поэтому на них распространяются все те же правила, что и для крупных организаций. А еще правила не заточены под удаленщиков и вахтовиков. Даже если некоторые из этих правил кажутся избыточными, закон для всех имеет одинаковую силу. Рекомендуем обращаться в военкоматы по месту учета для уточнения правил, если есть непонятные моменты, к тому же на местах некоторые требования могут отличаться.

За общее состояние ВУ — руководитель, а он в свою очередь должен назначить одного или нескольких ответственных (п. 12 положения о воинском учете от 27.11.2006 № 719). Количество ответственных зависит от численности:

• 1 совместитель — при наличии на учете менее 500 граждан;

• 1 освобожденный работник — от 500 до 2 000;

• 2 освобожденных работника — от 2 000 до 4 000;

• 1 освобожденный работник на каждые последующие 3000 граждан на ВУ.

Если на учете менее 500 сотрудников, можно не принимать отдельного человека, а оформить внутреннее совместительство, но по всем правилам.

Ни в одном нормативном документе не прописано, какое образование или стаж должны быть у ответственных за ВУ. Получается, что выполнять эту работу может любой человек. 

Классика жанра — воинский учет поручают бухгалтерам или кадровикам из логики, что «там тоже отчетность». Если нет возможности отказаться, настаивайте на официальном оформлении такой работы и доплате.

Как назначить ответственных за ВУ в организации:

1. Определите, сколько нужно военно-учетных работников.

2. Заключите трудовые договоры.

3. Издайте приказ об организации воинского учета, форма — в приложении 4 к методическим рекомендациям Генштаба ВС от 11.07.2017.

4. Определите, кто будет выполнять обязанности по воинскому учету на время отсутствия основного работника. Установите приказом, что передача дел по ВУ происходит по акту.

5. Создайте военно-учетным работникам условия — согласно п. 21 методических рекомендаций по ведению воинского учета от 11.07.2017 руководители обязаны выделить отдельное помещение, сейфы и железные шкафы для хранения документов. Личные карточки работников содержат персональные данные, а документы по бронированию идут с грифом «ДСП» — к ним не должно быть доступа у посторонних.

Воинский учет ведут по месту работы или учебы (п. 9 положения № 719). Это значит, что отчитываться в военкомат нужно только по штатным сотрудникам и учащимся. Подавать сведения об исполнителях по договорам ГПХ не нужно. Некоторые военкомы пытаются запрашивать и такие данные. Объясните им, что у вас нет полномочий собирать сведения для воинского учета от таких граждан.

На воинском учете из работников должны состоять:

1. Призывники — мужчины от 18 до 30 лет, которые еще не служили в армии и не освобождены от службы по состоянию здоровья. У них должно быть удостоверение призывника или так называемое приписное свидетельство. Учтите, что если такой документ будет у мужчины старше 30 лет, то это уже не призывник, а уклонист, о них чуть ниже.

2. Военнообязанные — мужчины и женщины в запасе, у них есть военный билет, или временное удостоверение взамен военного билета, или справка по форме 1/У. 

Мужчины попадают в запас после того как отслужили, отучились на военной кафедре или в военном учебном центре, или просто достигли 30-летнего возраста, если им как-то удалось избежать службы. 

Женщины попадают на воинский учет, если получили военно-учетную специальность или образование по списку в приложении 1 к положению № 719. Например, медика, инженера-программиста, картографа. 

Если в организации есть призывники или военнообязанные — их ставят на воинский учет. Не имеет значения, на каких условиях они работают — постоянно или временно, на дистанционке, вахте или в офисе, как основной работник или совместитель. Это не очень удобно, поскольку правила ВУ вообще не учитывают нюансы удаленной работы, но таковы требования закона. 

Не ведут воинский учет по женщинам без военно-учетной специальности и военнообязанным, которые:

• проходят военную службу — срочную, по мобилизации или по контракту;

• постоянно проживают за границей;

• имеют офицерское звание и состоят в запасе СВР или ФСБ — у них свой учет;

• освобождены от исполнения воинской обязанности по состоянию здоровья или по возрасту (ст. 23, 53 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

В военкомат по месту жительства работника или фактического пребывания дольше трех месяцев. Например, если в московской компании работает три удаленщика из Краснодара, Екатеринбурга и Хабаровска, придется отправлять отчеты и проводить сверки с военкоматами трех этих городов.

Основные виды отчетов — в таблице, а ниже расскажем подробнее про каждый из этих документов.

В нормативных документах напрямую не написано, что организации должны сдавать эту форму, унифицированный бланк тоже не утвержден. На практике ее требуют военкоматы или муниципальные комиссии, когда организация сдает сведения о работниках, чтобы поставить ее на учет.

Это может быть форма 18 из письма Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА, но в регионах она может отличаться, лучше уточнять у них.

Узнавайте в военкомате по месту своего нахождения:

• на каком бланке сдавать карточку, как ее заполнять и в скольких экземплярах;

• в какой срок: первоначально — при постановке на учет, а далее ежегодно с октября по декабрь;

• как и когда сообщать, если сведения изменятся;

• учитывать ли совместителей в численности — требования могут отличаться;

Не думайте, что без формы 18 военкоматы не узнают о существовании организации и не будут требовать с нее отчетность. С 1 ноября 2024 года в регионах поэтапно запускают цифровой реестр воинского учета, сведения в него поступают от ФНС, СФР, МВД. С помощью реестра Минобороны уже с весны 2025 года проводит призыв в армию, так что данные обо всех организациях у военкомата есть. С Минобороны лучше дружить, а не прятаться. 

План мероприятий по ВУ — это перечень того, что в организации будут делать в течение года по воинскому учету и в какие сроки. В нем же ставят отметку о выполнении. Можно сказать, что это чек-лист для ответственного по ВУ. Организация составляет план самостоятельно и вместе с формой 18 сдает при постановке на учет в военкомат, а затем — каждый год в октябре-декабре.

Военкомат согласовывает план и может сам добавить в него какие-то мероприятия — тогда их надо выполнить обязательно, даже если по закону такой обязанности нет. Например, списки 15-16-летних работников раньше всегда сдавали в военкомат до 1 ноября, а сейчас — только по запросу. Но если такое мероприятие есть в плане — сдать эти списки нужно обязательно в указанные сроки. Процент выполнения плана оценивает военкомат при проверке.

Посмотрите, есть ли на странице 13 паспорта отметка об отношении к воинской обязанности. Если ее нет, а гражданин — военнообязанный, выдайте направление в военкомат. Там должны поставить отметку в паспорте.

Проверьте, есть ли у сотрудника документы воинского учета: военный билет (временное удостоверение), справка взамен военного билета или приписное удостоверение. Проверьте подлинность записей в этих документах, отметки о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания. Если штампа о постановке на ВУ нет, или сотрудник вообще не представил документы, действуйте как с уклонистом — об этом в разделе чуть ниже.

Составьте акт, если обнаружили:

• подчистки;

• химическое травление текста;

• дописки;

• допечатки или исправления отдельных букв, слов; 

• замены фотографий, страниц; 

• подделки подписей, оттисков печатей и штампов.

На основании акта составьте информационное письмо в свободной форме и в течение пяти рабочих дней отправьте в военкомат по месту учета работника.

Расскажите работнику про его обязанности по воинскому учету — такая обязанность у работодателя есть согласно п.п «в» п. 30 положения № 719. Обязанности граждан по воинскому учету прописаны в разделе IX того же положения. Лучше заранее составить бумажную памятку с перечнем таких обязанностей. Также полезно завести специальный журнал разъяснений. Это необязательный документ, но он поможет подтвердить, что работодатель выполнил свою обязанность. К тому же военкомы в некоторых регионах требуют журнал при проверках, причем с личными подписями граждан. Можно купить готовый бланк журнала или утвердить свой в произвольной форме.

Заполните и направьте в военкомат по месту учета работника сведения по форме из приложения 2 к положению № 719 — в течение пяти дней с даты оформления трудового договора и приказа о приеме.

Если обнаружите, что работник стоит на учете в военкомате не по месту регистрации или фактического проживания, появляются дополнительные обязанности — смотрите ниже раздел «Если место регистрации работника не совпадает с местом проживания».

Сведения можно направить Почтой России или через реестр ВУ, Госуслуги. Учтите, что электронный документооборот с военкоматами работает далеко не везде.

Бумажные отчеты в военкомат распечатывайте в двух экземплярах. Один зарегистрируйте в журнале исходящих документов и отправьте Почтой России. Второй подшейте в дело «Переписка с военкоматом» вместе с почтовой квитанцией.

Электронные отчеты подписывайте усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного за ВУ и отправляйте через Госуслуги или реестр ВУ.

Заведите личную карточку работника по форме 10 (приложение 22 к инструкции № 700). Это основной документ воинского учета по сотруднику в организации, и его в первую очередь проверят военкоматы. О том, как заполнять и хранить форму 10, написано в разделе IV инструкции № 700.

Направьте сведения по той же форме, что и при приеме, удалите из картотеки личную карточку работника и храните ее отдельно до очередной сверки с военкоматом. После сверки уничтожьте ее по акту.

Учетные данные — это семейное положение, образование, структурное подразделение организации, должность, место жительства или пребывания (в том числе без регистрации) состояние здоровья граждан.

Если что-то из этой информации изменилось:

1. Составьте акт, чтобы зафиксировать дату, когда вам стало известно об изменениях. Работники не всегда сообщают работодателю о переезде или разводе. 

2. Направьте форму из приложения 2 к порядку в приложении 13 методических рекомендаций Минобороны от 11.07.2017 — в течение пяти дней от даты акта.

3. Разъясните работнику, что он со своей стороны тоже обязан сообщить в военкомат об изменениях и пусть он распишется в журнале разъяснений. 

4. Выдайте работнику под роспись листок-сообщение по форме из приложения 1 к порядку в приложении 13 методических рекомендаций и пусть он распишется о получении в журнале учета листков-сообщений, если он есть. Это тоже необязательный журнал, но полезен для подстраховки — так вы сможете доказать, что выполнили требования. Можно купить готовый журнал или разработать свой.

5. Через две недели запросите у работника корешок листка-сообщения с отметкой военкомата. Если отметки нет, направьте информационное письмо в военкомат о том, что сотрудник не исполнил обязанность по воинскому учету в течение пяти рабочих дней. Зарегистрируйте письмо как исходящее.

Уклонисты — это те, кто обязан состоять, но не состоит на воинском учете. Например:

• военнообязанные, которые не представили документы воинского учета при приеме на работу;

• мужчины старше 30 лет с приписным свидетельством;

• мигранты, получившие гражданство РФ и не вставшие на воинский учет;

• снятые с ВУ по прежнему месту жительства и не вставшие на учет при переезде.

Что делать, если выявили уклониста:

1. Составьте акт о выявлении гражданина, не состоящего, но обязанного состоять на ВУ. Так вы зафиксируете дату, от которой нужно считать срок отправки сообщения в военкомат.

2. Выдайте работнику направление в военкомат. Можно использовать форму в приложении 3 к инструкции из приказа Минобороны, МВД и ФМС от 10.09.2007 № 366/789/197, но для военкоматов привычнее один из этих документов:

• листок-сообщение (приложение 2);

• список и анкета из приложений 6 и 7 к положению № 719.

3. В военкомат, в котором гражданин должен стоять на учете, направьте cведения по форме из приложения 6 к положению № 719 в течение трех рабочих дней. 

4. Через две недели запросите у работника документы ВУ с отметкой о постановке на учет. Если их нет, направьте в военкомат информационное письмо о неисполнении гражданином обязанности по воинскому учету в течение пяти рабочих дней. Зарегистрируйте письмо в журнале исходящих.

Частая ситуация, когда работник стоит на учете в военкомате не по месту регистрации или фактического проживания. Например, мужчина прописан в Краснодаре, а работает в Москве. Но поскольку проживает на съемной квартире, регистрации не имеет и на ВУ в Москве не встает.

При переезде на новое место пребывания гражданин обязан сообщать об этом в военкомат в течение двух недель. Не все это делают. Ответственный за ВУ в организации в любом случае должен сообщить о таком гражданине, у которого не совпадает регистрация, чтобы военком знал, где его искать (п. 30 «д» положения № 719).

При приеме на работу работодателю нужно проверить отметки о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания — есть ли они вообще, совпадают ли с отметками в паспорте и с адресом, который сотрудник указал как фактическое место жительства при приеме на работу.

Если адрес не совпадает:

• Скажите сотруднику, что он обязан явиться в военкомат по месту фактического пребывания в течение двух недель. Пусть он распишется в журнале разъяснения обязанностей. 

• Выдайте ему сведения по форме из приложения 2 к положению № 719. Также полезно снабдить работника выпиской из нормативных документов: п. 2 ст. 8 закона № 53-ФЗ, п. 30 «д», п. 50 положения № 719. 

Сотрудник сам должен заполнить заявление о постановке на воинский учет (приложение 3). Все документы пригодятся в общении с военкомом.

Если место учета у сотрудника не совпадает только с местом фактического пребывания (без регистрации), то следующие два шага можно пропустить.

• Составьте акт о выявлении факта изменения учетных сведений гражданина, если место регистрации не совпадает с местом учета.

• Направьте в военкомат, где работник стоит на учете, сведения из приложения 2 к порядку в приложении 13 методических рекомендаций Минобороны от 11.07.2017. 

Кроме сдачи отчетных форм, ответственный за ВУ еще обменивается с военкоматом информационными письмами, отвечает на запросы. Организации обязаны сообщать в течение пяти рабочих дней (п. 30 «г» положения № 719):

• если обнаружат в документах воинского учета неоговоренные исправления, неточности, подделки, недостающие листы;

• если сотрудники не исполняют обязанности воинского учета.

На запросы военкомата нужно отвечать в течение двух недель.

Не реже раза в год нужно проводить сверку с военкоматом — это обязательное требование по п. 32 «г» положения № 719. Перед этим нужно провести внутреннюю сверку записей в личных карточках работников по форме 10 с данными их документов.

Примерный алгоритм сверки:

1. Согласуйте с руководителями структурных подразделений график внутренней сверки. Лучше задать не конкретную дату, а период — работники могут быть в командировке, в отпуске или на больничном.

2. Издайте приказ в свободной форме о проведении сверки. Утвердите в нем график и назначьте ответственных.

3. Проведите сверку. Если на время вы будете забирать у работников документы ВУ, то выдавайте им расписки по форме из приложения 14 к методическим рекомендациям по ВУ Минобороны. 

4. Внесите изменения в форму 10, если какие-то данные работника в ней изменились — например, адрес или семейное положение. Обратите внимание, что по требованиям раздела IV инструкции № 700 часть записей, в том числе об адресе, семейном положении, делают простым карандашом. То же самое касается и сверки. Проставьте в форме 10 простым карандашом отметку в графе «Сверка с документами воинского учета». Пример: 12.12.2025. Иванова (подпись). И. Иванова. После следующей сверки вы удалите старую запись и внесете новую.

После внутренней сверки подготовьте в двух экземплярах списки работников для сверки с каждым военкоматом, где сотрудники стоят на ВУ, по форме из приложения № 23 к инструкции № 700. Например, сотрудники стоят на учете в Хабаровске, Чите, Москве и Краснодаре а сама организация стоит на учете в Подольске. Нужно подготовить 4 списка с разными фамилиями для Хабаровска, Читы, Москвы и Краснодара, по 2 экземпляра.

Один список направьте Почтой России в военкомат, второй храните у себя до следующей сверки вместе с почтовой квитанцией, а потом уничтожьте по акту. На своем экземпляре обязательно проставьте регистрационный номер и дату отправки в военкомат..

Как провести сверку с военкоматом, где сама организация стоит на учете:

1. Подготовьте журнал проверок (приложение 29 к инструкции № 700). Это единственный обязательный журнал по воинскому учету. Он должен храниться в каждой компании, хотя основную часть информации в него вносят военкоматы при сверках и проверках. Прочие журналы ведут по решению организации — они нужны, чтобы подтвердить выполнение обязанностей по ВУ. Журнал проверок должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации (п. 62 инструкции № 700). При этом сама компания заполняет только графу 4 этого документа.

2. Подготовьте бумажные карточки по форме 10 для работников, состоящих на учете в том же военкомате, что и компания. Если вы их распечатываете с компьютера первый раз, то сначала удалите все записи в графах, которые по инструкции 700 заполняются простым карандашом, а потом заполните их простым карандашом. Отвезите карточки в военкомат вместе с журналом проверок.

3. Внесите записи после 100% сверки всех карточек в формы 10. Сделайте отметку простым карандашом «Сверка с военным комиссариатом» (дату, подпись, инициал имени, фамилию лица, проводившего сверку). 

4. Проследите, чтобы работник военкомата внес запись о сверке в журнал проверок (графы 1–3).

Нарушения и ответственность прописаны в главе 21 КоАП. 

За что могут наказать компанию:

Штрафовать могут за каждое однотипное нарушение по одной статье (ст. 4.4 КоАП). 

Законы этого не запрещают, но учитывайте нюансы:

1. Работодателю все равно придется вводить должность военно-учетного работника в штатное расписание, ведь этого требует положение о воинском учете. Такой сотрудник будет подписывать все отчеты в военкомат. 

2. Передать ответственность по договору ГПХ нельзя. Не будет назначенного работника в штате — оштрафуют директора.

3. Компания при передаче ВУ на аутсорсинг создаст себе дополнительную бумажную работу по оформлению согласий на обработку персональных данных. 

Для личной карточки работника и отчетов нужны данные не только работника, но и членов его семьи. Если ВУ ведет сама организация-работодатель (оператор), то она выполняет свои обязанности по закону, и получать согласия не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персональных данных). 

Совсем другое дело, если эту работу отдают третьим лицам. Если персональные данные будет собирать работодатель и отдавать, например, в ООО «Ромашка» для ведения ВУ, то ему придется получать согласие от каждого работника и его родственников на передачу этих данных в ООО «Ромашка». 

Если ООО «Ромашка» напрямую станет собирать сведения для воинского учета от сотрудников заказчика, то ей надо будет оформлять согласия на обработку с каждым из них и их родственниками. 

 Реклама: АО «ТОЧКА», ИНН: 9721194461, erid: 2W5zFK4dwng