Обязательный переход на ЭПД и новые требования 2026 года

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов оформляется в электронном виде в обязательном порядке. Переход на электронные перевозочные документы касается не только транспортных компаний, но и других участников перевозок.

В этой статье Точка Банк объясняет, какие перевозочные документы переходят в электронный вид с 1 сентября 2026 года, кого это касается, в каких случаях бумажная версия остаётся законной и что нужно успеть сделать заранее.

По Федеральному закону от 07.06.2025 №140-ФЗ с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку груза, а также экспедиторские документы оформляются в форме электронных документов. То же правило распространяется на железнодорожную транспортную накладную и грузовую накладную при авиаперевозках. 

Обязанность касается всех участников перевозки, а не только транспортных компаний —  грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель оформляют и подписывают свои части документа, а в некоторых случаях к ним присоединяется экспедитор.

Бумажный вариант допускается в исключительных случаях, которые перечислены в приказах Минтранса России от 01.06.2026 №262 и от 03.04.2026 №115.

ЭПД —  это перевозочные документы, сформированные в виде XML-файлов по форматам ФНС и переданные в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через операторов ИС ЭПД. Юридическая сила у них та же, что у бумажных.

Не все перевозочные документы становятся обязательными в электронном виде с 1 сентября 2026 года.

Правила обмена и порядок передачи документов в ГИС ЭПД утверждены постановлениями Правительства РФ: для авиационных накладных - от 21.04.2026 №446, для железнодорожных - от 27.04.2026 №470, для экспедиционных документов - от 27.04.2026 №469. Все три вступают в силу 1 сентября 2026 года.

Требование перейти на ЭПД распространяется на всех участников перевозок. Если компания заказывает доставку у стороннего перевозчика и является грузополучателем, то она становится участником обмена ЭПД независимо от сферы деятельности.

В обмене электронными перевозочными документами участвуют следующие стороны:

1. Грузоотправитель —  формирует первый титул, куда вносит данные о грузе, водителе, транспортном средстве и пункте назначения.

2. Перевозчик —  подтверждает приём груза к перевозке и его сдачу в пункте назначения.

3. Грузополучатель —  проверяет груз и формирует свой титул с приёмкой без замечаний или с расхождениями.

Отдельного титула для экспедитора в транспортной накладной нет. Если экспедитор принял груз во владение по экспедиторской расписке и передаёт его привлечённому перевозчику, в ЭТрН он подписывает титул грузоотправителя, а если везёт груз сам —  подписывает титул перевозчика.

Водитель в дороге по требованию инспектора ГИБДД предъявляет QR-код по которому инспектор видит все данные по перевозке в ГИС ЭПД. В части сценариев водитель подписывает ЭТрН с помощью НЭП «Госключ» в связке с МЧД.

Отдельный случай —  перевозка собственным транспортом. Если груз едет между складами компании или продавец сам везёт товар покупателю без отдельной платы за доставку, а договора перевозки нет, то транспортная накладная не оформляется. Но выпуск машины на линию подтверждается путевым листом.

Важно: обязанность оформить ЭТрН возникает тогда, когда есть договор перевозки. Если компания перевозит груз собственным транспортом между своими складами, ЭТрН не требуется.

Минтранс выпустил отдельные приказы, когда можно использовать бумажные варианты перевозочных документов —  один для экспедиторских документов, второй для транспортной накладной и заказа-заявки. Оба вступают в силу 1 сентября 2026 года и действуют до 1 сентября 2032 года.

Приказ Минтранса от 01.06.2026 №262 допускает оформление транспортной накладной и заказа-заявки в восьми случаях.

1. Перевозка грузов военного назначения, где грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны.

2. Грузоотправитель или грузополучатель —  иностранное юрлицо, сведений о котором нет в реестре аккредитованных филиалов и представительств.

3. Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.

4. Перевозка для физлица —  для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательством.

5. Сбой программно-аппаратных комплексов, из-за которого документ невозможно направить в ГИС ЭПД, зафиксированный ГосСОПКА.

6. Отсутствие доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 №1855-р.

7. Грузоотправитель и грузополучатель одно лицо.

8. Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Во всех случаях, не входящих в перечень исключений, требуется оформлять документы строго в электронном виде. 

Для экспедиторских документов действует собственный перечень. Приказ Минтранса от 03.04.2026 №115 разрешает использовать бумажные версии в следующих случаях:

1. Перевозка для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности и правопорядка, а также специальных и воинских грузов.

2. Территория, где введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо правовой режим контртеррористической операции.

3. У клиента нет технической возможности передать экспедитору электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы.

4. У экспедитора нет технической возможности передать документ клиенту по той же причине.

5. Клиент —  физлицо, услуги оказываются для личных нужд.

6. Клиент по договору транспортной экспедиции —  иностранное юридическое или физическое лицо.

Возможность оформлять экспедиторские документы в бумажном виде не исключает требование регистрации экспедитора в реестре —  это требуется для всех экспедиторов.

Минтранс согласовал переходный период —  с 1 сентября 2026 года по 1 марта 2027 года инспектор при остановке машины будет ограничиваться устным предупреждением, если вместо электронного документа предъявлена бумажная накладная.

Переходный период касается только порядка контроля на дороге и не меняет обязанности оформлять ЭПД с 1 сентября 2026 года. 

Важно: нештрафуемый период не защищает от проблем с налогами в будущем. Налоговая может отказать в признании расходов по документам, оформленным с нарушением установленного порядка.

Участники перевозки не могут напрямую отправить документ в ГИС ЭПД. Обмен идёт через операторов информационной системы ЭПД, аккредитованных Минтрансом. Например, составлять и обмениваться ЭПД можно через Точка Банк.

Оператор ИС ЭПД проверяет файл на соответствие формату ФНС, фиксирует время подписания титулов, обеспечивает роуминг с другими операторами ИС ЭПД и передаёт данные в государственную систему.

Если документ состоит из разных частей, то в его составлении могут участвовать разные стороны. Например, ЭТрН оформляет грузоотправитель, но далее в заполнении участвуют перевозчик и грузополучатель.

Каждый титул подписывается электронной подписью ответственного лица. Вид электронной подписи зависит от документа, титула и роли подписанта. В большинстве случаев применяются КЭП или НЭП «Госключ».

Сотрудники, которые пользуются подписью физического лица от имени компании, применяют машиночитаемую доверенность.

На дороге по требованию инспектора ГИБДД водитель предъявляет QR-код на экране смартфона или планшета. Инспектор считывает его и получает данные из ГИС ЭПД по конкретной перевозке.

Оформление бумажного перевозочного документа вместо электронного влечёт за собой несколько рисков.

Отсутствие транспортной бумажной или электронной накладной у водителя при перевозке квалифицируется по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ —  предупреждение или штраф 500 ₽. Когда документ есть, но оформлен на бумаге вместо электронной формы, инспектор может ограничиться предупреждением.

Отдельного состава за оформление обязательного электронного документа в бумажном виде ещё не предусмотрено, но в будущем, возможно, появится состав правонарушения с отдельной ответственностью. 

Транспортная накладная подтверждает факт перевозки, а значит, обоснованность расходов на неё. Если расходы на перевозку не подтверждены надлежащим образом оформленными документами, возникает риск их непризнания для целей налогообложения. К доначисленному налогу добавляются пени и штраф по п. 1 ст. 122 НК РФ —  20% от неуплаченной суммы.

После 1 сентября 2026 года у налоговой появляется новый инструмент сверки. Данные ЭПД могут сопоставляться не только с суммами в учёте, но и с маршрутом, временем в пути, типом транспорта и частотой рейсов.

Расхождения между тем, что заявлено в отчётности, и тем, что зафиксировано в государственной системе, становятся видимыми без выездной проверки, но в данный момент официальных разъяснений ФНС о том, как налоговая работает с расхождениями, пока нет.

Чем раньше перейти на ЭПД, тем лучше, так как до 1 сентября нужно настроить электронный документооборот и протестировать его работу на практике.

Сначала нужно определить, какие документы компания обязана оформлять в электронном виде. Для этого нужно разобрать, как устроена доставка по каждому типу сделок.

Если в состав документов, необходимых для перевозки, входит хотя бы один обязательный электронный документ, компания обязана перейти на ЭПД к 1 сентября 2026 года.

Для работы с ЭПД необходимо подключиться к оператору ИС ЭПД. Без этого невозможно передать данные в ГИС ЭПД или контрагентам.

Участники перевозки могут работать с разными операторами — благодаря роумингу между большинством операторов подключаться к одному и тому же необязательно. Например, можно подключиться к Транспортному ЭДО от Точка Банка.

Для работы с ЭПД требуется оформить электронную подпись для всех ответственных лиц. Если документ подписывает сотрудник, дополнительно требуется машиночитаемая доверенность.

До 1 сентября можно провести несколько пробных перевозок с реальными контрагентами. Отрабатывать стоит не только идеальный сценарий, но и нестандартные:

• Частичная приёмка.

• Порча груза.

• Отказ от груза и другие.

ЭПД с 1 сентября обязателен, но до этой даты участники грузоперевозки могут применять электронные документы добровольно.

Параллельно с тестом системы проводится обучение задействованных сотрудников. Например, логистам нужно уметь формировать документы и отслеживать статусы, складским сотрудникам —  понимать сроки подписания титулов при отгрузке и приёмке, а водителям —  работать с приложением и предъявлять QR-код.

Настроить обмен перевозочными документами с контрагентами можно через Транспортный ЭДО от Точка Банка.

Всех участников грузоперевозок: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов независимо от отрасли и размера бизнеса. Компания, которая просто заказывает доставку у стороннего перевозчика, тоже участвует в обмене.

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 №262 предусматривает некоторые случаи, когда допустима бумажная транспортная накладная, например при перевозке для физлица для личных нужд или когда грузоотправитель и грузополучатель совпадают. Но в большинстве случаев требуется оформлять ТН в электронном виде.

Нет. Если груз перевозится между складами компании или доставляется покупателю силами продавца без отдельной платы за доставку и без договора, то транспортная накладная не составляется. Выпуск машины на линию оформляется путевым листом.

Для большинства перевозок нет, путевой лист можно оформлять на бумаге. Электронная форма обязательна при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции, подлежащей обязательной маркировке.

Нет. Обмен идёт только через операторов информационной системы ЭПД, аккредитованных Минтрансом. Оператор проверяет формат документа, фиксирует подписание титулов и передаёт данные в государственную систему.

Недостатки в оформлении ЭПД могут создать налоговые риски, прежде всего при подтверждении расходов. Если инспекция снимет расходы, это может повлечь доначисление налога, а также пени и штраф в размере 20% от неуплаченной суммы по п. 1 ст. 122 НК РФ.

Обмен между операторами обеспечивается роумингом. Настройку стоит проверить заранее, до первого реального рейса, а не в момент отгрузки, так как роуминг работает не между всеми операторами.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFGnHsB7