Заметить и оценить масштаб изменений, которые произошли в области архивного хранения, сегодня может буквально каждый, даже очень далекий от управленческой и канцелярской работы человек. Достаточно вспомнить, что такое классический архив, с которым все мы сталкивались в школьные и студенческие годы.
Эра библиотекарей
Все мы в детстве ходили в библиотеки, кто – только за учебниками, а кто и почитать в удовольствие. А ведь, по сути, любая библиотека и есть самый настоящий архив документов – с физическими носителями, обязательными атрибутами и учетом выдачи и возврата активов. Поэтому давайте вспомним, какие они – библиотекари-архивариусы.
Набросаем его портрет несколькими штрихами. Как правило, библиотекарь-архивариус это женщина средних лет со строгим взглядом и редкой улыбкой на лице. Почему же? А потому что помимо выдачи книг, которые она так любит, на ее плечи взвалены следующие задачи:
- Оформление поступления активов;
- Систематизация в каталоге;
- Поиск в картотеке издания по неполным данным места хранения издания;
- Поиск физического расположения издания;
- Оформление выдачи на руки и возврата.
И это только основные процессы, есть еще и вспомогательные:
- Контроль срока возврата (с напоминаниями должникам, применением различных санкций).
- Списание экземпляров (физических носителей), пришедших в негодность, или неактуальных изданий.
Всё это библиотекари-архивариусы до эпохи автоматизации были вынуждены осуществлять вручную. Несомненно, их спасали каталоги по тематикам, картотеки и карточки хранения экземпляров, но поиск нужно было осуществлять вручную, оформление – вручную, принести с полки книгу – тоже только лично, на собственных двоих, своими руками. Хочется искренне посочувствовать несчастным библиотекарям вузов! За день они пробегают между стеллажами не меньше марафонца на тренировке… Где же тут найти силы улыбаться и помогать читателям?
А как живется архивариусу на крупном предприятии? Его рабочий день расписан приблизительно так же, как и библиотекарский, однако к описанным выше процессам добавляется бесконечный перечень ограничений и условий работы, принятых на данном предприятии. Это могут быть и разные приоритеты запросов от различных подразделений, и поиск документов в архиве по запросу руководства, сформулированному примерно так: «на совещании в конце того года мы утвердили новый порядок расчета расходного коэффициента… кажется, в ноябре», и уточнение противоречивого запроса у просителя, и сверка «наличия допуска» просителя к найденному документу, и многое-многое другое.
Для полноты картины напомню, что компьютеров еще нет, все журналы и карточки заполняются вручную, а Ctrl+F в рукописном журнале не работает…. Страшно представить!
Каталогизация
В начале 90-х годов теперь уже прошлого века в нашей стране началась эра персональных компьютеров. Отныне крупные предприятия могут позволить себе поставить ПК в архив. Значит, наступил второй этап архивного развития. Теперь каталоги хранятся в электронном виде. У кого-то - в виде Excel-таблиц, у наиболее продвинутых - в виде специализированных архивных систем. На данном этапе автоматизация ограничивается поиском места хранения документа в электронном каталоге, оформлением факта выдачи физического носителя. Сегодня звучит несолидно, но какой это прорыв! Сократилось время обслуживания запросов, исчезли очереди (или стопки служебных записок) на выдачу документов из архива. Есть, конечно, и свои ограничения: работать в файле Excel может только один человек, остальные могут только «читать» его. В этом плане файл-серверное решение было удобнее, но и дороже в содержании.
И вроде бы всем хорошо. Все процессы проходят оперативно, без накала страстей в очереди и криков: «Да у меня линия стоит, срочно выдайте мне дубликат ТУ, иначе ОТК забракует работу всей смены!». Все довольны, ведь «архив у нас автоматизирован!»
Действительно, на этом этапе общей автоматизации электронный каталог архива – передовая система чуть ли не наравне с системой расчета заработной платы на крупном заводе. Поддержкой занимается два-три программиста, от них зависит всё предприятие, особенно, если это крупный завод, занимающийся штучным производством на заказ.
Но годы идут, компьютеры появляются всё на большем количестве столов, и руководители настаивают на более рациональном использовании времени своих подчиненных. Архивариус отныне стал «счетоводом с ПК», теперь он выполняет рутинные операции за монитором и запросы на выдачу документов идут ему по электронной почте. Простыми правилами почтовой программы письма сортируются и обрабатываются в соответствии с приоритетами, закрепленными за отделами. Стало лучше? Конечно! Обработка запросов стала еще быстрее, архивариус встает из-за стола только для того, чтобы взять с нужного стеллажа документ и выдать пришедшему за ним сотруднику.
Время обработки запроса сократилось, но и производимая номенклатура ширится, увеличивается количество документации. Количество запросов растет, вместе с ним увеличивается задержка в получении документов. Сотрудники, отправив письмо по электронной почте, бегут в архив постоять «над душой» архивариуса, чтобы за шоколадку или душевную беседу поднять приоритет своего запроса. С этим надо что-то делать.
Электронный архив
Наступает новое тысячелетие. Компьютеры сегодня есть абсолютно у всех, автоматизация бизнес-процессов находится на пике: автоматизированы бухгалтерия, производственные процессы. В один прекрасный момент в компании на пороге архива появляются люди и заявляют: «Вы не справляетесь, мы не можем ждать документ даже один день, нам нужен доступ к архиву с наших рабочих мест». Технический прогресс это позволяет, можно перевести в электронный вид не только картотеку, но и все документы архива.. Решение принято, бюджет выделен, формируем электронный архив.
Не стану описывать, сколько трудов положено на организацию электронного архива. Тут, как при любой «глобальной» автоматизации, будут и стремление довести все до состояния «одной кнопки», и пожелания к улучшению хорошего. Но, главное, будут и успехи.
Итак, проект перевода архива в электронный вид завершен. Что мы имеем:
доступ к архиву с атрибутами для поиска текстом самого документа, возможного для всех пользователей на основе разделения прав доступа к категориям, периодам, типам документов.
Существует несколько способов осуществления такого решения, и выбор подхода зависит, прежде всего, от того, какая ECM-система используется на данном предприятии.
Часто архивное решение реализуют в виде веб-интерфейса на портале, где создается система хранения и архивирования технической документации с полнотекстовым поиском, отражением оргструктуры предприятия и сложной структуры разделения прав доступа. «Подобное решение реализовано на предприятии у одного из лидеров телекоммуникационной отрасли, - делится опытом директор направления бизнеса «Управление контентом» «Утилекс» Екатерина Камчатова, - На наш взгляд, преимуществами такого подхода является возможность повышения эффективности информационного обмена между сотрудниками, снижение рисков от принятия некорректных решений на основе неактуальных данных, а также снижение затрат на администрирование системы хранения данных». Согласитесь, список приоритетный для каждого крупного предприятия».
Второй подход – это специализированное приложение на базе СЭД – каталогизация и автоматическоеархивирование документации в отдельную базу данных либо в существующей базе с документами в виде специального раздела. «Наша компания выполняла такую задачу по заказу крупнейшего в России предприятия горнодобывающей отрасли, - рассказывает Екатерина Камчатова, – при этом на предприятии удалось достигнуть такого уровня автоматического архивирования, когда по заданным правилам архив формировался поквартально и ежегодно силами системы. В рамках такой системы архивного хранения сообщения о необходимости проверки инициируются автоматически, архивариус выполняет контролирующую роль».
Архивы завтрашнего дня
А что же получил архивариус по результатам перевода архива в цифровой вид? Работа его кардинально изменилась. Если на прошлом этапе автоматизации он был «счетоводом», то сейчас из всего списка основных операций у него остается:
- корректировка атрибутов документов, передаваемых в архив, как в электронном, так и бумажном виде;
- очень редко – оцифровка документов, поступающих из внешних источников;
- оформление в учетной системе факта выдачи/возврата оригиналов особо важных документов,
- выдача выписок/справок (но уже на основании шаблонов, с автоматическим переносом атрибутов из документа в справку).
Из кардинально нового, заставляющего изменить профессиональные требования к архивариусу, в его обязанности стали включать:
- обучение пользователей основам работы с электронным архивом;
- коррекцию электронного каталога;
- изменение правил автоматической обработки документов.
В результате «архивной эволюции» архивариус стал «тренером», «хранителем» системы, а не просто «работником при картотеке со стеллажами».
А что будет завтра? В каком направлении будет развиваться автоматизация архива? Наиболее близкое будущее – это реализация возможности доступа к архиву с любого компьютера (смартфона, планшета) через интернет в любой части света. Результатом этого станет окончательное освобождение площадей от архива и хранение информации в облаках, когда посредством Интернета документ отправляется на внешний сервер, предоставляющий сервис каталогизации, хранения, обработки документов. Впрочем, на роли архивариусов эта новая трансформация практически не скажется. Функция главного «хранителя системы» по-прежнему останется за ними.
Начать дискуссию