Налог на прибыль

Как правильно заключить договор аренды автомобиля и организовать учет расходов по содержанию этого автомобиля?

Мы хотим заключить договор аренды автомобиля, чтобы расходы по содержанию этого автомобиля во время использования его в служебных целях списывать в расходы организации. Подскажите, пожалуста, как правильно заключить договор и организовать данный учет.
35,2 тыс. 287
Как правильно заключить договор аренды автомобиля и организовать учет расходов по содержанию этого автомобиля?

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Эльвиры (г. Москва)

Мы хотим заключить договор аренды автомобиля, чтобы расходы по содержанию этого автомобиля  во время использования его в служебных целях списывать в расходы организации. Подскажите, пожалуста, как правильно заключить договор и организовать данный учет.

Подсказка нам необходима, так как мы даже не знаем как лучше, с экипажем заключать договор или нет, т.к. если без экипажа авто в неслужебное время  нельзя трогать, а нам это не удобно, предполагается что машина будет ездить как по служебным делам, так и в личных целях. И как высчитывать эти расходы?

Аренда транспортных средств бывает двух видов - аренда транспортного средства с экипажем (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ) и без него (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ). Договор можно заключать как с организациями, так и с физическими лицами, в том числе и с сотрудниками организации.

В договоре аренды автомобиля указываются данные, позволяющие, в случае возникновения спора, определить, о каком транспортном средстве идет речь, а также качество транспорта на момент передачи от арендодателя к арендатору.

Такими сведениями являются: марка автомобиля, год выпуска и цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Для того чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства. Кроме того, в договоре либо в акте приема-передачи следует указать пробег, а также техническое состояние машины. Также договором определяется размер арендной платы, подлежащей уплате арендодателю, период, за который она выплачивается.

Для эксплуатации автомобиля арендатору потребуются свидетельство о регистрации транспорта, техпаспорт и талон техосмотра. Обязанность их передачи арендодателем лучше тоже упомянуть в договоре.

Каждый из видов договоров имеет свои достоинства и недостатки. Особенности договоров аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа приведены в нижеследующей таблице.

Основные положения

Договор аренды транспортного средства

с экипажем

без экипажа

Форма договора        

Простая письменная форма
независимо от его срока 
(ст. 633 ГК РФ)         

Простая письменная    
форма независимо от его
срока (ст. 643 ГК РФ) 

Управление и техническая           
эксплуатация арендованного         
транспортного средства

Осуществляет арендодатель
(ст. 632 ГК РФ)         

Осуществляет арендатор
(ст. 645 ГК РФ)       

Содержание транспортного средства,
включая текущий и капитальный ремонт    

Осуществляет арендодатель
(ст. 634 ГК РФ)         

Осуществляет арендатор
(ст. 644 ГК РФ)       

Расходы, связанные с коммерческой        
эксплуатацией (оплата топлива и др.)*  

Осуществляет арендатор  
(ст. 636 ГК РФ)         

Осуществляет арендатор
(ст. 646 ГК РФ)       

Расходы на страхование*                   

Осуществляет арендодатель
(ст. 637 ГК РФ)         

Осуществляет арендатор
(ст. 646 ГК РФ)       

Оплата услуг членов экипажа и расходы на их содержание      

Осуществляет арендодатель
(ст. 635 ГК РФ)*     

Осуществляет арендатор
(ст. 645 ГК РФ)       

Ответственность за причиненный вред   

Осуществляет арендодатель
(ст. ст. 639 и 640 ГК РФ)

Осуществляет арендатор
(ст. 648 ГК РФ)       

* В договоре может быть предусмотрен иной порядок.                

Транспортные средства, полученные в аренду, являются собственностью арендодателя. Поэтому арендатор должен учитывать их обособленно от собственного имущества - за балансом. Таково требование п. 2 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, арендованных организацией, предназначен счет 001 "Арендованные основные средства". Имущество на нем учитывается в оценке, указанной в договоре аренды.

Главная обязанность арендатора заключается в своевременном внесении арендной платы, предусмотренной условиями договора. В силу п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п.п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи учитываются в составе прочих расходов.
Налогообложение у арендатора других расходов, связанных с эксплуатацией арендованных транспортных средств, приведено в нижеследующей таблице.

Вид расходов

Договор аренды транспортного средства

с экипажем

без экипажа

Техническая эксплуатация
(п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)   

Не учитываются          

Учитываются           

Оплата услуг членов экипажа
(п.п. 11 п. 1 ст. 264 и ст. 255 НК РФ)                

Учитываются, если прямо 
предусмотрены договором 

Учитываются           

Текущий и капитальный 
ремонт (ст. 260 НК РФ)

Не учитываются          

Учитываются           

Коммерческая эксплуатация
(п.п. 11 п. 1 ст. 264 и п.п. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ)   

Учитываются, если иное  
не предусмотрено договором                

Учитываются           

Страхование
(ст. 263 НК РФ)                

Учитываются, если прямо 
предусмотрены договором 

Учитываются           

Примерный перечень первичных документов, которые понадобятся организации, арендующей транспортные средства, для принятия расходов в целях налогообложения прибыли:

- договор аренды транспортных средств;
- акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды;

- документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию, в т.ч. коммерческую;
- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей;
- заявки на использование арендованных транспортных средств;
- путевые листы (или их копии), позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода (Постановление ФАС ВВО от 27.04.2009 N А38-4082/2008-17-282-17-282).
По своему усмотрению организация вправе заключить любой из двух договоров, который ему наиболее удобен.

Применительно к ситуации, описанной в вопросе (поездки на арендованном автомобиле в личных целях) организации рекомендуется определить, что ей более выгодно: дополнительно оплачивать арендодателю стоимость аренды автомобиля с экипажем в период использования автомобиля в личных целях (порядок подачи автомобиля оговаривается в договоре) или оплачивать стоянку автомобиля и работу нанятых водителей (при отсутствии штатных на момент заключения аренды без экипажа).

Какой бы договор организация не заключила все расходы по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля в непроизводственных целях не будут приниматься в целях налогообложения прибыли (п.1 ст.252 НК РФ).

Для того, чтобы определить сумму этих расходов рекомендуется обратиться к данным путевых листов (или копиям путевых листов), т.к. их заполненная форма позволяет наиболее достоверно определить производственную направленность описываемых расходов и определить долю производственных (непроизводственных) расходов на содержание и эксплуатацию арендованного автомобиля. Порядок расчета должен быть закреплен распорядительным документом руководителя организации.

Напоминание. «Входной» НДС, приходящий на расходы по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля, не принимаемые в целях налогообложения прибыли, не должен предъявляться к вычету (п.п. 1 п. 2 ст. 172 НК РФ).

Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Татьяны Потаповой.


Комментарии

1

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
Лучшие спикеры, новый каждый день
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
Бесплатно с Взносы на травматизм

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец

Работодатели обязаны уплачивать страховые взносы за своих сотрудников. Тарифы по взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний различаются в зависимости от класса профриска и составляют от 0,2% до 8,5%.

Подтверждение ОКВЭД в 2024 году: кто сдает, сроки подачи, образец
ВЭД

Центробанк смягчил валютный контроль по внешнеторговым контрактам

Участники внешней торговли могут не сдавать в банки документы по сделкам с иностранными партнерами, если объем операций не превышает 1 млн рублей.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Что изменится в заполнении баланса по новому ФСБУ 4/2023: обзор поправок от Минфина

Недавно утвердили новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская отчетность». Меняют бланки бухотчетов и правила их заполнения.

Торгово-промышленная палата хочет создать единую базу со всеми видами поддержки бизнеса

Чтобы предприниматели получали меньше отказов в финансировании, ТПП создаст единую базу, где будут перечислены доступные и актуальные меры поддержки. Там же будут публиковать критерии отбора и сколько средств осталось в бюджете на финансирование бизнеса.

✅ Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС. Эксперт: вектор цифровизации — правильный

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

4
282
НДФЛ

Как считать НДФЛ с продажи подаренной недвижимости

При получении недвижимости по договору дарения надо заплатить НДФЛ. Потом при продаже этой недвижимости тоже заплатить НДФЛ.

82

Модульбанк удвоил вознаграждение для партнеров

До конца марта Модульбанк платит двойное партнерское вознаграждение за каждую подключенную облачную кассу от Модулькассы.

Ozon изменил принцип расчета сервисного сбора с ПВЗ

Теперь дорогие товары, которые выдает ПВЗ, будут гораздо меньше влиять на оборот и размер сервисного сбора.

42

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать

С 1 марта контроль за сделками между бизнесом и самозанятыми стал строже — теперь ФНС не только анализирует формат сотрудничества, но и передает полученные сведения в межведомственные комиссии и органы Роструда. Особое внимание уделят компаниям, которые массово привлекают внештатный персонал. В этой статье разбираемся с новыми требованиями и объясняем, как нивелировать возможные риски.

Приказ Минтруда от 1 марта 2024 года: рассказываем о новых рисках при работе с самозанятыми и способах их избежать

Интересные материалы

Отпуска

Сотрудник вправе взять накопленный за прошлые годы дополнительный отпуск

Дополнительные отпуска за прошлые годы не сгорают. Сотрудник, у которого накопились дни, может уйти в дополнительный отпуск и взять сразу все дни.

103