Оптимизация затрат на автопарк в условиях кризиса

Текущий кризис существенно сократил возможности компаний привлекать кредитные ресурсы для развития бизнеса. Но существуют некоторые способы, с помощью которых клиенты в краткосрочной перспективе решают проблему ликвидности, а также сокращают свои текущие затраты за счет оптимизации денежных средств, затрачиваемых на корпоративные автопарки.

Одним из наиболее простых способов пополнения оборотных средств является buy-lease-back, сделка, при которой текущий собственный автопарк компании выкупается лизинговой компанией и сдается обратно в аренду. Подобные программы широко распространены в Западной Европе и предлагаются сразу несколькими лизинговыми компаниями. Плюсы очевидны: вы в течение короткого промежутка времени получаете разницу между ежемесячной стоимостью аренды и выкупной стоимостью автомобилей, которую можете отправить на развитие бизнеса.  Сегодня несколько лизинговых компаний предлагают подобные продукты. Вместе с тем, надо учитывать, что несколько лет назад подобные сделки попадали под пристальное внимание налоговых органов. Однако в последнее время арбитражная практика по таким сделкам скорее положительна в случае грамотной подготовки необходимых документов.

Конечно, многие компании решают проблемы, связанные с финансовым кризисом путем сокращения части персонала и уменьшения заработной платы оставшимся. Очевидно, что этот процесс не только болезненный, но и сопряжен с юридическими трудностями или дополнительными затратами на выплату денежных компенсаций. Вместе с тем,  с помощью автопарка можно сделать этот процесс существенно менее болезненным. Сразу необходимо оговориться, что применение приведенных ниже примеров должно сопровождаться изучением трудовых договоров с сотрудниками.  

Один способ достаточно быстрого получения свободных денежных средств - это оптимизация существующей структуры страхования автопарка.  Так, даже  введение минимальной франшизы позволяет существенно уменьшить тарифы страховых компаний. В зависимости от возраста и структуры парка потенциальная экономия составит 15% от размера страховой премии. Дополнительно компания может ограничивать расходы на парковку, мойку автомобилей, а также вводить ограничение на использование корпоративного автотранспорта во внерабочее время в личных целях. При этом оплата не компенсируемых компанией расходов может быть переложена на сотрудников, управляющих данным автомобилем. Подобные меры потенциально могут сэкономить порядка 30% бюджета на автопарк. И хотя, строго говоря, они являются абсолютно правильными с налоговой точки зрения, в режиме финансового развития и борьбы за персонал, они были по понятным причинам не востребованы. Однако в текущей ситуации возможность выбора между сокращением зарплаты или ограничением личного использования корпоративного автомобиля, смею предположить, это станет дополнительным конкурентным преимуществом вашей компании.  

Более подробно стоит остановиться и на страховании автомобилей. В некоторых случаях выгоднее создавать резервный фонд и страховать автомобили самостоятельно. Однако имеет смысл проводить подобные эксперименты только в том случае, если убыточность (отношение выплат по страховым случаям к размеру уплаченной страховой премии) ниже 60-70%, тренд не является растущим, и в компании не было предпосылок для существенного его изменения (например, резкая смена персонала, существенное изменение структуры парка, существенное расширение географии или правил использования автомобилей).

Еще один из источников дополнительных доходов компании - изменение сроков эксплуатации автомобилей в парке.  Так изменение совокупной стоимости владения автомобилем, одного из параметров наиболее правильно отражающих затраты на автопарк, достигает 15%  в зависимости от правильности подбора соотношения пробега и срока эксплуатации автомобилей. При этом зависимость стоимости владения от возраста и срока не только не является прямой, но еще и существенно зависит от марки, модели автомобилей и их эксплуатации в вашей компании.

Чтобы получить ответ на вопрос об оптимальном сроке, необходимо проанализировать расходы на ваши автомобили или обратиться в компании по операционному лизингу автомобилей. По окончании эксплуатации автомобилей текущая практика предполагает продажу автомобиля сотруднику, эксплуатирующему автомобиль, либо передачу его в трейд-ин, либо продажу на вторичном рынке.  И первый, и второй способ характеризуются быстротой и простотой получения денег, но существенным недополучением прибыли, так как продажа идет по цене заведомо ниже рыночной. Последний способ требует в текущей ситуации существенного отвлечения человеческих ресурсов и длительный срок продажи. В западной Европе и Северной Америке существует инструмент, который позволяет объединить преимущества этих подходов. Он-лайн аукционы не требуют существенного отвлечения персонала, но при этом обеспечивают быстроту реализации автомобилей при получении большей прибыли, чем при трейд-ин продаже. В настоящее время такая система работает и в ряде российских компаний. Дополнительно имеет смысл обратить внимание, что для большей эффективности в зависимости от географического положения имеет смысл комбинировать эти способы

Отдельная тема для разговора об оптимизации затрат - правильное распределение затрат между блоками, совокупно обеспечивающими передвижение людей и грузов.  Я отношу к ним: собственный автопарк,  такси, арендные и подменные автомобили. Как показывает опыт, оптимальная структура позволяет экономить порядка 30% совокупных затрат. Ведь нередки ситуации, когда затраты на такси растут одновременно с ростом количества собственных автомобилей компании, которые без дела стоят на корпоративной стоянке. Или прибывшему временному сотруднику покупается автомобиль вместо того, взять арендную машину.

Когда в компании появится правильная структура, вы сможете более эффективно сокращать затраты и с поставщиками. Например, представим, что ваша компания постоянно пользуется услугами такси. Стоит переговорить с фирмой, предоставляющей эти услуги. Если вы сообщите, что готовы ежемесячно перечислять им деньги за постоянное пользование пятью машинами, уверен, что вас тут же дадут существенную скидку на этот заказ по сравнению с почасовой оплатой.   

В последнее время также наметился существенный тренд в сторону аутсорсинга персонала, отвечающего за автопарк и водителей в случае, если они не заняты полностью или их функции могут быть сокращены. Аутсорсинговая компания в большинстве случаев может дозагрузить этих людей дополнительной работой. Соответственно, вы получаете экономию, люди получают прежнюю или даже чуть бОльшую зарплату.  Понятно, что возникает дополнительное неудобство, связанное с необходимостью планирования загрузки персонала, но, строго говоря, любой процесс лучше выполняется, если он тщательно спланирован.

В завершении позвольте мне немного побыть оптимистом и предположить, что данные подходы помогут вам в успешном преодолении кризиса. Ведь затраты на автопарк в среднем составляют до 15% расходов компании, а по результатам проведенных нашими специалистами аудитов, внедрение в том числе жестких и непопулярных мер позволяет сократить эти затраты почти вдвое.