Как провести годовую инвентаризацию в 2025 году

Все активы и обязательства компании подлежат инвентаризации — об этом прямо написано в ст. 11 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011. При инвентаризации сопоставляют данные учета с тем, что есть по факту. Так обеспечивается достоверность учетных данных.

Есть и другие случаи, когда это необходимо. Например, при ликвидации, смене материально-ответственного лица, чрезвычайных ситуациях.

Правило относится ко всем организациям независимо от их масштабов и вида деятельности. 

Совсем не проводить инвентаризацию нельзя, в том или ином виде она ежегодно должна быть в каждой организации. Есть только некоторые исключения, которые позволяют провести инвентаризацию в усеченном виде:

1. Можно не проводить годовую инвентаризацию основных средств, нематериальных активов, капвложений и запасов, если их уже проверяли после 1 октября текущего года по другим основаниям. Например, менялось материально-ответственное лицо (МОЛ). Но остальные объекты учета проверить нужно.

2. Инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года.

3. Инвентаризацию библиотечных фондов можно проводить один раз в пять лет.

4. Инвентаризацию запасов в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях можно проводить в период наименьших остатков. То есть не обязательно проводить инвентаризацию именно на отчетную дату.

Отдельных штрафных санкций за непроведение инвентаризации в законодательстве нет. Однако акты и другие документы по итогам инвентаризации относятся к первичным бухгалтерским документам. Если их не будет, налоговики накажут компанию и ответственных должностных лиц на общих основаниях за грубое нарушение правил ведения учета:

1. Штрафы на организацию по ст. 120 НК: 

• 10 000 руб. — при нарушении в одном налоговом периоде;

• 20 000 руб. — при нарушениях в двух и более налоговых периодах;

• 20% от суммы неуплаченного налога или взносов, но не менее 30 000 руб. — если искажение привело к занижению облагаемой базы.

2. Санкции для должностных лиц по статье ст. 15.11 КоАП:

•  от 5 000 до 10 000 руб. — при первичном нарушении;

• от 10 000 до 20 000 руб., или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет — при повторном нарушении.

В составе комиссии должны быть представители аутсорсинговой компании.

При этом хотя бы один из членов комиссии должен лично находиться на месте проведения инвентаризации (письмо Минфина от 23.12.2016 № 02-07-10/77499). Также Минфин рекомендует чередовать удаленные инвентаризации и стандартные проверки, когда комиссия находится на месте проведения в полном составе.

Подписать акты и другие необходимые документы по итогам инвентаризации в любом случае должны все члены комиссии. При удаленной работе можно использовать ЭДО и электронную подпись.

Возможность проведения удаленной инвентаризации и подписания итогов в электронном формате нужно отразить в учетной политике.

В соответствии с п. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ нужно в нем прописать:

1. Условия, при которых проводится инвентаризация. Например, перед годовой отчетностью, при смене МОЛ, после стихийного бедствия, хищения и т.п.

2. Сроки проведения инвентаризации. Например, перед годовым отчетом — в период с 1 октября по 31 декабря.

3. Перечень объектов, подлежащих инвентаризации. Например, активы, обязательства, источники средств компании.

4. Порядок проведения инвентаризации.

Это может быть как самостоятельный документ, так и приложение к учетной политике. В положении обычно приводят формы документов: инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости и т.п.

Типовые формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации есть в постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Не обязательно использовать именно их, можно взять свои, если они соответствуют общим требованиям к первичным документам (ст. 9 закона № 402-ФЗ) и положениям ФСБУ 28/2023. Но удобнее взять готовые и доработать если нужно. 

Состав комиссии утверждают приказом по форме ИНВ-22 о проведении инвентаризации.

Есть только несколько исключений, когда комиссию можно не создавать (п. 19, 22 ФСБУ 28/2023):

1. В штате компании есть только директор, либо только директор и главбух.

2. Инвентаризацию на основании договора с компанией будет проводить аудиторская организация или независимый аудитор.

3. Инвентаризацию будет проводить ревизионная комиссия, если такие полномочия возложены на нее по уставу.

По мнению Минфина, организация сама определяет, сколько человек будет в комиссии и кто в нее войдет (письмо от 02.02.2024 № 07-01-09/8662). Но в состав комиссии не могут входить те, кто несет материальную ответственность за проверяемые объекты (п. 20 ФСБУ 28/2023).

Так как это коллективный орган, логично, что в комиссии должно быть не менее двух человек. Имейте в виду, что если на инвентаризации отсутствует 1/5 или более членов комиссии, ее результаты будут недействительными (п. 21 ФСБУ 28/2023). 

Чтобы облегчить инвентаризацию, позаботьтесь о том, чтобы учетные данные максимально соответствовали фактическим. Нужно провести все документы за период до начала инвентаризации, насколько это возможно. То, что провести пока не удалось, нужно передать инвентаризационной комиссии.

Чтобы не было споров по поводу непроведенных документов, все материально-ответственные лица (МОЛ) перед началом инвентаризации дают расписку, что:

1. Оприходовали все поступившие ценности и списали выбывшие.

2. Передали все первичные документы либо в бухгалтерию, либо инвентаризационной комиссии.

В соответствии с п. 7 ФСБУ 28/2023 руководитель организации должен предоставить членам инвентаризационной комиссии:

• рабочую силу;

• средства измерения;

• технику и транспорт;

• средства связи;

• свободный доступ к местам расположения активов.

Способы проверки зависят от вида актива. Основные средства, запасы, наличные деньги и все, что имеет вещественную форму, проверяют такими способами (пп. «а» п. 4 ФСБУ 28/2023):

• прямой осмотр;

• пересчет;

• обмер и взвешивание;

• технические расчеты объемов и количеств — для навалочных запасов (п. 25 ФСБУ 28/2023);

• подсчет на основе количества упаковок с выборочной проверкой части из них — для запасов в неповрежденной упаковке поставщика (п. 24 ФСБУ 28/2023);

Если ни одним из этих способов проверить активы невозможно или это слишком дорого, допускаются альтернативные способы. Например, видео- и фотофиксация. Главное, чтобы была соблюдена цель инвентаризации — подтвердить достоверность данных бухучета.

Активы в вещественной форме проверяют только в присутствии МОЛ. Нельзя их оценивать только со слов МОЛ или только по документам без фактической проверки (п. 23 ФСБУ 28/2023).

Если инвентаризация длится более одного дня, нужно ограничить доступ в помещения с активами на время, когда там нет комиссии: опечатать, поставить на сигнализацию и т.п.

Проверку нематериальных активов, денег на счетах, задолженностей и других активов, не имеющих вещественной формы, нужно проводить на основании документов и расчетов (пп. «б» п. 4 ФСБУ 28/2023).

Все результаты инвентаризации нужно оформить — составить описи, акты, сличительные ведомости и другие необходимые документы. В документе по инвентаризации запасов и других аналогичных материальных активов должны быть (п. 31 ФСБУ 28/2023):

1. Перечень активов, в каждой строке — отдельная позиция товара, продукции, сырья и т.п. с указанием наименования, единицы измерения, количества, цены и суммы.

2. Количество порядковых номеров активов, общее количество активов в натуральных единицах и общая сумма на каждой странице — прописью и по фактическим данным. 

Например, на одной из страниц описи при инвентаризации канцтоваров были такие строки:

• Авторучки «Пилот» синие — 55 штук на сумму 5 500,00 руб.

• Авторучки «Пилот» черные — 45 штук на сумму 4 500,00 руб.

• Файлы канцелярские — 6 упаковок на сумму 1 200,00 руб.

Внизу страницы нужно указать:

1. Количество порядковых номеров — три;

2. Общее количество единиц фактически — сто шесть;

3. На сумму одиннадцать тысяч двести руб. 00 коп.

4. Отметка о проверке расчетов на последней странице с подписями членов комиссии.

5. Расписка МОЛ о том, что:

• комиссия проверила активы в его присутствии;

• претензий по проверке к комиссии нет;

• проверенные активы по завершении проверки приняты на хранение. 

6. Подписи всех членов инвентаризационной комиссии и МОЛ.

Не оставляйте незаполненных строк в документах по инвентаризации. Если они есть на последней странице, прочеркните их. Внесенные исправления заверяйте подписями всех членов комиссии и МОЛ.

При необходимости к инвентаризационным актам и описям нужно приложить дополнительные подтверждающие документы: акты обмеров и перевеса, расчеты, объяснения МОЛ и т. п.

Для основных средств (ОС) процедура начинается с анализа документов: инвентарных карточек, технических и кадастровых паспортов, актов приема-передачи. Для недвижимости проверьте документы о госрегистрации права собственности. Сопоставьте информацию из всех документов. Например, в документах на автомобиль и бухгалтерском акте приема-передачи должны быть указаны одинаковые марка, модель, цвет, год выпуска, заводской номер.

После этого комиссия осматривает каждый объект, сверяя его инвентарный и заводской номер, марку, модель, год выпуска и другие параметры с технической и бухгалтерской документацией. Также нужно оценить и техническое состояние объекта.

Результаты проверки ОС оформляют описью по форме ИНВ-1, а непригодные к дальнейшему использованию объекты на списание вносят в отдельную опись.

Нематериальные активы (НМА) обычно нельзя проверить физически, поэтому акцент на документальную проверку. Сверяют данные бухучета и сведения из подтверждающих документов: патентов, свидетельств на товарные знаки, лицензионных договоров, документов по приобретению программного обеспечения и т.п.

Если актив связан с физическим носителем, например, программа записана на диске или флеш-карте, проверяют и физическое наличие объектов. Такая проверка носит скорее вспомогательный характер, т.к. полезность нематериального актива в первую очередь связана с его «невещественной» составляющей. Нужно еще учесть, что компания имеет право отражать материальный носитель в бухучете отдельно от НМА, например, в составе запасов или основных средств (пп. «и» п. 7 ФСБУ 14/2022).

Результаты инвентаризации НМА оформляют описью по форме ИНВ-1а .

Для капитальных вложений проверяют объем выполненных работ, соответствие проектно-сметной документации и правильность отражения затрат на счетах бухучета. Например, это относится к незавершенному строительству, модернизации объектов, оборудованию к установке.

Для отражения результатов инвентаризации капвложений нет отдельной формы, Можно разработать свою на основе форм ИНВ-1 или ИНВ-10 (в части модернизации), с указанием наименования объекта, объема выполненных работ и понесенных затрат.

Инвентаризация запасов — это обычный пересчет, взвешивание и обмер ценностей на складе в присутствии МОЛ. Комиссия проверяет не только наличие запасов, но и их пригодность к использованию в качестве сырья, возможность реализации как товара и т.п.

Результаты инвентаризации собственных ТМЦ отражают в форме ИНВ-3, принятых на ответственное хранение — ИНВ-5, в пути — ИНВ-6, товары отгруженные — ИНВ-4.

Инвентаризация незавершенного производства (НЗП) — это проверка деталей, узлов, готовых изделий, не прошедшие всех стадий технологического процесса. Комиссия осматривает эти объекты, пересчитывает их и дает техническую оценку степени готовности.

Форму для результатов нужно разработать самостоятельно. Для сельхозпредприятий есть своя форма 23-АПК, можно взять за основу ее и доработать под свою специфику.

Инвентаризация дебиторской задолженности — сверка с контрагентами и проверка первичных документов, на основании которых сформирована дебиторка: договоров, накладных, актов и т.п.

Результаты оформляют актом по форме ИНВ-17, к ней прилагают справку с детализацией задолженности.

Долги, подлежащие списанию, например, с истекшим сроком исковой давности, нужно указать отдельно.

В рамках инвентаризации финансовых вложений проверяют ценные бумаги, выданные займы, вклады в уставные капиталы. Если ценные бумаги оформлены на бланках, их проверяют физически: наличие, соответствие номеров и номиналов. Безналичные ценные бумаги и другие финансовые вложения проверяют по документам: выпискам из реестра, договорам займа, купли-продажи долей и т. п.

Для ценных бумаг используют опись по форме ИНВ-16. Для прочих вложений данные фиксируют в справке, прилагаемой к акту ИНВ-17.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности (БСО) в кассе — это их фактический пересчет в присутствии кассира. К денежным документам относятся, например, почтовые марки, билеты, оплаченные путевки и т.п.

Проверку наличных денежных средств оформляют актом по форме ИНВ-15. Если в кассе есть денежные документы и БСО, их указывают в описи по форме ИНВ-16.

Денежные средства на расчетных счетах проверяют путем сверки остатков по данным бухучета с выписками из банка на дату инвентаризации.

Если бухучет ведется без ошибок, расхождений в этой части обычно нет. Результат сверки фиксируют в справке свободной формы.

В рамках инвентаризации резервов проверяют обоснованность их создания и правильность расчета суммы на дату инвентаризации. Например, для резерва на отпуска пересчитывают количество неиспользованных дней и средний заработок сотрудников. Утвержденной формы для оформления результатов нет, нужно разработать самостоятельно.

При инвентаризации расходов будущих периодов (РБП) проверяют соответствие сумм в учете первичным документам и правильность их списания в соответствии с учетной политикой.

Результаты проверки РБП оформляют актом по форме ИНВ-11.

Принципы те же, что для инвентаризации дебиторки. На основании первичных документов и актов сверки проверяют расчеты с контрагентами, бюджетом, сотрудниками по зарплате, подотчетными лицами.

Результаты оформляют актом по форме ИНВ-17 с приложением справки. Невостребованные задолженности для списания нужно отразить отдельно. Например, долги с истекшим сроком исковой давности или по ликвидированным контрагентам.

Здесь проверяют уставный, резервный, добавочный капитал и нераспределенную прибыль (непокрытого убытка) — правильно ли они сформированы и обоснованы ли изменения. Исходные данные для проверки — учредительные документы, протоколы собраний участников, данные бухгалтерских регистров.

Результаты проверки оформляют справкой в свободной форме, где подтверждаются остатки по соответствующим счетам бухучета.

На забалансовых счетах учитывают имущество, которое не принадлежит организации, но находится в ее распоряжении по тем или иным основаниям. Например, арендованные объекты или имущество на ответственном хранении. Кроме того за балансом отражают списанную дебиторку, которую потенциально можно взыскать, а также выданные и полученные гарантии.

Инвентаризацию по забалансовым счетам нужно проводят так же, как для собственного имущества, с учетом вида актива.

Выявленные отклонения нужно квалифицировать (п. 9 ФСБУ 28/2023), т.е. отнести к одной из категорий:

1. Излишки. 

2. Недостачи. Здесь также нужно оценить возможность возмещения за счет виновных лиц.

3. Пересортица — одновременное возникновение излишков и недостач по однородным товарно-материальным ценностям у одного МОЛ.

4. Частичное обесценение — снижение стоимости активов в результате порчи или повреждений, не делающее их полностью непригодными для использования.

5. Дебиторская и кредиторская задолженность, подлежащая списанию.

6. Другие объекты учета, подлежащие доначислению или списанию, например, резервы.

Выявленные отклонения по основным средствам и НМА заносят в сличительную ведомость по форме ИНВ-18, по ТМЦ — по форме ИНВ-19. Для других объектов учета специальных форм нет, можно оформить отклонения бухгалтерской справкой.

Результаты годовой инвентаризации отражают в бухучете последним днем отчетного года. Для этого инвентаризацию нужно начать не ранее 01 октября (п. 10 ФСБУ 28/2023).

Оценку излишков можно проводить по одному из вариантов (пп. «а» п. 11 ФСБУ 28/2023):

1. Справедливая стоимость в соответствии с МСФО (IFRS) 13.

2. Балансовая стоимость актива.

3. Балансовая стоимость аналогичных активов.

Выбранный вариант нужно отразить в учетной политике.

Выявленные излишки относят на прочие доходы компании.

• ДТ 10 (01, 41, 43…) — КТ 91.1.

Суммы выявленных недостач сначала относят на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по балансовой стоимости актива (пп. «б» п. 11 ФСБУ 28/2023): ДТ 94 — КТ 10 (01, 41, 43…).

Дальнейшие проводки зависят от ситуации (пп. «б» п. 12 ФСБУ 28/2023).

• Если недостача не превышает нормы естественной убыли для этой категории активов, ее относят на текущие расходы компании: ДТ 20 (23, 25, 26, 44…) — КТ 94.

• Если нормы естественной убыли по этому активу не утверждены или недостача превышает их, нужно сначала постараться установить виновное лицо. Если виноватого нашли, сверхнормативную недостачу нужно взыскать с него:

  • ДТ 73.3 (76) — КТ 94 — недостача отнесена на виновного.

  • ДТ 50 — КТ 73.3 — виновный добровольно возместил сумму.

  • ДТ 70 — КТ 73.3 — сумма недостачи удержана из зарплаты.

• Если виновный не установлен, сверхнормативную недостачу отнесят на прочие расходы: ДТ 91.2 — КТ 94.

Также на прочие расходы относят то, что не удалось взыскать с виновного. Например, виновный не стал возмещать добровольно, а через суд не получилось: ДТ 91.2 — КТ 73.3 (76).

Если актив оказался поврежденным, но его можно использовать, в учете нужно отразить его обесценение (пп. «в» п. 12 ФСБУ 28/2023).

Для основных средств отражение зависит от варианта учета.

• При учете по первоначальной стоимости нужно отнести обесценение на прочие расходы в корреспонденции со счетом по учету амортизации. Лучше открыть для этого отдельный субсчет: ДТ 91.2 — КТ 02.2.

• Если основное средство учитывают по переоцененной стоимости, нужно выяснить, не было ли по нему ранее дооценки. Если была, нужно уменьшить дооценку на сумму обесценения: ДТ 83 — КТ 02.2.

• Если обесценение превысит сумму накопленной дооценки, остаток нужно учесть аналогично варианту с учетом ОС по первоначальной стоимости. Такую же проводку нужно делать, если дооценки вообще не было: Дт 91.2 — КТ 02.2.

• Сумму обесценения запасов нужно списать за счет специального резерва (п. 30, 31 ФСБУ 5/2019): Дт 91.2 — КТ 14.

Пересортица — это одновременный излишек и недостача по однородным видам активов. Например, в канцелярском магазине по данным бухучета числится 100 гелевых авторучек «Пилот», из них 60 синих и 40 черных, а фактически оказалось 55 синих и 45 черных.

Зачет пересортицы можно проводить в исключительных случаях (пп. 13 ФСБУ 28/2023):

1. За один и тот же период.

2. У одного и того же МОЛ.

3. В отношении активов одного наименования.

Если недостающих активов при пересортице оказалось больше, разницу нужно учитывать на общих основаниях, как недостачу.

Пересортицу учитывают в рамках одного счета между субконто для соответствующих категорий активов.

Например, для примера с авторучками: ДТ 41.Черные авторучки — КТ 41.Синие авторучки.

• Все организации обязаны создавать в бухучете резервы по сомнительным долгам (п. 70 положения, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н): ДТ 91.2 — КТ 63.

• Если при инвентаризации выявили безнадежную дебиторскую задолженность, ее нужно списать за счет резерва: ДТ 63 — КТ 62 (60, 76…).

• Если суммы резерва недостаточно, остаток безнадежной дебиторки списывают на прочие расходы: ДТ 91.2 — КТ 62 (60, 76…).

• Кредиторку, подлежащую списанию, нужно отнести на прочие доходы: ДТ 60 (62, 76…) — КТ 91.1.

Изменения величины резервов и оценочных обязательств относят на прочие доходы или расходы, в зависимости от конкретной ситуации.

• Например, доначисление резерва по сомнительным долгам: ДТ 91.2 — КТ 63.

• Списание резерва по сомнительным долгам: ДТ 63 — КТ 91.1.

• Увеличение оценочного обязательства: ДТ 91.2 — КТ 96.

• Уменьшение оценочного обязательства: ДТ 96 — КТ 91.1.

Реклама: АО «ТОЧКА», ИНН: 9705120864, erid: 2W5zFHYkrGG