Если вам необходимо напечатать рекламную брошюру вы не делаете это сами. Если вам необходимо ехать в командировку в другую страну, вы не используете для этого корпоративный самолет, но заказываете место в обычном поезде или самолете. Общая идея такова.
Очень часто компании используют не только услуги со стороны, но и нанимают людей, которые работают согласно определенному плану, но не в офисе.
Сейчас давайте окончательно определимся с тем, что мы имеем ввиду под виртуальным офисом. Вот простое определение:
Виртуальный офис: группа людей, работающих вместе для достижения общей цели при этом не встречаясь друг с другом каждый день.
Я специально не включил в это определение некоторые вещи. Во-первых, я не упомянул технологии, поскольку они практически никак не связан с управлением офисом. Во-вторых, я не сказал ничего о географическом положении. Управление виртуальным офисом не связано с пространством. Оно определяется исключительно доверием работникам в том, что они выполняют обязанности без непосредственного наблюдения. Даже в простом офисе, как часто вы встречаетесь с рядовыми сотрудниками? Если вы с ними все равно не видитесь, имеет ли значение, где они работают, в соседней комнате или на луне? Если работа выполняется, где — в офисе, дома или в парке — уже не так важно.
Прежде чем мы рассмотрим как работает ВО, необходимо развеять определенное представление: мы не доверяем сотрудникам, они будут всячески отлынивать от работы, но при этом требовать обычную зарплату.
Разве это не основная причина, по которой большинство менеджеров не позволяют своим сотрудникам работать дистанционно? Они боятся, что если работник не находится в поле зрения, он не контролируем. Но вернемся к примеру с печатью брошюр. Если вы заказываете ее в типографии, вы беспокоитесь только о том, чтобы все было сделано качественно и вовремя. Вас не волнует то, что сотрудники типографии могут обедать целых два часа. Вас интересует только наличие готового продукта в установленное время.
Если вы даете задание человеку, независимо от того, где он будет работать, действовать должны те же правила: задание должно быть выполнено в срок. Что может быть проще?
На деле большое количество компаний имеет виртуальные офисы. Мы не встречаемся с сотрудниками каждый день, большую часть времени они работают самостоятельно, и с этим у нас не возникает никаких проблем. Разве ВО чем-то отличается от этого? Или мы предпочитаем управлять наблюдая, а не поручая задания сотрудникам?
Чтобы ВО мог работать вам необходимо следующее:
- Уметь поручать задания другим. Вы должны быть способны четко объяснить важность задания. Это особенно актуально, если отсутствует возможность часто проверять ход работы.
- Некоторое доступное средство коммуникации, будь то личные встречи, телефон, факс, электронная почта, почтовый голубь или видео конференция.
- Способность разделить задание на подзадания, которые сотрудник может выполнять независимо. Например, операторы справочной службы могут находиться в разных частях страны. Неважно, где я нахожусь, главное, чтобы я мог ответить на вопросы клиента при этом не прибегая к консультациям других сотрудников. Если последнее неизбежно, должны быть готовы соответствующие средства коммуникации.
- Распределить нагрузку так, чтобы ее хватало на полный рабочий день, или разработать схему оплаты труда на основании объема проделанной работы.
- Но самое главное — это верить в то, что сотрудник может выполнить задание без контроля с вашей стороны.
Начать дискуссию