Оформление и заполнение ЭТрН — кто оформляет, когда нужна и когда нет

Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза, а с 1 сентября 2026 года документ оформляется только в электронном виде.

В этой статье Точка Банк расскажет, в каких перевозках нужна ЭТрН и когда без неё можно обойтись, кто создаёт накладную и кто заполняет каждый титул, что подготовить до первого документа и как оформить ЭТрН по шагам.

Важное

ЭТрН оформляется при перевозке груза автомобильным транспортом по договору перевозки. Накладную создаёт грузоотправитель, если договор не возлагает эту обязанность на другую сторону. Далее документ последовательно заполняют участники перевозки — перевозчик и грузополучатель заполняют свои титулы на соответствующих этапах перевозки.

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные оформляются только в электронном виде — требование установлено Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ и действует для всех участников перевозки. Бумажный формат транспортной накладной сохраняется для отдельных случаев из перечня Минтранса России.

Обмен ЭТрН идёт через оператора ИС ЭПД, который передаёт сведения в ГИС ЭПД. Точка Банк входит в реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД — в Транспортном ЭДО оформляются электронные транспортные накладные, электронные заказы и заявки (ЭЗЗ) и электронные экспедиторские документы, поддерживается подписание водителем прямо со смартфона по машиночитаемой доверенности.

Кто оформляет ЭТрН

Накладную составляет грузоотправитель — тот, кто передаёт груз перевозчику. Обычно это продавец, со склада которого уезжает машина, даже если доставку заказал и оплатил покупатель. Покупатель в таком случае указывается грузополучателем. Роли меняются, когда груз отправляет сам покупатель, например при возврате товара поставщику грузоотправителем становится он, а грузополучателем поставщик.

При отправке груза со склада ответственного хранения сведения о погрузке может оформить уполномоченный работник склада. В накладной он выступает лицом, осуществляющим погрузку (ЛОП) и указывает владельца груза, а также основание своих полномочий.

Кто заполняет каждый титул

Создание накладной — только первый шаг. ЭТрН состоит из титулов — каждый фиксирует свой этап перевозки, и заполняет его тот участник, который за этот этап отвечает.

Обязательных титулов четыре, и подписываются они строго по порядку. Ещё четыре заполняются только при определённых сценариях перевозки.

Грузоотправитель отвечает за исходные данные о сторонах, грузе, водителе и машине. Перевозчик фиксирует получение и выдачу груза, а грузополучатель — фактическое количество и состояние при приёмке. Титулы 7 и 8 заполняются, когда в пути меняется адрес доставки, водитель или автомобиль.

Важно: титулы 5 и 6 заполняются, если ЭТрН используется как первичный учётный документ вместо акта выполненных работ. Для вычета НДС дополнительно оформляется счёт-фактура.

Что подготовить до оформления

Передать ЭТрН контрагенту обычным файлом нельзя. Сведения из накладной передаются в ГИС ЭПД — государственную систему, к которой имеют доступ ФНС, МВД и Ространснадзор.

Передачу ЭТрН обеспечивает оператор ИС ЭПД из реестра Минтранса, поэтому сначала необходимо подключиться к такому оператору. Например, Точка Банк — аккредитованный оператор ИС ЭПД.

Помимо подключения к оператору ИС ЭПД необходимо подготовить электронные подписи. Титулы подписываются усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП) из приложения «Госключ».

Если титул подписывает не руководитель, а сотрудник, ему оформляется машиночитаемая доверенность — Транспортный ЭДО от Точка Банка поддерживает подписание по МЧД для водителей прямо со смартфона с помощью УНЭП Госключа.

Перед первой перевозкой стоит уточнить, к каким операторам подключены контрагенты. Участники одной перевозки не обязаны работать через одного оператора ИС ЭПД — обмен между разными операторами идёт через роуминг. Транспортный ЭДО от Точка Банка поддерживает роуминг, например с Контур.Логистикой, Saby TMS, 1С-ЭПД и другими.

Как заполнить ЭТрН: пошаговая инструкция

Порядок заполнения у операторов схож, различается интерфейс. Шаги ниже показаны на примере Транспортного ЭДО от Точка Банка.

Шаг 1. Создать накладную и заполнить титул 1

Грузоотправитель создаёт документ и вносит данные о сторонах, договоре, водителе, транспортном средстве и грузе.

Первый титул разбит на блоки — перевозка, доставка, груз, условия и сведения о погрузке. Часть полей сервис заполняет автоматически, их остаётся проверить и дополнить.

Если перевозку организует экспедитор, его роль отмечается в этом же титуле.

Далее в блоке «Доставка» указывают данные водителя: фамилию, имя, отчество, номер телефона и реквизиты водительского удостоверения.

После чего вносят сведения о грузе.

Сервис сверяет заполнение с форматом ФНС и подсказывает, какие обязательные поля пропущены.

До подписания накладную можно редактировать. Черновик сохраняется, поэтому заполнять за один раз необязательно. После нажатия «Подписать и отправить» сведения титула передаются в ГИС ЭПД и перевозчику, а статус документа меняется на «Погрузка».

Шаг 2. Оформить погрузку

Перевозчик получает накладную во входящих документах и нажимает «Оформить погрузку». На этом шаге он сверяет фактические данные с первым титулом и при расхождениях вносит замечания о состоянии груза.

Шаг 3. Передать водителю QR-код

После подписания второго титула формируется QR-код накладной. Его сохраняют в виде файла на смартфоне или планшете водителя до выезда, чтобы код можно было открыть без подключения к сети. При проверке инспектор ГИБДД или Ространснадзора считывает код и видит данные по конкретной перевозке в ГИС ЭПД.

Шаг 4. Принять груз

На выгрузке грузополучатель проверяет фактическое количество и состояние груза, затем заполняет и подписывает третий титул.

В титуле указываются время прибытия и состояние груза. Если при приёмке выявлены расхождения, составляется акт, а его реквизиты вносятся в накладную.

Шаг 5. Подтвердить выдачу

Далее транспортная накладная возвращается перевозчику. Он проверяет сведения о доставке и подписывает четвёртый титул.

После подписания последнего титула документ со всеми подписями хранится у оператора ИС ЭПД и в ГИС ЭПД. Доступ к документу есть у каждого участника перевозки.

Когда нужна транспортная накладная

Накладная оформляется при перевозке груза по договору. Документ подтверждает заключение договора перевозки, без него перевозка не имеет надлежащего документального подтверждения, а расходы на неё сложно обосновать перед налоговой.

Договор перевозки возникает всякий раз, когда доставку выполняет сторонняя компания или ИП. Продавец нанимает перевозчика для доставки товара покупателю, производитель перевозит сырьё с привлечением стороннего перевозчика или торговая сеть заказывает рейсы между распределительными центрами — во всех этих случаях нужна транспортная накладная.

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется только в электронном виде. Требование распространяется на грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей независимо от масштаба бизнеса, включая ИП с одной машиной. Бумажное оформление допускается только в случаях из перечня, который утвердил Минтранс. Перечень исключений ограничен, поэтому для большинства перевозок потребуется электронная накладная.

Введение электронной формы не изменило требований к тому, когда нужна транспортная накладная. Изменился именно формат документа, но не ситуации, в которых он необходим.

Важно: отдельного штрафа за перевозку без ЭТрН в КоАП РФ пока нет. Если документ оформлен на бумаге, то будет предупреждение от сотрудников ГИБДД. Если документа нет ни в каком виде, грозит штраф в размере 500 ₽. 

Когда ЭТрН не нужна

Если договора перевозки нет и сторонний перевозчик не привлекается, накладная не оформляется. Типичные ситуации:

• Покупатель забирает товар со склада продавца на своём транспорте.

• Компания доставляет груз собственным транспортом без договора перевозки, не выделяя доставку как отдельную услугу. 

• Груз перемещается между складами или подразделениями одной организации собственным транспортом.

Правило меняется, как только в перевозке появляется сторонний исполнитель.

Отдельная ситуация — перевозки, где вместо ЭТрН оформляется другой документ. При железнодорожной перевозке используется электронная железнодорожная транспортная накладная, при авиаперевозке — электронная грузовая накладная.

Важно: если перевозку организует экспедитор, к электронной транспортной накладной добавляются поручение экспедитору и экспедиторская расписка, которые с 1 сентября также оформляются в электронном виде.

Электронный заказ и заявка (ЭЗЗ)

Перевозка иногда начинается не с накладной, а с заказа или заявки — документа, которым заказчик поручает перевозчику рейс. С 1 сентября 2026 года заказ и заявка на перевозку груза тоже оформляются только в электронном виде, как и транспортная накладная.

Схема обмена похожа на схему работы с ЭТрН — заказчик направляет заказ через оператора ИС ЭПД, перевозчик подтверждает заказ или заявку в своей части документа, а сведения попадают в ГИС ЭПД.

В Транспортном ЭДО от Точка Банка электронные заказы и заявки оформляются в том же сервисе, что и накладные, — отдельное подключение для ЭЗЗ не требуется.

Частые ошибки при заполнении ЭТрН

Несоответствие данных фактическим условиям рейса — самая частая ошибка. Например, если на линию вышел другой водитель или автомобиль, а титул 8 не оформлен, сведения в накладной не будут соответствовать фактическим данным при проверке.

Другая ошибка — недостаточные полномочия сотрудника для подписания. Работник без машиночитаемой доверенности не вправе подписывать титулы от имени организации. МЧД оформляется до первого документа.

Неверная роль экспедитора — ещё одна частая ошибка. Экспедитор, принявший груз во владение, указывается как грузоотправитель, а не перевозчик. Ошибка в роли приводит к отклонению документа и повторному оформлению.

Проблемы могут возникнуть, если сведения об акте о расхождениях не внесены в накладную. Если при приёмке составлен акт, его реквизиты вносятся в третий титул. Без этой записи претензии по недостаче сложнее подтвердить.

Частые вопросы

Кто оформляет ЭТрН, если доставку заказывает покупатель?

Грузоотправителем считается сторона договора перевозки. Если договор с перевозчиком заключил покупатель, грузоотправителем в накладной указывается он, а грузополучателем тот, кому груз выдадут в пункте назначения.

Когда груз отгружается со склада продавца, продавец выступает лицом, осуществляющим погрузку, и вносит сведения о грузе, месте и времени погрузки, а также об основании своих полномочий.

Можно ли поручить оформление накладной перевозчику?

По общему правилу накладную составляет грузоотправитель, но договором перевозки стороны вправе предусмотреть иное. Титул грузоотправителя при этом подписывается от его имени — перевозчик заполняет документ, а подпись ставит грузоотправитель или его представитель по МЧД.

Нужна ли ЭТрН при доставке собственным транспортом?

Нет, если нет договора перевозки. Доставка своими транспортными средствами без привлечения перевозчика оформляется внутренними документами.

Какой подписью подписываются титулы ЭТрН?

Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель подписывают титулы усиленной квалифицированной электронной подписью. Если титул подписывает сотрудник, ему дополнительно оформляют машиночитаемую доверенность. Водителю УКЭП не нужна, ему достаточно УНЭП из приложения «Госключ» и МЧД.

Что делать при ошибке в подписанном титуле?

Если ошибку в первом титуле нашёл перевозчик на погрузке, он не отклоняет документ — такой возможности в формате нет. Исправить сведения можно только через парный титул, но не каждая ошибка подлежит исправлению, часть данных после подписания фиксируется и остаётся в системе.

Аннулировать электронную транспортную накладную тоже нельзя. Если перевозка ещё не состоялась или ошибку исправить нельзя, стороны оформляют новую накладную, но прежняя остаётся в ГИС ЭПД.

Обязан ли водитель подписывать накладную?

Нет. Титул перевозчика подписывает либо сам перевозчик своей УКЭП, либо водитель УНЭП «Госключа» по машиночитаемой доверенности. На дороге водителю достаточно предъявить инспектору QR-код накладной на экране смартфона.

Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько транспортных средств?

Нет. Накладная привязана к одному транспортному средству. Если груз распределён по нескольким транспортным средствам, на каждое оформляется отдельная ЭТрН.

Сколько нужно хранить ЭТрН?

Электронный документ хранится не менее пяти лет, как и другие первичные документы.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFHi6GM7