Электронный путевой лист в 2026 году: как оформить ЭПЛ и работать с ГИС ЭПД

Путевой лист не входит в перечень перевозочных документов, которые с 1 сентября 2026 года обязательно для всех оформляются в электронном виде. Электронный путевой лист (ЭПЛ) обязателен только при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции, но для любых видов грузов его можно внедрить добровольно уже сейчас.

В этой статье Точка Банк расскажет, что такое электронный путевой лист, кто обязан его применять, как оформить документ через оператора ИС ЭПД и каких ошибок избегать, чтобы не получить штраф.

Электронный путевой лист оформляется в системе аккредитованного оператора ИС ЭПД и автоматически передаётся в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Документ состоит из пяти обязательных XML-титулов: основные данные рейса, отметка предрейсового медосмотра, отметка техконтроля, показания одометра при выезде и при возвращении или передаче транспортного средства другому водителю. Шестой титул — отметка о послерейсовом медосмотре — оформляется только при необходимости. Каждый титул подписывается электронной подписью ответственного лица.

С 1 сентября 2026 года переход на ЭПЛ обязателен только перевозчикам маркируемой слабоалкогольной и спиртосодержащей продукции — пива, сидра, медовухи и пуаре. Для остальных юрлиц и ИП электронное оформление остаётся добровольным.

Электронный путевой лист, или ЭПЛ, — это путевой лист в цифровой форме, который оформляется в специализированной информационной системе электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), через оператора, аккредитованного Минтрансом.

ЭПЛ подтверждает выпуск конкретного водителя и транспортного средства на линию и имеет такую же юридическую силу, как бумажный путевой лист.

Документ применяется в бухгалтерском, налоговом и управленческом учёте наравне с бумажной формой. В отличие от транспортной накладной и экспедиционных документов, путевые листы не входят в перечень документов, которые с 1 сентября 2026 года обязательно оформляются в электронном виде.

Каждый титул ЭПЛ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного лица. Для водителей и механиков допустима усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП), которую оформляют через мобильное приложение «Госключ» без обращения в удостоверяющий центр.

ЭПЛ — это не один файл, а набор связанных XML-документов. В отрасли их называют титулами, и у каждого титула своё назначение:

• Т1 — основные сведения по рейсу (организация, транспорт, водитель, маршрут и задание).

• Т2 — результаты предрейсового медосмотра.

• Т3 — результаты предрейсового технического контроля.

• Т4 — показания одометра при выезде.

• Т5 — показания одометра при возвращении.

• Т6 — послерейсовый медосмотр при необходимости.

Все титулы объединены общим UUID — уникальным идентификатором рейса. Именно UUID связывает разрозненные XML-файлы в один электронный документ. Для выезда в рейс должны быть подписаны первые четыре титула, после этого ГИС ЭПД возвращает QR-код, а водитель может начинать рейс.

Важно: ЭПЛ состоит из нескольких XML-файлов — в действующем формате их шесть, из которых пять обязательных, а один применяется в основном при пассажирских перевозках.

Состав обязательных реквизитов установлен приказом Минтранса России от 28.09.2022 №390 в редакции приказа от 05.05.2023 №159.

Технический XML-формат и правила его передачи через операторов утверждены приказом ФНС России от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@.

Порядок обмена с государственной системой ЭПД зафиксирован в п. 11 постановления Правительства РФ от 21.05.2022 №931.

Транспортная накладная, заказ-заявка, поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки давно применяются в грузоперевозках, и до сих пор их можно было оформлять на бумаге. 

С 1 сентября 2026 года для юрлиц и ИП эти документы переходят только в электронный формат и становятся ЭТрН, ЭЗЗ, ЭПЭ, ЭЭР и ЭСР. Вместе они называются электронными перевозочными документами (ЭПД). Требование введено Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ — очередной шаг цифровизации транспортной отрасли.

– Цифровизация логистики и транспорта в России

Электронный путевой лист в обязательный перечень не входит. Перевозчики и компании с собственным автопарком вправе продолжить оформлять путевые листы в бумажном виде или добровольно перейти на электронный формат.

Исключение — перевозчики алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для них с 1 сентября 2026 года применение ЭПЛ становится обязательным. Это требование связано с Федеральным законом от 03.04.2023 №108-ФЗ и постановлением Правительства РФ № 1944 от 28.11.2025, которые вводят сквозной электронный документооборот для оборота алкоголя.

Важно: даже без обязательного перехода на ЭПЛ сам путевой лист в бумажном или электронном виде требуется в большинстве случаев, когда транспорт используется юрлицом или ИП. Это касается не только перевозок по договорам, но и перевозок для собственных нужд, например доставки товаров, развозки сотрудников и служебных поездок.

Работа с электронным путевым листом строится по той же логике, что и с бумажным, — необходимы отметки до выезда и фиксация фактических данных после рейса. Основные различия между бумажной и электронной версиями — в формате документа, электронных подписях и передаче данных в ГИС ЭПД через оператора.

ЭПЛ нельзя оформить и сохранить только внутри компании — документ передаётся в государственную информационную систему ЭПД. Передавать данные напрямую в ГИС ЭПД нельзя, это осуществляется только через оператора, включённого в реестр Минтранса.

Подключиться можно к любому аккредитованному оператору, который поддерживает нужный тип документа. 

После подключения к оператору оформляются электронные подписи для сотрудников, ответственного за выпуск на линию в штате перевозчика и водителя.

• 1-й титул — УКЭП или УНЭП через «Госключ» собственника авто.

• 2-й титул (предрейсовый медосмотр) — УКЭП медицинского работника.

• 3-й титул (предрейсовый осмотр ТС) — УКЭП или УНЭП через «Госключ» ответственного за выпуск на линию.

• 4-й титул (показания одометра при выезде) — УКЭП или УНЭП через «Госключ» уполномоченного за проставление показаний одометра.

• 5-й титул (одометр при возвращении) — УКЭП или УНЭП через «Госключ» уполномоченного за проставление показаний одометра, например для механика, диспетчера или водителя.

• 6-й титул (опционально послесменный медосмотр) — УКЭП медработника. 

Первый титул – основа документа, куда собственник ТС, диспетчер или другое ответственное лицо вносит следующие данные:

• Транспортное средство, прицеп или полуприцеп, если используется в рейсе.

• ФИО водителя или нескольких водителей при сменной работе.

• Дату оформления листа.

• Вид перевозки — коммерческая, для собственных нужд или перевозка по найму.

• Вид транспортного сообщения — городское, пригородное или междугороднее.

• Начальные показания одометра и остаток топлива.

Без предрейсовых отметок выпуск транспорта на линию считается нарушением. Каждая отметка — отдельный титул с собственной электронной подписью.

В рамках предрейсового медицинского осмотра медработник фиксирует дату и точное время осмотра, ФИО водителя, состояние здоровья и заключение — допущен или не допущен. Время в системе должно совпадать с фактическим временем осмотра. Если водитель не допущен, оформить ЭПЛ и выпустить машину в рейс не получится.

Медицинский осмотр может проводить как сотрудник сторонней медицинской организации, так и медработник, состоящий в штате перевозчика, при наличии у перевозчика лицензии на осуществление медицинской деятельности.

Важно: для пассажирских перевозок и такси требуется не только предрейсовый, но и послерейсовый медосмотр. Для грузоперевозок послерейсовый осмотр не является обязательным, но проводится при перевозке опасных грузов.

Затем заполняется титул предрейсового технического контроля. Для этого механик или другой сотрудник, ответственный за выпуск ТС, проверяет тормозную систему, рулевое управление, световые приборы и отсутствие видимых повреждений и подписывает титул технического контроля.

Подписать титулы медицинского осмотра и технического контроля одним и тем же лицом нельзя — система проверит подписи и не примет документ. На практике это значит, что медосмотр и техконтроль должны выполнять разные специалисты.

Перед выездом фиксируют показания одометра. Их вносят отдельным титулом и заверяют электронной подписью ответственного лица. После возвращения машины или передачи её другому водителю показания снимают повторно. Разница между значениями на выезде и на возврате даёт пробег за рейс. По нему подтверждают расходы на топливо и ведут налоговый учёт. 

В ЭПЛ вносится финальная информация после возвращения транспорта из рейса. Для этого фиксируют:

• Конечный показатель одометра.

• Фактический пробег.

• Фактический расход топлива.

• Время возвращения.

Закрывает документ обычно диспетчер, но если водитель сам вносит данные после рейса, например при длительной поездке без возвращения в парк, то ему тоже потребуется электронная подпись.

После подписания финального титула документ переводится в статус «Закрыт». Данные о пробеге, расходе топлива и времени работы становятся доступны для учёта в бухгалтерии и анализа.

Передача данных в ГИС ЭПД происходит после подписания первых четырёх титулов.

Регистрация документа в государственной системе не снимает с перевозчика обязанность по хранению. Минимальный срок хранения ЭПЛ — 5 лет. На практике хранение обеспечивает сам оператор транспортного ЭДО, а компания получает доступ к архиву подписанных листов в любое время через личный кабинет.

Формат путевого листа один для всех видов деятельности, меняется не сам ЭПЛ, а состав обязательных для заполнения полей. Различия в путевых листах закреплены в бланках из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Дополнительно в пассажирских перевозках и перевозках опасных грузов обязательным становится шестой титул — послерейсовый медосмотр.

В форме путевого листа для такси расширен набор сведений о водителе. Также обязателен шестой титул — послерейсовый медосмотр, который для остальных перевозок не требуется.

ЭПЛ оформляется на одну смену, поэтому его нельзя оформлять на более длительный период, например путевой лист невозможно оформить на 24 часа без перерыва.

Если одним автомобилем в течение суток работают несколько водителей, на каждого оформляется отдельный путевой лист со своим набором предрейсовых отметок.

В первом титуле точный маршрут не указывается, достаточно указания «городская перевозка».

В первом титуле указываются обстоятельства и особенности рейса. По этим данным контролирующие органы и информационная система могут выявлять нестыковки. Например, аномальный пробег относительно маршрута или нереальный расход топлива без привязки к заправкам.

Прицеп или полуприцеп фиксируются в ЭПЛ только при фактическом использовании в рейсе. Если машина едет без прицепа, отдельного указания не требуется.

Маршрут указывается с расписанием и перечнем остановок, дополнительно фиксируется плановое количество рейсов на смену. При пассажирских перевозках на автобусе обязателен шестой титул — послерейсовый медосмотр. 

Результаты предрейсового и послерейсового осмотров оформляются отдельными титулами и подписываются медработником.

Переход путевого листа в электронный вид не отменяет ответственность за ошибки в оформлении или отсутствие отметок. Базовые штрафы за нарушения при оформлении ЭПЛ такие же, как и при работе с бумажными путевыми листами.

ИП по ст. 12.31.1 КоАП РФ несут ответственность наравне с юридическими лицами, несмотря на то что предприниматель с точки зрения закона не является юрлицом. На практике это значит, что штраф для предпринимателя по статье 12.31 может достигать 100 000 ₽ за одно нарушение, если речь идёт о выпуске ТС с заведомыми неисправностями.

Важно: согласно статье 32.2 КоАП РФ при оплате штрафа в течение 30 дней со дня вынесения постановления можно получить скидку 25%.

При электронном оформлении путевого листа часть рисков снижается автоматически. ГИС ЭПД не примет документ без обязательных титулов медосмотра и техконтроля. Поэтому при работе через оператора ИС ЭПД менее вероятна ситуация, когда транспорт выпустили в рейс без обязательной отметки.

Без путевого листа налоговая может поставить под сомнение реальность поездки и отказать в вычете расходов. Кроме того, путевой лист относится к первичным учётным документам и его отсутствие при проверке расценивается как грубое нарушение правил учёта доходов и расходов по ст. 120 НК РФ. Штраф 10 000 ₽, если нарушение допущено в одном налоговом периоде, и 30 000 ₽, если в нескольких. Когда из-за отсутствия документов занижена налоговая база, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

Сотрудники ГИБДД и других уполномоченных органов вправе проверить путевой лист при остановке транспортного средства. Если документ обязателен для перевозки, его отсутствие квалифицируется как нарушение.

Электронный путевой лист предъявляют с помощью QR-кода — он формируется системой при регистрации документа в ГИС ЭПД после подписания первых четырёх титулов. Инспектор сканирует код и через защищённый интерфейс получает доступ к сведениям о рейсе.

При проверке чаще всего смотрят:

• Оформлен ли документ до начала движения.

• Совпадает ли ФИО водителя с указанными в листе.

• Действует ли документ на момент проверки.

• Соответствует ли транспортное средство указанному в ЭПЛ.

Поскольку ГИС ЭПД не позволяет зарегистрировать документ без отметок медосмотра и техконтроля, сам факт регистрации означает, что водитель прошёл все обязательные проверки до выезда.

Электронный формат оформления путевых листов необязателен для большинства перевозок, но на практике он даёт ряд преимуществ для бизнеса.

ЭПЛ снижает количество ручных операций и риск штрафов за ошибки в оформлении. Документ формируется в системе по утверждённому XML-формату с автоматической проверкой реквизитов, а значит, пропустить обязательное поле или допустить опечатку в датах менее вероятно, чем при бумажном оформлении.

Электронный формат ускоряет работу на каждом этапе. Данные о пробеге, расходе топлива и времени работы фиксируются в системе и доступны для анализа без сбора бумажных листов. Архив при этом хранится в системе оператора, а значит, не нужно отводить под путевые листы отдельное место хранения и вести бумажный журнал учёта.

Ещё одна причина перейти на ЭПЛ — общий контур электронных перевозочных документов. После 1 сентября 2026 года путевой лист можно оформлять по-прежнему в бумажной форме, но большинство других перевозочных документов нужно будет оформлять в электронном виде. Поэтому внедрение ЭПЛ позволит свести весь документооборот к единому контуру.

Жёсткой даты для перехода на ЭПЛ нет — закон не обязывает большинство перевозчиков переходить с 1 сентября 2026 года. Но направление уже задано — стратегия цифровой трансформации транспортной отрасли предусматривает полный переход перевозок на электронный документооборот, поэтому введение ЭПЛ становится вопросом времени. 

Пока требование не вступило в силу, у бизнеса есть возможность перейти на электронные путевые листы в спокойном режиме и подстраховаться бумажными документами на переходный период.

Базовый порядок внедрения:

1. Подключиться к оператору ИС ЭПД.

2. Оформить электронные подписи и МЧД для всех ответственных — диспетчера, медработника, механика и при необходимости водителя.

3. Внести данные о транспорте и водителях в систему оператора.

4. Закрепить регламент оформления и подписания титулов внутренним приказом.

5. Проверить корректность передачи данных в ГИС ЭПД на первых тестовых рейсах.

Электронные путевые листы обязательны только перевозчикам алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Для остальных юрлиц и ИП электронный путевой лист не является обязательным, его можно продолжать оформлять в бумажном или начать оформлять в электронном виде по выбору компании.

Нет. Формат электронного путевого листа предполагает передачу каждого титула в государственную информационную систему ЭПД через аккредитованного оператора. ЭПЛ без интеграции с ГИС ЭПД — это обычный электронный документ без юридической значимости в качестве путевого листа.

Минимум три подписи — диспетчера, медработника и механика. Подписать все титулы одним и тем же лицом нельзя, система не примет такой документ. Если водитель сам закрывает рейс или вносит фактические данные, то нужна и его подпись.

УНЭП, оформленная через приложение «Госключ», подходит для водителей и механиков.

Для руководителя и диспетчера, которые выпускают машину на линию, требуется УКЭП, оформленная в аккредитованном удостоверяющем центре.

QR-код привязан к UUID рейса в системе ГИС ЭПД. При сканировании инспектор получает доступ к структуре документа. При проверке отображается не сам файл, а сведения о его регистрации в государственной системе.

Срок хранения — минимум 5 лет. Регистрация документа в ГИС ЭПД не снимает обязанность по хранению с перевозчика.

С 1 сентября 2026 года для рейсов с алкогольной и спиртосодержащей продукцией оформление ЭПЛ обязательно. Для остальных рейсов компания вправе оформлять как электронные, так и бумажные путевые листы по собственному выбору.

На практике удобнее перевести весь автопарк на ЭПЛ, чтобы избежать параллельной работы с двумя форматами.

Если компания не перевозит алкоголь, то можно в любой момент вернуться к бумажному формату. Достаточно перестать оформлять документы через оператора ГИС ЭПД и начать оформлять путевые листы по утверждённой бумажной форме.

Для водителя — предупреждение или штраф 500 ₽. Для организации или ИП дополнительно возможен штраф до 30 000 ₽ за нарушение требований к оформлению и наличию обязательных отметок. При систематических нарушениях штрафы могут назначаться за каждый случай нарушения отдельно.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFFwk5W9