Аутсорсинг был всегда

1. Аутсорсинг был всегда. Чем отличается аутсорсинг сегодня от того, что было вчера, в каменном веке?

Это хорошо, что у многих появилось понимание того, что аутсорсинг существовал всегда. Скорее, мы говорим не о каменном веке, а о моменте, когда произошёл переход от натурального хозяйства к разделению труда: появились пекари, ремесленники, те, кто делал определённые работы лучше других. Этот же посыл сохранился до наших дней: независимо от вида деятельности, организации могут передавать часть функций компаниям, которые специализируются на конкретных видах работ.

На Западе аутсорсинг в современном его понимании появился раньше. В России первоначально аутсорсинг бизнес-процессов гораздо чаще использовали иностранные компании, открывающие свой офис на территории нашей страны. Компания BDO работает на российском рынке с 1989 года и нашими первыми клиентами действительно были только иностранные компании, начинающие деятельность в России. Наши соотечественники на тот момент из аутсорсинга использовали преимущественно услуги охранных организаций, транспортных компаний и рекламных агентств. К аутсорсингу бизнес-процессов это практически не относится. На сегодняшний день ситуация изменилась. К нам приходят всё больше российских компаний, желающих передать бухгалтерские, финансовые или кадровые процессы внешнему исполнителю.

Слайд «Наиболее часто используемые виды аутсорсинга в Российских компаних» и «-..- в иностранных компаниях, пришедших в Россию».

2. Что Вы узнали на конференции "Аутсорсинг Бизнес - процессов"?

Мы являемся соорганизаторами мероприятия, поэтому помогали формировать программу конференции и привлекали интересных, по нашему мнению, докладчиков. Наибольший отклик аудитории вызвали доклады о практическом опыте применения аутсорсинга в организациях. Самыми успешными из них оказались примеры внутреннего аутсорсинга (аутсорсинговых центров – Shared Service Center): доклад Дмитрия Козлова из Tele2 о недавно запущенном в компании общего центра обслуживания (ОЦО) и доклад Дмитрия Прижимова («Международная зерновая компания») об успешно функционирующем бухгалтерском центре обслуживания. Мы ещё раз убедились, что следует рассказывать участникам подобных мероприятий не о теории, а о конкретных случаях использования аутсорсинга, и быть с ними максимально честными, говоря об успехе и сложностях того или иного проекта.

Также слушателей заинтересовали примеры внешнего аутсорсинга. С докладом о плюсах и минусах аутсорсинга выступил Максим Алексейчук, финансовый директор компании Gigaset, которая является клиентом BDO. Все, наверное, встречали в офисах телефоны этого производителя. Основное их производство находится в Германии. Российский офис Gigaset отдаёт нам на аутсорсинг расчёт заработной платы, бухгалтерский учёт и кадровое администрирование. Транспортную, логистическую и другие неосновные функции организация тоже передала внешним исполнителям. Пример компании, которая отдаёт всю непрофильную деятельность аутсорсерам, интересен и нетипичен пока для России: но эта модель сейчас пользуется большой популярностью на Западе. Постепенно мы тоже движемся к ней.

Как одни из организаторов конференции мы тоже выступили с докладом, который, как нам показалось, был актуален для большей части аудитории. Многих финансовых руководителей интересует, в каких случаях применим аутсорсинг (мы сейчас говорим об аутсорсинге бухгалтерских функций). Обычно это ситуация, когда сотрудники бухгалтерии неэффективно или частично загружены, либо есть потребность в улучшении соотношения между производственным и непроизводственным персоналом. Кроме того, компании приходят к аутсорсингу расчёта заработной платы в случаях необходимости обеспечения конфиденциальности данных (например, информации о зарплате руководителей). Также аутсорсинговая модель подходит при необходимости снизить затраты на бухгалтерскую функцию и регламентировать документооборот (или сделать регламенты работающими). При выборе провайдера следует придерживаться определённых критериев: опыта на рынке, наличия сертификатов и полисов и т.д. При этом всегда остаются риски, касающиеся превышения запланированных сроков и бюджетов. Могут возникать проблемы с коммуникациями и отношениями между сотрудниками заказчика и провайдера аутсорсинговых услуг. Не стоит забывать и о рисках, связанных с уровнем качества услуг, безопасностью, потерей внутренней компетенции и возможных высоких затрат при смене провайдера или отказа от аутсорсинга. На конференции мы рассказали о том, как минимизировать все эти риски, и рассмотрели примеры проектов с учётом такой минимизации.

3. Китай, Индия... Азия получили на аутсорсинг производство компьютерного "железа". Европейские и американские компании, отдав на аутсорсинг "железо", не получат угрозу своим инновациям? И не потеряли ли они свои наработки?

Производственный аутсорсинг сильно отличается от аутсорсинга бизнес-процессов, это совершенно другой рынок, тенденции которого мы не можем комментировать.

4. С какими еще проблемами сталкиваются компании, передавая свои бизнес - процессы на аутсорсинг в другие страны?

(Мы здесь говорим именно об аутсорсинге бизнес-процессов, а не о производственном). Проблемы действительно есть. Нам известны примеры проектов ведения в России бухгалтерских процессов для международных компаний. Многое зависит от знания языка в стране, где оказываются аутсорсинговые услуги, от того, насколько выстроены внутренние процессы на предприятии, от необходимости общения с конечными пользователями. По нашему опыту, передача бухгалтерских процессов и расчёта заработной платы за границу несколько проблематична в связи с наличием большого контекста и требований к экспертизе. В то же время есть очень успешные примеры выведения аутсорсинговых колл-центров для российских заказчиков на Украину, где нет проблем со знанием языка заказчика и подобные проекты работают эффективно.

Другая модель, когда иностранная компания открывает новый офис в России и часть процессов сразу отдаёт на аутсорсинг, уже упоминалась. Иностранцам сложно сразу открывать здесь свой бизнес с нуля: ведь это подбор персонала, регламентирование всех процессов, создание рабочих мест и т.д. Кроме того, для ведения бизнеса зарубежным компаниям не хватает опыта работы именно на российском рынке, который имеет свои отличия.

5. Говорят, (про аутсорсинг), "войти в эту реку легко, а выйти сложно". Что это значит?

Если говорить о сложностях, возникающих при отказе от аутсорсинговых услуг, то есть две основные проблемы. Во-первых, важно в соглашении с провайдером услуг описать все детали расторжения договора. К сожалению, на рынке сейчас все еще есть примеры, когда компаниям приходится платить значительные средства за получение данных и информации при расторжении договора. Надеюсь, в ближайшем будущем количество таких случае сократится.

Вторая проблема – при переходе на аутсорсинг компания, как правило, сокращает собственный штат. При возврате на внутреннее обслуживание бизнес-процессов необходимо заново нанимать штатных сотрудников, обучать их, вводить курс дел, организовывать им рабочее место. Это требует определённых финансовых, временных и трудовых затрат. Но в целом это возможно, особенно если учесть, что в компании всегда остаётся человек, который курирует сам процесс работы с аутсорсером. Такой специалист поможет минимизировать риски в случае смены провайдера. А если компания заранее продумала все узкие моменты в договоре с провайдером аутсорсинговых услуг и готова к затратам на введение в штат новых сотрудников при отказе от аутсорсинга, то особых проблем возникнуть не должно. Кроме того, работа с аутсорсером строится на чётко выстроенных бизнес-процессах. Соответственно, при отказе от аутсорсинга чёткость и регламентированность этих процессов поможет более эффективно использовать собственных работников.

6.Финны на аутсорсинге собирают морские лайнеры за 2 недели, а сборка Дрим Лайнера провалилась, многие детали не подходят и ПО, почему?

Это производственный аутсорсинг.