Какие сопроводительные документы нужны на товар и груз в 2026 году

Основные сопроводительные документы делятся на две категории — товарные и перевозочные.

Товарные документы подтверждают продажу, передачу или перемещение товара. К ним относятся УПД, товарная накладная, счёт-фактура, акт, спецификация, документы по маркировке, сертификаты и декларации.

Перевозочные документы подтверждают движение груза. К ним относятся транспортная накладная, заявка на перевозку (заказ-заявка), экспедиторские документы, железнодорожная, авиационная или международная накладная.

Единого комплекта для всех поставок нет, всё зависит от груза и особенностей перевозки. Но для всех перевозок с 1 сентября 2026 года часть документов нужно оформлять только в электронном виде через транспортный ЭДО.

Сопроводительные документы фиксируют конкретные действия: товар передали, груз приняли к перевозке, перевозчик доставил груз и другие. 

Разделяют следующие виды сопроводительных документов на товар и груз:

Точный комплект документов зависит от особенностей поставки. Например, компания продала покупателю партию бытовой техники. В этом случае отгрузку можно подтвердить УПД, а если товар везёт сторонний перевозчик, то дополнительно оформляют транспортную накладную. Дополнительно могут потребоваться декларация или сертификат, если техника подлежит обязательному подтверждению соответствия.

Договор поставки или перевозки может быть частью комплекта документов, но он решает другую задачу — описывает правила работы сторон, например отражает цену и сроки, а сопроводительные документы подтверждают исполнение этих условий по конкретной поставке.

Важно: УПД не заменяет транспортную накладную, если груз передан стороннему перевозчику. И наоборот — транспортная накладная не подтверждает продажу товара между продавцом и покупателем. В обычной поставке эти документы дополняют друг друга.

Сопроводительные документы нужны не только бухгалтеру, они защищают продавца, покупателя, перевозчика и получателя груза.

• Для продавца — подтверждают, что товар отгружен и обязанность по поставке исполнена.

• Для покупателя — подтверждают, что товар получен, его можно принять к учёту, оплатить и при необходимости предъявить претензию.

• Для перевозчика — подтверждают, что груз принят к перевозке и доставлен в согласованное место.

• Для налогового учёта — документы помогают подтвердить расходы, вычет НДС и реальность операции.

Если документы оформлены некорректно, проблемы обычно появляются не сразу. Например, товар доставлен и деньги оплачены, но позже может выясниться, что в УПД одно количество, в транспортной накладной другое, код маркировки не передан, сертификат не приложен, а перевозчик не подписал электронную накладную. В результате возникают споры, задержки оплаты, налоговые риски и проблемы с дальнейшей продажей товара.

Важно: за оформление документов отвечает не только продавец. Грузоотправитель участвует в оформлении транспортной накладной, перевозчик фиксирует данные по перевозке, а грузополучатель подписывает документы при приёме товара. 

Работаете с грузами? Подключайте Транспортный ЭДО от Точка Банк

Настроим процессы и поможем оформлять накладные в 2 раза быстрее

Оставить заявку 

Товарные документы показывают, что именно передали покупателю, — наименование товара, количество, цену, стоимость, НДС, реквизиты продавца и покупателя. Они нужны для учёта товара и расчётов между сторонами сделки.

Перевозочные документы отвечают на другие вопросы — кто, откуда, куда и на каких условиях перевозит груз. Они фиксируют перевозку, передачу груза перевозчику, маршрут, грузоотправителя, грузополучателя, замечания по состоянию груза и другие данные по доставке.

Перечень документов зависит от товара, маршрута, способа доставки и условий договора. Следующие документы встречаются на практике чаще всего:

Большой комплект документов нужен не всегда. Например, для перевозки товара к покупателю со склада поставщика может быть достаточно УПД и транспортной накладной. 

Универсальный передаточный документ — основной сопроводительный документ, который позволяет подтвердить отгрузку товара, передачу имущественных прав, выполнение работ или оказание услуг. 

Правильное заполнение позволяет совместить первичный документ и счёт-фактуру в одном УПД. Для этого в документе обычно указывают:

• Номер и дату.

• Продавца и покупателя.

• Основание поставки.

• Наименование товара.

• Количество и единицу измерения.

• Цену и стоимость.

• Ставку и сумму НДС, если операция облагается налогом.

• Реквизиты сторон.

• Коды маркировки при наличии.

Если продавец работает на ОСНО и операция облагается НДС, УПД может выполнять функцию счёта-фактуры. Если УПД используется только как первичный документ, счёт-фактура может оформляться отдельно.

С помощью ЭДО от Точки Банк можно за несколько минут оформить электронный УПД с учётом всех требований. 

Товарные документы показывают, что именно передали покупателю, — наименование товара, количество, цену, стоимость, НДС, реквизиты продавца и покупателя. Они нужны для учёта товара и расчётов между сторонами сделки.

Перевозочные документы отвечают на другие вопросы — кто, откуда, куда и на каких условиях перевозит груз. Они фиксируют перевозку, передачу груза перевозчику, маршрут, грузоотправителя, грузополучателя, замечания по состоянию груза и другие данные по доставке.

Перечень документов зависит от товара, маршрута, способа доставки и условий договора. Следующие документы встречаются на практике чаще всего:

Большой комплект документов нужен не всегда. Например, для перевозки товара к покупателю со склада поставщика может быть достаточно УПД и транспортной накладной. 

Универсальный передаточный документ — основной сопроводительный документ, который позволяет подтвердить отгрузку товара, передачу имущественных прав, выполнение работ или оказание услуг. 

Правильное заполнение позволяет совместить первичный документ и счёт-фактуру в одном УПД. Для этого в документе обычно указывают:

• Номер и дату.

• Продавца и покупателя.

• Основание поставки.

• Наименование товара.

• Количество и единицу измерения.

• Цену и стоимость.

• Ставку и сумму НДС, если операция облагается налогом.

• Реквизиты сторон.

• Коды маркировки при наличии.

Если продавец работает на ОСНО и операция облагается НДС, УПД может выполнять функцию счёта-фактуры. Если УПД используется только как первичный документ, счёт-фактура может оформляться отдельно.

С помощью ЭДО от Точки Банк можно за несколько минут оформить электронный УПД с учётом всех требований. 

Товарная накладная подтверждает передачу товара от продавца покупателю. Раньше бизнес часто использовал унифицированную форму ТОРГ-12, но сейчас компании вправе применять собственную форму первичного документа, если в ней есть обязательные реквизиты по закону о бухгалтерском учёте.

ТОРГ-12 ещё встречается в бумажном документообороте, особенно у небольших компаний или в привычных схемах поставки, но если контрагенты работают через ЭДО, чаще используют УПД.

Счёт-фактура нужен для операций с НДС. Если продавец применяет общую систему налогообложения и операция облагается НДС, покупателю нужен корректный счёт-фактура или УПД со статусом, который позволяет использовать его для вычета. Если поставщик работает без НДС, например на УСН, счёт-фактура обычно не оформляется, если нет дополнительных требований.

Транспортная накладная для автомобильных перевозок подтверждает заключение договора перевозки и фиксирует, какой груз принят перевозчиком, откуда его нужно забрать, куда доставить и кто участвует в перевозке.

Форма транспортной накладной и правила перевозок грузов автомобильным транспортом утверждены постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 №2200. В документе отражают грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, сведения о грузе, транспортном средстве, маршруте, приёме и сдаче груза, стоимости перевозки и замечаниях по состоянию груза.

Транспортная накладная всегда входит в комплект сопроводительных документов, если груз везёт сторонний перевозчик. Она показывает, что товар не просто передали покупателю, а фактически приняли к перевозке и доставляли по конкретному маршруту.

Главное изменение с 1 сентября 2026 года — транспортные накладные нужно оформлять строго в электронном виде через оператора ИС ЭПД, например через транспортный ЭДО от Точка Банка.

Если поставщик доставляет товар собственным транспортом и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная обычно не требуется. 

Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т раньше часто использовалась как универсальный документ на товар и на перевозку. Сейчас в большинстве поставок её заменяют на УПД или на товарную накладную вместе с отдельной транспортной накладной.

ТТН нужна в отдельных случаях, например при обороте алкоголя и спиртосодержащей продукции, где действуют свои правила учёта и контроля. В остальных ситуациях стороны могут использовать ТТН добровольно, если это предусмотрено договором или внутренним регламентом.

Важно: если в пакет сопроводительных документов одновременно входят транспортная накладная, ТТН и УПД, важно следить, чтобы данные в документах совпадали. Разные адреса, разное количество мест или разные даты могут стать причиной вопросов у покупателя, перевозчика и налоговой.

Для маркируемых товаров обычной накладной недостаточно. Нужно не только передать товар физически, но и корректно передать сведения о кодах маркировки.

К маркируемым товарам относятся разные группы продукции, например обувь, одежда, молочная продукция и другие категории. Список постепенно расширяется, поэтому перед поставкой нужно проверять, относится ли товар к системе маркировки.

В большинстве оптовых поставок сведения о кодах маркировки передают через электронный УПД. Покупатель при этом должен принять документ, а данные должны корректно пройти через ЭДО и систему «Честный ЗНАК». 

Если коды не переданы или переданы с ошибкой, товар может быть физически на складе, но с точки зрения учёта его движение будет оформлено некорректно и это вызовет проблемы на всех последующих этапах.

Некоторые товары нельзя отгрузить с УПД и накладной, если для них нужны документы, подтверждающие качество, безопасность или соответствие обязательным требованиям.

Например, для техники могут понадобиться декларации соответствия и инструкции на русском языке. Для отдельных видов сырья, лекарств, ветеринарной продукции или детских товаров — специальные документы по отраслевым правилам.

Упаковочный лист расшифровывает состав груза. В нём указывают, сколько грузовых мест в партии, что находится в каждой коробке, палете, ящике или контейнере, какой вес и габариты у упаковки.

Этот документ особенно полезен, когда в партии много позиций, товар идёт на маркетплейс, перевозится через промежуточный склад, отправляется за границу или собирается из нескольких мест.

Важно: упаковочный лист не заменяет транспортную накладную или другие сопроводительные документы. Это отдельный документ, который сам по себе не подтверждает продажу и не заменяет перевозочные документы. Его задача — помочь разобраться в составе груза.

С 1 сентября 2026 года следующие перевозочные документы нужно оформлять только в электронном виде:

• Транспортные накладные.

• Заказы и заявки на перевозку.

• Экспедиторские документы.

• Транспортные железнодорожные накладные.

• Грузовые авиационные накладные.

Нововведение не означает, что все без исключения документы становятся электронными. Например, путевые листы и некоторые внутренние документы компании можно оформлять в бумажном виде даже после 1 сентября 2026 года. Но для перевозочных документов, которые попадают под обязательный транспортный ЭДО, бумажный вариант недоступен, кроме исключительных случаев.

Для бизнеса это означает, что нужно заранее подготовить электронный контур:

• Выбрать оператора ИС ЭПД, например Точка Банк.

• Получить электронные подписи для всех ответственных за документы лиц.

• Оформить машиночитаемые доверенности для сотрудников, если они подписывают документы.

• Согласовать с контрагентами порядок обмена.

• Проверить, кто создаёт, подписывает и принимает документы.

• Протестировать обмен электронными перевозочными документами до 1 сентября 2026 года.

Перейти на электронные перевозочные документы проще заранее. Пока закон не вступил в силу, можно подстраховаться бумажными версиями, что снижает риски простоя или других проблем.

Переход на электронные перевозочные документы не меняет сами требования к пакету документов. ЭПД выполняют те же функции, что и бумажные, но оформляются в цифровом формате и передаются через оператора ИС ЭПД.

Основной документ в электронном формате — электронная транспортная накладная (ЭТрН). Как и бумажный вариант ранее, ЭТрН подтверждает перевозку груза автомобильным транспортом и в ней точно так же отражают участников перевозки, груз, маршрут, транспорт, приём и сдачу груза. 

ЭДО от Точка Банка позволяет сформировать ЭТрН с учётом всех актуальных требований и отслеживать статус отправления в личном кабинете.

Дополнительно оформляют электронный заказ или заявку на перевозку груза. В этом документе фиксируются условия конкретного рейса — груз, адреса, сроки, транспорт, стоимость и другие договорённости между сторонами.

Если перевозку организует экспедитор, то с 1 сентября 2026 года поручение экспедитору нужно оформлять только в электронном виде. В документе указывают, какие услуги должен выполнить экспедитор, например организовать перевозку полностью или выполнить отдельные услуги.

Для перевозки с экспедитором также оформляется экспедиторская расписка, которая подтверждает, что экспедитор принял груз от клиента или указанного грузоотправителя. 

Железнодорожная или авиационная грузовая накладная также оформляется строго в электронном виде. Документы применяются при перевозке соответствующим видом транспорта и фиксируют приём груза к перевозке.

Набор документов зависит от того, что именно происходит с товаром — его продают, перевозят через стороннего перевозчика, передают экспедитору, перемещают между складами или возвращают поставщику. 

Ниже — примеры документов для типовых ситуаций, которые чаще всего встречаются в работе по России.

Если продавец везёт товар своим транспортом и не привлекает отдельного перевозчика, обычно достаточно УПД или товарной накладной. Эти документы подтверждают передачу товара покупателю.

Для внутреннего учёта транспорта поставщик может дополнительно оформить путевой лист и документы по списанию ГСМ, но покупателю они обычно не передаются.

Если доставку выполняет транспортная компания, нужен комплект из УПД и транспортной накладной. УПД подтверждает передачу товара от продавца покупателю, а транспортная накладная — что груз принят перевозчиком и должен быть доставлен получателю.

Если в цепочке участвует экспедитор, к базовым документам добавляются экспедиторские. Для этого обычно оформляют УПД, транспортную накладную, поручение экспедитору и экспедиторскую расписку, если экспедитор принимает груз во владение.

Такой комплект помогает подтвердить не только продажу и перевозку, но и то, что груз передан экспедитору для организации доставки.

Для маркируемых товаров нужен электронный УПД с кодами маркировки. Если товар перевозят через стороннего перевозчика, дополнительно оформляют транспортную накладную. 

Помимо составления документов для перевозки, важно корректно передать сведения о кодах через ЭДО и систему маркировки.

Если груз состоит из множества коробок, палет или разных товарных позиций, к УПД и транспортной накладной часто добавляют упаковочный лист. Упаковочный лист помогает быстро проверить, что находится в каждом грузовом месте, найти недостачу, пересортицу или повреждение при приёмке.

Точный комплект сопроводительных документов лучше заранее закрепить в договоре.

Чтобы избежать ошибок, важно знать о самых распространённых. Например, одна их самых частых ошибок — считать, что одного универсального передаточного документа достаточно для всего. Но если груз едет через стороннего перевозчика, нужна транспортная накладная, через экспедитора — экспедиторские документы, а если груз специфический — могут потребоваться дополнительные документы, например сертификат соответствия, а также особые реквизиты, например отметки об опасном грузе или указание температурного режима перевозки.

Чтобы не забыть обязательные сопроводительные документы, перед отгрузкой нужно понять, какая именно операция оформляется, и проверить сам товар. Например, нужно проверить, подлежит ли груз маркировке, и продумать, как именно товар перевозится,  от этого зависят необходимые документы. 

При оформлении документов важно проконтролировать информацию в каждом из них. Разные данные в документах — ещё одна распространённая ошибка. 

При работе с электронными перевозочными документами необходимо дополнительно проверять их статусы. Например, документ может быть отправлен контрагенту, но не подписан, или УПД по маркированному товару может быть создан, но не принят системой маркировки. 

Перед отправкой нужно проверить, оформлен ли документ на сам товар. Для этого нужны УПД, товарная накладная или другой первичный документ. Если груз везёт сторонний перевозчик, потребуется транспортная накладная, а для конкретного рейса может понадобиться заказ-заявка.

Для отдельных товаров также могут потребоваться сертификаты, декларации, паспорта качества, ветеринарные документы или упаковочный лист. Если в доставке участвует экспедитор, проверьте, нужны ли поручение экспедитору, экспедиторская расписка или другие экспедиторские документы. 

Если товар подлежит обязательной маркировке, необходимо проверить соблюдение требований — коды должны быть указаны в электронном УПД и корректно переданы через ЭДО и систему «Честный ЗНАК».

Перед отгрузкой важно сверить данные во всех документах: наименование товара, количество, вес, адреса, реквизиты сторон, номер договора, дату поставки и условия перевозки.

Если документы оформляются в электронном виде, заранее проверьте электронные подписи, полномочия подписантов и оператора ЭДО, через которого работает контрагент.

Если отдельного договора перевозки нет и поставщик сам доставляет товар покупателю, транспортная накладная не нужна. Обычно достаточно УПД или товарной накладной.

Для внутреннего учёта у поставщика можно оформить путевой лист и другие документы.

Всё зависит от документа. Продавец обычно оформляет УПД (при необходимости сюда можно внести сведения о маркировке), счёт-фактуру и документы качества. Перевозчик и грузоотправитель участвуют в оформлении транспортной накладной. Экспедитор оформляет документы по договору транспортной экспедиции.

Пакет документов остаётся прежним, меняется формат некоторых из них.

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно оформлять в электронном виде через Транспортный ЭДО. Это касается транспортных накладных, заказов (заявок) на перевозку, экспедиторских документов, железнодорожных и авиационных грузовых накладных.

Нет, если документ оформлен в электронном виде и подписан электронной подписью. Юридически значимым оригиналом остаётся электронный документ, но распечатать его можно для внутренних целей.

УПД можно использовать вместо товарной накладной, но он не заменяет транспортную накладную.

Универсальный передаточный документ подтверждает передачу товара, поэтому он заменяет товарную накладную, но он не подтверждает перевозку груза. Поэтому, если товар везёт сторонний перевозчик, транспортную накладную оформляют отдельно.

Для перевозки с экспедитором оформляют УПД, транспортную накладную и экспедиторские документы — поручение экспедитору, а если экспедитор принимает груз — экспедиторскую расписку.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFJEm6uw