Четырнадцать способов выступить с блестящей презентацией

Существуют проверенные временем техники организации идей в логическую последовательность для создания ясной и убедительной презентации. Можно выделить четырнадцать различных техник для разных типов презентаций. Вы наверняка найдете среди них одну или несколько техник, которые пригодятся вам в составлении практически любой презентации.

Существуют проверенные временем техники организации идей в логическую последовательность для создания ясной и убедительной презентации. Можно выделить четырнадцать различных техник для разных типов презентаций:

1. Модульная.Последовательность подобных частей, блоков или компонентов, расположенных во взаимозаменяемом порядке.
2. Хронологическая. Упорядоченные по временной шкале группы идей (кластеры), отражающие события в том порядке, в котором они произошли или могут произойти.
3. Физическая. Кластеры идей, организованные по физическому или географическому расположению.
4. Пространственная. Идеи организованы концептуально, по физическим моделям или аналогиям, что обеспечивает пространственную систематизацию тем.
5. Проблема / Решение. В центре презентации — проблема и решение, предлагаемое вами или вашей компанией.
6. Трудность / Действие. В центре презентации — одна или несколько трудных задач и действия, которые вы предлагаете для их решения.
7. Форма / Функция. В центре презентации — одна бизнес-концепция, метод или технология и многочисленные возможности ее использования или функционирования, вытекающие из ее фундаментальной сущности.
8. Свойства / Выгоды. В центре презентации — ряд свойств товаров или услуг и конкретные выгоды этих свойств.
9. Разбор конкретного примера. Подробное повествование о том, как вы или ваша компания решили конкретную проблему или удовлетворили требования конкретного клиента; в процессе повествования раскрываются все аспекты вашего бизнеса и бизнес-среды.
10. Аргумент / Заблуждение. Аргументы против вас самих и их дальнейшее опровержение с помощью демонстрации заблуждений (или неточностей), лежащих в их основе.
11. Сравнение / Контраст. В центре презентации — серия сравнений, которые иллюстрируют различия между вашей компанией и другими.
12. Матрица. Используются схемы из четырех или более клеток для организации ряда идей в понятной и легко запоминающейся форме.
13. Риторические вопросы. Постановка и ответы на вопросы, которые запомнятся вашей аудитории.
14. Числовая. Перечисление серии не жестко связанных идей, фактов или аргументов.

Рассмотрим более подробно каждый из 14 методов вместе с краткими примерами. Вы наверняка найдете среди них одну или несколько техник, которые пригодятся вам в составлении практически любой презентации.

1. Модульная. Презентация в модульной форме — это последовательность подобных частей, блоков или компонентов, порядок демонстрации которых взаимозаменяем. Из всех шестнадцати техник эта — наиболее свободно организованная. Ею можно воспользоваться для презентации нового товара, суть которой заключается в описании свойств продукта.

Модульная форма имеет два основных преимущества. Первое: при необходимости вы можете легко поменять местами части вашего выступления. Второе: если вам не хватает времени, вы можете исключить один-два пункта. Прямой логической связи между кластерами нет, но ваша аудитория может подсознательно стремится проследить ее. Поэтому если вы используйте модульный метод, добавляйте связующие звенья между модулями информации.

2. Хронологическая. Здесь кластеры идей упорядочиваются по временной шкале, а события — в том порядке, в котором они произошли или могут произойти. Этот метод идеально подходит для презентации, главная цель которой — изложить историю, связанную с какими-либо изменениями. Хронологическая структура организации выступления в данном случае будет наиболее эффективной.

3. Физическая. В отличие от хронологического метода, где ваша презентация выстроена в соответствии с логикой времени, физическая руководствуетсялогикой места. В такой презентации определяющим компонентом расположения ее частей служит их физическое расположение.

Предположим, ваша компания занимается дистрибуцией товаров и имеет ряд филиалов по всему миру, что является вашим конкурентным преимуществом. Вас попросили выступить с презентацией перед потенциальными клиентами, которые ведут международную торговлю. Вы можете упорядочить свое выступление по физическому принципу, рассказав им о каждом из ваших международных центров, связанных в единую глобальную сеть. Такая наглядная структура презентации будет легко воспринята аудиторией.

4. Пространственная. Если в основе физического принципа организации материала лежит географическое расположение, то основой пространственного метода выступает концептуальная организация идей в соответствии с физической моделью или аналогией. Это обеспечивает условное пространственное расположение тем и вопросов, например снизу вверх, сверху вниз, от центра вовне или извне внутрь.

Например, рынок продукта можно представить в виде концентрических кругов, как в мишени. Ядро рынка — это центральный круг (яблочко), обозначающий тех покупателей, которые, скорее всего, будут заинтересованы в продукте. Внешние круги символизируют другие рынки: крупные, рассеянные и все более отдаленные. Пространственный метод позволяет представить идеи так, что их легко было охватить взглядом, понять и запомнить.

Другим простейшим примером пространственного метода служит физическая модель — конструкция дома. Фундамент символизирует базовый продукт или услугу. Опорные балки — это организации и партнеры. Провода и трубы внутренней инфраструктуры — технологии. Стекло, кирпич и строительный раствор, формирующие внешний вид здания, символизируют маркетинг и брендинг. Непохожие друг на друга компании из самых разных отраслей объясняют свою бизнес-модель с помощью этой легко узнаваемой формы.

5. Проблема / Решение. Здесь в центре вашей презентации оказываетсяпроблема и ее решение, предлагаемое вами или вашей организацией. Так, многие компании, работающие в сфере биологических наук (фармацевтика, генетика, медицинское оборудование, здравоохранение), используют этот метод в своих презентациях инвесторам. Они описывают конкретную медицинскую проблему и ее решение с помощью своей уникальной продукции или услуги. В сфере образования — это синоним обучения. Ведь сущность обучения — заменить незнание знанием.

Используя этот метод в своей презентации, будьте внимательны с расстановкой акцентов. Выступающие нередко намного больше внимания уделяют проблеме, чем ее решению. Затроньте проблему кратко, а затем выводите решение: ведь именно эта часть вашей презентации должна больше всего запомниться публике.

6. Трудность / Действие. Бизнесмены не любят, когда им напоминают о проблемах. В наши дни каждая компания находится под постоянной угрозой атаки с разных сторон — от конкурентов до правительства. Поэтому, вместо того чтобы напоминать аудитории об их проблемах, перечислите трудности и расскажите, какие ответные действия может предложить ваша компания.Такой прием — не простой эвфемизм: он смещает фокус с негатива на заинтересованность и активность.

7. Форма / Функция. В главной роли здесь выступает предложение вашей компании (решение, действие или средство реализации). Используйте эту технику для представления одной главной бизнес-идеи, метода или технологии, которая имеет много применений и функций. Одна основная технология и множество вариантов ее использования; главная тема и несколько вариаций; ядро и расходящиеся лучи; фундаментальная идея и ее распространение через сеть многочисленных франшиз — так работает данная техника.

8. Свойства / Выгоды. Этот метод традиционно используют при выпуске на рынок нового товара. Здесь вы рассматриваете ряд особенностей продукта или услуги и объясняете конкретные выгоды, которые получают ваши клиенты от каждой из них.

В книжном бизнесе каждый сезон издательства представляют книжным сетям и магазинам каталог своих новинок. Каждое название сопровождается краткой аннотацией, в которой объясняются особенности книги и те выгоды, которые она принесет читателям. Новый атлас, к примеру, может похвастаться такими особенностями, как более крупный шрифт и яркие цвета карт, а выгоды заключаются в том, что карты будет проще читать и использовать.

9. Разбор конкретного примера. Разбор конкретного примера — это история, рассказ о том, как вы или ваша компания решили определенную проблему или удовлетворили нужды конкретного клиента. В процессе повествования раскрываются все аспекты вашего бизнеса и бизнес-среды.

Всем людям по своей природе интересны истории — особенно истории о людях, с которыми мы можем сопоставить себя. Поэтому разбор конкретного примера — это прекрасный способ завладеть вниманием публики и удерживать его. Это простой и практичный метод сделать технически сложное и очевидно скучное описание продукта или услуги ярким, затрагивающим и понятным.

Такой подход в особенности хорош для медицинских бизнес-презентаций. Допустим, ваш конкретный пример — история пациента по имени Джон Смит. Вы рассказываете, как заболел Джон, как много таких Джонов Смитов по всему миру, сколько денег тратится на их всех и как долго они страдали без лекарства. Затем переходите к тому, как медицинское средство, разработанное вашей компанией, помогло Джону Смиту, как пациент излечился и вернулся к полноценной жизни, демонстрируя тем самым потенциал продаж вашего продукта.

10. Аргумент / Заблуждение. Бывает так, что нужно выступить с презентацией перед скептически настроенной или даже враждебной аудиторией. В подобных случаях попробуйте использовать метод «Аргумент / Заблуждение», согласно которой вы выдвигаете аргументы против себя или своей компании, а затем незамедлительно опровергаете их, указывая заблуждения или неточности в их основе. Тем самым предупреждаете любые возражения своей аудитории, создавая нейтральную площадку для презентации реальных достоинств вашей компании.

Применять такую структуру довольно рискованно. Выступление, организованное по принципу «Аргумент / Заблуждение», зачастую обретает оборонительный или дискуссионный характер, что обусловливает негативный тон. Используйте эту альтернативу в том случае, если отрицательное отношение к вам и вашей компании разделяет большая часть аудитории и негатив неизбежен.

11. Сравнение / Контраст. Задача такой презентации — сопоставить вашу компанию с другими. Чем ваше предложение отличается от предложений других компаний вашей отрасли? Как вам удается выдерживать конкуренцию? В чем ваши конкурентные преимущества? В презентации, построенной по данному методу, можно провести серию сравнений, демонстрирующих плюсы вашей компании по каждому из параметров.

Этот метод также следует выбирать с осторожностью. Фокусируя внимание на другой компании, вы можете создать впечатление обороняющихся или позволить аудитории запомнить вашего конкурента, а не вас. Поэтому используйте данный метод для презентаций перед хорошо знакомой аудиторией: так уменьшаются шансы вызвать отрицательные эмоции, которых изначально не было.

12. Матрица. Вам знакомы схемы 2x2, 3x3, 4x4, которые позволяют сортировать данные по разным группам. Деловая аудитория любит матрицы, т.к. они близки пространственному методу организации данных и позволяют представлять идеи визуально. Различие между двумя этими принципами лишь в том, что пространственная структура предполагает динамичные взаимоотношения или движение (сверху вниз, снизу вверх), в то время как матрица — это стабильные взаимосвязи.

Схема 2x2 служит той формой, которой вы можете пользоваться на протяжении всей презентации. Вы вольны проанализировать каждый из четырех секторов более подробно, объяснив, почему ваша компания решила сконцентрироваться на секторе № 2, самом перспективном для развития вашего бизнеса.

13. Риторические вопросы. С помощью этого метода вы принимаете точку зрения аудитории, сразу же вовлекая слушателей, например, словами «Возможно, вы хотели бы знать...», а затем отвечая на поставленный вопрос. Разумеется, лучшие вопросы — это те, которые возникают у присутствующих, а не те, которые вы мучительно придумывали. Метод риторических вопросов неэффективен, если вопросы неестественны.

Вокруг риторических вопросов можно выстроить всю презентацию. Каждый кластер идей предваряет конкретный риторический вопрос, на который вы затем отвечаете.

14. Числовая. Наконец, старое доброе подспорье — числовая структура потока информации. «Есть пять причин, почему наша компания привлекательна в плане инвестиций», — начинаете вы, перечисляя затем все пять. Используйте этот метод лишь в том случае, когда ни один другой принцип организации материала вам не подходит.

Автор: Энтoни Уэcтон (Anthоny Wеston), профессор философии, декан философского факультета Элонского университета (США). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.